Аванс и предоплата: в чём разница? Как работать с авансовыми платежами и не прогореть

Авансовые платежи — это оплата работы, товара или услуги, когда они ещё не предоставлены или не завершены. Например, вы заказали ремонт в помещении, и мастер в начале работы просит 30% от всей стоимости. Это и будет аванс.

Предоплата — это тоже заблаговременный платёж. Но здесь всё немного иначе: оплачивается вся сумма или большая её часть, и только потом товар или услугу предоставляют. Например, чтобы забронировать товар, нужно заранее оплатить его стоимость. Предприниматели задаются вопросом: предоплата и аванс — в чем разница с точки зрения закона? Ответ кроется в деталях.

На первый взгляд предварительные платежи очень удобны для предпринимателя, ведь услуга ещё не оказана, а деньги за неё уже получены. Однако с такими платежами нужно работать правильно, в противном случае есть вероятность накопить долги.

В статье рассказываем, в чём главные отличия предоплаты и аванса и что нужно знать, работая с ними.

Содержание

Аванс и предоплата: определяем понятия

Чем отличается аванс от предоплаты

Зачем нужны аванс и предоплата

В чём опасность авансовых платежей

Как правильно работать с авансовыми платежами

Как аванс и предоплату отражать в договоре

Как выдавать чеки на аванс и предоплату: образцы

Аванс и предоплата: в чём разница? Как работать с авансовыми платежами и не прогореть: в двух словах

Аванс и предоплата: частые вопросы собственников

Подскажем, как правильно работать с предварительными платежами и с их помощью увеличить прибыль

Аванс и предоплата: определяем понятия

Гражданский кодекс РФ не дает прямого определения аванса. Сложившаяся правовая практика исходит из того, что аванс — это сумма, уплаченная до передачи товара или оказания услуги. Аванс не несет обеспечительной функции и является частью основного платежа. Если сделка срывается, аванс просто возвращается тому, кто его внес.

Понятие предоплаты (предварительной оплаты) раскрывается в ст. 487 Гражданского кодекса РФ. Это обязательный платеж, по которому продавец или исполнитель обязуется передать товар или выполнить работу только после его получения. 

В отличие от аванса, имеет обеспечительную функцию, то есть гарантирует, что договор будет исполнен. Неисполнение обязательств по предоплате влечет за собой последствия, предусмотренные гражданским кодексом. Предоплата бывает полной или частичной.

Чем отличается аванс от предоплаты

Авансовый платёж можно назвать механизмом защиты интересов обеих сторон: заказчик гарантирует исполнителю финансовую поддержку на начальном этапе, а исполнитель, в свою очередь, имеет обязательство завершить проект и получить оставшуюся сумму.

Аванс может быть только частичным платежом. То есть, если внесена вся сумма, это уже предоплата. Таким образом, предварительная оплата помогает обеим сторонам: клиент получает уверенность в получении услуги, а бизнес — финансовую защиту и возможность планировать бюджет.

Риски при неправильном оформлении

Если в договоре не прописан характер предварительного платежа, суд при разрешении спора может квалифицировать его по своему усмотрению. Часто платежи, названные в договоре «авансом», суды переквалифицируют в предоплату со всеми вытекающими юридическими последствиями.

Для поставщика это грозит:

• обязательством вернуть деньги с процентами за пользование чужими средствами;

• невозможностью удержать часть суммы для компенсации понесенных расходов.

Для покупателя главный риск — не получить назад уплаченные средства в полном объеме в случае срыва сделки по вине поставщика.

Зачем нужны аванс и предоплата

Когда покупатель вносит аванс или предоплату, это, по сути, подтверждение его намерений. Если человек готов заплатить заранее, значит, он действительно хочет купить товар или получить услугу. Для продавца это своего рода страховка: он понимает, что покупатель действительно настроен на сотрудничество.

Кроме этого, предварительные платежи — способ получить деньги заранее. Продавец может использовать эти средства, чтобы начать выполнять свои обязательства, например, закупать оборудование или материалы для выполнения работ.

Для покупателя тоже есть свои плюсы. Аванс или предоплата — часто это возможность получить скидку. Например, если мы говорим о полной оплате, многие компании готовы предоставить дополнительные услуги или скидки.

Часто предоплата используется в проектных работах. Предположим, у вас долгосрочный контракт с подрядчиком. По условиям договора он не начнёт работу, пока не получит предоплату. Это защитит его от потерь, если проект вдруг не состоится.

В чём опасность авансовых платежей

Однако предварительные платежи не всегда идут на пользу. При заблаговременной оплате есть риск потерять деньги, причём у обеих сторон. Причины могут быть разные — форс-мажор, невыполнение обязательств продавцом, желание покупателя отказаться от сделки.

Если речь идет об авансовом платеже — в договоре обычно прописаны все нюансы. Но если мы говорим о предоплате, может возникнуть ситуация, когда продавец уже начал какие-то работы. В таком случае расходы могут быть удержаны из уже внесённой суммы.

У продавца тоже есть риски. Если он получает деньги заранее, но потом по каким-то причинам не может выполнить свои обязательства, предварительный платёж придётся вернуть. Но нередко встречаются ситуации, когда деньги уже потрачены.

Это создает еще больше рисков, потому что если продавец не сможет вернуть деньги, покупатель с высокой вероятностью предъявит претензию. В конечном итоге это чревато штрафами и разбирательствами.

Как результат, чтобы выйти из сложной финансовой ситуации, предприниматель берёт кредиты, увеличивая тем самым долговую нагрузку.

Поэтому, если вы покупатель, советуем проверять контрагентов. Перед сделкой стоит убедиться, что у них нет судебных исков по авансовым платежам или предоплате. Для этого можно использовать открытые информационных системы, такие как «Прозрачный бизнес» от ФНС или другие коммерческие базы данных.

Если же вы продавец, лучшим решением будет признать выручку только после того как обязательства исполнены и работы выполнены. Это поможет не потерять контроль над финансами и избежать непредвиденных ситуаций.

Как правильно работать с авансовыми платежами

Во-первых, стоит выделить для авансов отдельный расчётный счёт. Тогда все средства, полученные от клиентов в виде предоплаты, будут в одном месте. Многие компании так и делают — отдельный кошелек для авансов помогает держать всё под контролем.

Во-вторых, полезно создать резервный фонд. Например, вы понимаете, что у вас 10% возвратов. В этом случае логичным будет создать резерв в размере около 20%. Так у вас сформируется запас на случай, если поток возвратов возрастет, и вы не столкнетесь с кассовыми разрывами.

Кроме этого, предварительные платежи могут принести вам бесплатное финансирование для роста. Когда у вас есть деньги от клиентов, и при этом уже сформированы резервные фонды, вы можете использовать часть этих авансов для развития бизнеса. По сути, это работает как беспроцентный заём. Вы получили деньги, перевели их на развитие, и в то же время у вас есть подушка безопасности на случай непредвиденных ситуаций.

Как аванс и предоплату отражать в договоре

Первое, на что стоит обратить внимание, — это использование однозначного термина. Например, если вы указываете слово «аванс», то всегда прописывайте именно его. Лучше не менять формулировку на «предоплату» или «предварительный платёж». Это важно, так как в случае разбирательства судью будет интересовать, что именно имелось в виду. Если в одном месте договора написано «аванс», а в другом «предоплата», это может стать источником разногласий.

Также стоит указать в договоре:

• в каком размере будет внесён предварительный платеж;

• сроки его внесения;

• за какой товар он выплачивается;

• условия возврата предоплаты.

Например, если товар не поступил в срок, должны быть четко прописаны условия, при которых возможно вернуть аванс. Это важно и для покупателя, и для продавца, чтобы обе стороны знали свои права и обязанности.

Еще один момент: когда речь заходит о возврате товара, не забудьте указать условия, при которых это будет происходить. Например, что товар должен быть в оригинальной упаковке, неповреждённый, и так далее. Все эти мелочи могут оказать решающее значение, если дело дойдёт до разрешения споров.

Как выдавать чеки на аванс и предоплату: образцы

При внесении как аванса, так и предоплаты обязательно нужны документы, подтверждающие платёж. Если речь о рознице, нужен чек, если же деньги вносит юрлицо, это может быть счет-фактура или квитанция за аванс.

Когда пробивается авансовый чек, в нём не указывается сам товар, а просто пишется «платёж». Способ расчёта будет указан как «аванс». Также в чеке нужно указать «аванс от ФИО» или название компании. Таким образом фиксируется, что деньги поступили от кого-то в качестве предоплаты.

Как только товар будет отгружен или услуга предоставлена, выписывается второй чек. В нём уже указывается конкретный товар или услуга. Способ расчёта указывается как «полный расчёт». Если первый чек — это просто фиксация аванса, то второй — это фактическая прибыль от сделки.

Так выглядят чеки на предоплату и аванс

Если мы говорим про предварительный платёж, тут уже речь идет о конкретном товаре или услуге, тем более что у нас есть предмет расчёта и способ расчёта. В качестве способа расчёта указывается «предоплата».

[FORM PRESET="L"-"Управленка"/]

Аванс и предоплата: в чём разница? Как работать с авансовыми платежами и не прогореть: в двух словах

• Направлять предварительные платежи на развитие бизнеса стоит только в том случае, если у вас сформированы резервные фонды и есть чёткое понимание финансовых показателей.

• Все условия и нюансы предварительных платежей (внесения, возврата) стоит указывать в договоре.

• Если резервные фонды не сформированы, не стоит выводить из оборота предварительные платежи. Лучше сделать это, после того как все услуги по договору будут оказаны.

Аванс и предоплата: частые вопросы собственников

Задаток или аванс: в чём разница при заключении договора?

Задаток — это сумма, которую покупатель даёт продавцу в качестве подтверждения намерений заключить договор. Если покупатель вдруг решил не заключать сделку, задаток обычно не возвращается. А вот если решение не подписывать договор принял продавец — тогда он должен вернуть задаток в двойном размере (ГК РФ Ст. 381).

Если же покупатель внёс аванс, и по какой-то причине сделка не состоялась, продавец может вернуть аванс, однако не обязательно в полном объеме.

Можно ли вернуть аванс или предоплату?

Аванс, как правило, должен возвращаться в полном объеме, если обязательства по договору не выполнены. А вот предоплату продавец может удержать, если возникли какие-то расходы. Однако в судебной практике удержания встречаются в том числе и с аванса, если условия договора не выполнены в полном объёме.

Если в самом договоре прописаны какие-то нюансы о возврате аванса при расторжении, это может сыграть решающую роль. Именно поэтому особое внимание стоит уделять тому, какие формулировки использованы в договоре.

Обязательно ли включать аванс в договор?

Да, обязательно. Без письменного договора или дополнительного соглашения доказать факт передачи аванса и его условия крайне сложно. Устной договорённости недостаточно.

Как правильно оформить платёжное поручение на аванс?

В поле «Назначение платежа» необходимо указать: «Аванс (или предварительная оплата) по договору № от (дата) за (наименование товаров, работ или услуг)». Это важно как для бухгалтерского учета, так и для идентификации платежа. Убедитесь в правильности реквизитов получателя.

[FORM PRESET="K"-"Мини-книга 'ДДС, ОПиУ и баланс"/]

Подскажем, как правильно работать с предварительными платежами и с их помощью увеличить прибыль

Чтобы правильно работать с авансовыми и предоплатными платежами и за их счёт развивать бизнес, нужно наладить управленческий учёт и быть в курсе финансовых показателей. Именно этим и занимаются наши финансовые директора. Они знают, какие вам помогут отчеты и как их правильно настроить, чтобы они работали на рост выручки. 

Кроме этого финдиры НФ подскажут, как создать резервные фонды, и просчитают как извлечь максимум пользы из оборотных средств для вашего бизнеса. Например, так мы уже помогли нашим клиентам:

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше

• Ошибки с валютой, из-за которых селлер маркетплейса работал в убыток. И как мы их исправили

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

• Как финдиректор раскрыла хитрый заговор менеджеров

• Уберегли вендинговый бизнес от рискованного роста в кредит

Для решения вопросов, связанных с финансами, доступны Нескучные сервисы:

• Финдир на аутсорсе

• Услуга «Финансовая модель»

• Аутсорсинг для бизнеса 

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓