Когда мы начинаем работать с финучетом в компаниях, то первым делом собираем базовые отчеты. Тем самым мы оцифровываем компанию. И вот благодаря этой оцифровке почти всегда удается найти серьезную утечку денег, а то и не одну.
В этой статье рассказываем, куда чаще всего утекают деньги бизнеса. Предлагаем проверить, нет ли в вашей компании таких «утечек», и, если есть, поскорее их устранить.
Причина 1. Нерентабельные проекты
Нерентабельные проекты — это те, что не приносят компании прибыли, или приносят, но мало. Другими словами, не окупаются.
Проекты могут быть нерентабельными по разным причинам. Например, могут потребоваться дорогие материалы, расходы на которые съедят всю прибыль. Или окажется, что для выполнения проекта нужно донанять сотрудников, заморочиться с логистикой или складом. Но чаще проблема в том, что компания не планирует работу заранее, а соглашается на все проекты без понимания, какие из них прибыльные, а какие — нет, и поэтому теряет деньги.
Например, перед менеджером архитектурного бюро стоит выбор: взять заказ за 1 млн рублей или заказ за 500 000 рублей. Кажется, все просто: полмиллиона меньше, чем миллион, поэтому нужно брать первый заказ.
В этот момент менеджер совершает ошибку, потому что не учитывает время, нужное для выполнения проекта. Он не задумывается, что на проекте за миллион всей команде придется пахать четыре месяца, а второй проект можно сдать за месяц и двигаться дальше:
Может случиться и наоборот: компания будет отказываться от крупных прибыльных проектов, потому что все сотрудники уже заняты в менее прибыльных:
Что делать. Не браться за нерентабельные проекты поможет планирование и расчеты по каждому проекту до начала работы. Рассчитывать рентабельность удобно в калькуляторе из Барсетки:
Еще здорово проводить аналитику по всем проектам, клиентам и направлениям, чтобы вовремя от них отказываться. Потому что может случиться так, что прибыльный проект со временем станет убыточным, или наоборот. Аналитика поможет отследить такие изменения и не вкладывать деньги в проекты, которые прибыли не принесут.
Причина 2. Огромные дивиденды
С дивидендами может быть две проблемы:
собственник знает чистую прибыль и всю выводит как дивиденды. Тогда не остается денег на развитие компании и подушку безопасности. Одна непредвиденная трата — и придется лезть в долги и кредиты, вкладывать личные деньги;
собственник не знает чистую прибыль и выводит дивиденды интуитивно. Хорошо, если выводит скромно, но может ведь выводить и помногу. Например, у компании чистая прибыль 300 000 рублей, а собственник забирает дивидендами 500 000.
Вот собственник вывел дивиденды, а потом бах — не хватило на зарплаты. Если дивиденды еще не потрачены, можно вложить их обратно в бизнес. Но если потрачены — бери кредит, занимай у родственников, продавай то, что купил на дивиденды.
И так по кругу: стресс, нервы, кассовые разрывы, кредиты и ощущение, что бизнес постоянно требует вложений. Так компания теряет деньги, если собственник выводит из бизнеса слишком большие дивиденды.
Что делать. Поможет еще одно правило: дивиденды не должны быть больше чистой прибыли.
Сумму дивидендов можно зафиксировать и привязать к чистой прибыли. Это не позволит собственнику выводить из бизнеса больше, чем он заработал.
Причина 3. Дорогие корпоративы, шикарный офис и Гринфилд Спринг Мэлоди
Зарплата управляющего персонала, аренда и обслуживание офиса, оплата интернета, связи, корпоративов — все это административные расходы. Иногда они незаметно разрастаются так, что съедают чистую прибыль и могут завести компанию в убыток. Вот случаи, когда административные расходы необоснованно завышены:
корпоративы в Сочи и коньяк десятилетней выдержки на все праздники;
аренда дорогого и роскошного офиса, чтобы конкуренты завидовали;
подписка на миллион курсов, которые никто не проходит;
лучший кофе, Гринфилд Спринг Мэлоди и свежайшие круассаны на корпоративной кухне;
Весь этот шик — вовсе не плохо, но только в случае, если деньги на него тратятся осознанно и подконтрольно. Если красивая жизнь требует слишком больших трат, от нее лучше отказаться.
Короче, компания теряет деньги на том, что не может себе позволить или чем не пользуется. При этом некоторые административные расходы можно безболезненно урезать: например, отписаться от всех курсов и перейти с круассанов на печенье. Возможно, сотрудники этого даже не заметят, а компания перестанет терять деньги.
Что делать. Поможет планирование административных расходов на основе трат в предыдущие месяцы и отслеживание динамики. Если в обычный месяц на административные расходы уходит 150 000 рублей, а потом вдруг 400 000 — это повод выяснить, почему возросли расходы и обоснованно ли потратили лишние деньги:
Причина 4. Слишком высокие зарплаты
Представим рекламное агентство, в котором зарплаты менеджеров по продажам зависят от суммы сделки. Чем дороже проект, тем больше у менеджера зарплата. Но может случиться так, что проект дорогой, но неприбыльный:
Если дорогих, но неприбыльных проектов много, зарплата менеджера будет расти, а прибыль — нет. Так компания теряет деньги на зарплатах, премиях и бонусах.
Может случиться, что зарплата у сотрудника будет больше, чем у самого собственника бизнеса. Чтобы этого не произошло, нужно следить за соотношением выручки и денег, которые идут в фонд оплаты труда. Если выручка у компании 10 млн рублей, то на зарплаты уходит 1 млн. Но если выручка упала до 1,5 млн, а на зарплаты по-прежнему тратится 1 млн — что-то тут не так.
Что делать. Пересмотреть систему оплаты труда — привязать зарплаты к прибыли или перейти на фиксированную ставку. И, конечно, следить за изменением оплаты труда.
Причина 5. Не самые выгодные цены на материалы
Деньги, которые компания тратит напрямую на производство товаров, — это прямые расходы. В них обычно включают стоимость сырья и материалов, зарплаты рабочим. Про зарплаты уже все ясно, поэтому можно поговорить про сырье и материалы.
Например, у собственника мебельной компании есть выбор в покупке материалов: можно заказать брус дуба из другого города и платить за доставку. А можно заказывать не дуб, а сосну, и не в другом городе, а на ближайшей лесопилке, и так сэкономить.
Компания теряет деньги на прямых расходах, когда выбирает не самые выгодные цены на материалы — например, когда одинаковые шурупы стоят у двух поставщиков по-разному, а компания выбирает самый дорогой вариант, потому что про дешевый просто не знает.
| Про дорогие закупки у нас есть отдельный кейс: «Как мы вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн рублей в месяц» |
Что делать. Контролировать снабжение и постоянно мониторить рынок: может появиться поставщик с более выгодными ценами. Если такой появился, сразу оптимизировать расходы.
Выставить лимит по основным расходам. Например, считать, чтобы на них уходило не больше 40% от выручки.
Причина 6. Склад забит неликвидным товаром
Собственник строительной компании закупает материалы в начале каждого сезона, но не всегда успевает использовать всё. Вот, например, 10 блоков красного кирпича лежат на складе уже второй год, пока все строят из желтого. За это время кирпич не становится лучше — наоборот, трескается и крошится. Из-за этого теряет в цене: потрескавшийся кирпич уже не продать по той же стоимости, по которой его покупали.
Сейчас красный кирпич для бизнеса — неликвидный товар. На него нет спроса, поэтому он пылится на складе, портится и дешевеет. В каждом таком кирпиче заморожены средства: формально деньги принадлежат компании, но пользоваться ими нельзя.
Ситуация, когда склад забит неликвидным товаром, характерна для компании с большим оборотом. Товаров много, продаж много, а следить за остатками на складе некогда.
Что делать. Провести инвентаризацию остатков — то есть отследить, что лежит на складе и как давно. В дальнейшем стоит проработать вопрос закупок, чтобы пополнять склад только тем, что реально нужно, и в оптимальном количестве.
Короче говоря, превращать склад из заплывшего Кости Воронина в поджарого, сухого Арнольда Шварценеггера.
Причина 7. Большие отсрочки для клиентов
Если проект дорогой, клиенты строительной компании просят отсрочку — то есть возможность оплатить работу не в день сдачи проекта, а через какое-то время. Например, дом сдадут клиенту в сентябре, а все деньги за него придут только в ноябре. Это значит, что зарплаты строителям и другие расходы собственник оплатит из денег компании, а не заказчика.
Если проектов с большими отсрочками много, компания может по несколько месяцев сидеть без денег, но при этом постоянно работать. Это значит, что нужно оплачивать аренду офиса, склада, выдавать зарплату, закупать материалы. Собственник думает так: «Сейчас денег нет, но уже скоро будут. А сейчас, чтобы всем заплатить, возьму кредит и заплачу проценты — ничего страшного». Готово, компания потеряла деньги на процентах по кредиту, без которого вполне можно было обойтись.
Что делать. Следить за дебиторской задолженностью, то есть за теми деньгами, которые клиенты должны компании.
Еще один показатель — это оборачиваемость дебиторской задолженности. Она показывает, за сколько дней компания получает от клиентов деньги за выполненные работы.
Следить за отсрочками поможет платежный календарь. Он предупреждает, когда из-за отсрочки у компании может случиться кассовый разрыв:
Причина 8. Компания работает не в полную силу
Вот у строительной компании есть самосвал, чтобы перевозить песок и щебенку на объекты. В день он должен делать три рейса. Если рейсов меньше, на каком-то из участков стопорится работа, сроки сдвигаются, расходы растут, а прибыль падает:
Если самосвал делает не три рейса, а один, то приносит компании 30 000 ₽ вместо 50 000 ₽. Его загрузка при этом всего 33%, хотя нужно 100%.
В управленческом учете это называется недозагруженным производством — когда простаивают машины, станки или бездельничают сотрудники. При недозагруженном производстве компания не получает тех денег, которые могла бы заработать, если бы все в ней работало в полную силу.
Что делать. Ввести нормы и следить за их фактическим выполнением. Например, самосвал должен делать 100 рейсов в месяц, а сделал 90. Это значит, что норму он выполнил на 90%, и на столько же процентов он был загружен.
В каждом бизнесе свои нормы — строгих стандартов нет
Было бы здорово, если бы для каждой проблемы был «коридор нормальности». Вот видишь, что на зарплаты ушло 30% выручки, и понимаешь: все хорошо. Увы, никаких норм тут нет. Строительная компания отдаст зарплатами 30%, а айти-стартап — все 85%, и это тоже будет нормально.
Никаких стандартов нет. Зато есть управленческий учет. Он помогает разобраться, какие цифры для бизнеса нормальны, а при каких компания идет ко дну, и пора срочно что-то менять.
