Аренда автомобиля у сотрудника: как правильно оформить и отразить в учёте

Собственный автопарк — дорогое удовольствие для бизнеса. А что, если сотрудники готовы предоставить свои автомобили для рабочих нужд? Это кажется идеальным решением: собственник экономит на покупке машин, а сотрудники компании получают дополнительный доход. Но аренду нужно правильно оформить, а кроме этого учесть все налоги и страховые выплаты.

В статье разбираем пошаговый алгоритм оформления договора аренды, какие налоги и взносы за аренду нужно выплачивать в 2025 году и как правильно отразить аренду авто в управленческом учёте.

Содержание

Как оформить аренду автомобиля у сотрудника

Налоги и страховые взносы при аренде авто у сотрудника в 2025 году

Как отразить аренду автомобиля в управленческом учёте

Аренда авто у сотрудника: ответы на частые вопросы

Аренда автомобиля у сотрудника: кратко

Поможем внедрить управленческую отчётность для роста прибыли

Как оформить аренду автомобиля у сотрудника

Разберём два варианта: аренду без экипажа и компенсацию за использование авто.

Вариант 1. Аренда автомобиля без экипажа.

Суть: компания арендует автомобиль у сотрудника и сама оплачивает ГСМ, ремонт, страховку.

Как оформить:

• Заключить договор аренды (ст. 633 ГК РФ). Шаблон договора можно скачать здесь.

В нём указать:

→ Срок аренды.

→ Размер арендной платы.

→ Обязанности сторон (например, кто оплачивает ремонт).

• Составить акт приёма-передачи авто (подтверждает, что сотрудник передал машину компании).

• Учёт расходов.

→ Арендная плата включается в расходы по налогу на прибыль (ст. 264 НК РФ).

→ ГСМ, ремонт, страховка — также учитываются как затраты, если подтверждены документами (чеками, актами).

Вариант 2. Компенсация за использование личного автомобиля.

Суть: сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, а компания выплачивает ему компенсацию.

Как оформить:

• Издать приказ о назначении компенсации (ст. 188 ТК РФ).

• Заключить соглашение к трудовому договору с размерами выплат.

Лимиты для налогообложения (Постановление № 92):

• Для авто с двигателем до 2000 см³ — 2400 руб./мес.

• Свыше 2000 см³ — 3000 руб./мес.

Учёт расходов:

→ В пределах лимитов — учитываются в расходах по налогу на прибыль.

→ Сверх лимитов — выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу.

Компенсация подходит для небольших выплат в пределах лимитов. Если компенсация превышает нормы, оформите часть выплат как аренду, а часть — как возмещение затрат (например, на бензин по чекам). Это снизит налоговые риски.

Аренда без экипажа выгоднее, если нужно учесть все расходы и снизить налог на прибыль. О налогах расскажем ниже.

Какие налоги и страховые взносы платить при аренде авто у сотрудника в 2025 году

Если компания арендует автомобиль у сотрудника, важно правильно оформить выплаты, чтобы избежать налоговых рисков. Рассмотрим, как учитываются налоги и взносы в двух вариантах: когда выплата оформляется как компенсация за использование личного транспорта и как договор аренды.

Вариант 1. Налогообложение при компенсации за использование личного авто.

Компенсация за эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях считается доходом сотрудника. Компания обязана удержать 13% НДФЛ (для резидентов) или 30% (для нерезидентов) с суммы компенсации.

Если компенсация превышает нормативы Минтранса (например, 2400 руб. для легкового авто), сумма сверх лимита облагается страховыми взносами и НДФЛ.

Вариант 2. Налогообложение при оформлении договора аренды.

Если компания заключает с сотрудником договор аренды автомобиля, выплаты регулируются иначе. Арендная плата — это доход сотрудника от сдачи имущества в аренду. Компания удерживает НДФЛ (13%) и перечисляет его в бюджет.

Арендные платежи компания может учесть в расходах, если аренда экономически обоснована и документально подтверждена (путевые листы, акты выполненных работ).

Страховые взносы не начисляются, так как аренда — это не трудовые отношения.

Суммы сверх норм Минтранса (например, 2400– 3000 руб. для легковых авто) могут вызвать вопросы у налоговой. Также, если арендные платежи ошибочно учтены как расходы без подтверждающих документов, налоговая может исключить их из затрат и доначислить налог на прибыль.

Чтобы избежать претензий, всегда оформляйте договор аренды с четкими условиями, путевые листы с отметками о поездках, удерживайте НДФЛ и не превышайте лимиты компенсаций.

Как отразить аренду автомобиля сотрудника в управленческом учёте

В отличие от бухгалтерского учёта, в управленческом нет жестких нормативов: вы можете адаптировать подход под свои цели. Разберём, как учесть аренду личного автомобиля сотрудника, чтобы видеть реальную картину расходов и повышать эффективность.

• Учёт арендной платы и сопутствующих расходов.

В управленческом учёте важно отражать все затраты, связанные с арендой, даже если они не учитываются в налоговых целях. Например:

→ Арендную плату.

→ Затраты на ГСМ (по чекам или фиксированно).

→ Ремонт и техобслуживание.

→ Страховку.

• Распределение затрат по центрам ответственности.

Чтобы понять, насколько аренда автомобиля выгодна, распределите расходы по направлениям:

→ По проектам: если авто используется для доставки товаров по проекту «А», все затраты (аренду, бензин) относят на этот проект.

→ По отделам: если автомобиль закреплен за отделом маркетинга, расходы включают в бюджет отдела.

• Сравнение с альтернативами.

В управленческом учёте полезно сравнивать аренду с другими вариантами:

→ Содержание корпоративного авто: страховка, амортизация, зарплата водителя.

→ Услуги такси: стоимость поездок по факту.

→ Каршеринг: оплата за часы использования.

• Анализ эффективности.

Используйте управленческие отчеты, чтобы оценить:

→ Стоимость 1 км пробега: (аренда + ГСМ + рРемонт) / Общий пробег.

→ Экономию по сравнению с прошлым периодом: например, в 2024 году аренда стоила 30 000 руб./мес., в 2025 — 25 000 руб./мес. (экономия 16%).

• Учёт сверхлимитных выплат.

В налоговом учёте компенсации сверх норм (2400 –3000 руб./мес.) не уменьшают налогооблагаемую базу. Но в управленческом учёте их можно учесть полностью, чтобы видеть реальные затраты.

Чтобы повысить эффективность управленческого учёта, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Ведите детализацию. Разделяйте расходы на аренду, бензин, ремонт, — это поможет находить точки экономии.

• Используйте IT-инструменты. Внедрите программы для учета пробега (например, GPS-трекеры) и автоматизации отчетов.

• Сравнивайте с KPI. Например, если аренда авто для менеджера по продажам увеличивает выручку на 15%, затраты оправданы.

• Проводите аудит. Раз в квартал анализируйте, не дешевле ли перейти на такси или каршеринг.

Если вы только начинаете внедрять управленческий учёт, мы подготовили для вас обзор 15 основных финансовых отчетов и их шаблоны.

Аренда автомобиля у сотрудника: частые вопросы собственников

Нужно ли страховать авто при аренде?

Обязательно ОСАГО. КАСКО — по договоренности. Ответственность за отсутствие страховки лежит на владельце авто.

Нужен ли путевой лист на арендованный легковой автомобиль?

Да, путевой лист нужен. Он подтверждает, что автомобиль использовался в рабочих целях, и позволяет учесть расходы на аренду и ГСМ в налоге на прибыль. Без него налоговая может счесть расходы необоснованными.

Что будет, если оформить аренду без договора?

Налоговая может не признать расходы, доначислить налог на прибыль и штрафы. Также возможны претензии по неуплате НДФЛ.

Аренда автомобиля у сотрудника: в двух словах

• Есть два варианта оформления аренды авто у сотрудника: аренда без экипажа — договор с фиксированной платой, учёт всех расходов (ГСМ, ремонт) в налоге на прибыль или компенсация — выплаты в пределах лимитов (2400 – 3000 руб./мес.).

• Чаще аренда выгоднее: НДФЛ 13%, расходы на аренду и ГСМ уменьшают налог на прибыль.

• Для оптимизации затрат необходимо учитывать все расходы (аренду, ГСМ, ремонт) и распределять их по проектам/отделам.

• Обязательно ОСАГО и путевые листы (без них расходы не признают). Отсутствие договора аренды = доначисление налогов и штрафы.

Поможем внедрить управленческую отчётность и с её помощью увеличить чистую прибыль вашего бизнеса

Финансовые директора Нескучных не просто настраивают отчёты — мы создаём систему, которая показывает, где бизнес теряет деньги, а где скрыты резервы для увеличения прибыли. Мы учим вашу команду не просто собирать данные, а принимать решения на их основе. Как результат — чистая прибыль растёт даже в кризис, а вы перестаёте гадать, куда деваются деньги.

Например, так мы уже помогли своим клиентам:

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендиректора. Разобрались! 

• Финспецназ: разработали систему мотивации

• Сделали +2,5 млн рублей к маржинальному доходу в кризис

• Увеличили рентабельность собственного капитала с 24 до 48%

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

Расскажите нам, каким вы хотите видеть свой бизнес, и мы поможем прийти к цели. Тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Увидеть, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, можно на онлайн-экскурсии.