«Нескучные постоянно говорят: мол, надо внедрить такой отчет, надо внедрить сякой отчет. Ну окей, начну я вести в своей компании учет. Но как мне понять, что я действительно внедрил какой-нибудь ДДС или ОПиУ?» — спрашивают нас. Отвечаем!
В этой статье мы поможем четко понять, по каким признакам можно определить, что тот или иной инструмент учета действительно внедрен и работает так, как должен. Для этого у нас есть шесть критериев «внедренности».
1. Инструмент адаптирован под нужды компании
Если используете шаблон инструмента вслепую, то вряд ли сможете быстро найти нужные параметры. Следует изменить названия статей, количество кошельков и все остальное, чтобы отчет был полезным. Например, финмодель не учитывает сезонность по умолчанию, но если продажи вашей компании зависят от времени года, нужно добавить зиму и лето в шаблон.
Отчет должен отражать финансовые параметры именно вашей компании, поэтому не стесняйтесь менять шаблон так, чтобы вы знали о своем бизнесе все, а поиск информации занимал секунды.
2. Инструмент описан в регламенте учета
Есть такой документ — регламент учета. В нем прописано, кто и когда должен вносить и собирать данные для отчетов. Регламент разрабатывает финдиректор или собственник.
Что в регламенте:
- когда нужно предоставить отчет;
- кто ответствен за ведение и заполнение;
- откуда берутся данные для отчета.
Вести учет без регламента — каторга, потому что никто кроме вас не будет толком знать, как правильно его вести. Регламент снимет с вас тонну работы по сбору цифр, а еще позволит легко передать ведение учета другому сотруднику, если вдруг понадобится. Пример регламента →
Чтобы забрать регламент себе, сделайте копию: Файл → Создать копию.
3. Инструмент используют сотрудники
Более того: они его используют для повышения эффективности работы. Давайте рассмотрим это на примерах конкретных инструментов.
Лист учета сделок. Менеджеры по продажам в своевременно вносят данные в лист учета сделок. Это им нужно, чтобы учитывать, сколько отгрузок сделали, отслеживать, выполняется ли план по продажам.
Учет заказов. Этот инструмент упрощает жизнь сотруднику — и снижает вероятность косяков. Помогает формировать заказы на поставку товаров. С помощью учета заказов сотрудник может понять, поместится ли заказанный товар в контейнер — а еще благодаря этому инструменту он не сделает ошибок при расчете таможенных пошлин и логистики.
Операционный отчет. Персональный инструмент сотрудника. Благодаря операционному отчету сотрудники видят, выполнил ли каждый из них план на месяц, какой % с продаж получат, если выполнили план, отследить, насколько они эффективно поработали и проанализировать — можно ли было сделать лучше и больше за этот период.
Этот инструмент помогает сотрудникам контролировать свой рабочий день.
4. Инструмент показывает правду о работе компании
Тут все понятно: если у вас в ДДС написано, что на счетах компании лежит 300 000 рублей, а на деле там 150 000 — дело идет к кассовому разрыву.
Регулярно устраивайте проверки: сравнивайте фактические данные с данными из таблиц. Если не совпадает — спрашивайте с ответственных за ведение отчетности.
Как их наказывать за несовпадение, решайте уже сами :—)
5. Отчет собирается вовремя
Пробовали когда-нибудь планировать месяц 15 числа этого же месяца? Если пробовали, то понимаете: это полная фигня. Если не пробовали, то и не пробуйте.
Правило: до 5 числа каждого месяца отчетность должна быть готова. И так каждый месяц. Только при таком раскладе информация будет актуальной и инструменты смогут выполнять главное предназначения: помогать в принятии управленческих решений.
6. Инструмент помогает принимать управленческие решения
Собственно, самое главное. Если вы вовремя собираете правильные цифры, медитируете на них полчаса и забиваете — инструмент не внедрен. Можете перестать его вести, не тратьте время.
Должно быть так:
Увидели в ДДС, что возросли траты на офис → Раскурочили эти траты → Обнаружили, что сотрудник Волков съел печенья на 10 000 рублей → Подарили книгу «Как перестать жрать».
Составили платежный календарь → Увидели, что 13 числа грозит кассовый разрыв → Уговорили клиента заплатить пораньше, без отсрочки.
Посмотрели в баланс → Увидели, что месяц за месяцем все больше денег висит в запасах → Приняли решение распродать неликвид со скидками.
Все 6 пунктов — про меня. Можно расслабиться?
Можно, но не сильно. Бизнес — это живой организм, он постоянно меняется. Если вы сегодня сходили на обследование и врач сказал, что у вас все отлично, это не значит, что вам больше никогда не надо посещать врачей, правда? То же и с бизнесом.
Инструменты учета должны использоваться на постоянной основе — они помогают проконтролировать, все ли хорошо, и вовремя принять меры, если что-то в компании идет не так. Если бизнес меняется, меняется и инструмент, который вы внедрили.
Например, компания сначала занималась только поставками оборудования, а теперь решила, что неплохо было бы взяться за новое направление — монтаж оборудования.
Давайте посмотрим на примере ДДС и ОПиУ, как меняются эти инструменты, если бизнес изменился.
ДДС:
Предположим, мы открыли новую точку и хотим видеть статьи расходов по ней отдельно — значит, добавляем статьи в ДДС. Плюс мы открыли новый расчетный счет. Соответственно — добавляем новый кошелек.
ОПиУ:
Открыли новое направление — добавляем его в отчет. Давайте сравним.
Было
Стало
***
Если хотите грамотно внедрить инструменты учета, лучше всего обратиться к финансовому директору. Нет своего финдира? Ничего, мы поможем: наша команда готова поработать для вас на аутсорсе.
