Как делать закупки, чтобы
не забивать склад и не морозить деньги

Чтобы продать что-нибудь ненужное, нужно сначала купить что-нибудь ненужное, — сказал дядя Федор из Простоквашино. Ты что, дядя?! — говорим мы. Лучше купи что-нибудь нужное, проще будет продать. 

Ладно, дядя Федор, профан. Но тут и у опытных предпринимателей бывает интересное: покупаешь-покупаешь всякое нужное, уже склад забит и вся оборотка в товаре, а продавать всё равно нечего — то, что есть, не берут. И приходится устраивать распродажи и давать скидки, чтобы потом опять закупить что-нибудь ненужное, и так по кругу. Как из этого круга выйти, рассказываем в статье. 

Знакомьтесь, это Толик

Знакомьтесь, это гусь Толик — у него проблемы с самоидентификацией и овощной ларек. В его ларьке тоже есть проблемы: Толик любит закупать всё про запас, побольше картошечки, манго и морковки, чтобы всегда были. Но покупатели не спешат скупать овощи и фрукты. Толик вбухивает деньги в товар, а тот или лежит на складе и гниет, или не гниет, но лежит. 

Толик пробовал как-то заказывать поменьше, но тогда ему всё время чего-нибудь не хватало: пришел покупатель за помидорами, а они закончились, считайте, деньги прошли мимо. Короче, Толик устал уже. Но хорошо, что есть мы, и мы ему сейчас покажем, как решить проблему с закупками и запасами за шесть шагов. 

Шаг 1. Посчитать, сколько и чего уже есть

Пока до системы Толику еще далеко. Сначала ему нужно завести корректный учет запасов:

• посмотреть, что есть на складе;
• составить список наименований;
• пересчитать;
• свести данные в одном месте в формате «наименование — количество».

Такой учет можно вести в специальной программе типа 1С-склад или гугл-табличке, да хоть и в блокноте, если товаров пять штук. Главное — чтобы потом было удобно анализировать данные.

Итак, все овощи и фрукты посчитаны и записаны. Потом еще нужно будет регулярно проводить инвентаризацию — проще говоря, пересчитывать, чтобы цифры были корректными. А пока можно перейти к анализу запасов. 

Шаг 2. Понять, какие товары делают кассу

Гусь собрал список своих запасов, но из этого списка непонятно, какие товары хорошо продаются и делают кассу, а какие просто лежат на складе. Чтобы стало понятно, нужно провести ABC-анализ. 

ABC-анализ показывает, какие товары приносят больше прибыли. Он основан на принципе Парето: 20% действий приносят 80% результата. Или 20% товаров приносят 80% прибыли. 

ABC-анализ можно проводить по нескольким параметрам: 

• выручка, 
• прибыль,
• количество проданных единиц. 

Обычно собственникам интересно, какие товары приносят больше маржи, поэтому ABC-анализ чаще всего проводят по маржинальной прибыли — это выручка за минусом переменных расходов. Например, в случае с овощным ларьком переменными расходами будут траты на покупку овощей, фруктов и их доставку. 

Чтобы провести ABC-анализ, нужно знать две вещи:

• маржинальную прибыль по каждому товару;
• доля товара в общем объеме продаж за выбранный период, например, месяц или год.

В случае с овощами пишем: сколько маржинальной прибыли принес каждый из овощей за год. Удобнее всего это делать в нашем шаблоне для управления запасами. Выглядит всё это примерно так:

Если товаров слишком много, можно анализировать категории, например, овощи, фрукты, ягоды. 

Итак, товары и объемы продаж по каждому собрали, теперь нужно рассчитать долю каждого в прибыли и распределить по трем группам:

группа А — товары, которые приносят 80% прибыли;

группа B — 15% прибыли; 

группа C — 5% прибыли.

Можно считать вручную или использовать наш шаблон (вкладка ABC-анализ). Должна получиться вот такая таблица:

Теперь Толик может понять, как с какими товарами поступать:

группа  A — закупать регулярно и поддерживать запас, чтобы эти товары всегда были в наличии;

группа B — закупать, запас держать поменьше; 

группа C — не держать запаса, закупать по мере необходимости.

Иногда бывает, что от группы C вообще стоит отказаться или привозить только под заказ покупателей.

Шаг 3. Понять, что покупают стабильно

Гусь понял, какие товары делают кассу, но еще нужно понять: какие из них продаются регулярно, а какие от раза к разу. Вдруг ананасы приносят 15% годовой прибыли только в декабре, под Новый год? С этим поможет XYZ-анализ. 

Для XYZ-анализа важно разбивать продажи по месяцам, чтобы оценить стабильность спроса. Для XYZ-анализа нужно брать не маржинальную прибыль, а количество проданных товаров в штуках или кг. Если брать сумму выручки или прибыли, есть риск получать недостаточно показательные результаты: внутри года выручка и прибыль могут меняться из-за скидок, наценок, повышения цен поставщиками, а не из-за нестабильного спроса на товар.

XYZ-анализ проводится в том же шаблоне, что ABC, и в итоге получается вот такая таблица:

Здесь тоже получается три группы товаров:

X — спрос стабильный, товар покупают регулярно примерно в одинаковом количестве;

Y — спрос нестабильный, но его можно предсказать. Например, если товар сезонный, как лимоны, которые чаще покупают осенью и зимой.

Z —  спрос невозможно предсказать. Товар то покупают, то нет, и мы не знаем, отчего это зависит. 

Шаг 4. Свести результаты двух анализов

Чтобы гусь Толик смог понять, какие товары закупать, ему нужно свести результаты двух анализов: взять товары и написать рядом две буквы. Одну из ABC-анализа, вторую из XYZ. 

Получится ассортиментная матрица, из которой видно, какие товары приносят прибыль и пользуются стабильным спросом, у каких средняя прибыль и средний спрос, а какие либо не приносят прибыли, либо продаются непредсказуемо. 

Вот эти пары букв и помогут Толику решить, какие товары закупать:

AX, BX — товары с высокой выручкой и стабильным спросом. Нужно обеспечить достаточный запас на складе. Заказываем регулярно, но без лишнего запаса.

AY, BY — товары приносят большую прибыль, но спрос на них нестабильный. Если спрос колеблется из-за сезона или причины, которую мы можем предсказать, заказываем, но без избытка. Если же не можем предсказать, когда будет спрос, то берем этот товар с хорошим запасом: он приносит много прибыли, и нужно, чтобы всегда был в наличии.

AZ, BZ — товары этой группы тоже приносят много прибыли, но спрос на них мы совсем не можем прогнозировать. Если будем пытаться сохранить хороший запас на складе, то просто его затоварим: купим много товара, который продается раз в год в рандомный день.

Тут стоит пересмотреть принцип продажи: может, продавать под заказ, или найти поставщиков, которые будут привозить товар быстро и небольшими партиями.

CX, CY, CZ —  товары, которые приносят мало прибыли. Часть этих товаров со стабильным спросом — ее нужно контролировать, чтобы не было лишних запасов, а часть с нестабильным спросом вообще можно вывести из ассортимента. 

Чтобы было проще ориентироваться по группам товаров, мы подготовили шпаргалку: 

Пока мы разобрались с тем, какие товары приносят больше прибыли и пользуются стабильным спросом. Теперь мы примерно знаем, сколько чего нужно заказывать, но пока не знаем, как часто это делать. Разобраться с частотой заказов поможет коэффициент оборачиваемости.

Шаг 5. Узнать, как быстро оборачиваются товары

Коэффициент оборачиваемости показывает, как быстро продаются товары относительно их запасов на складе. Что-то продается за три дня и снова нужно делать заказ, а что-то лежит месяцами и не требует пополнения. 

Коэффициент считается по формуле:

себестоимость реализованных за период товаров / себестоимость среднего остатка товаров на складе за тот же период

Для ларька Толика расчет коэффициента будет выглядеть так:

Чем выше коэффициент, тем быстрее продаются товары и тем меньше времени лежат на складе. Коэффициент груш в 50 означает, что за выбранный период — у нас месяц — остаток груш на 3000 рублей можно продать 50 раз. Чтобы перевести это в дни, нужно количество дней периода разделить на коэффициент: 

30/50 — 0,6 дня — за столько Толик продаст остаток груш на 3000 рублей при тех же продажах.

Нормы оборачиваемости нет. Тут нужно сравнивать товары между собой или смотреть динамику. У Толика груши продаются быстрее лимонов, картофель быстрее манго и так далее. 

Коэффициент оборачиваемости помогает понять, с какой периодичностью продаются товары, и спрогнозировать продажи: сколько груш, картофеля, лимонов продадим за неделю или месяц. А сколько будет лежать на складе. 

И вот с результатами ABC, XYZ-анализов и коэффициентами оборачиваемости можно переходить к сбору системы закупок.

Шаг 6. Собрать систему закупок

Система закупок звучит сложно, но на самом деле это просто табличка, которая помогает компании закупить такое количество товаров, при котором не будет ни забитого склада, ни дефицита. 

Система — это расчет нужного объема заказа, и чтобы его сделать, понадобится несколько показателей:

• страховой запас в днях — товаров на сколько дней продаж нужно держать на складе, ориентируемся на ABC-, XYZ-анализы;
• срок поставки в днях — от оформления заявки до доставки;
• среднедневные продажи — считаем по фактическим продажам;
• остаток для заказа — при каком остатке заказываем новую партию товара, считается по формуле: среднедневные продажи * (страховой запас в днях + срок поставки)
• периодичность закупки — считаем по коэффициенту оборачиваемости с учетом возможностей компании;
• оптимальный объем заказа — считается по формуле: среднедневные продажи * периодичность закупки.

В итоге должна получится вот такая табличка:

Вот и всё: так мы определили, с какой периодичностью и сколько каких товаров нужно закупать, чтобы не забивать склад лишним, но и не сталкиваться с дефицитом. 

Правда на практике нужно учитывать еще два фактора: 

• минимальный объем партии у поставщика: кто-то привозит по 1 кг, а кто-то — только от 10 кг;
• минимальный объем для выгодной доставки: доставлять большими контейнерами обычно дешевле. 

Обычно, чем меньше партия и чаще закупки, тем выше оборачиваемость товаров. А чем больше и реже мы заказываем, тем больше денег замораживаем в товарах. Тут важно найти баланс между условиями поставщиков и небольшими закупками.

Короче, как не забивать склад

Чтобы не забивать склад ненужными товарами и закупать то, что получится продать:

• регулярно проводить инвентаризацию остатков и запасов, чтобы знать, сколько чего уже есть;
• провести ABC-анализ, чтобы понять, какие товары делают кассу;
• провести XYZ-анализ, чтобы оценить стабильность спроса;
• свести результаты двух анализов, чтобы понять, какие страховые запасы нужны по каждому товару;
• просчитать коэффициент оборачиваемости товаров, чтобы определить периодичность закупок;
• свести все данные воедино, чтобы посчитать оптимальный объем закупки для каждого товара.

Работа с запасами — это нескончаемый процесс, такой же постоянный, как реклама. Нельзя один раз определить объем закупки и жить дальше, нужно делать это каждый раз, когда планируете закупать что-либо. 

Поможем разобраться с запасами и закупками

Наши финдиры помогут разобраться со складскими запасами и закупками: настроят учет запасов, научат проводить инвентаризацию, проведут анализы и определят оптимальные объемы закупок. 

Финдиры умеют делать так, чтобы на складе не было ничего ненужного, а деньги компании не замораживались в запасах, например:

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145%;
• Нашли замороженные деньги бизнеса;
• Навели порядок в учете материалов;
• Разморозили 9 млн ₽ со склада;

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от торговых и производственных компаний до веб-студий. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓