Аутсорсинг: разбираем на части — как это устроено, виды и выгоды для вашего бизнеса

Аутсорсинговые услуги сейчас на подъёме, и всё больше владельцев бизнеса задумываются о том, чтобы передать часть своих задач на сторону. Аутсорсинг обещает снизить расходы и освободить время для развития, но так ли всё просто на деле? Мы пообщались с предпринимателями, которые уже работают с внешними подрядчиками, послушали мнения финдиректоров и собрали для вас все ответы в статье.

Содержание

Что такое аутсорсинг

Как работает аутсорсинг

Какие преимущества даёт аутсорсинг

Какие риски несёт аутсорсинг

Что нельзя отдавать на аутсорсинг

Какие есть виды аутсорсинга

Аутсорсинг, аутстаффинг, фриланс, консалтинг: в чем разница

Договор аутсорсинга: что внутри

Аутсорсинг: ответы на частые вопросы

Аутсорсинг: в двух словах

Поможем с аутсорсингом финансового учёта

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг (от английского outsourcing, где «out» означает «вне», а «source» — «источник») — это передача части бизнес-процессов или отдельных рабочих задач внешним подрядчикам. Если говорить простыми словами, одна компания нанимает другую или ИП, чтобы те взяли на себя некоторые дела. Например, вели бухгалтерский учет, составляли управленческую отчётность, отвечали за соцсети и коммуникацию с клиентами или доставляли товар в магазины.

В целом на аутсорсинг можно передать почти любые бизнес-процессы: PR, маркетинг, IT, HR, бухгалтерию, финансы, клининг, охрану и питание. Главное, чтобы внешние специалисты справлялись с задачами качественно.

Как работает аутсорсинг

Чтобы понять, как работает аутсорсинг, рассмотрим стандартный алгоритм взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании:

• Выявить потребность в аутсорсинге. На этом этапе заказчик анализирует внутренние процессы и определяет функции, которые выгоднее передать внешним подрядчикам. При этом важно заранее понимать, какую пользу аутсорсинг принесёт компании. Например, это может быть снижение затрат на штатных сотрудников или экономия на специальном оборудовании.

• Найти аутсорсинговую компанию. Заказчику надо тщательно выбирать компанию, которая удовлетворяет всем его требованиям и стандартам. Важно также оценить специализацию и репутацию аутсорсинговой компании.

• Заключить договор. В договоре фиксируют обязанности сторон, оговаривают сроки выполнения, требования к качеству и порядок оплаты. А также прописывают механизмы контроля и предоставления отчётов. Подробнее об этом — в разделе «Договор аутсорсинга: что внутри».

• Передать функционал. Как именно будет проходить передача задач, нужно заранее оговорить в договоре. Например, стоит ли предоставлять аутсорсинговой компании доступ к внутренним системам и базам данных? Эти и другие организационные моменты надо обязательно прописать в документе.

• Контролировать работу подрядчиков из аутсорсинговой компании. Лучше всего назначить ответственного менеджера, который будет оценивать работу подрядчиков. А на основе отчётов менеджера заказчик сможет принимать решения о будущем сотрудничестве, изменениях или отмене аутсорсинга.

Какие преимущества даёт аутсорсинг

Как мы уже сказали, на аутсорсинг отдают непрофильные задачи, для которых держать штатных сотрудников слишком накладно. Поэтому самый большой плюс аутсорсинга — финансовая экономия. 

Разберемся в преимуществах подробнее:

• Сокращение затрат на персонал. Это экономия на зарплатах, налогах, взносах, отпускных и разных компенсациях, а также на рабочих местах и оборудовании.

• Снижение рисков дополнительных расходов при увольнениях. Когда компания вынуждена сокращать персонал, она обязана выплачивать выходные пособия. С исполнителями на аутсорсинге попрощаться куда легче.

• Снижение нагрузки на своих сотрудников. Исполнителей на аутсорсинге контролирует их руководитель, что снимает часть нагрузки со штатных работников. Им не нужно ставить задачи и следить за процессом.

• Возможность быстро закрыть вопрос с наймом. Не всегда подходящего сотрудника можно найти быстро, а задачи нужно кому-то делать.

• Возможность оптимизировать работу бизнеса. Бывает, что некоторые сотрудники нужны только время от времени, на сложные проекты или при большой нагрузке. Держать этих людей постоянно в штате — невыгодно, поэтому выручает аутсорсинг.

Важно, что исполнитель на аутсорсинге оказывает услуги, а не предоставляет персонал. Ситуация, когда одна компания даёт своих сотрудников другой компании, называется заёмным трудом, и по закону он запрещен. Как раз потому, что исполнители оказывают услуги, контроль за процессами остается на стороне аутсорсинговой компании.

Какие риски несёт аутсорсинг

У аутсорсинга есть некоторые риски. Так, исполнители могут некачественно сделать работу и даже испортить репутацию заказчика. Например, компания «Ольха» передала на аутсорсинг маркетинг и ведение соцсетей, а исполнитель слил бюджет на нецелевую аудиторию и грубо ответил потенциальным клиентам.

Исполнители могут некачественно сделать работу и даже испортить репутацию заказчика.

Также к рискам относят то, что исполнители на аутсорсинге могут получить конфиденциальную информацию. 

По опыту, опасение, что стороннее агентство накосячит, — это чуть ли не главная причина, почему к аутсорсингу относятся с подозрением. Также предпринимателям кажется, что такие исполнители работают словно на конвейере и не будут внимательно подходить к задачам.

На самом деле сомневающиеся и правы, и нет — всё зависит от того, с кем работать. Именно поэтому компанию для аутсорсинга нужно выбирать так же внимательно, как сотрудника в штат. Это требует времени, что тоже можно отнести к минусам. 

Ещё есть задачи, которые ни в коем случае не стоит передавать на аутсорсинг, потому что это слишком рискованно ↓

Что нельзя отдавать на аутсорсинг

На аутсорсинг нельзя передавать ключевые бизнес-процессы, на которых завязана деятельность компании. У каждой компании ценность своя, но общее правило такое: это то, за что платит клиент. Другими словами, уникальное торговое предложение. 

Например, если фирма наняла технологов, придумала классные средства по уходу за обувью, то отправить на аутсорсинг производство было бы неразумно. Ведь именно состав этих средств — это то, что представляет ценность и на чём бизнес зарабатывает.

В целом же передавать можно всё, что не является важной частью бизнеса, не содержит в себе конфиденциальную информацию и не подразумевает опасности для репутации компании.

Какие есть виды аутсорсинга

Теперь разберёмся в видах аутсорсинга. Выделить их можно много, но мы рассмотрим основные. А именно — определим, какие бывают виды аутсорсинга в зависимости от функций, объёма услуг и типа исполнения.

По функциям

В целом виды аутсорсинга выделяют в рамках тех функций, которые компании отдают внешним исполнителям. Вот 7 самых популярных направлений аутсорсинга: 

• IT-аутсорсинг. Исполнитель занимается разработкой программного обеспечения и поддержкой IT-инфраструктуры компании.

• Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Когда другой организации передают всю бухгалтерию или ее часть, например, годовую отчетность.

• Логистический аутсорсинг. Передача логистической части работы, например, транспортировки, погрузки и разгрузки, складирования, доставки товаров.

• Аутсорсинг по охране труда. Исполнитель разрабатывает документацию по охране труда, проводит обучение и вводный инструктаж. Этим занимаются специальные аккредитованные компании.

• Отдел продаж на аутсорсинге. В этом случае работу с клиентами, в том числе привлечение новых, поручают сторонним менеджерам по продажам.

• Аутсорсинг юридических услуг. Юридическое сопровождение бизнеса. Встречается очень часто, потому что держать штатного юриста и адвоката дорого. Так, юристы на аутсорсинге занимаются документами, работают с налоговой, решают судебные вопросы.

• Аутсорсинг финансовых услуг. В этом случае другая компания может закрывать некоторые финансовые задачи. Например, составить отчетность и провести обучение. Или взять компанию-заказчика на полное сопровождение, как делают в «Нескучных финансах». Подробнее об этом виде аутсорсинга читайте в статье «Финансовый аутсорсинг: что это, как работает, что в него входит и кому выгоден».

По объёму услуг

Вот основные виды аутсорсинга по объёму услуг:

• Полный аутсорсинг — это когда заказчик передаёт все функции определенной области внешнему подрядчику. Например, всю бухгалтерию или IT.

• Частичный аутсорсинг — это когда делегируют только некоторые функции, а часть задач оставляют внутри компании. Например, на аутсорсе только техническая поддержка, а управление проектами у заказчика.

• Проектный аутсорсинг — это когда на время привлекают внешних специалистов, чтобы сделать какой-то конкретный проект. Например, разработать новый продукт или запустить рекламную кампанию.

По типу исполнения

Аутсорсинг можно классифицировать по типу исполнения так:

• Непосредственный контроль руководителя. В этом случае аутсорсинговая компания даёт руководителю компании-заказчика контролировать процессы и нанимать исполнителей под каждую задачу. Это обеспечивает высокий контроль за качеством, но требует много времени и усилий.

• Специалист в штате. Некоторые компании предпочитают иметь сотрудника, который работает с аутсорсинговой компанией, ищет подрядчиков, ставит им задачи и следит за результатами. Такой подход освобождает руководство от оперативных забот, но сохраняет контроль.

• Полное делегирование. При этом варианте компания передает все процессы аутсорсинговой компании по договору. Такой подход позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах, но требует тщательного выбора подрядчика и контроля на уровне договора.

Аутсорсинг, аутстаффинг, фриланс, консалтинг: в чем разница

Аутсорсинг часто путают с фрилансом, аутстаффингом и даже работой консультанта. Сейчас со всем разберёмся.

Итак.

Фриланс — это привлечение частного исполнителя, фрилансера. Причем он может работать как один, так и с командой. Например, компании нужен редактор блога, она находит исполнителя с ИП, а у того уже есть своя постоянная команда авторов. 

Но с фрилансом нужно быть аккуратнее: если человек будет работать как будто на полную ставку, сидеть в офисе и по всем признакам походить на постоянного сотрудника, налоговая может решить, что это не фриланс, а увиливание от налогов. Тем более если раньше это был штатный сотрудник компании, а теперь он самозанятый. У налоговой на такое чуйка. 

Аутстаффинг — это тоже привлечение исполнителя, но им будет сотрудник другой компании. То есть компания А приглашает к себе штатного сотрудника компании Б, чтобы тот помог с определенными задачами. Такое возможно в некоторых ситуациях, например если компания Б — это частное агентство занятости, которое предоставляет временных сотрудников. 

В этом случае исполнитель получает зарплату, больничные и отпускные от компании Б, а работает на компанию А. Временно.

Больше информации о сути, преимуществах и недостатках аутстаффинга смотрите в статье.

Консалтинг — это тоже привлечение специалиста со стороны, но с целью получить консультацию, совет. Например, традиционная компания хочет стать продуктовой и приглашает эксперта, который поможет перестроить процессы работы. Отдельно можно упомянуть финансовый консалтинг, который помогает решать конкретные финансовые вопросы, как, например, оптимизация расходов или работа с дебиторкой.

Чтобы облегчить понимание, соберем сравнительную таблицу, кто может быть исполнителем в разных случаях:

Что это у нас такое	Кто может быть исполнителем
Аутсорсинг	Компания или ИП
Аутстаффинг	Частное агентство занятости
Фриланс	Частное лицо — ИП, самозанятый или физлицо по договору ГПХ
Консалтинг	Физическое или юридическое лицо

Договор аутсорсинга: что внутри

Договор аутсорсинга — это привычный договор выполнения работ или оказания услуг. Также можно использовать договор подряда — это в случае, если предполагаются задачи, у которых есть материальное воплощение, например ремонт офиса. 

Если хочется отдать на аутсорсинг бухгалтерию, юридическую службу, маркетинг, финансы, то подойдёт договор оказания услуг. В этом соглашении стандартно прописывают:

• Предмет — что будет делать исполнитель, например вести бухучет.

• Сроки — в течение какого времени.

• Стоимость — это может быть стоимость всех услуг или размер ежемесячной абонентской платы. В приложении к договору можно расписать подробную смету.

• Порядок выполнения — буквальное описание процесса: кто, когда и что делает. Тут можно указать, например, что обмен информацией будет осуществляться только с определенной электронной почты.

• Ответственность сторон — что будет, если исполнитель не сделает работу или раскроет конфиденциальную информацию или заказчик вовремя не оплатит услуги.

Кстати, в бухучете аутсорсинг включают в расходы по обычным видам деятельности, а в управленческом учете — в косвенные расходы. 

Аутсорсинг: ответы на частые вопросы

Отвечает Наталья Егорова ,
финдиректор компании «Нескучные финансы»↓

В чём главная выгода аутсорсинга?

Прежде всего, это финансовая выгода — можно сэкономить на фонде оплаты труда. А еще поработать над косвенными расходами: сделать их переменными, что уменьшит зависимость компании от наличия выручки. А вот расходы на штатных сотрудников быстро снизить не получится.

Также исполнители на аутсорсинге могут иметь хорошие компетенции — ввиду большого опыта работы. А еще их цены могут быть ниже — потому что они работают сразу на нескольких проектах. И, наконец, исполнителям на аутсорсинге не нужно организовывать корпоративы и другие командные мероприятия, что, безусловно, радует.

Какие задачи можно отдавать на аутсорсинг?

На аутсорсинг можно отдавать то, что помогает компании приносить пользу её клиентам. А вот саму пользу — то, за что именно платят клиенты, — отдавать нельзя. Это рискованно, потому что можно потерять в качестве или бизнес-идею скопируют. 

Аутсорсинг: в двух словах

• Аутсорсинг — это передача бизнес-задач внешним исполнителям. По такой схеме компания может нанять подрядчиков, чтобы они занимались, например, бухгалтерией, управлением финансами или доставкой товаров.

• Главный плюс аутсорсинга — это возможность получить экспертные знания и при этом сэкономить, так как не придётся брать сотрудника в штат.

• Не стоит передавать на аутсорсинг ключевые бизнес-процессы, от которых зависит работа компании, а также задачи с конфиденциальной информацией или риском для репутации.

• Аутсорсинг не надо путать с аутстаффингом, фрилансом и консалтингом — исполнители и их задачи в каждом из этих случаев отличаются.

• Договор аутсорсинга — это стандартный договор выполнения работ или оказания услуг. Ещё иногда используют договор подряда — для задач с материальным результатом, таких, как ремонт. Поможем с аутсорсингом финансового учета.

Поможем с аутсорсингом финансового учёта

«Нескучные финансы» помогают бизнесу разобраться с самыми разными вопросами:

• найти деньги, когда их нет;

• выбраться из убытков;

• наладить стабильный денежный поток;

• фокусироваться только на выгодных сделках; 

• избавиться от кассовых разрывов;

• увеличить прибыль; 

• масштабироваться. 

Вот как это обычно бывает:

• Нашли 8 млн рублей на выполнение крупного заказа. Без кредита!

• Разморозили 12 млн рублей со склада автосервиса

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн рублей в месяц

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн рублей резервов

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия. ↓