Эта история — антикейс: в центре внимания проблема, а не решение. Задача таких историй — показать, как не надо делать, и предостеречь бизнес от ошибок.
Речь пойдет об онлайн-школе для взрослых, назовем ее «Алохомора». Сюда взрослые приходят учиться, чтобы получить навыки и потом на них зарабатывать. И им не важны формальные вещи: корочка, сертификат, диплом. Главное — с поддержкой куратора пройти обучение и наработать навыки. Это важная деталь, пригодится нам позже. А пока — к истории.
«Алохомора» — выдуманное название, мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. А вот история — чистая правда.
Немного вводных: первые три месяца все шло отлично
Итак, сначала немного общей информации о компании:
- онлайн-школа для взрослых;
- есть разные направления обучения;
- есть возможность получить практику, но уже за отдельную плату;
- быстрорастущий бизнес.
Изначально пришли в Нескучные, чтобы внедрить управленческий учет. «Алохомора» быстро росла и понимала, что если и дальше использовать кассовый метод учета, ничего хорошего не выйдет.
Если не знаете про кассовый и начисленный методы, то вот видео, которое все объясняет за 15 секунд:
Собственник хотел грамотно вести бизнес, даже пытался сам внедрить ДДС. И мы взялись ему помогать с этой задачкой:
- Внедрили три базовых отчета — ДДС, ОПиУ и баланс. Плюс учет дебиторки и кредиторки.
- Начали работать над чистой прибылью — растить выручку, а расходы удерживать на том же уровне.
- Удвоили выручку при тех же расходах к третьему месяцу работы.
Казалось бы: все идет отлично, нужно лишь продолжать. Так и могло бы быть, но «Алохомора» решила сделать кое-что без участия финдира — предложить ученикам рассрочку.
Решили давать рассрочку: 50% до старта курса, 50% позже
Компания, не посоветовавшись с финдиром, решила предлагать ученикам рассрочку: половину стоимости вносишь до старта курса, остаток — после прохождения 50% курса. В теории звучит неплохо: проще продавать, можно быстрее и чаще собирать деньги с учеников. Но вот на практике что-то пошло не так.
👍 Как это должно было работать: к примеру, в курсе 12 уроков, он стоит 20 000 рублей. Ученик вносит 10 000 рублей и получает доступ к первым 6 урокам. Проходит, ему все нравится и он вносит следующие 10 000 рублей, чтобы открыть и пройти оставшиеся уроки.
👎 Как это работало на самом деле: ученики вносили первый платеж, проходили 6 уроков и бросали курс. При этом они не считали, что что-то должны «Алохоморе»: оплатили 6 уроков, прошли 6 уроков, какие тут могут быть долги?
🤔 Почему так получилось: у большинства взрослых не так высока мотивация, как можно было бы подумать. Плюс у них есть куча других, более приоритетных дел: работа, семья, помощь родителям, здоровье. И чтобы пройти курс полностью, им нужно приложить значительные усилия. А вот бросить курс очень просто, особенно когда:
- ученик еще не оплатил остаток уроков — бросать не жалко, потому что ничего не теряешь;
- ученику не нужны корочка, сертификат или диплом — нет жесткой необходимости проходить курс на 100%.
К тому же половина уроков не дает такой ценности, как целый курс. И из-за этого цена может показаться ученику слишком высокой.
Поэтому, когда менеджеры обзванивали половинщиков, те совсем не спешили вносить остаток платежа и возвращаться к курсу. По сути эти звонки были не работой с дебиторкой, а новой продажей оставшейся половины курса. И работать с этим нужно было отделу продаж, а не сборщику дебиторки.
Оплату за вторую половину курса ученики не спешили вносить, и за три недели «Алохомора» накопила дебиторку в размере месячной выручки — это около 2 млн рублей.
Через три недели увидели дебиторку — почти 2 млн рублей
Финдир все это время был не в курсе нововведения с рассрочкой: в «Алохоморе» посчитали, что продажи — отдельно, а финансы — отдельно. Но как раз тогда случились три события.
- Финдиректор собирала баланс и увидела, что очень много денег компании заморожено в дебиторке.
- Компания попала в кассовый разрыв.
- И у собственника возник вопрос: почему прибыль есть, а денег нет?
В итоге все вместе стали разбираться в причинах, и финдиректор узнала о рассрочках. Проанализировала ситуацию и объяснила собственнику последствия:
- продажи половины курса без мотивации его оплачивать и проходить полностью — это фактически снижение среднего чека компании;
- денег компания стала собирать меньше, а расходов стало больше —количество учеников выросло, за ним выросли расходы на кураторов, продажников;
- дебиторка получилась неликвидной — большая часть половинщиков вряд ли вернется, чтобы оплатить остаток курса.
Такие дела. Теперь нужно было как-то исправлять ситуацию — но это уже совсем другая история.
Что делать, чтобы не создавать себе невозвратную дебиторку
1. Проиграть на финансовой модели будущего периода, сколько дебиторки может себе позволить бизнес, чтобы не попасть в кассовый разрыв. И затем согласовать эту сумму с маркетинговым и производственным планами.
2. Вести учет дебиторки и кредиторки, чтобы видеть текущее состояние дел.
3. Определить лимиты по доле рассрочки в чеках и количество самих рассрочек: в днях, штуках. Проще говоря, прописать коммерческую политику компании.
4. Проводить план-фактный анализ по определенным лимитам. Не раз в месяц, а почаще: раз в неделю или каждые две недели.
5. Не принимать решения, не посоветовавшись с финансовым директором. Потому что любые решения в бизнесе — это про деньги и прибыль, а не просто так.
