08 марта 2023
Система

4 главных принципа управления
бизнес-процессами

Что только ни предлагают делать с бизнес-процессами: выстраивать, налаживать, перекраивать, оптимизировать, сокращать… Но мало кто понимает, что из себя представляет бизнес-процесс и как взять его под контроль. Эта статья — как раз про это. 

Что такое процесс? 

Если очень упростить, то процесс — это преобразование входа в выход. Любой процесс можно представить как ящик: вы что-то загружаете в него — деньги, время, сырье, оборудование, может, всё сразу, — а на выходе получаете результат. Например, мы загрузили в ящик время генерального директора «Нескучных финансов» и время редактора и на выходе получили эту статью. 

Если ваш бизнес только запустился и работает первый год, процессы в нем, скорее всего, напоминают черный ящик. Вы что-то в него загружаете, потом происходит магия, и на выходе получается результат. Но так как ящик черный, результат может быть каким угодно. 

Когда в компании отлаженные бизнес-процессы, ящик не черный, а прозрачный. В нем видно, что происходит с загруженными ресурсами, и результат получается измеримым и контролируемым. 

Процессы окружают человека везде, а не только в бизнесе. Например, приготовление борща — это тоже процесс. На входе у вас есть мясо, овощи и специи, а на выходе — готовый суп. Всё, что между этими двумя точками, и есть процесс. 

Как спроектировать процесс в бизнесе

Чтобы спроектировать бизнес-процесс, нужно сделать четыре шага: нарисовать, задокументировать, обучить персонал и убедиться, что персонал научился. Дальше — подробности ↓

Шаг 1. Нарисовать бизнес-процесс. Подойдут программы вроде Miro и Figma. Но если вы ими не владеете, сгодится и обычный Excel — я пользуюсь в основном им, потому что люблю, чтобы процессы были простыми и по возможности линейными.

Пример линейного процесса закупки товара 

Шаг 2. Задокументировать процесс. Неописанный процесс = отсутствие процесса. Создайте к нему инструкцию, регламент, способы оценки качества. Если у сотрудников появляются новые функции — добавьте их в должностные инструкции.

Так выглядит описанный процесс предоставления продукта в НФ

Шаг 3. Обучить персонал работе с процессом. Часто этот шаг пропускают, хотя он очень важный. Любой новый бизнес-процесс в полном виде изначально существует только в голове того, кто его придумал. Вложить его в головы сотрудников — это отдельная история. Подойдут внутренние тренинги или курсы или хотя бы небольшие встречи, где вы сможете объяснить сотрудникам новую последовательность действий по процессу.

Шаг 4. Убедиться, что персонал научился. Это можно проверить с помощью тестов и глубокого контроля на первых этапах запуска процесса. Например, если вы изменили процесс производства товара в цеху, нужно будет приходить в цех и смотреть: действуют ли сотрудники по процессу или работают по старинке? 

Готово! Теперь у вас есть первая рабочая версия бизнес-процесса. В ней всегда заложен большой потенциал для улучшения: упрощения, сокращения, ускорения и так далее. 

Теперь вы знаете, что такое процесс и как его спроектировать. Но прежде чем перейти к принципам управления, нужно разобраться в главном треугольнике бизнеса.

Треугольник «результативность, эффективность, качество». И зачем о нем знать, если взялись за бизнес-процессы 

Главный треугольник бизнеса — это треугольник, на вершинах которого находятся три ключевых для компании показателя: результативность, эффективность и качество. 

Идеальный предпринимательский треугольник процессов равнобедренный — в нем оптимальное соотношение эффективности и результативности и при этом высокое качество. На практике треугольник таким никогда не бывает:

Бывает, что один показатель налажен намного лучше других, бывает, что два держатся на одном уровне, а третий — провисает. Например, мебельная компания может эффективно и результативно производить только 50 диванов в месяц, но если заказов становится больше, появляется брак и недоделки — страдает качество. 

Задача любого собственника — гармонизировать треугольник. Сделать его равнобедренным, конечно, не получится, но избежать явного дисбаланса между вершинами можно.

Гармонизировать треугольник помогают четко налаженные бизнес-процессы. Теперь вы знаете, зачем они нужны. Можно переходить к принципам. 

Принцип 1. Риски должны быть учтены 

Риск — это нежелательное событие вследствие действия или бездействия сотрудников или руководителей, а иногда и самого собственника. Если рисовать предпринимательский треугольник правильно, с вершинами «результативность», «эффективность» и «качество», то внутри у него написано «риски»: 

Хорошо выстроенные бизнес-процессы помогают компании управлять рисками. Если что-то пойдет не так, в процессе всегда должно быть предусмотрено, как действовать. Для этого используют карту рисков — это документ, в котором описано, какой риск может произойти, с какой вероятностью и что делать, если риск наступил. 

Карта рисков в НФ. Во втором столбце мы прописываем риск, а в четвертом даем финдиру алгоритм: как действовать, если он наступил 

Принцип 2. Все ресурсы процесса должны быть четко определены

Существует четыре вида ресурсов. В идеальном процессе они все учтены и оцифрованы. Вот какие это ресурсы.

  • Финансовые — сколько денег нужно компании, чтобы производить продукт или оказывать услугу. 
  • Инфраструктурные — какое оборудование нужно, чтобы получать от процесса результат. Это могут быть компьютеры, станки, программное обеспечение.
  • Трудовые — сколько сотрудников и какой квалификации нужно, чтобы процесс работал.
  • Информационные — какая информация нужна сотрудникам, когда и в каком объеме, от кого и как можно ее получить.  

Задача собственника или руководителя — учесть ресурсы для каждого этапа бизнес-процесса. 

Принцип 3. У каждого процесса должен быть ответственный

Представьте: в торговой компании есть процесс доставки товаров на склад и их отгрузки конечным покупателям. Выглядит этот процесс так: 

оформить заказ на товар → организовать приемку → отгрузить товар на склад → расфасовать товар по коробкам → отправить покупателям 

Однажды собственник узнаёт, что клиент условной «Цикады» не только получил заказ с опозданием, но еще и не весь. Тогда он идет разбираться и начинает с кладовщика. 

  • Кладовщик говорит, что отгрузил то, что ему передала служба логистики. 
  • Служба логистики объясняет, что привезла только то, что было заказано в отделе закупок. 
  • В отделе закупок сообщают что-то еще, что никак не помогает собственнику найти ответственного. 

Схематично так: 

Проблема истории с «Цикадой» в том, что за процесс доставки никто не отвечает. Точнее, есть сотрудники, которые отвечают за какую-то часть бизнес-процесса. А вот человека, который бы отвечал за всё сразу, нет. Если за процесс никто не отвечает, значит, и за организацию спрашивать не с кого. Поэтому одно из важнейших правил для собственников и руководителей — у каждого процесса должен быть ответственный:

Ответственный за бизнес-процесс — это человек, с которого собственник спрашивает не за рядовые операции типа оформления заказа или доставки товара до склада. С ответственного за процесс спрашивают результат. В случае с «Цикадой» результат — это довольный клиент, который получил свой заказ в срок и в полном объеме. Не получил? Спрашиваем с ответственного. 

Принцип 4. У каждого шага должен быть ответственный

Когда вы определили, кто отвечает за бизнес-процесс целиком, наступает пора разобраться с ответственными за шаги. И здесь в первую очередь нужно вникнуть в различия между процессом и проектом. 

  • Проект — это конечный процесс, разовая работа, которая должна быть выполнена к определенному сроку. Цель проекта — создать уникальный продукт, услугу или другой результат. У участников проекта есть задачи, и если они их последовательно выполняют, то приходят к успеху. Например, задача — это составить дорожную карту, написать текст для лендинга или разослать приглашения на мероприятия по клиентской базе имейлов.
  • Процесс — повторяющаяся последовательность действий, направленная на достижение цели. В процессе у участников нет задач, но есть функции. Например, функция кладовщика — это постоянная актуализация данных о товарах на складе и их формирование в заказы. 

Иногда предприниматели говорят: «У двух моих сотрудников одинаковые задачи, поэтому они делят ответственность пополам». Это неверный подход. У логиста и кладовщика могут быть смежные задачи — например, они вместе могут заполнять накладные и проводить приемку. Но при этом функции у них разные. Логист будет отвечать за функцию доставки товаров до склада, а кладовщик — за хранение и формирование заказов. 

Если вы начали прописывать ответственных за шаги и в один квадратик хочется вписать сразу двух и даже трех человек — это красный флаг. Значит, надо переосмыслить шаг, четче разграничить обязанности и найти того сотрудника, который в большей мере отвечает за результат на данном этапе. 

Важно, чтобы в процессы одного отдела не примешивались сотрудники из других отделов. Для руководителя это делает процесс непрозрачным. 

Приходите в Нескучные: финансовый учет помогает «навести резкость» на процессы 

Финдиректор не занимается построением процессов в компании — простите, но это все-таки задача собственника и руководителей. При этом финучет всегда подсвечивает слабые места в процессах бизнеса, находит неточности и те шаги, за которые никто не отвечает. А еще финучет снабжает собственника и руководителей информацией — то есть важнейшим ресурсом при принятии решений. Можно сказать, что финучет делает процессы прозрачными. Вот несколько кейсов про это: 

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓

Увидите, где вы теряете до 40% прибыли

Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей




    Для собственников бизнеса с выручкой от 5 млн рублей в месяц

    ✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!

    В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.

    #бизнес-процессы #менеджмент #управление #эффективность
    Опубликовано: 08.03.23 Просмотров: 3 840

    Читайте также

    Бесплатно
    Барсетка: 16 шаблонов для финучета
    Бесплатно
    Управленка: курс по финансам
    Бесплатно
    Деньги под контролем: курс по ДДС
    Бесплатно
    Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс