Принцип 2+5: как контролировать ключевые показатели бизнеса

Принцип 2+5 кажется чем-то из мира шпионских боевиков и секретных кодов. Это действительно крутая штука — ничем не хуже примочек Джеймса Бонда — только служит она для того, чтобы оптимизировать и систематизировать анализ показателей в бизнесе. И попутно — увеличить чистую прибыль и справиться с кассовыми разрывами.

Мы разобрались, почему так важно делегировать анализ некоторых показателей подчиненных, как и зачем использовать загадочный принцип 2+5 в бизнесе. Рассказываем, с какими сложностями собственнику предстоит столкнуться на этом тернистом пути.

Спросите, зачем это все? Конечно же, для управления бизнесом на основе цифр. Для чего же еще.

Содержание

Контроль показателей бизнеса: что такое принцип 2+5

Как повысить эффективность бизнеса: внедряем принцип 2+5

Сложности при внедрении принципа 2+5

Может, принцип 2+5 все-таки не нужен?

Контроль ключевых показателей бизнеса: частые вопросы собственников

Контроль ключевых показателей бизнеса: в двух словах

Поможем составить финмодель, проанализировать ключевые показатели бизнеса и запустить принцип 2+5

Контроль показателей бизнеса: что такое принцип 2+5

Принцип 2+5 — инструмент, который помогает анализировать KPI проекта.

KPI (Key Performance Indicators) — набор измеримых показателей, которые позволяют компании отслеживать прогресс в достижении важных целей. Показатели могут быть как числовыми (объем продаж), так и качественными (уровень удовлетворенности клиентов). 

Главное преимущество KPI — возможность объективно оценивать эффективность работы как всей организации, так и отдельных команд или сотрудников, устанавливая четкие временные рамки для достижения результатов.

Основные принципы использования KPI:

1. Конкретность: KPI должны быть четко сформулированы и измеримы, чтобы не было двусмысленностей в их интерпретации.

2. Связь с целями: KPI должны напрямую отражать достижение целей компании или проекта.

3. Актуальность: KPI должны быть актуальными и релевантными для текущей ситуации.

4. Доступность данных: Для расчета KPI необходимо иметь доступ к нужной информации.

5. Возможность корректировки: KPI должны быть гибкими и позволять корректировать стратегию, если необходимо.

Примеры KPI:

Показатель	Описание	Методы расчета
Выручка	Сумма денег, полученная от продаж товаров или услуг	Выручка = кол-во продукции * цена продажи
Чистая прибыль	Прибыль компании после вычета всех расходов	Чистая прибыль = выручка — затраты
Коэффициент удержания клиентов	Процент клиентов, остающихся с компанией на протяжении определенного периода	Коэффициент удержания клиентов = ((Кол-во клиентов на конец периода — Кол-во привлеченных клиентов за период) / Кол-во клиентов на начало периода) * 100%

Почему принцип так называется? 

2+5 означает, что два самых ключевых показателя контролирует собственник, а пять просто ключевых — ответственные сотрудники.

Ключевые показатели — это те, которые сильнее других влияют на чистую прибыль.

2 ключевых показателя собственника	5 ключевых показателей сотрудников
Средний чек	Административные расходы
Конверсия в продажу	Дебиторская задолженность
	Кредиторская задолженность
	Конверсии в воронке продаж (кроме конверсии в продажу)
	Наценка на товар

Если в вашем бизнесе ключевые показатели другие, то контролируйте их. Суть здесь не в конкретных показателях, а в том, как вы их контролируете.

Использование ключевых показателей играет важную роль в управлении бизнесом. Они позволяют оценить результаты работы, определить успешность реализации стратегий и принимать обоснованные решения для улучшения процессов.

Ключевые показатели помогают увидеть слабые места в деятельности компании, выявить успешные проекты или направления, а также контролировать выполнение поставленных задач.

Показатели могут включать в себя различные аспекты бизнеса: финансовые результаты, производственные показатели, удовлетворенность клиентов и другие ключевые показатели, соответствующие целям компании.

Благодаря принципу 2+5 вы можете сфокусироваться на анализе основных показателей и не распыляться на анализ бизнеса от А до Я. Это упрощает жизнь. Посмотрите на двух собственников: Александра и Михаила.

Александру тяжело	Михаилу легко
Он анализирует все подряд и  никому не делегирует контроль за  показателями. Он следит, сколько трафика пришло на сайт, как отдел продаж работает со скриптом, сколько тратится на печенье в офис, сколько должны клиенты и миллиард других показателей.	Он анализирует только два ключевых показателя, делегировал анализ пяти других своим сотрудникам. Если какой-то  показатель проседает, максимум, что делает Михаил — проводит встречу с ответственным, и они  вместе решают, как исправить ситуацию.
Надо ли говорить, что Саша крутится как белка в колесе, занимается всем и одновременно ничем.	Бизнес у Михаила спокойный: каждый сфокусирован на своей задаче, контролирует ее целиком и полностью, а значит и планы по  чистой прибыли можно строить с  точностью, близкой к 100%.

Как повысить эффективность бизнеса: внедряем принцип 2+5

Даём пошаговую инструкцию внедрения.

Первый шаг: построение финансовой модели

Финансовая модель — фундамент успешного внедрения принципа 2+5. На этапе составления финмодели нужно:

• провести анализ текущих финансовых показателей;

• выявить взаимосвязи между различными статьями доходов и расходов;

• создать прогнозы расчетов на основе исторических данных;

• внедрить систему регулярного обновления модели.

Второй шаг: определение вау-коэффициента

Вау-коэффициент — тот самый показатель, который способен кардинально изменить чистую прибыль компании. Чтобы его найти:

• проведите анализ всех бизнес-процессов;

• определите, какие факторы оказывают наибольшее влияние на прибыль;

• протестируйте различные сценарии изменения показателей;

• выберите тот коэффициент, который при минимальных усилиях дает максимальный эффект.

Третий шаг: распределение ответственности

Нужно выяснить, кто потенциально в компании может выполнять контроль того или иного показателя и распределить обязанности. На этом этапе:

• определите ответственных за каждый ключевой показатель;

• назначьте кураторов поддерживающих факторов;

• создайте систему отчетности и мониторинга;

• внедрите регулярные встречи для обсуждения результатов.

Успех внедрения принципа 2+5 зависит от готовности всей команды к изменениям и четкого понимания целей каждого участника процесса. Начните с создания культуры прозрачности и открытости в компании, и тогда переход к новой системе управления пройдет максимально эффективно.

Так мы ищем ключевые показатели. В этом случае сильнее всего на результат влияет конверсия в заявку

Как руководителю правильно делегировать полномочия

Важно определить, какие показатели можно доверить сотрудникам, а за какими необходимо сохранять личный контроль.

Стратегические показатели — нельзя делегировать.

Операционные показатели — подлежат делегированию.

Тактические показатели — частичное делегирование.

Чтобы процесс делегирования был максимально успешным, собственнику бизнеса нужно четко определить ожидаемый результат, установить конкретные критерии оценки показателей, определить сроки предоставления отчетов и указать допустимые отклонения от нормы.

Сложности при внедрении принципа 2+5

Первая и главная сложность при внедрении принципа 2+5 — как выбрать сотрудников, которым можно делегировать мониторинг отдельных показателей. Лучше всего ответственных назначать по принципу, кто к этой области близок. Не стоит делегировать анализ всех пяти показателей одному человеку. Есть риск, что случится расфокус внимания и сотрудник не сможет влиять на показатели.

Однако поиск ответственных сотрудников — не единственная трудность при внедрении принципа 2+5. Финдиры выделяют три основных проблемы, возникающих у собственников.

Жалеют сотрудников. «У них и так много работы!», — говорят руководители. Но мы поэтому и рекомендуем делегировать показатели тем, кто к ним ближе всего. По сути, они и так с ними работают, просто теперь должны еще и контролировать в цифрах.
Если же сотрудника под какой-то показатель нет, то имеет смысл его нанять. Показатель ключевой, а значит за счет него зарплата окупится. Например, если у вас зависло дебиторки на пару миллионов, то специалист по ее взысканию даже за 100 000 рублей в месяц не кажется таким уж дорогим.

Пытаются взять на себя всю работу. Мы понимаем, что делегировать сложно. Понимаем, что сотрудники справляются с работой хуже вас. Мы сейчас не станем рассказывать, как правильно делегировать — это большая тема на стыке менеджмента и психологии. Скажем только, что без делегирования построить зрелую успешную компанию невозможно.

Обратная ситуация — ничего не хотят брать на себя. «Выделите мне показатели, и пусть главный бухгалтер за ними следит» — так тоже нельзя. Вникать в анализ ключевых показателей собственнику нужно потому, что таким образом он может принимать решения о развитии бизнеса. Как вы узнаете, куда нужно двигаться компании, если не разбираетесь в цифрах, а, например, средний чек для вас тайна за семью печатями?

Мы уже говорили о важности делегирования. Так вот, важно соблюдать здоровый баланс между делегированием обязанностей и умением брать всю ответственность на себя. Да, мы знаем: легче это сказать, чем сделать. Но, поверьте, будущий успех и прибыль стоят того, чтобы попытаться.

Может, принцип 2+5 все-таки не нужен?

«Что-то принцип 2+5 выглядит очень замороченным. Может, он мне вообще не нужен?» — подумаете вы. На самом деле, нужен и еще как. Благодаря этому принципу вы можете поднять средний чек и, соответственно, увеличить чистую прибыль так, что клиенты даже не заметят разницы.

Так было с одним нашим клиентом. В компании «поиграли» с ценой и маржинальностью, подняли средний чек всего на 3%, а чистая прибыль выросла за счет этого на 35%.

Еще один пример. У компании был затяжной кассовый разрыв. Чтобы решить ситуацию, в компании назначили ответственного за дебиторскую задолженность, разработали ему скрипт по взысканию дебиторки. В итоге кассовый разрыв сократился на 40%. Собственнику удалось дополнительно высвободить 2,5 млн ₽ из мертвой дебиторки. И все благодаря тому, что появился ответственный конкретно за этот показатель.

Контроль ключевых показателей бизнеса: частые вопросы собственников

Каковы ключевые показатели бизнеса?

Ключевые показатели бизнеса (KPI) можно разделить на несколько основных категорий:

1. Финансовые показатели:

• выручка — общий доход от продаж за период;

• чистая прибыль — доход после вычета всех расходов;

• рентабельность — отношение прибыли к выручке;

• оборачиваемость — скорость превращения активов в деньги;

• денежный поток — движение денежных средств.

2. Показатели эффективности:

• ROI (возврат инвестиций) — отношение прибыли к вложенным средствам;

• CAC (стоимость привлечения клиента) — затраты на привлечение одного клиента;

• LTV (жизненный цикл клиента) — средняя прибыль от клиента за все время сотрудничества;

• Churn rate — процент оттока клиентов.

3. Операционные показатели:

• производительность труда — объем продукции на одного сотрудника;

• складские запасы — эффективность управления запасами;

• время выполнения заказа — скорость обработки заказов;

• процент брака — качество продукции/услуг.

4. Маркетинговые показатели:

• конверсия — процент посетителей, совершивших целевое действие;

• CAC по каналам — эффективность разных каналов привлечения;

• узнаваемость бренда — уровень осведомленности о компании;

• удовлетворенность клиентов — оценка качества сервиса.

5. Показатели персонала:

• текучесть кадров — частота смены сотрудников;

• производительность — эффективность работы команды;

• затраты на персонал — доля расходов на зарплату;

• обучение — инвестиции в развитие сотрудников.

Регулярный мониторинг этих показателей поможет контролировать развитие бизнеса и своевременно принимать управленческие решения.

Какие ключевые показатели нужно контролировать ежедневно в работе отдела продаж?

Для ежедневного контроля отдела продаж нужно отслеживать следующие показатели: 

Количество звонков — базовый показатель активности менеджеров

Конверсия звонков во встречи/встреч в сделки

Средний чек по заключенным сделкам

Количество новых клиентов за день

Объем продаж в денежном выражении

Выполнение плана по продажам (дневной KPI)

Количество выставленных коммерческих предложений

Процент закрытых сделок от общего числа в работе

Количество активных лидов в воронке продаж

Каковы показатели успешности бизнеса?

Чтобы определить, насколько успешно работает бизнес, нужно анализировать:

Рентабельность продаж (ROS) — отношение чистой прибыли к выручке, показывает эффективность основной деятельности

Рентабельность активов (ROA) — отношение прибыли к общей сумме активов, демонстрирует эффективность использования ресурсов

Рентабельность собственного капитала (ROE) — отношение прибыли к собственному капиталу, показывает отдачу на инвестиции владельцев

Коэффициент текущей ликвидности — соотношение оборотных активов к краткосрочным обязательствам, отражает платежеспособность

Оборачиваемость активов — скорость превращения активов в денежные средства, показывает эффективность управления ресурсами

Чистый денежный поток —разница между поступлениями и выплатами, демонстрирует финансовую устойчивость

Срок окупаемости инвестиций — время, необходимое для возврата вложенных средств

Коэффициент задолженности — соотношение заемных и собственных средств, показывает финансовую независимость

Коэффициент автономии — доля собственного капитала в общей структуре капитала, отражает финансовую устойчивость

Контроль ключевых показателей бизнеса: в двух словах

Итак, принцип 2+5 — это как бэтмобиль по сравнению с «Жигули». Вряд ли бэтмобилем супер легко управлять, зато ездит он куда быстрее и круче, чем все машины плохих парней вместе взятые.

• Суть принципа 2+5 заключается в систематизации контроля показателей бизнеса: два ключевых показателя отслеживает собственник, а пять дополнительных — ответственные сотрудники. Такой подход позволяет сфокусироваться на самом важном и не распыляться на второстепенные метрики.

• Ключевые показатели — метрики, которые сильнее всего влияют на чистую прибыль компании. Для собственника критически важно контролировать два самых важных из них, а остальные распределить между руководителями отделов, чтобы обеспечить полный контроль над бизнесом.

• Практическое применение принципа 2+5 показывает впечатляющие результаты: например, повышение среднего чека всего на 3% может привести к росту чистой прибыли на 35%.

• Делегирование показателей требует тщательного подхода: лучше всего назначать ответственных из числа сотрудников, которые уже работают с этими метриками. Не стоит поручать контроль всех пяти показателей одному человеку, чтобы избежать перегрузки и потери фокуса.

• Внедрение принципа требует преодоления нескольких барьеров: некоторые собственники боятся делегировать контроль, другие — не хотят брать на себя ответственность за анализ показателей. Однако именно баланс между делегированием и личным контролем позволяет построить зрелую и успешную компанию.

Поможем составить финмодель, проанализировать ключевые показатели бизнеса и запустить принцип 2+5

Никто не говорит, что вы должны сесть и немедленно разобраться с принципом 2+5 самостоятельно: надо и финмодель правильно составить, и показатели проанализировать, и разобраться, кто за анализ каких показателей будет ответственным и почему, а потом ещё и контролировать своих сотрудников. Финдиры Нескучных знают, как тяжело исследовать абсолютно незнакомые области, поэтому помогут вам разобраться — только подмигните.

Вот, что мы уже сделали:

• Год с финдиром: подняли выручку с 10 млн до 22 млн ₽ и удвоили прибыль

• За месяц вышли из миллионного убытка на чистую прибыль 880 000

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Нашли ошибки в расчете себестоимости и закрыли убытки в 500 000

• ПВЗ: навели порядок в финансах и выросли по выручке в 1,7 раза

Вы тоже можете сотрудничать  с нами, город и страна ведения бизнеса не имеют значения. Наши финдиры работают онлайн с любыми городами России, СНГ и Европы. Начните с онлайн-экскурсии.