Как начать учет денег
в бизнесе, если я не шарю

Состоятельные кроты из м/ф «Дюймовочка». Союзмультфильм, 1964 г.

 

В 2015 году, когда у меня была транспортная компания, я бездарно вел финансы. Деньги считались так: приходила смс о поступлении на расчетник — вносил доход в эксельку, тратил на подрядчика или аренду офиса — туда же. Мне казалось, что этого достаточно.

В конце месяца я получал отчет, от которого было «никак». Что делать дальше с цифрами я не знал. Было ощущение, что не я управляю бизнесом, а он мной. Пора было что-то менять.  

Если вы также как и я почувствовали, что пора разобраться с финансами — эта статья для вас. Я расскажу с чего начать и дам пошаговую инструкцию.

 
Александр Афанасьев
специалист по финансам бизнеса

Начать с простого

Финансы — это скучно. Отчеты, финмодель, бюджетирование, анализ, планирование — все это вам предстоит познать. К сожалению, поверхностно пробежаться по финансам не выйдет. Чтобы научиться принимать взвешенные решения, нужно вникать.

Начните с простого. Вначале познакомьтесь с базовыми отчетами: ДДС, PNL и баланс. Самый простой из них ДДС — отчет о движении денежных средств. В этой статье мы разберем его подробно. Завтра вы сможете вбивать в него свои данные.

Познакомиться с ДДС

Движения денежных средств — это когда мы знаем сколько прибыло и убыло на расчетник или в кассу. Вы фиксируете каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.

Шаблон отчета ДДС

Шаблон отчета ДДС в гугл-докс

Отчет показывает на что вы тратите и сколько у вас денег в начале каждого месяца. Вы увидите хватит ли вам денег на оплату аренды, выплату зарплаты. Когда перед вами все движения денег, вы сможете планировать расходы на следующие месяца.

Когда вы пойдете в банк за кредитом, в первую очередь вас попросят показать ДДС. По нему видно: сможет ли бизнес оплачивать ежемесячные платежи по кредиту.

5 правил ведения ДДС

Большинство предпринимателей записывают приход и расход в эксель-табличку. Это упрощенный вариант ведения отчета ДДС. Но есть правила, которые делают из таблички с циферками полноценный полезный отчет. Вот эти правила.

1. Сгруппировать статьи доходов и расходов

В малом бизнесе количество доходных и расходных статей доходит до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались в кашу, разобьем статьи по категориям.  

Ищем в табличке статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируем: воду в офис, канцелярию, замену ковриков, аренду офиса в одну статью «Офис». При этом глобальную категорию назовем статьей, а входящие в нее операции — субстатьями. Точно также объедините операции по другим направлениям.

Отчет ДДС

Разбивка на статьи, направления, группы и субстатьи

Если у вас несколько направлений в бизнесе, разделите денежные потоки. Например, вы продаете товары оптом и в розницу — это разные направления.

Когда вы сгруппируете расходы и доходы, у вас будет продуманный список статей, в каждом из которых несколько субстатей. Чем меньше статей, тем лучше. Оптимальное количество 20-25. Так будет проще находить нужные операции по месяцу.

2. Разделить потоки на 3 вида деятельности

Если в кассе есть деньги, собственник хочет их вложить. Но если вы сегодня покупаете станок, а через 5 дней вам выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берете деньги из одного направления, чтобы профинансировать другое.

Отчет ДДС

ДДС по году: столбцы — номер периода (месяцы), строки — статьи доходов и расходов

Разделяйте денежные потоки на 3 вида деятельности:

1. Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закуп товара, сырья, оплата подрядчиков.

2. Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: покупка оборудования, разработка нового сайта. Это расходы, которые будут нести пользу много лет.

3. Финансовая. Это кредиты и займы для финансирования компании: занимаем деньги, берем кредиты, выплачиваем дивиденды.

Если в каком-то направлении не хватает денег на расходы, можно взять из другого направления.Но при условии, что это управляется и планируется.

3. Собрать все кошельки в одном месте

Если у вас 3 расчетника, 2 карты, Яндекс-кошелек и наличка — легко запутаться.  
Когда все кошельки в одном месте, вы можете контролировать денежные потоки.  

4. Не смешивайте личные деньги с рабочими

Собственник сходил в кафе и потратил 1000 рублей с рабочей карты и забыл отметить в табличке. Из-за этого у бухгалтера пропали деньги в отчете. За это вы, конечно, отругали бухгалтера. И вы и он — в стрессе.

Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.

5. Деньги в табличке и по факту должны сходиться

Собственник заглядывает в табличку ДДС, в кассе — 100 000 рублей. Открывает кассу, а там — 20 000. Не понятно куда пропали 80 тысяч, когда это произошло и где они теперь. В лучшем случае вы поймете, что это ваша ошибка и найдете деньги, в худшем деньги исчезнут — их могли украсть.

Чтобы контролировать потерянные операции или кражи, чаще заглядывайте в табличку. Смотрите отчет каждый день перед тем, как пойти домой. Зная, что вы следите за деньгами, привычка подворовывать со временем пропадет.  

Если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам — это не повод не проверять учетные средства с фактическими. Если не хотите обмануть сами себя, заходите в табличку почаще. Но без фанатизма.

Правильный отчет помогает принимать управленческие решения.

Запомните

1. Вносить приходы и расходы не реже одного раза в неделю.  

2. Разбивайте движение денег по направлениям: офис, склад, зарплаты.

3. Соберите кошельки в одном месте.

4. Не мешайте личные деньги с рабочими.

5. Контролируйте, чтобы деньги в кассе сходились с отчетом.

Что дальше

Начать вести ДДС — шаг номер ноль. Вести отчет о движении денежных средств, значит знать сколько зарабатывает бизнес. Позже это поможет прогнозировать развитие, составить отчеты ОПиУ и баланс. О них расскажем в другой раз.

В следующих выпусках расскажем, как правильно планировать доходы и расходы, какие инструменты использовать, и на что обращать внимание.   

Управленка (бесплатная рассылка)

Хотите узнать больше, чем отчет о движении денег? Подпишитесь на бесплатную рассылку по финансам. Это 8 писем про управленческий учет для предпринимателей. Внутри: теория, практика и безумные рисунки. Если хотите научиться управлять бизнесом не пальцем в небо, а на основе цифр — эти письма для вас.

С заботой о ваших деньгах,
Александр Афанасьев

P. S. Андрей заставил переписывать статью 4 или 5 раз. Я уже чуть не сошел с ума, даже пожаловался жене. В итоге получилось хорошо. Мне нравится. Хорошо, если и вам понравится.

P. P. S. Есть вопрос жизни и смерти связанный с финансами? Чего же ты ждешь! Бей тревогу и приходи за советом. Однажды мы вылечили глубокий кассовый разрыв в транспортной компании. Мы уже всякого навидались.

Интенсив по управлению бизнесом на основе цифр

Хотите разобраться в финансах бизнеса? Тогда вам на интенсив по управлению бизнесом на основе цифр. Два дня прокачки предпринимателей по части управленческого учета.

— Учимся правильно считать прибыль и дивиденды

— Знакомимся с тремя основными отчетами

— Разбираемся с управлением сотрудниками на базе KPI

Марафон по наведению порядка в финансах

Это 8 онлайн-занятий, в результате которых в вашей компании будет полноценный управленческий учет.

Ведущие выдадут необходимый материал, а вы сами примените его в своей компании. Финансовые консультанты помогут советами.

Интенсив — это нулевая ступень марафона. База, без которой вообще ничего не получится Поэтому билет на интенсив входит в каждый тариф.

Получайте раз в неделю свежие статьи. Без рекламы и спама. Подписывайтесь!

Подписаться

Байки Руслана Царева
в каждом письме

 

— делитесь с друзьями

Предыдущие выпуски

Бывают настолько отчаянные бизнесмены, что дрожь пробирает. Для них главное — взять и сделать, а там будь что будет. Расскажем о 5 таких предпринимателях.

Читать 
>

Нет, мы не будем рассказывать про инновационные способы заработка с миллионом процентов годовых. Зато расскажем про образ мышления и методику, без которых не разбогатеть.

Читать >

Часто предприниматели осознают проблемы своего бизнеса со скрипом. Прежде, чем начать решать проблемы, они проходят пять стадий принятия. Прямо как смертельно больные.

Читать >

© 2018 Консалт-бюро «Нескучные финансы»

[email protected], 8 800 551-85-81

2018 © Консалт-бюро «Нескучные финансы»
[email protected], 8 800 551-85-81