Много или мало, с удовольствием или без, с задержками или точно в срок, но предприниматели делают это ― платят зарплату. Но хоть дело это знакомое, а все равно встречаются подводные камни.
Кажется, что нет ничего проще, чем выплатить зарплату ― скинул эту задачу на бухгалтера или кадровика и забыл. Но на практике кадровик и бухгалтер могут накосячить, а ответственность будет на владельце компании.
Сегодня поговорим о частых ошибках при выплате зарплаты.
1. Задерживать зарплату даже на денек
Если день выплаты аванса пришелся на субботу, вы скинете деньги в пятницу или в понедельник?
А теперь представьте, что в воскресенье у сына вашего сотрудника был день рождения, который он спланировал в последний момент. Но деньги в пятницу не пришли и праздник провалился, потому что платить аниматорам нечем.
По 136 статье Трудового кодекса нужно выплачивать заработанное не реже, чем каждые полмесяца. Деньги должны приходить в установленные в компании дни. Если они приходятся на праздники или выходные, перечислить нужно накануне.
Что за это будет. Во-первых, это по-человечески неприятно людям, которые работают в компании. Текучка кадров и потеря ценных работников. Во-вторых, это административное нарушение, а значит, привет, выездные проверки трудовой инспекции, компенсации и штрафы при долгих задержках зарплаты. Для особо злостных нарушителей отдельная развлекательная программа с приостановлением деятельности до 90 дней и уголовкой.
Как не допустить. Установить два числа в месяце, в которые железно приходит зарплата. Если они выпадают на выходные и праздники, пусть бухгалтер подсуетится перекинуть деньги пораньше. Зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца и между числами выплаты должно быть не более 15 календарных дней.
Чтобы было легче планировать выплаты, используйте платежный календарь. Прошейте в нем эти святые даты перечисления зарплаты.
Если вы видите, что попали в кассовый разрыв и не можете выплатить зарплату вовремя, скажите об этом сотрудникам заранее. Расскажите, что случилось, обозначьте, когда сможете выдать зарплату полностью и договоритесь о частичной выплате. Помните, что для ваших сотрудников зарплата ― это, скорее всего, единственный источник дохода и они планируют свою жизнь под эти деньги.
2. Платить разовые выплаты, как придется
Вы только что поговорили с замом и уволили его без отработки. Рабочий день до шести. На часах без десяти, бухгалтер уже на низком старте. Махнуть рукой и перечислить расчет по увольнению завтра или дернуть бухгалтера, чтобы перечислил сегодня?
А если на следующий день разозленный зам наберет в трудовую инспекцию и скажет, что в компании нарушаются сроки разовых выплат ― отпускных, больничных, расчета при увольнении.
Это случается не так уж и редко: болел сотрудник в октябре, а больничный принес в декабре. Или вдруг сорвался по семейным обстоятельствам (они всегда внезапные, эти обстоятельства), а отпускные ему не успели выплатить, потому что он смотрел глазами котика из «Шрека» и не хотел ждать три дня до отпуска.
Что за это будет. Кажется, что это все как бы по вине сотрудников, но ответственность нести директору компании. Это те же последствия, что и в предыдущем пункте ― проверка трудовой инспекции, возможные административные штрафы и выплата компенсаций.
Трудовой кодекс незыблем: отпускные платим не позднее трех дней до отпуска, пособия перечисляем в ближайшую зарплату, а расчет при увольнении выплачиваем в последний день работы сотрудника.
Как не допустить. Ничего не делать через заднее число ― ни увольнять, ни отправлять в отпуск. Составьте документики, которые вас же и подстрахуют в случае чего. Например, регламент подачи заявлений об увольнении и отпуске, график отпусков, чтобы заранее планировать выплаты, а еще журнал учета листков нетрудоспособности.
3. Выдавать зарплату досрочно
Сотрудник просит выдать зарплату пораньше. У вас хватает для этого денег, но до конца месяца осталась еще неделя. Стоит?
Это внесет путаницу в учете зарплаты и налога на доходы физлиц. До последнего дня месяца работодатель не имеет права удерживать НДФЛ из заработной платы работника, придется рассчитать налог в последний день месяца, а удержать из следующей выплаты. Сотрудникам не всегда просто понять, как в такой ситуации считают налог, а бухгалтеру будет легко запутаться, если зарплату сотрудникам выдают в разные дни.
Что за это будет. Головная боль с налогом на доходы физических лиц и потенциальные косяки с учетом зарплаты. К тому же, сотрудник может заболеть или уволиться, а это потянет за собой перерасчет.
Как этого не допустить. Выдавать зарплату в установленные дни, когда они приходятся на праздники и выходные, то накануне. Если хочется помочь, это можно сделать другими способами ― матпомощь или займ.
4. Платить маленький аванс
Вы всегда платили кадровику 10 тысяч в начале месяца, а остальные 40 тысяч в конце. Пришел новый кадровик и говорит, что это не дело и надо платить за отработанные дни. Менять систему оплаты или кадровика?
Во многих компаниях все еще принято платить маленький аванс и потом уже остальное одним большим траншем. Минтруд же считает, что зарплата платится за отработанные дни. Заработная плата за первую половину месяца рассчитывается за фактически отработанное время с 1 по 15 число месяца, а в окончательный расчет включается заработок сотрудника с 16 числа и до конца месяца. В феврале даты немного съезжают, но смысл остается тот же.
Отработанное время можно учитывать в табеле учета рабочего времени, а рассчитывать зарплату в зарплатной ведомости.
Что за это будет. Практика показывает, что трудовая инспекция при выездных проверках назначает расчет компенсации, как за задержку зарплаты, а еще выписывает административные штрафы.
Как предотвратить. Вести табель учета рабочего времени и зарплатную ведомость. Платить за отработанные дни в первую половину месяца. Во вторую ― перечислять то, что фактически отработали и стимулирующие выплаты ― бонусы за выполнение плана, например.
5. Платить меньше минималки
Вы решили сделать отделу продаж новую систему мотивации: 10 тысяч оклада и % от продаж, если план по ним будет выполнен. В первый месяц план провалился. Так что, платить продажникам голые 10 тысяч?
И тогда получится нарушение, потому что десяточка ― это ниже минимального размера оплаты труда, который в 2020 году для всех, оформленных по трудовому договору на полный рабочий день, составляет 12 130 рублей. А ведь еще есть региональная минималка: она такая же, как федеральная или больше.
Официальная зарплата по минималке и серая премия в конвертиках, обходные маневры с уменьшением рабочего времени, система мотивации, при которой сотрудники работают весь день, но получают ниже минимального размера оплаты труда ― все это кривая дорожка в сторону административных штрафов от трудовой инспекции. К тому же, в случае выявления, придется пересчитывать зарплату, страховые взносы и налоги за весь период нарушений ― удовольствие ниже среднего.
Что за это будет. Одно дело начислять ниже минималки сотрудникам, которые работают на подряде по сдельщине, другое дело тем, кто устроен на полный день по трудовому договору. Во втором случае компанию может ждать административный штраф и необходимость пересчитать зарплату, как минимум, чтобы это была минималка. К тому же, хождение по грани МРОТ может вызвать подозрения налоговой и инспекции труда: а не выдают ли тут зарплату в конвертиках? Не уклоняются ли от налогов на доходы физических лиц и страховых взносов? Из-за этого могут назначить выездные проверки и камеральные, то есть в кабинете инспектора.
Как предотвратить. Учитывать при составлении штатного расписания и системы мотивации размер минималки. Если вам нужно платить ниже минимума, то после официальной публикации о соглашении о МРОТ, в течение месяца напишите мотивированный отказ.
6. Списывать чужие правила выплаты зарплат
Каждый новый сотрудник спрашивает про порядок выплат в компании. Вам надоело отвечать. Что будете делать: распечатайте чей-нибудь регламент из Интернета или сядете писать свой?
Использовать чей-то документ ― вообще не дело. Мало того, что он написан не под вас, так в нем еще возможны нестыковки с трудовым кодексом.
У собственного регламента есть несколько существенных плюсов: его пишите вы и в нем учитываются ваши интересы, его можно дать кадровику, бухгалтеру для того, чтобы деньги сотрудникам выплачивались правильно. А еще с ним можно и нужно знакомить всех новеньких, чтобы не возникало вопросов, в какие дни ждать заветных смсок о зачислениях, бывают ли премии, сможет ли когда-нибудь работодатель оплатить учебу и положена ли матпомощь, например, при рождении ребенка.
Можно, конечно, обойтись без регламента. Тогда лучше все подробно прописать в трудовом договоре ― будет, на что опереться в спорной ситуации.
7. Оставлять сотрудников без отпуска (даже если они сами не хотят)
Сотрудница много работает и уже четвертый год не берет отпуск. Хорошо работает ― от менеджера до вашего зама доросла. И тут она собирается увольняться. Что делать с неиспользованными отпусками?
Компенсировать! И тут выходит круглая сумма, которую нужно сразу откуда-то взять. Представим, что сначала сотрудница была менеджером с окладом в 25 тысяч, потом старшим менеджером с 40 тысячами, а после этого руководителем отдела с 70 тысячами и наконец стала вашим замом с зарплатой в 150 тысяч. За 4 года у нее набежало 112 дней отпуска.
Что за это будет. Неоплаченный отпуск нужно компенсировать. Сейчас этой сотруднице нужно возместить 382 253 рублей. А если бы каждый год отправляли ее в отпуск, то на отпускные потратили бы 224 573 рублей, и платили бы их не единоразово, а по частям. К тому же, по Трудовому Кодексу непредоставление отпуска в течение 2 лет ― штраф от 30 до 70 тысяч для юрлиц, а для ИП поменьше, но тоже неприятно. Накладно выходит не водить сотрудников в отпуск!
Если такие задолженности не учитывают, они копятся-копятся, образуется кредиторская задолженность перед сотрудниками, которая может аукнуться очень не вовремя. Например, если уволятся несколько не отдыхавших сотрудников разом или компания реорганизуется.
Как предотвратить. Дело спасет старый добрый график отпусков и зарплатная ведомость, в которой можно учитывать, кому сколько должны компенсаций.
8. Забирать всю зарплату у должника
Сотрудник взял у компании займ, сказал, что вернет через два месяца. Время прошло, а он не собирается возвращать, но собирается уволиться. Его зарплаты хватает, чтобы полностью погасить долг. Сочтетесь?
Ситуация неприятная, но полностью забирать зарплату нельзя. Можно удерживать 20% от зарплаты. В некоторых случаях больше ― от 50 до 70%, это если алименты, штрафы, долги по коммуналке и налогам. И да, нельзя отказывать в увольнении из-за долга перед компанией и даже при окончательном расчете забирать все деньги у сотрудника, который должен компании. Расстроенный сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, а там будут ругаться и выпишут работодателю административный штраф.
Чтобы долги у сотрудников перед компанией случались реже, не выплачивайте отпускные авансом и не давайте зарплату за будущие месяцы. А если выдаете займ, то досконально прописывайте в договоре всё о возврате. Если же сотрудник может вернуть сразу все деньги, но это сумма больше 20% от зарплаты, то выдайте зарплату и примите деньги в кассу по заявлению. И волки сыты, и овцы целы.
9. Сделать корявую систему мотивации
Вы взяли менеджера для холодных обзвонов и встреч с потенциальными клиентами. Кроме оклада у него будет и мотивационная часть зарплаты. К чему ее привяжете ― к выполнению плана по продажам или к количеству встреч и звонков?
Мотивацию нужно привязывать к действию, то есть к достижению плана. Да, это не так просто, потому что менеджер не всегда может отвечать за других людей и их готовность купить, но с точки зрения системы мотивации, лучше привязывать мотивационную часть к достижению цели, например, выполнению плана, или к финансовому результату.
При этом система должна быть понятной, чтобы ни вы, ни бухгалтер, ни сам сотрудник не запутались в начислении зарплаты. Смысл системы мотивации в том, чтобы человек работал на понятный достижимый результат, на который он может влиять. Конечно, случаются ошибки и систему мотивации можно пересматривать. Менять ее нужно не чаще двух раз в год, а при смене следует заранее оповестить сотрудников.
Что за это будет. Система мотивации напрямую влияет на продуктивность персонала. Корявая система мотивации, которая не дает зарабатывать хорошо и понятна только избранным, не влечет за собой административные штрафы. Наказание здесь другое ― кислые лица подчиненных и работа «на отвали». Оно надо?
Непонятная система мотивации, с которой много не заработаешь, снижает у сотрудников желание продуктивно работать. Привет, текучка! Очень неприятное явление для бизнеса, потому что с постоянно меняющимся персоналом не построишь эффективную компанию. Пока один «въезжает» в обязанности, второй отрабатывает две последние недели, третий уже получает окончательный расчет и никто не работает в полную силу. Команда ― это ценный актив компании, о нем нужно заботиться.
Как не допустить. Разрабатывайте прозрачную систему мотивации, привязывайте ее к результату, на который сотрудник может влиять. Устанавливайте коридор заработной платы, включая бонусы, на которые может рассчитывать работник. Принимайте систему мотивации на конкретный срок и оставляйте за собой право пересматривать ее. Подробнее вы можете узнать о главных принципах системы мотивации в видео от Александра Афанасьева, основателя нашей компании.
10. Оставаться без штанов из-за своих обещаний
На носу новый год. Обычно вы всегда в декабре выдаете новогоднюю премию. Но сейчас компания несет убытки, денег еле-еле хватает. Выдадите сотрудникам «тринадцатую зарплату»?
Вы должны четко знать, какой фонд оплаты труда компания может себе позволить. Платить бонусы, когда у компании нет денег, не надо.
Фонд оплаты труда должен быть просчитан и находиться в определенном коридоре, например 20 ― 30% от выручки. Если собственник не следит за фондом оплаты труда, то компания недополучает чистой прибыли ― денег на развитие, резерв и дивиденды просто нет.
Посмотреть, сколько денег уходит на оплату труда, можно в отчете о прибылях и убытках. Нужно ежемесячно анализировать, сколько денег уходит на зарплату и стараться удерживать эти расходы в рамках определенного коридора.
Также полезно рассчитывать показатель «выручка на сотрудника». Если он заметно уменьшается по сравнению с предыдущим периодом, значит, штат раздут, его содержание будет тянуть слишком много ресурсов и уменьшать чистую прибыль.
Что за это будет. Низкая чистая прибыль из-за кадровых промахов. Зарплаты без потолка, не рассчитанные премии, разросшийся штат ― все это оттяпывает нехилый кусман выручки. Инспекция труда ругаться не будет, но и дивиденды собственнику никто не начислит, потому что чистой прибыли совсем мало останется. К тому же на развитие и в резерв положить будет не с чего.
Как избежать. Допустимый размер фонда оплаты труда можно рассчитать с помощью финмодели. Это даст понимание, какую долю выручки компания может тратить на зарплаты и премии.
Также нужно периодически ― каждый месяц или квартал ― анализировать фонд оплаты труда: какая доля от выручки уходит на зарплату, больше или меньше было в прошлом квартале.
Ключевые моменты по зарплате
Вот мы и разобрали ключевые моменты по выплате зарплаты. Давайте подведем итоги?
1. Перечисляйте вовремя. Два раза в месяц в установленные дни, а если это праздники или выходные, то накануне. Разовые выплаты тоже скидывайте вовремя.
2. Контролируйте процесс. Составляйте графики отпусков, ведите журнал учета больничных и пропишите регламент по выплатам сотрудникам.
3. Анализируйте. Отслеживайте, сколько денег тратится на зарплату персонала.
4. Платите нормально. Оплачивайте отработанное время, помните о минимальной оплате труда, но и не раздувайте фонд оплаты труда высокими премиями, пересматривайте систему мотивации примерно раз в год.
5. Оставляйте решения за собой. Скинуть рутину на бухгалтера и кадровика ― это нормально. Но контролировать процесс и принимать управленческие решения нужно вам.
