Почему нельзя автоматизировать учет
без порядка в финансах

Почему нельзя автоматизировать учет без порядка в финансах

Иначе будет у вас автоматизированный бардак
29 АПРЕЛЯ 2019

Я занимаюсь автоматизацией учета товаров, финансов и продаж. Не меньше половины предпринимателей, которые ко мне приходят, не хотят и слышать, что надо сперва составить финмодель, настроить ДДС, ОПиУ, баланс и сделать так, чтобы они регулярно и правильно собирались. Они не хотят наводить порядок в учете, хотят сразу автоматизировать.

Предприниматели хотят результата, а не вникать в сложные материи. И я их понимаю — сам такой. Но беда в том, что если автоматизировать учет, не наведя порядок в финансах, получится автоматизированный бардак.

Расскажу, чем автоматизация бардака вредит бизнесу. Статья будет полезна, если у вас ежемесячная выручка от 500 000 ₽, от 5 сотрудников, много отчетов, таблиц и повторяющихся операций в учете.

 
Алексей Баранов
гендитектор «Интерлогики»

1. Автоматизация только усложнит жизнь

Виталий торгует обувью. Чтобы увеличить продажи, решил запустить программу лояльности для клиентов. Но не знал, как рассчитать скидки, чтобы не сработать в убыток — для этого ему не хватало данных по себестоимости и оборачиваемости товара. В надежде их получить Виталий решил автоматизироваться.

Автоматизировался — какие-то данные получил. Установил скидки, запустил программу. А стало еще хуже.

Виталий не понимал, в чем дело. Может, с данными что-то не так? Или еще какие-то нужны? Перепроверял по несколько раз, дергал сотрудников, снова перепроверял и снова дергал. Рассчитывал вместо трех часов в день тратить на работу с цифрами полтора. А после автоматизации тратил пять. Думал упростить жизнь себе и сотрудникам, а вместо этого усложнил.

А все почему? Понять, какие показатели влияют на прибыль, поможет только финмодель. А самая навороченная и дорогая программа для автоматизации поможет финмодели легче и быстрее посчитать данные. Но без финмодели толку от нее — ноль.

Управленческий учет — это как проекция картинки на экран. А автоматизация — проекция той же картинки на экран пошире. Вот и кажется — плохо видно, потому что экран маловат. А беда в том, что картинка кривая

Начинать надо с внедрения инструментов управленческого учета: финмодели, учета движения денег, складских остатков, продаж и так далее. Потом нужно организовать бизнес-процессы так, чтобы вы были уверены: данные точны. И только потом все это дело можно автоматизировать.

2. Автоматизация бардака — деньги
на ветер

2. Автоматизация бардака — деньги на ветер

Эксперименты с автоматизацией встали Виталию в кругленькую сумму.

  • Заказал «поставить учет в программе». 200 000 ₽.
  • Увидел, что данных не хватает, решил автоматизировать поступление денег. 100 000 ₽.
  • Потом решил — пусть эти данные отразятся в одной программе. 300 000 ₽.
  • Затем захотел внедрить модуль CRM. Это стоит 200 000 ₽.

В итоге, Виталий потратил 800 000 ₽, а результат так и не получил.
А вот какой порядок цифр получается, если бы Виталий начинал с наведения порядка в финансах:

  • финмодель и отчетность — 100 000 ₽,
  • программа для автоматизации учета — 70 000 ₽,
  • внедрение одной программы с учетом склада, финансов и CRM — 250 000 ₽

Заниматься автоматизацией бардака — это как стрелять из дробовика: заряды летят, а все невпопад. Вот и приходится тратить кучу денег на эксперименты, каждый из которых «ну точно все решит».

А когда в финансах порядок, бизнесмен знает, какие показатели влияют на прибыль, и где они прячутся. Поэтому идем к автоматизатору с четкими целями.
Эксперименты с автоматизацией встали Виталию в кругленькую сумму.

  • Заказал «поставить учет в программе». 200 000 ₽.
  • Увидел, что данных не хватает, решил автоматизировать поступление денег. 100 000 ₽.
  • Потом решил — пусть эти данные отразятся в одной программе.
    300 000 ₽.
  • Затем захотел внедрить модуль CRM. Это стоит 200 000 ₽.

В итоге, Виталий потратил 800 000 ₽, а результат так и не получил.
А вот какой порядок цифр получается, если бы Виталий начинал с наведения порядка в финансах:

  • финмодель и отчетность —
    100 000 ₽,
  • программа для автоматизации учета — 70 000 ₽,
  • внедрение одной программы с учетом склада, финансов и CRM —
    250 000 ₽

Заниматься автоматизацией бардака — это как стрелять из дробовика: заряды летят, а все невпопад. Вот и приходится тратить кучу денег на эксперименты, каждый из которых «ну точно все решит».

А когда в финансах порядок, бизнесмен знает, какие показатели влияют на прибыль, и где они прячутся. Поэтому идем к автоматизатору с четкими целями.

Плясать надо от методики учета. Когда она есть, вы знаете, какие вам нужны показатели и где их искать. Это поможет сразу подобрать нужную программу и допилить под вас без лишних трат. Чем четче поставите задачу автоматизатору, тем быстрее он справится с работой и тем дешевле она обойдется.

3. Автоматизация бардака —
это нервотрепка

3. Автоматизация бардака — это нервотрепка

Николай торгует автозапчастями. Он пришел к автоматизатору и сказал: «Хочу поставить учет на складе».

Это автоматизаторы называют кривой задачей, потому что Николай не понимает настоящую цель автоматизации. Цель — это не учет на складе, а понимание финансовых показателей: себестоимости, рентабельности, объема запаса и других. А еще глубже — финансовый результат торговли, то есть прибыль.

Чтобы получить понимание финансовых показателей, надо корректно определить прямые и косвенные издержки и их распределение по финансовой модели. Если идти другим путем, можно получить некую себестоимость. Но с реальностью она будет иметь мало общего.

Поскольку финмодели у Коли не было, себестоимость у него получилась кривая. Скоро он это понял и пошел ругаться к автоматизатору. А тот в ответ: «Но я же сделал все, как вы просили. Поставили задачу рассчитать себестоимость — я рассчитал. Хотите — попробуем посчитать по-другому. Скажите, как — я программу допилю. За отдельную плату».

Коле возразить нечего.

Придумал, что бы еще допилить. Допилил — снова облом. Снова злится. И так до бесконечности.

Виноват, конечно, и автоматизатор. Когда клиент заказывает автоматизацию или даже конкретный показатель, надо выяснить, зачем. А автоматизаторы, которые ориентированы на процесс, а не на результат, не спрашивают. Хочет клиент — сделают. А что там у него за цели и будут ли достигнуты, не их забота. Другие же, которые ориентированы на результат — решение проблемы клиента, отправят сначала навести порядок в финансах. Потому что без него решить проблемы клиента невозможно.

Когда у бизнесмена порядок в финансах и он знает, что ему нужно от автоматизации, бесконечной цепи доработок не бывает. И это бережет и деньги, и нервы.

4. Неправильная картина хуже,
чем никакая

4. Неправильная картина хуже, чем никакая

Петр продает бытовую технику. Он наконец-то завершил проект по неправильной автоматизации учета и наконец-то смог применить все эти новые технологии. Правда, в финансах у него как был бардак, так и остался. Петр увидел — самую большую выручку за прошлый месяц сделал на стиральных машинах «Босцх». «Не зря автоматизировал!» — подумал Петр и решил сосредоточиться на этом бренде: вместо полумиллионой партии этих машинок заказал партию на 1 000 000 ₽.

Чтобы хватило денег, он даже отказался от пылесосов «Филипп», которых раньше тоже покупал на 500 000 ₽. А дальше что-то пошло не так.

Половину партии стиральных машин распродал, вторая зависла мертвым грузом на складе. А на подходе новая партия еще на 1 000 000 ₽, за которую Петр внес предоплату.

Это Петр принимает решение на основе бардачного учета. Да, он идет на айсберг

В это же время Ирина, конкурент Пети, автоматизировалась правильно: сперва навела порядок в финансах. Она проанализировала свои цифры и пришла к другим выводам. Стиральные машины стоят дорого, но и себестоимость у них высокая. Да и рынок насыщен, тенденций к увеличению спроса не видно. В автоматизированном учете Петра таких показателей не было.

А вот по пылесосам прогноз хороший, маржинальность у них выше. Поэтому Ирина закупила меньше стиральных машин и больше пылесосов. Тем самым она увеличила прибыль. А Петр заработал меньше и зарыл деньги в товарные запасы, с которыми теперь не знает, что делать.

После автоматизации бардака руководитель получает искаженную картину происходящего. А это опасно. До автоматизации он знал, что не понимает ситуацию в бизнесе. После бардак никуда не делся, но появилась иллюзия, что теперь-то все прояснилось.

5. Автоматизированный бардак — лазейка для обманщиков

5. Автоматизированный бардак — лазейка
для обманщиков

У нашего клиента начальник отдела продаж решил после Нового года уволиться и стал рисовать в отчетности завышенные цифры продаж. На их основе в декабре получил жирнющий годовой бонус. А в конце января покинул компанию. Обман вскрылся в феврале, и сделать уже ничего было нельзя.

У другого клиента продавцы отгружали дорогой товар. Но в отчетность вносили данные о более дешевом. Например, продали навороченный компрессор за 100 000 ₽, а пробили простенький за 20 000 ₽. Разницу в цене брали себе. Когда все вскрылось, сказали, что просто ошиблись. Доказать обман собственник не смог.

Во время автоматизации без наведения порядка в учете получается автоматизированная мутная вода. А в мутной воде ловят рыбку недоброжелатели.

Бывает — руководитель не понимает картину и ходит к ключевому сотруднику за цифрами. Так сотрудник получает мощный канал влияния на босса. Не все используют это во зло. Но у всех возникает возможность «заболтать» руководителя и создать иллюзию, будто ему «показалось».

Когда учет в компании поставлен правильно, руководителю проще выявить обман. Ведь он видит взаимосвязь показателей, знает, сколько компании должны, когда ждать очередных поступлений и тому подобное. Поэтому быстрее увидит нестыковки в цифрах и начнет разбираться, в чем дело.

Поэтому сначала наводим порядок в финансах, а потом можно и автоматизироваться. Именно так поступил Эльдар Губайдуллин из Казани — владелец компании BlackStone. Сначала он настроил финансовую систему с помощью «Нескучных финансов», а уже потом пришел к нам в «Интерлогику» на автоматизацию. И всё у него получилось.

Редактор: Руслан Царев

Финансовый директор для малого бизнеса

Когда собственник или гендир заполняют финансовые отчеты и пытаются разобраться в перипетиях оборотного капитала — это не дело, потому что неэффективно. Этими вещами должен заниматься специалист.

Передайте управление финансами вашего бизнеса финансовому директору из «Нескучных финансов». Он внедрит необходимые отчеты, проследит за их заполнениями, проанализирует финансовую ситуацию в компании и предложит руководителю варианты, как увеличить чистую прибыль компании.

Финдир делает так, что 5 числа каждого месяца руководитель получает сводку по ключевым показателям компании. Он знает, что нужно сделать, чтобы улучшить результат. Бизнес под контролем.

 

— делитесь с друзьями

— делитесь

Предыдущие выпуски

Предыдущие выпуски

Денег нет, финдиректоров не хватает, маячит кассовый разрыв… В такую засаду мы угодили в 2018 году. Спас нас Интенсив по управлению бизнесом на основе цифр. А родился этот продукт на стратегической сессии, которые мы с тех пор проводим регулярно. Рассказываем, зачем и как мы это делаем.

Что такое период оборачиваемости в бизнесе — запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей.

Бизнес, который работает с НДС, способен с его помощью получать больше прибыли. И делать это на 100% законно, не обманывая государство. Для этого надо соблюсти два условия. Рассказываем, какие.

© 2019 Консалт-бюро «Нескучные финансы»

[email protected], 8 800 551-85-81

2019 © Консалт-бюро «Нескучные финансы»
[email protected], 8 800 551-85-81

{{amount}}
Товар добавлен в корзину