Анатомия идеального онбординга: как мы встречаем новичков

Качественный онбординг помогает сэкономить компании время и деньги. Если новый сотрудник адаптировался, он работает эффективнее, меньше испытывает стресс и по окончании испытательного срока чаще принимает решение остаться в новой команде. В статье рассказываем, из каких этапов состоит идеальный онбординг, кто из сотрудников должен его проводить и как понять, удачно ли он прошёл. Плюс добавили чек-лист, график и примеры из практики Нескучных.

Содержание

Что такое онбординг и зачем он нужен

Каким компаниям нужен онбординг

Какие виды онбординга существуют

Сроки проведения и этапы онбординга

Какие сотрудники участвуют в онбординге

Инструментарий онбординга: что должно быть в арсенале

Как понять, что онбординг прошел удачно

Анатомия идеального онбординга: частые вопросы соискателей

Анатомия идеального онбординга: в двух словах

Поможем развиться в карьере финансиста

Что такое онбординг и зачем он нужен 

Добро пожаловать на борт! Именно от словосочетания «on board» (на борт) происходит слово онбординг. Компания — тоже своего рода корабль, и новичку на судне нужна инструкция: где что находится, к кому обратиться в случае проблем, а самое главное — что и как делать. 

Онбординг — поэтапное вовлечение сотрудника в рабочую и социальную жизнь компании. Этому процессу около 50 лет: сначала так на сленге стали называть адаптацию в зарубежных компаниях в 1970-х годах. Тогда ввод новичка был кратким, в духе «вот твой стол, это твои коллеги, там у нас туалет, а вот здесь кофе и печеньки». Однако сейчас онбординг — это комплексный процесс длиной в несколько месяцев.

Основные задачи онбординга:

• обучить. В каждой компании свои нюансы. И даже опытному сотруднику нужно время, чтобы узнать и привыкнуть к кругу своих обязанностей, к механикам работы;

• вовлечь в рабочий процесс. Сотрудник знакомится со структурой компании, корпоративными традициями, ценностями, с возможностями роста и системой поощрений;

• адаптировать к коллективу. Сюда входит знакомство с коллегами, форматом общения, со структурой компании. 

• повысить эффективность работы. Когда сотрудник понимает, что делать и к кому обратиться за советом, он работает продуктивнее. В этом и есть цель обучения и адаптации.

• удержать. Если новичок быстро влился в работу, он с большей вероятностью останется в команде, чем тот, кто с трудом втягивается в процесс.

Каким компаниям нужен онбординг

Ответ прост: всем без исключения работодателям, от заводов и клиник до магазинов и юридических фирм. Чем больше компания, тем более структурным и продуманным должен быть онбординг.

Какие виды онбординга существуют 

Формальный. Это фундамент онбординга. Главная его задача — донести информацию до новичка. Формальный онбординг включает список регламентов и процедур, которые новый сотрудник должен усвоить. 

Неформальный. Этот формат вполне может быть структурным, и регламенты в нём тоже есть. Однако этапы представлены в игровой форме. Тесты, квесты, игры — простор для коммуникаций в команде! Так новые сотрудники быстрее проникаются ценностями компании.

Многие работодатели сейчас переходят на автоматизированный онбординг. Он значительно упрощает жизнь развивающихся компаний, где штат активно растёт, а также работодателей, где сотрудники работают в удалённом формате. 

Мы в Нескучных уже давно освоили этот формат. Портал «Помогатор» — универсальная дорожная карта для новичков. Здесь есть всё, от принципов работы и контактов сотрудников до анонсов событий.

Сроки проведения и этапы онбординга

В среднем период онбординга совпадает с испытательным сроком в компании и длится от нескольких дней до нескольких месяцев.

Предварительный этап или пребординг — 2 недели. Когда соискатель уже принял предложение о работе, но первый рабочий день ещё не начался, HR-отдел выходит на связь. Будущему сотруднику уместно отправить:

• приветственное письмо, 

• атрибуты с корпоративной символикой,

• пароль от почты.

Кандидат начнёт интегрироваться в команду. В этот же период компания занимается подготовкой рабочего места и плана задач для сотрудника. К первому его рабочему дню всё должно быть готово.

Основной ввод — 1-3 месяца, но бывает и дольше. В Нескучных, например, он длится обычно от 2 до 3 месяцев. Однако всё зависит от должности. Так, финансовые директора в нашей компании входят в курс дела за пять недель, а сотрудники бэк-офиса — до полугода.

В основной период онбординга входит:

• Начало работы. Знакомство с обязанностями, регламентами.

• Ввод в должность. Обучения и практикумы непосредственно по профилю сотрудника. Первые задачи. 

• Оценка результатов работы и построение дальнейших планов развития.

Вот как может выглядеть график онбординга:

Чтобы быть готовым к приему нового сотрудника, рекомендуем сверяться с чек-листом:

• рабочее место: проверьте техническое оснащение. Если сотрудник будет работать в офисе — есть ли у него компьютер, кресло и рабочий стол. Если дистанционно — подготовлен ли рабочий профиль: почта, допуск в корпоративные программы;

• вводные материалы: подготовьте подборку данных с корпоративной политикой, инструкциями, контактами ключевых сотрудников и другими полезными данными: это могут быть письменные файлы или корпоративный портал;

• наставник (или бадди): выберите опытного сотрудника, который будет помогать новому коллеге в первые дни работы. Объясните новоиспеченному наставнику его задачи;

• план онбординга: составьте календарь основных этапов ввода: какие задачи в какой период новичок должен решить. Включите в календарь график встреч и тренингов — для обучения и обратной связи.

Какие сотрудники участвуют в онбординге

HR-отдел. Он занимается пребордингом и начальным этапом ввода. Если компания большая, для онбординга выделяют отдельного специалиста. 

Руководитель отдела, куда принимается сотрудник. Он, как правило, делегирует новичку задачи, участвует в обучающих тренингах и даёт обратную связь по результату.

Сотрудники профильного отдела в роли наставника помогают на практике освоить рабочие процессы. Персональный менеджмент на вводном этапе — мировая практика. И у нас в НФ она есть во всех отделах.

Инструментарий онбординга: что должно быть в арсенале компании

Онбординг — процесс индивидуальный. Однако в арсенале компании есть универсальные заготовки, которые значительно упрощают подготовку:

• HR-платформа для ввода сотрудников с корпоративными ценностями и контактами;

• welcome-тренинг — программа, которая помогает новичкам понять культуру, ценности, цели и основные процессы компании; 

• обучающие видео для сотрудников различных отделов по профильным вопросам;

• чат-боты c ответами на самые распространенные вопросы сотрудников. В интернете можно скачать универсальные чат-боты, подкорректировав их под свои задачи;

• KPI для сотрудников на период онбординга. Обычно эти метрики отличаются от стандартных KPI; 

• окно обратной связи. Полезно не только для новичков, но и вообще для всех сотрудников. В Нескучных такую практику ведёт руководитель отдела подключения партнеров НФ Мария Климова. Ей можно не только отправить вопрос дистанционно, но и получить ответы лично, записавшись на встречу в специально выделенное время.

Как понять, что онбординг прошел удачно

По результатам выполнения задач. Они могут оцениваться по факту выполнения или по более сложной системе. Например по KPI. 

По обратной связи от сотрудника. Он тоже должен быть доволен результатом. Если работник влился в работу и готов остаться в компании, цель достигнута.

Анатомия идеального онбординга: частые вопросы соискателей

Онбординг и адаптация — есть ли разница?

Адаптация — это более масштабный процесс, чем онбординг. Его задача — добиться показателя минимального уровня стресса сотрудника и максимальной производительности. 

Для оценки эффективности адаптации можно использовать специальный показатель Retention Rate, или коэффициент удержания клиентов.

Например, если из 100 зарегистрировавшихся пользователей через месяц 40 все ещё активны, то Retention равен 40%. В Нескучных он составляет 55%, и это отличный показатель с учётом высоких требований: решение принимают обе стороны — и сотрудник, и его руководитель. 

Также для оценки адаптации сотрудников в компании измеряется  процент оттока сотрудников на испытательном сроке, скорость вхождения в должность и выхода на полную нагрузку с клиентами.

Когда компании для онбординга уже нужен отдельный специалист?

Когда в штате уже больше 50 человек, ей нужен отдельный менеджер по персоналу, который будет заниматься «кухней» адаптации сотрудников. Если таких возможностей нет, золотая середина — брать HR-специалиста на аутсорс. Расходы на него меньше, чем на специалиста в штате, но эффект от работы выше, чем от непрофильного работника, на которого взваливают задачу онбординга.

Анатомия идеального онбординга: в двух словах

• Онбординг — это поэтапное вовлечение сотрудника в рабочую и социальную жизнь компании. Процессу всего около 50 лет. Первый онбординг был очень кратким. Сейчас это комплексный процесс длиной в несколько месяцев.

• Онбординг бывает формальный (список регламентов и процедур) и неформальный: тесты, квесты, игры — простор для коммуникаций в команде! Так новые сотрудники быстрее проникаются ценностями компании.

• В среднем период онбординга совпадает с испытательным сроком в компании и длится от нескольких дней до нескольких месяцев. Некоторые работодатели ограничиваются предварительным этапом — пребордингом. Другие же продлевают пребординг до полугода.

• Результат онбординга состоит из двух частей. Первая — оценка продуктивности новичка по факту выполнения или по более сложной системе. Например по KPI. Вторая часть — обратная связь от сотрудника. Если работник влился в работу и готов остаться в компании, цель достигнута.

• Важно отслеживать прогресс адаптации на протяжении всего процесса. Даже если онбординг не привел к полноценной работе, не стоит прерывать коммуникацию. Завершающее экзит-интервью или встреча 1:1 с руководителем поможет завершить сотрудничество конструктивно, сохранить лояльность сторон, сформировать кадровый резерв и укрепить бренд работодателя.

Поможем развиться в карьере финансиста

Хотите начать или продолжить карьеру в сфере финансов? Узнайте свой уровень подготовки. Проходите тестирование от Нескучных финансов и получайте рекомендации, с чего начать свой путь и какие навыки прокачать, чтобы быть востребованным.