Кассовый метод и метод
начисления: в чём разница

Чем глубже предприниматель окунается в управленческий учет, тем больше находит непонятных сущностей. Одна из них — методы признания доходов и расходов компании. Их два: кассовый метод и  метод начисления. В этой статье разберемся, в чем разница между ними и как выбрать, какой из них использовать.

И да: как и всегда, окажется, что все не так уж и сложно! Если останутся вопросы, задавайте их в комментариях.

Что за методы?

Представьте: вы берете заказ на поставку древесины на 200 000 рублей. Заказчик вносит полную предоплату, а вы приступаете к сборке, упаковке и доставке заказа. Через две недели древесина в нужном количестве и качестве приходит на склад к заказчику, он подписывает акт выполненных работ. Работа выполнена!

Вопрос: когда признавать эти 200 000 рублей своим доходом? В момент поступления предоплаты или после того, как работа выполнена? Зависит от того, по какому методу признания доходов вы ведете финучет.

Если вы придерживаетесь кассового метода, то признаете эти деньги доходом как только они поступают на счет. Если придерживаетесь метода начисления, то деньги признаются доходом только тогда, когда вы выполнили свои обязательства перед заказчиком.

То же самое с расходами. По кассовому методу все просто, как H2O: потратили деньги на закупку сырья, аренду, да на что угодно — в тот же момент записали это в расход. По методу начисления используем принцип соответствия: сопоставляем расходы со сроком исполнения обязательств. Например, если вы оплачиваете аренду на три месяца вперед, то расходы поровну разделятся на каждый из трех оплаченных месяцев.

Давайте разберем, как оба метода будут вести себя в реальных бизнесовых ситуациях.

Оказание услуг по постоплате

Вы оказываете услуги по проектированию участка. 15 мая заказчик подписал акт выполненных работ на 310 000 рублей. Деньги от заказчика поступили 9 июня.

Кассовый метод. Определяющим является факт получения денег. Это означает, что подписанный акт 15 мая не попадает в расчет финансового результата за май, а идет уже в июнь.

Метод начисления. Выручку признаем по факту подписания акта — для нас это сигнал, что обязательства выполнены. Значит, 15 мая вы заработали 310 000 рублей. А то, что деньги поступили только 9 июня, нас не сильно волнует в этом вопросе.

Закупка материалов для производства

3 мая вы получили и оплатили щебенку на сумму 100 000 рублей. 

Кассовый метод. Просто учитываем расход в мае — 100 000 рублей.

Метод начисления. Нужно больше информации. Щебенка на 100 000 рублей встала на баланс вашей компании как запасы. Чтобы понять, какой расход вы понесли в мае, надо выяснить: а на какую сумму вы использовали щебенку именно в мае? Считаем, получаем, что только на 28 000 рублей. Эти деньги идут в расход, а щебенка на 72 000 рублей лежит на складе нетронутая. Они тоже станут расходами, но уже не в мае.

Получение предоплаты

Вы договорились с заказчиком, что в июле проведете разметку его участка под строительные работы. 31 мая получили предоплату за эту работу в размере 135 000 рублей.

Кассовый метод. Получили деньги в мае — и в мае же учли их как выручку. Деньги же пришли на счет.

Метод начисления. Пока вы не выполнили работу, на которую договаривались, деньги не считаются вашей выручкой. И пусть они хоть сто раз лежат у вас на счете. 135 000 рублей становятся выручкой того месяца, в которой заказчик подписал акт выполненных работ.

Выплата бонусов сотрудникам

Часть сотрудников получает бонусы в виде процента от выручки. Проценты за май вы выплачиваете 5 июня. Всего сотрудникам нужно выплатить 135 000 рублей.

Кассовый метод. 135 000 рублей идут в расход июня, потому что именно в этом месяце деньги ушли со счета компании.

Начисленный метод. 135 000 рублей идут в расход мая, потому что вы оплачиваете процент сотрудников, начисленный за май.

Оплата налогов

Сотрудники работают у вас в белую, поэтому платим налоги на зарплату: 35 000 рублей. Выплата налогов за майскую зарплату происходит 15 июня.

Кассовый метод. Деньги ушли со счета в июне, поэтому и расход по кассовому методу — июньский.

Начисленный метод. Налоги начислены на майский процент— значит, расплачиваемся мы по обязательствам мая. 35 000 рублей идут в расход мая. 

Оплата аренды

Вы решили, что с мая вам нужно арендовать новый производственный цех. По условиям арендодателя, нужно оплачивать его на три месяца вперед. Хозяин-барин: переводим 5 мая арендодателю 210 000 рублей за май, июнь и июль.

Кассовый метод. 210 000 рублей пойдут в расход мая, потому что оплату перевели в мае. Зато июнь и июль будут без арендных расходов.

Метод начисления. В расход мая пойдут 70 000 рублей, потому что именно столько стоит аренда одного месяца. Еще по 70 000 рублей запишем в расходы июня и июля.

Какой метод использовать: кассовый или начисленный

Одни и те же операции, отличаются только методы признания выручки и расходов. Вот, что получилось в итоге ↓

Как видите, метод признания выручки и расходов делает существенную разницу. Используя метод начисления, мы получили чистую прибыль и закончили месяц в хорошем настроении. Можно даже начислить себе дивиденды.

А по кассовому методу мы в убытке. Конечно, ведь май взял на себя все расходы по аренде и материалам! При этом, в следующих месяцах мы как будто не будем пользоваться ни новым цехом, ни оставшейся щебенкой.

В нашем примере кассовый метод исказил результат в худшую сторону. Но может быть наоборот, и это особенно опасно. Представим, что в июне мы получим предоплат на будущие заказы на полмиллиона. Вспомним, что аренду и щебенку мы уже оплатили. И получим какую-то невероятную прибыль — хотя по факту арендой пользуемся, щебенку тратим, а предоплаченные заказы еще не выполнили.

Кассовый метод искажает реальную картину по бизнесу. С другой стороны, он простой. Учет кассовым методом и вести-то толком не надо — в большинстве случаев достаточно будет взглянуть на расходы мая в интернет-банке.

Бывают ситуации, когда кассовый метод можно использовать без искажения финансового результата компании:

1. Если размеры запасов и задолженностей нулевые на начало и конец периода.
2. Месяц оказанных вами услуг совпадает с месяцем оплаты. Клиент сделал заказ — а вы через 10 минут его уже отгрузили. Вы начислили зарплату за май — и до 31 мая ее выплатили. 
3. По налоговому кодексу: может применяться организациями со средней ежеквартальной выручкой, не превышающей 1 млн руб., в течение 4 кварталов подряд.

Но это все касается исключительных компаний. В целом же настоятельно рекомендуем использовать начисленный метод, чтобы считать реальную чистую прибыль, спокойно выводить дивиденды на себя без кассовых разрывов и оценивать эффективность направлений бизнеса.