7 декабря 2018

 
 

Как фрилансер открыл бизнес и сразу наладил учет

До июля 2018 года Павел Молянов и его партнер Алексей Рожков были редакторами-фрилансерами. В июле они запустили собственное диджитал-агентство «Сделаем». Сейчас в компании, кроме партнеров, два штатных сотрудника и пул фрилансеров. Максимальная выручка пришлась на ноябрь и составила 800 тысяч рублей.

Агентство пишет пиар-статьи и размещает их в СМИ, ведет корпоративные блоги, создает тексты для сайтов и лендингов. Среди заказчиков — Билайн, Rehau, «Деловая среда», Академия лидогенерации, Intella и другие.

Обычно в начале сторис мы рассказываем о боли, жгучей проблеме, которая заставляет собственников бизнеса обратиться к управленческому учету за решением. А у Павла этого не было, потому что у него бизнес и учет идут рука об руку с первого дня. Благодаря учету, Павел знает выручку, прибыль и сколько денег они с партнером могут вытаскивать из бизнеса. А в октябре избежал кассового разрыва.

 

Руслан Царев

Руслан Царев

поговорил с Павлом

Сначала финансы — потом старт бизнеса

Когда Павел загорелся идеей запустить собственный проект, задумался, как сразу избежать бардака в финансах.

«Упоминание Нескучных я впервые увидел в интервью, даже не помню, где оно вышло и кто его давал, — вспоминает Павел. — Нашел ваш сайт и понял — как раз то, что мне надо. Просто, ясно, без зауми, по делу. Подписался на бесплатную „Управленку“. Сразу же заплатил и за „Планерку“. Прошел также курс „Финолога“».

Учет с первого дня позволил Павлу избежать многих проблем, с которыми обычно приходят к Нескучным клиенты. Он всегда точно знал, сколько заработал бизнес, сколько денег они с партнером могут безболезненно вытащить, хватит ли средств на текущие расходы. Но некоторые сложности все-таки были.

Разделили полномочия с партнером

Наладить учет до конца первое время мешала рутина. Павел и его партнер поначалу дублировали друг друга: оба искали заказчиков, озадачивали штатных сотрудников и фрилансеров, контролировали качество их работы. Финансами тоже занимались вдвоем.

Но вскоре Павел понял — из-за такого дублирования они с партнером пытаются поодиночке объять необъятное. И массу времени, которого не хватало в том числе и на финансы, переводят впустую.

«У нас получилось два агентства под одной крышей, — говорит Павел. — Когда мы поняли, что это неправильно, решили разделить полномочия».

С тех пор Павел занялся поиском клиентов, продажами и финансами. А партнер Алексей сосредоточился на производстве — руководстве сотрудниками и фрилансерами, распределении задач и контроле качества работы.

Допилили отчетность под свои нужды

Когда Павел высвободил время, у него, наконец, появилась возможность разработать новую форму отчетности под нужды компании.

«Сперва мы вели учет в „Финологе“. Платили три тысячи рублей в месяц, — поясняет Павел. — Это немного. Сервис удобный, да и нашу табличку я делал отчасти на его основе. Очень помогли и знания, которые дали курсы Нескучных. И все же — зачем каждый месяц платить, когда можно один раз сделать и пользоваться дальше без денег?»

Табличку Павел собрал за несколько дней. Теперь она сама считает выручку, расходы, прибыль и дивиденды совладельцев.

Фрагмент таблицы, которую использует Павел. Когда он открывает сводку, сразу видит, сколько денег у компании на счетах, EBITDA по всем проектам и прибыль по каждому клиенту. Такие сводки Павел собирает по итогам каждого месяца и года

Расчету дивидендов в таблице посвящен отдельный лист

За скромным названием «табличка» кроется полноценный набор инструментов учета. Отдельный лист посвящен контрагентам. К контрагентам компания относит всех, с кем взаимодействует: клиентов, сотрудников, фрилансеров, подрядчиков, сервисы, которыми пользуется. По каждому клиенту считает прибыль, которую тот приносит. Табличка делает это автоматически. Старых клиентов не удаляют — сохраняют для статистики.

Лист учета контрагентов в таблице Павла

Отдельный лист — для проектов, по каждому считаются прибыль и рентабельность.

Лист учета проектов в таблице Павла

На другом листе — направления деятельности: статьи в СМИ, сайты и лендинги, блоги и СММ. По каждому таблица демонстрирует оборот, расход, прибыль и рентабельность.

Лист учета направлений

Скачать шаблон таблички, которую сделал Павел, и ознакомиться с подробной инструкцией, как с ним работать, можно здесь.

Одновременно Павел улучшил взаимодействие с редакторами. Раньше, когда приходило время расплачиваться с людьми, он опрашивал редакторов, ответственных за проекты, сколько компания должна авторам-фрилансерам. Теперь редакторы сами вносят нужные сведения в таблицу учета. А Павел забирает оттуда данные в свою таблицу. В день выплат достаточно заглянуть туда и перечислить деньги.

Оставляют часть прибыли в резерве

После запуска бизнеса партнеры решили не вытаскивать все деньги, а оставлять часть прибыли как резерв на случай непредвиденных расходов. Эта стратегия оправдала себя в октябре, когда спасла компанию от кассового разрыва.

Кассовый разрыв — ситуация, когда бизнес прибыльный, но денег на текущие расходы не хватает.

«В октябре у нас внезапно отвалился крупный проект, — рассказывает Павел. — Из-за этого мы просели по выручке — октябрь остается самым провальным по этому показателю. В июле наша выручка была 500 тысяч рублей, в августе и сентябре — по 600 тыс., а в октябре просели до 400 тыс. Мало того — чуть в кассовый разрыв не попали. Спас тот самый резерв, который мы оставляли».

Теперь Павел с партнером каждый месяц планируют финансовый результат с учетом возможного кассового разрыва и оценивают, сколько денег надо придержать в резерве, чтобы его избежать. Делать это помогает платежный календарь на 31 день.

 

Выручка диджитал-агенства «Сделаем»:

Июль — 500 тысяч рублей

Август — 600 тысяч

Сентябрь — 600 тысяч

Октябрь — 400 тысяч

Ноябрь — 800 тысяч

Платежный календарь. В нем Павел планирует баланс на месяц вперед. Видит, когда и сколько денег может не хватить на текущие расходы, и оставляет нужную сумму в резерве

Еще Павел понял — ситуация, когда львиную долю выручки и прибыли приносит один «жирный» клиент, опасная. Отпадет — компания будет сидеть на мели. Поэтому Павел активизировал привлечение новых клиентов — чтобы если кто-то отвалится, бизнес мог зарабатывать и на тех, кто остался. Результат его активности — выручка ноября в сравнении с октябрем увеличилась вдвое.

Похожая ситуация была у нашей клиентки из Ярославля — владелицы рекламного агентства Bono BTL Алены Мишурко. Компания чрезмерно зависела от ключевого крупного клиента, для которого реализовывала затяжные проекты с постоплатой. Из-за этого прибыль была нестабильна, случались кассовые разрывы. Когда Алена поняла, в чем дело, стала активнее искать новых клиентов. А ключевого убедила перечислять часть оплаты по очередным проектам авансом.

Планируют новое направление бизнеса

Сейчас агентство своими силами производит только контент. Но на перспективу рассматривает вариант делать сайты под ключ. Такие заказы компания берет и сейчас, но все, кроме контента, делегирует сторонним исполнителям, довольствуясь посредническим процентом. Вариант делать все самим — соблазнительный. Но Павел не спешит с решением, сперва хочет все просчитать и понять, правда ли это выгодно.

«Пока для отчетности нам хватает таблички, которую я собрал, — говорит Павел. — Но у нас особая ситуация. Расходов — минимум. Мы не тратимся на офис. Он не нужен, все работают удаленно. Нет у нас расходов и на рекламу. Клиенты приходят через сарафанное радио. И пока его достаточно. Развитие бизнеса пока не требует вложений. Мы инвестируем в него только время и силы. Вот сейчас разрабатываем большое руководство для будущих новых сотрудников, в котором хотим обобщить весь наработанный опыт. Но когда решим масштабировать бизнес, нельзя исключать, что понадобятся более продвинутые инструменты. Ведь тогда уже придется расширять штат, вкладываться в рекламу и развитие».

Впрочем, уже сейчас Павел задумался об инструменте учета рабочего времени совладельцев бизнеса и работников. Стандартные программы, которые есть на этот случай, его не устраивают. Удаленщиков такие инструменты демотивируют — им кажется, что начальник им не доверяет, а то и просто выискивает повод снизить оплату. Павлу же это нужно не для сверхконтроля и не чтобы меньше платить. Просто он хочет выявлять чересчур рутинные проекты и избавляться от них как недостаточно рентабельных. И понять, сколько времени редакторы, работающие на окладе, тратят на разные проекты. Ведь их время — это и деньги компании. Зная это, Павел сможет точно оценить затраты по каждому проекту. Рассматривает он на будущее и варианты автоматизации учета, чтобы не переносить цифры вручную из одной таблицы в другую, а они сами появлялись во всех отчетах, оказавшись в одном из них единожды. С частью данных это уже происходит. Сейчас Павел думает, как добиться того же и с остальными.

«Управленка» и «Планерка» — первые шаги
к порядку в финансах

Павлу, чтобы собрать первую отчетность, хватило наших курсов «Управленка» и «Планерка».

«Управленка»

Это восемь простых уроков для предпринимателей. Письма с бесплатными уроками придут вам на почту в течение месяца.

Это самый простой способ быстро въехать в тему управленческого учета и управления бизнесом на основе цифр. Более 17 тысяч предпринимателей уже им воспользовались.

«Планерка»

Этот курс — продолжение «Управленки». Он посвящен планированию бизнеса на основе цифр и предназначен для предпринимателей, которые хотят научиться планировать свой результат с точностью до 90%.

Курс состоит из писем и видеоуроков, которые будут приходить на ваш электронный адрес.

— делитесь с друзьями

— делитесь

Предыдущие выпуски

Предыдущие выпуски

Сеть кофеен и франшиз работает с нами с марта. За это время они стали терять меньше денег на скидках, наращивают прибыль, увеличивают поток живых денег и строят планы с учетом личных целей собственника.

Алина Аскарова работала в крупной торговой компании, где ощущала себя несущественным винтиком в огромном механизме. Она не видела перспектив. А потом поступила в Академию финконсультантов. Сегодня Алина — участник нашей Нескучной команды.

Еще 50 лет назад Сингапур был грустным зрелищем — страна была бедной даже на фоне бедной на той момент Азии. Но потом к власти пришел Ли Куан Ю, за полвека государство вошло в ТОП-3 по ВВП на дущу населения. Для этого он не делал никакой магии — просто пользовался ресурсным мышлением. По сути, делал то же самое, что мы — в бизнесе. Только в роли бизнеса была страна.

© 2019 Консалт-бюро «Нескучные финансы»

[email protected], 8 800 551-85-81

2019 © Консалт-бюро «Нескучные финансы»
[email protected], 8 800 551-85-81