Если сейчас ринуться разрывать все активные контракты с поставщиками, есть риск того, что через 3 месяца никто не вспомнит о существовании вашего продукта. К сокращению расходов, к которым вы уже привыкли, нужно подойти правильно — и делать это поэтапно.
Используйте метод экспресс-сокращения расходов
Некоторые расходы можно сократить здесь и сейчас, безболезненно для бизнеса. Для этого нужно поделить все расходы на четыре типа.
| Тип расходов | Подробнее | Пример в кофейне |
| Высокоприоритетные | Необходимы для деятельности компании | Кофе, обслуживание кофемашины, аренда помещения |
| Приоритетные | Без этих расходов в работе компании возникнут сбои | Булочки с маком, раздача листовок для привлечения клиентов |
| Допустимые | Эти расходы лучше оставить как есть, но при отсутствии денег их можно сократить | Wi-Fi для посетителей, бесплатное печенье к каждой чашке кофе |
| Ненужные | Если отменить эти расходы, ничего плохого не случится | Сахар и салфетки с каждым заказом. Вместо этого — зона самообслуживания, где каждый возьмет, сколько надо. |
Сразу сокращаем только ненужные и допустимые. Если хотим сократить приоритетные и высокоприоритетные — делаем это поэтапно, маленькими долями из месяца в месяц. К примеру, если вы нашли поставщика кофе на более выгодных условиях, сначала протестируйте небольшую партию. Проанализируйте отзывы посетителей и объем продаж. Если все в норме — можно полностью заменить сырье.
Качество продукта не должно страдать от сокращения расходов
Если мы занимаемся производством хлеба и пытаемся удешевить производство заменой сырья на более низкое по качеству, то это прямой путь к потере клиентов и сокращению выручки. Расходы, напрямую связанные с качеством выпускаемой продукции, сокращаем в последнюю очередь.
Увеличивайте эффективность текущих расходов
Большую эффективность за те же деньги можно получить разобрав подробнее, какую услугу или товар вы покупаете. Это касается и наемных сотрудников и поставщиков. Берем на вооружение концепцию «Бережливый офис». Суть концепции заключается в том, что все процессы в компании можно разобрать на молекулы и собрать в более эффективные цепочки.
Печатаете много на бумаге? Внедрите стандарт двусторонней печати и будете тратить меньше на покупку бумаги или получать ее в большем количестве за те же деньги. Тратите много денег на обслуживание офисной техники? Проанализируйте рынок, возможно, нужно купить более дорогую технику с дешевыми комплектующими. Это выйдет в перспективе экономичнее. Мониторьте рынок услуг, всегда есть более выгодные предложения.
Вот лишь несколько методов такого сокращения расходов из моего опыта. В одиночку они не дают существенного результата, но вкупе могут сэкономить несколько сотен тысяч рублей и ценные часы работы сотрудников, которые можно направить в нужное русло.
- Знаю компанию, в которой расчетные листки ежемесячно распечатывались и вкладывались в индивидуальные конверты. Приняли решение перейти на электронную защитную рассылку и сэкономили почти 50 000 рублей в год, а также высвободили около 12 трудочасов сотрудника.
- Сдача макулатуры за вознаграждение. Можно найти компанию, которая будет забирать у вас бумагу сама и еще платить за это.
- Устранение работы ради работы. Чтобы убрать лишние звенья в цепи процессов их нужно постоянно мониторить. Даже в процессе подписания договора может быть «слабое звено», которое тормозит работу тем, что документ на подпись не попадает неделями. Когда это звено определяется и устраняется, то видим ускорение процессов и экономию на трудозатратах. Сотрудники и процесс становятся более эффективными.
- Переход на электронные цифровые подписи позволяет вообще не иметь бумажных документов. В этом тоже есть экономия.
- Можно организовать одну или две принт-зоны, где будет собрана вся оргтехника, вместо того, чтобы в каждом отдельном кабинете был свой принтер или сканер.
- Организация электронного архива в компании. Это позволяет не рыться в бумагах и не бежать в бухгалтерию каждый раз, когда нужно проверить договор или взглянуть на документ. Процессы ускоряются.
Проводите переговоры
Со всеми!
С поставщиками — о дополнительных внеплановых заказах при необходимости, а также снижении сроков изготовления и более быстрых поставках для увеличения оборачиваемости. Покупайте только то, что необходимо: лучше купить несколько мелких партий под определенные заказы, чем закупить впрок и остаться с неликвидом на складах.
С банками — о снижении платежей по кредитам и лизингам. Просите оформить кредитные каникулы.
С арендодателем — о снижении арендной платы. Или поменяйте офис — на рынке могут быть очень выгодные предложения из-за того, что многие компании закрываются.
Проведите ABC-анализ запасов
Это один из методов рационализации и его можно смело применять в любой сфере деятельности. В основе анализ лежит принцип Парето — 20% всех товаров дают 80% оборота. ABC-анализ — анализ товарных запасов путём деления на три категории:
- А — наиболее ценные, 20% ассортимента, 80% продаж
- В — промежуточные, 30% ассортимента, 15% продаж
- С — наименее ценные, 50% ассортимента, 5% продаж
Результатом АВС анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат. От мало результативных товарных запасов в сложное время лучше отказаться.
