4 главных принципа управления бизнес-процессами

Что только ни предлагают делать с бизнес-процессами: выстраивать, налаживать, перекраивать, оптимизировать, сокращать… Но мало кто понимает, что из себя представляет бизнес-процесс и как взять его под контроль. Эта статья — как раз про это. 

Содержание

Что такое процесс в управлении бизнесом

Проектирование и автоматизация бизнес-процессов

Управление бизнес-процессами: треугольник «результативность, эффективность, качество»

Принцип 1. Риски должны быть учтены

Принцип 2. Все ресурсы процесса должны быть четко определены

Принцип 3. У каждого процесса должен быть ответственный

Принцип 4. Каждый этап бизнес-процесса должен быть под контролем

Управление бизнес-процессами: в двух словах

Приходите в Нескучные: финансовый учет помогает «навести резкость» на процессы

Что такое процесс в управлении бизнесом

Если очень упростить, то процесс — это преобразование входа в выход. Любой процесс можно представить как ящик: вы что-то загружаете в него — деньги, время, сырье, оборудование, может, всё сразу, — а на выходе получаете результат. Например, мы загрузили в ящик время генерального директора «Нескучных финансов» и время редактора и на выходе получили эту статью. 

Если ваш бизнес только запустился и работает первый год, процессы в нем, скорее всего, напоминают черный ящик. Вы что-то в него загружаете, потом происходит магия, и на выходе получается результат. Но так как ящик черный, результат может быть каким угодно. 

Когда в организации отлаженные бизнес-процессы, ящик не черный, а прозрачный. В нем видно, что происходит с загруженными ресурсами, и результат получается измеримым и контролируемым. 

Процессы окружают человека везде, а не только в бизнесе. Например, приготовление борща — это тоже процесс. На входе у вас есть мясо, овощи и специи, а на выходе — готовый суп. Всё, что между этими двумя точками, и есть процесс. 

Проектирование и автоматизация бизнес-процессов

Чтобы спроектировать, а затем автоматизировать бизнес-процесс, нужно сделать пять шагов: нарисовать, задокументировать, обучить персонал, убедиться, что персонал научился и автоматизировать процесс. Дальше — подробности ↓

Шаг 1. Нарисовать бизнес-процесс. Подойдут программы вроде Miro и Figma. Но если вы ими не владеете, сгодится и обычный Excel — я пользуюсь в основном им, потому что люблю, чтобы процессы были простыми и по возможности линейными.

Пример линейного процесса закупки товара 

Шаг 2. Задокументировать процесс. Неописанный процесс = отсутствие процесса. Создайте к нему инструкцию, регламент, способы оценки качества. Если у сотрудников появляются новые функции — добавьте их в должностные инструкции.

Так выглядит описанный процесс предоставления продукта в НФ

Шаг 3. Обучить персонал работе с процессом. Часто этот шаг пропускают, хотя он очень важный. Любой новый бизнес-процесс в полном виде изначально существует только в голове того, кто его придумал. Вложить его в головы сотрудников — это отдельная история. Подойдут внутренние тренинги или курсы или хотя бы небольшие встречи, где вы сможете объяснить сотрудникам новую последовательность действий по процессу.

Шаг 4. Убедиться, что персонал научился. Это можно проверить с помощью тестов и глубокого контроля на первых этапах запуска процесса. Например, если вы изменили процесс производства товара в цеху, нужно будет приходить в цех и смотреть: действуют ли сотрудники по процессу или работают по старинке? 

Шаг 5. Автоматизация бизнес-процесса. Когда процесс отлажен и сотрудники работают по нему, наступает время для автоматизации. Это следующий уровень эффективности. Используйте для этого CRM-системы (например, Битрикс24) или таск-трекеры (Trello, Jira). Главное — автоматизировать уже работающий процесс.

Готово!

Теперь у вас есть полноценный, работающий бизнес-процесс. Это прочный фундамент для дальнейшего роста. Вы можете возвращаться к нему снова и снова, чтобы находить новые точки для оптимизации — упрощения, сокращения или ускорения.

Теперь вы знаете, что такое процесс и как его спроектировать. Но прежде чем перейти к принципам управления, нужно разобраться в главном треугольнике бизнеса.

Управление бизнес-процессами: треугольник «результативность, эффективность, качество»

Главный треугольник бизнеса — это треугольник, на вершинах которого находятся три ключевых для компании показателя: результативность, эффективность и качество. 

Идеальный предпринимательский треугольник процессов равнобедренный — в нем оптимальное соотношение эффективности и результативности и при этом высокое качество. На практике треугольник таким никогда не бывает:

Бывает, что один показатель налажен намного лучше других, бывает, что два держатся на одном уровне, а третий — провисает. Например, мебельная компания может эффективно и результативно производить только 50 диванов в месяц, но если заказов становится больше, появляется брак и недоделки — страдает качество. 

Гармонизировать треугольник помогают четко налаженные бизнес-процессы. Теперь вы знаете, зачем они нужны. Можно переходить к принципам. 

Принцип 1. Риски должны быть учтены 

Риск — это нежелательное событие вследствие действия или бездействия сотрудников или руководителей, а иногда и самого собственника. Если рисовать предпринимательский треугольник правильно, с вершинами «результативность», «эффективность» и «качество», то внутри у него написано «риски»: 

Хорошо выстроенные бизнес-процессы помогают организации управлять рисками. Если что-то пойдет не так, в процессе всегда должно быть предусмотрено, как действовать. Для этого используют карту рисков — это документ, в котором описано, какой риск может произойти, с какой вероятностью и что делать, если риск наступил. 

Принцип 2. Все ресурсы процесса должны быть четко определены

Существует четыре вида ресурсов. В идеальном процессе они все учтены и оцифрованы. Вот какие это ресурсы.

• Финансовые — сколько денег нужно компании, чтобы производить продукт или оказывать услугу. 

• Инфраструктурные — какое оборудование нужно, чтобы получать от процесса результат. Это могут быть компьютеры, станки, программное обеспечение.

• Трудовые — сколько сотрудников и какой квалификации нужно, чтобы процесс работал.

• Информационные — какая информация нужна сотрудникам, когда и в каком объеме, от кого и как можно ее получить.  

Задача собственника или руководителя — учесть ресурсы для каждого этапа бизнес-процесса. 

[FORM PRESET="L"-"Управленка"/]

Принцип 3. У каждого процесса должен быть ответственный

Представьте: в торговой компании есть процесс доставки товаров на склад и их отгрузки конечным покупателям. Выглядит этот процесс так: 

оформить заказ на товар → организовать приемку → отгрузить товар на склад → расфасовать товар по коробкам → отправить покупателям 

Однажды собственник узнаёт, что клиент условной «Цикады» не только получил заказ с опозданием, но еще и не весь. Тогда он идет разбираться и начинает с кладовщика. 

• Кладовщик говорит, что отгрузил то, что ему передала служба логистики. 

• Служба логистики объясняет, что привезла только то, что было заказано в отделе закупок. 

• В отделе закупок сообщают что-то еще, что никак не помогает собственнику найти ответственного. 

Схематично так: 

Проблема истории с «Цикадой» в том, что за процесс доставки никто не отвечает. Точнее, есть сотрудники, которые отвечают за какую-то часть бизнес-процесса. А вот человека, который бы отвечал за всё сразу, нет. 

Если за процесс никто не отвечает, значит, и за организацию спрашивать не с кого. Поэтому одно из важнейших правил для собственников и руководителей — у каждого процесса должен быть ответственный:

Ответственный за бизнес-процесс — это человек, с которого собственник спрашивает не за рядовые операции типа оформления заказа или доставки товара до склада. С ответственного за процесс спрашивают результат. В случае с «Цикадой» результат — это довольный клиент, который получил свой заказ в срок и в полном объеме. Не получил? Спрашиваем с ответственного. 

Принцип 4. Каждый этап бизнес-процесса должен быть под контролем

Когда вы определили, кто отвечает за бизнес-процесс целиком, наступает пора разобраться с ответственными за шаги. И здесь в первую очередь нужно вникнуть в различия между процессом и проектом. 

• Проект — это конечный процесс, разовая работа, которая должна быть выполнена к определенному сроку. Цель проекта — создать уникальный продукт, услугу или другой результат. У участников проекта есть задачи, и если они их последовательно выполняют, то приходят к успеху. Например, задача — это составить дорожную карту, написать текст для лендинга или разослать приглашения на мероприятия по клиентской базе имейлов.

• Процесс — повторяющаяся последовательность действий, направленная на достижение цели. В процессе у участников нет задач, но есть функции. Например, функция кладовщика — это постоянная актуализация данных о товарах на складе и их формирование в заказы. 

Иногда предприниматели говорят: «У двух моих сотрудников одинаковые задачи, поэтому они делят ответственность пополам». Это неверный подход. У логиста и кладовщика могут быть смежные задачи — например, они вместе могут заполнять накладные и проводить приемку. Но при этом функции у них разные. Логист будет отвечать за функцию доставки товаров до склада, а кладовщик — за хранение и формирование заказов. 

Если вы начали прописывать ответственных за шаги и в один квадратик хочется вписать сразу двух и даже трех человек — это красный флаг. Значит, надо переосмыслить шаг, четче разграничить обязанности и найти того сотрудника, который в большей мере отвечает за результат на данном этапе. 

[FORM PRESET="W"-"Статьи про финансы"/]

Управление бизнес-процессами: в двух словах

• Управление бизнес-процессами — это создание прозрачности и контроля. Цель — превратить хаотичный «черный ящик», где результат непредсказуем, в прозрачную и управляемую систему.

• Чтобы процесс был эффективным, необходимо учитывать и прописывать действия на случай рисков, четко определять все ресурсы и назначать ответственного за конечный результат всего процесса и каждый его этап.

• Внедрять автоматизацию (например, через CRM-системы) можно только после того, как процесс вручную отлажен, описан и сотрудники научились по нему работать. Попытка автоматизировать хаос лишь усугубит проблемы.

Приходите в Нескучные: финансовый учет помогает «навести резкость» на процессы 

Прямое управление бизнес-процессами, их моделирование и внедрение — это зона ответственности собственника, а не финдиректора. Однако именно финансовый учет выступает ключевым инструментом мониторинга и контроля, выявляя слабые стороны в рабочих процессах компании. Он подсвечивает ошибки и «белые пятна», за которые нет ответственного исполнителя.

Финучет предоставляет данные для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности. Он снабжает руководителей информацией — основой для планирования и устранения недостатков. Его главная задача — сделать основные процессы прозрачными, а это первый шаг к их автоматизации и совершенствованию системы управления.

Вот несколько кейсов про это: 

• Кейс про проблемы на складе, из-за которых компания потеряла 6,5 млн рублей выручки за год. 

• Кейс про транжирство сотрудников, причина которому — недостаточно полно описанные процессы. 

• Кейс про экономию в туристическом агентстве, где мы научили компанию экономить 2,6 млн рублей на эквайринге благодаря новому процессу оплаты.
    

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓