Привет! Это Сергей Краснов. Сегодня хочу поделиться своим взглядом на аутсорс. Расскажу, как сам к нему отношусь, как использую в «Нескучных финансах», и дам пару советов о том, как без конфликтов работать с аутсорсерами. Но сначала краткий экскурс в историю.
В России аутсорс часто воспринимают как способ сэкономить на найме. Такое отношение сформировалось из-за массового аутсорсинга бухгалтерского учета: контор и конторок, которые его предоставляют, в нашей стране миллион, и у большинства посредственное качество услуг. Сложите это с высокой стандартизированностью работы и клиентами, которые не готовы много платить за бухгалтерию, — получится бесконечный демпинг и еще большая деградация качества. Так у российских предпринимателей и появилось убеждение, что «аутсорс = дешево, но не очень хорошо».
Еще на аутсорс часто смотрят как на временную меру. Мол, наша компания еще не доросла до таких масштабов, чтобы брать человека в штат — вот, выкручиваемся аутсорсом. Дешево и сердито!
Я с таким подходом не согласен.
💸 Аутсорс — это покупка экспертных знаний
У аутсорса есть одно неоспоримое преимущество перед наймом и фрилансом. Это экспертность в какой-то одной узкой сфере. Давайте на примере.
Представьте: вам нужно нанять финансового директора. Вы размещаете вакансию, отбираете кандидатов, находите Васю. У него есть опыт работы финдиректором и он клянется, что уже строил системы финучета в компаниях раньше. Можете ли вы это проверить? Можете проверить его компетенции, по-настоящему? А знаете вообще, что проверять? Вряд ли. Особенно если хотите отдать ему сферу, в которой сами не очень-то разбираетесь.
Наем нового человека в команду — это всегда 50% шансов на успех и 50% на провал. Если идея с наймом выстрелит, вы получите классного спеца в штат. Но если провалится, то все ваши старания по поиску и онбордингу нового спеца — зря. С фрилансом история аналогичная.
В аутсорсе вы в первую очередь платите за компетенции специалистов, их экспертные знания и насмотренность
Хорошая компания-аутсорсер, будь то SMM, пиар-агентство или фирма по организации свадеб, — всегда проверяет своих сотрудников на профпригодность. Дело в том, что для компании аутсорса ключевые ресурсы — люди и их знания. С ними нужно уметь профессионально работать: выстраивать технологии найма и проверки кандидатов, систему улучшения хард- и софт-скилов, налаживать процесс работы и предоставления продукта. Поэтому вероятность, что на аутсорсе с вами будут работать дилетанты, ниже, чем в найме или фрилансе.
Например, в «Нескучных финансах» сейчас работает больше 200 финансовых директоров — они все общаются между собой, обмениваются опытом и постоянно развиваются профессионально. Грубо говоря, покупая одного финдира, вы покупаете опыт 200 финдиров и всех, кто работал у нас раньше, — в этом и есть суть аутсорса.
Три вопроса для собственника, прежде чем отдать что-то на аутсорс
Если вы сомневаетесь, стоит ли вашей компании делегировать какие-то задачи подрядчикам, попробуйте честно ответить себе на следующие вопросы.
Готов ли я самостоятельно нарабатывать экспертные знания в узкой теме? Если ответ «да» и вы понимаете, каких сил это будет вам стоить, то действуйте. Прокачивайте нужные компетенции и делайте их ядром бизнеса, ищите команду, нарабатывайте опыт. Если «нет», аутсорс — ваш вариант.
Готов ли я брать на себя ответственность за коммуникацию? Брать ответственность за коммуникацию — значит отвечать за то, что вас услышат, воспримут и поймут правильно. А еще за то, что вы услышите всех, кто будет обращаться к вам с идеями или критикой. В идеале для этого нужно назначить человека со стороны бизнеса, который будет отвечать за работу с аутсорсом и обеспечивать ход бизнес-процессов.
Если вы готовы отвечать за качественную коммуникацию с аутсорсерами — добро пожаловать в эту историю
Какие функции я готов передать на аутсорс? У любого собственника есть такие функции, которые он не может делегировать целиком. Например, для меня это стратегический маркетинг — вещь, которую в Нескучных никто кроме меня не сделает. Глобально моя собственная экспертная область — это маркетинг. Но внутри него есть, например, такая функция — организация мероприятий. И ее я с легкостью могу отдать на аутсорс, потому что это только кусочек от большого маркетингового пирога. Маркетинговой стратегии, которой я занимаюсь сам, это не повредит.
Когда вам поможет аутсорс, а когда навредит
Навредить аутсорс может только в одном случае ↓
❌ Если вы подходите к аутсорсу с мыслью: «Я же им плачу, они профессионалы — пускай делают, а я посмотрю». Это заведомо тупиковая ветвь в развитии ваших отношений с аутсорсерами: потратите деньги, время и силы, но вряд ли достигнете своих целей.
Аутсорс работает только в формате партнерства, когда заказчик и аутсорсер вместе обеспечивают результат. Вот в каких случаях аутсорс помогает бизнесу.
✅ Нужно быстро запустить направление или отдел. Собирать с нуля новые подразделения сложно. Следует найти туда руководителя, потратить время на наем и онбординг новых сотрудников, подождать, когда они вольются в процесс. С аутсорсом запустить направление внутри компании намного проще. Например, Нескучные полностью отдали на аутсорс пиар-отдел вместе с редакцией Газеты НФ.
✅ Хочется стабилизировать одну из подсистем бизнеса. В Нескучных с помощью аутсорса мы подстраховываем генерацию трафика. У нас есть подрядчики, которые приводят людей в соцсети, на сайт и лендинги, но также есть и штатные специалисты. Если у нас вдруг что-то поломается, мы не останемся без новых заявок.
✅ Надо снизить расходы на инфраструктуру для обучения сотрудников. Штатных сотрудников нужно развивать — в 21-м веке это золотое правило для любого бизнеса. К созданию обучающих материалов нужно подходить системно, а еще — тратить время и деньги на выстраивание инфраструктуры, в которой люди смогут спокойно ими пользоваться. Аутсорс снимает с вас эту задачу, потому что обучением специалистов подрядчик занимается сам.
✅ Есть потребность упростить или ускорить наем. Бывает, что найти специалиста с нужным набором скилов сложно. И даже когда подходящий кадр нашелся, возможно, он не сразу возьмется за решение задач, а первые несколько месяцев будет «переучиваться» и приспосабливаться к требованиям бизнеса. На его наем, онбординг и адаптацию уйдет ценное время.
С аутсорсом проще: там специалисты имеют опыт работы с десятками разных компаний, поэтому тратят меньше времени на адаптацию. Плюс часто аутсорсеры заточены на проектную работу — это тоже упрощает старт сотрудничества.
Как выбрать хорошего аутсорсера
Выбирать стоит не по качеству упаковки сайта или красивым соцсетям. Прежде чем отдать подрядчикам какую-то сферу, я бы смотрел на четыре важные вещи.
Кейсы. Посмотрите, в каких сферах у компании-аутсорсера есть успешные проекты. Возможно, вы найдете компанию, которая специализируется на бизнесе в вашей нише или работает с аналогичными по масштабам фирмами. Например, мы в Нескучных собираем все кейсы в специальном разделе Газеты НФ. Заходите почитать.
Технология. Это последовательность действий, которая ведет к гарантированному результату. При выборе аутсорсера имеет смысл смотреть, есть ли вообще технология у подрядчика и может ли он подтвердить ее артефактами — например, четко описанным процессом работы.
Дополнительные артефакты. Это всё, что создает продукту или услуге дополнительную ценность. Например, в Нескучных есть школа для наших клиентов — собственников бизнеса. Там мы помогаем им вникнуть в финучет, чтобы не плавать в базовых терминах на встречах с финдиром.
Отзывы. Ну тут и без комментариев можно, мне кажется.
Управлять аутсорсом нужно так же, как штатом
Пожалуй, это самый важный пункт в статье. Я часто вижу, как предприниматели смотрят на аутсорсеров как на мутных ребят, а не на ключевых партнеров в развитии бизнеса. Подход у собственника может быть такой:
«Вот, эти умники там что-то делают-делают, но я в итоге не понимаю, что именно. Мне не очень нравится».
Если у вас такое есть, скорее всего, вы не можете встроить аутсорсеров в бизнес-процессы. Я считаю, что работать с ними нужно так же, как с сотрудниками в штате, то есть применять к ним одинаковые инструменты управления. Так же создавать для них единую с командой информационную среду, мотивировать на работу, координировать и контролировать.
Представьте, что у вашего менеджера по продажам упала выручка. Вы 100% не оставите эту ситуацию без внимания. В крайнем случае вы устроите сотруднику «нагоняй», пригрозите увольнением и сделаете что-нибудь еще в худших традициях строгого начальства. В лучшем случае — поговорите с человеком, выясните, все ли у него хорошо, что мешает ему работать и есть ли план по восстановлению выручки. Главное — вы не останетесь равнодушным к проблеме сотрудника и вмешаетесь.
С аутсорсом ситуация складывается иначе: часто собственники закрывают глаза на проблемы аутсорсеров — вроде как они и сами разберутся, им за это деньги уплачены. Может, и разберутся, но скорее всего — нет. Вот несколько советов, как сделать так, чтобы точно разобрались.
Работайте с мотивацией. Мотивировать аутсорсеров на продуктивную работу— задача не только компании-подрядчика, но и ваша. По умолчанию люди приходят в ваш бизнес без особого интереса к его задачам, поэтому нужно помочь им заинтересоваться. Можно показать важность продукта, рассказать о пользе для клиентов, поделиться планами на будущее — наполнить аутсорсеров «смыслом» вашей работы.
Когда у работы появляется смысл, возникает и мотивация. Из мотивации появляется энергия, из энергии — намерение справляться со сложностями, которые обязательно будут. Без намерения аутсорсеры после первой неудачной попытки решить проблему придут к вам, расскажут историю неудачи и сложат руки. С намерением же продолжат искать решения.
Настройте регулярную коммуникацию. Взаимодействие менеджмента и аутсорсеров можно представить как сотрудничество артели косцов и управляющего покосом. Артель работает в поле — ее участники знают, какая там почва и есть ли вредители на растениях. Управляющий не знает таких деталей, но может посмотреть на работу «сверху» и оценить, сколько еще осталось и не нужно ли позвать еще косцов в помощь.
Чтобы артель случайно не скосила чужой луг, а управляющий не вызвал ненужную подмогу, им нужно регулярно встречаться — обсуждать, как идут дела, каков прогресс, что по ресурсозатратам. Но часто случается наоборот: артель и управляющий встречаются, только если на поле начинается пожар — это неверный подход к коммуникациям. Надеюсь, вы меня поняли.
Поддерживайте планирование. Многие собственники воспринимают планирование как что-то ненужное, потому что много раз пытались планировать, но ничего из этого не вышло. Дело в том, что «мышцу планирования» надо прокачивать. С аутсорсерами — тоже.
Хорошо, если компания-аутсорсер сама предлагает план действий — это значит, что «мышца планирования» у ребят прокачана и они могут мысленно приблизить желаемую цель, разложить на детали и учесть их в работе. Это здорово. Но если нет, проявить инициативу придется вам.
Мы в Нескучных для этого делаем дорожную карту для каждого клиента. Выглядит вот так:
Организуйте контроль. Контроль — это не про круглосуточное наблюдение за деятельностью аутсорсеров. Контроль — это про обладание властью над ситуацией. Если у вас есть точные метрики, показатели и цифры, которые говорят об успехе или неуспехе работы, у вас есть контроль.
Я советую отказаться от деления специалистов, которые развивают вашу компанию, на «своих» и «чужих». Не стоит делить их на тех, кто в штате, на аутсорсе или на фрилансе. Вашему бизнесу помогают в первую очередь люди — и чем человечнее вы к ним относитесь, тем больше у них энергии вкладываться в ваше дело.
Приходите в Нескучные за аутсорсингом финансового учета
За пять лет работы через «Нескучные финансы» прошло более 2 000 компаний-клиентов. С кем мы только ни работали: со стоматологиями, частными клиниками, общепитом, салонами красоты, аграриями, программистами, строителями. И это даже не треть списка. Если вам нужны эксперты в финансах — это точно к нам.
Наши финдиры в любом бизнесе наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
