Оптимизация расходов

Татьяна Микула
Татьяна Микула
финансовый директор

Если сейчас ринуться разрывать все активные контракты с поставщиками, есть риск того, что через 3 месяца никто не вспомнит о существовании вашего продукта. К сокращению расходов, к которым вы уже привыкли, нужно подойти правильно — и делать это поэтапно.

Используйте метод экспресс-сокращения расходов

Некоторые расходы можно сократить здесь и сейчас, безболезненно для бизнеса. Для этого нужно поделить все расходы на четыре типа.

Тип расходовПодробнееПример в кофейне
ВысокоприоритетныеНеобходимы для деятельности компанииКофе, обслуживание кофемашины, аренда помещения
ПриоритетныеБез этих расходов в работе компании возникнут сбоиБулочки с маком, раздача листовок для привлечения клиентов
ДопустимыеЭти расходы лучше оставить как есть, но при отсутствии денег их можно сократитьWi-Fi для посетителей, бесплатное печенье к каждой чашке кофе
НенужныеЕсли отменить эти расходы, ничего плохого не случитсяСахар и салфетки с каждым заказом. Вместо этого — зона самообслуживания, где каждый возьмет, сколько надо.

Сразу сокращаем только ненужные и допустимые. Если хотим сократить приоритетные и высокоприоритетные — делаем это поэтапно, маленькими долями из месяца в месяц. К примеру, если вы нашли поставщика кофе на более выгодных условиях, сначала протестируйте небольшую партию. Проанализируйте  отзывы посетителей и объем продаж. Если все в норме — можно полностью заменить сырье.

Качество продукта не должно страдать от сокращения расходов

Если мы занимаемся производством хлеба и пытаемся удешевить производство заменой сырья на более низкое по качеству, то это прямой путь к потере клиентов и сокращению выручки. Расходы, напрямую связанные с качеством выпускаемой продукции, сокращаем в последнюю очередь.

Увеличивайте эффективность текущих расходов

Большую эффективность за те же деньги можно получить разобрав подробнее, какую услугу или товар вы покупаете. Это касается и наемных сотрудников и поставщиков. Берем на вооружение концепцию «Бережливый офис». Суть концепции заключается в том, что все процессы в компании можно разобрать на молекулы и собрать в более эффективные цепочки.

Печатаете много на бумаге? Внедрите стандарт двусторонней печати и будете тратить меньше на покупку бумаги или получать ее в большем количестве за те же деньги. Тратите много денег на обслуживание офисной техники? Проанализируйте рынок, возможно, нужно купить более дорогую технику с дешевыми комплектующими. Это выйдет в перспективе экономичнее. Мониторьте рынок услуг, всегда есть более выгодные предложения.

Вот лишь несколько методов такого сокращения расходов из моего опыта. В одиночку они не дают существенного результата, но вкупе могут сэкономить несколько сотен тысяч рублей и ценные часы работы сотрудников, которые можно направить в нужное русло.

  1. Знаю компанию, в которой расчетные листки ежемесячно распечатывались и вкладывались в индивидуальные конверты. Приняли решение перейти на электронную защитную рассылку и сэкономили почти 50 000 рублей в год, а также высвободили около 12 трудочасов сотрудника.
  2. Сдача макулатуры за вознаграждение. Можно найти компанию, которая будет забирать у вас бумагу сама и еще платить за это.
  3. Устранение работы ради работы. Чтобы убрать лишние звенья в цепи процессов их нужно постоянно мониторить. Даже в процессе подписания договора может быть «слабое звено», которое тормозит работу тем, что документ на подпись не попадает неделями. Когда это звено определяется и устраняется, то видим ускорение процессов и экономию на трудозатратах. Сотрудники и процесс становятся более эффективными.
  4. Переход на электронные цифровые подписи позволяет вообще не иметь бумажных документов. В этом тоже есть экономия.
  5. Можно организовать одну или две принт-зоны, где будет собрана вся оргтехника, вместо того, чтобы в каждом отдельном кабинете был свой принтер или сканер.
  6. Организация электронного архива в компании. Это позволяет не рыться в бумагах и не бежать в бухгалтерию каждый раз, когда нужно проверить договор или взглянуть на документ. Процессы ускоряются.

Проводите переговоры

Со всеми!

С поставщиками — о дополнительных внеплановых заказах при необходимости, а также снижении сроков изготовления и более быстрых поставках для увеличения оборачиваемости. Покупайте только то, что необходимо: лучше купить несколько мелких партий под определенные заказы, чем закупить впрок и остаться с неликвидом на складах.

С банками — о снижении платежей по кредитам и лизингам. Просите оформить кредитные каникулы.

С арендодателем — о снижении арендной платы. Или поменяйте офис — на рынке могут быть очень выгодные предложения из-за того, что многие компании закрываются.

Проведите ABC-анализ запасов

Это один из методов рационализации и  его можно смело применять в любой сфере деятельности. В основе анализ лежит принцип Парето — 20% всех товаров дают 80% оборота. ABC-анализ — анализ товарных запасов путём деления на три категории:

  • А — наиболее ценные, 20% ассортимента, 80% продаж
  • В — промежуточные, 30% ассортимента, 15% продаж
  • С — наименее ценные, 50% ассортимента, 5% продаж
Подробнее об ABC-анализе читайте в статье

Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. От мало результативных товарных запасов в сложное время лучше отказаться.

Оцените статью:
Опубликовано: 05.05.20 Просмотров: 113
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

20 августа 2021
1 160

Вложиться в бизнес или оставить деньги на вкладе? Анализ финансовых вложений

Как понять, что бизнес — не дешевый кипиш?

5 мин.
Читать статью
25 июня 2021
2 094

Этапы финансового планирования. 6 шагов от цели к бюджету

Почти во всех компаниях, с которыми мы работаем, сначала не было финансового планирования. Как правило, собственники пробовали разок запланировать выручку и прибыль, у них не получалось и они бросали. А зря. Хорошая новость: с этими компаниями мы со временем выходим на точность планирования от 80%. Не сразу, но все же выходим. В этой статье мы […]

5 мин.
Читать статью
02 марта 2021
4 301

10 ошибок в выплате зарплаты

Накосячить проще, чем кажется

9 мин.
Читать статью
19 июля 2019
20 195

Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов

Что делать, чтобы считать деньги к 5 числу каждого месяца

4 мин.
Читать статью
22 января 2020
7 617

6 признаков, что ваши отчеты — внедрены

И вы заполняете их не просто по приколу

3 мин.
Читать статью
30 октября 2019
1 609

Продажи по себестоимости — не такая уж глупая затея

Иногда это спасает от кассовых разрывов

2 мин.
Читать статью