Почему нельзя автоматизировать учет
без порядка в финансах

Почему нельзя автоматизировать учет без порядка в финансах

Иначе будет у вас автоматизированный бардак
29 АПРЕЛЯ 2019

Я занимаюсь автоматизацией учета товаров, финансов и продаж. Не меньше половины предпринимателей, которые ко мне приходят, не хотят и слышать, что надо сперва составить финмодель, настроить ДДС, ОПиУ, баланс и сделать так, чтобы они регулярно и правильно собирались. Они не хотят наводить порядок в учете, хотят сразу автоматизировать.

Предприниматели хотят результата, а не вникать в сложные материи. И я их понимаю — сам такой. Но беда в том, что если автоматизировать учет, не наведя порядок в финансах, получится автоматизированный бардак.

Расскажу, чем автоматизация бардака вредит бизнесу. Статья будет полезна, если у вас от 5 сотрудников, много отчетов, таблиц и повторяющихся операций в учете.

 
Алексей Баранов
гендиректор «Интерлогики»

1. Автоматизация только усложнит жизнь

Виталий торгует обувью. Чтобы увеличить продажи, решил запустить программу лояльности для клиентов. Но не знал, как рассчитать скидки, чтобы не сработать в убыток — для этого ему не хватало данных по себестоимости и оборачиваемости товара. В надежде их получить Виталий решил автоматизироваться.

Автоматизировался — какие-то данные получил. Установил скидки, запустил программу. А стало еще хуже.

Виталий не понимал, в чем дело. Может, с данными что-то не так? Или еще какие-то нужны? Перепроверял по несколько раз, дергал сотрудников, снова перепроверял и снова дергал. Рассчитывал вместо трех часов в день тратить на работу с цифрами полтора. А после автоматизации тратил пять. Думал упростить жизнь себе и сотрудникам, а вместо этого усложнил.

А все почему? Понять, какие показатели влияют на прибыль, поможет только финмодель. А самая навороченная и дорогая программа для автоматизации поможет финмодели легче и быстрее посчитать данные. Но без финмодели толку от нее — ноль.

Управленческий учет — это как проекция картинки на экран. А автоматизация — проекция той же картинки на экран пошире. Вот и кажется — плохо видно, потому что экран маловат. А беда в том, что картинка кривая

Начинать надо с внедрения инструментов управленческого учета: финмодели, учета движения денег, складских остатков, продаж и так далее. Потом нужно организовать бизнес-процессы так, чтобы вы были уверены: данные точны. И только потом все это дело можно автоматизировать.

2. Автоматизация бардака — деньги
на ветер

2. Автоматизация бардака — деньги на ветер

Эксперименты с автоматизацией встали Виталию в кругленькую сумму.

  • Заказал «поставить учет в программе». 200 000 ₽.
  • Увидел, что данных не хватает, решил автоматизировать поступление денег. 100 000 ₽.
  • Потом решил — пусть эти данные отразятся в одной программе. 300 000 ₽.
  • Затем захотел внедрить модуль CRM. Это стоит 200 000 ₽.

В итоге, Виталий потратил 800 000 ₽, а результат так и не получил.
А вот какой порядок цифр получается, если бы Виталий начинал с наведения порядка в финансах:

  • финмодель и отчетность — 100 000 ₽,
  • программа для автоматизации учета — 70 000 ₽,
  • внедрение одной программы с учетом склада, финансов и CRM — 250 000 ₽

Заниматься автоматизацией бардака — это как стрелять из дробовика: заряды летят, а все невпопад. Вот и приходится тратить кучу денег на эксперименты, каждый из которых «ну точно все решит».

А когда в финансах порядок, бизнесмен знает, какие показатели влияют на прибыль, и где они прячутся. Поэтому идем к автоматизатору с четкими целями.
Эксперименты с автоматизацией встали Виталию в кругленькую сумму.

  • Заказал «поставить учет в программе». 200 000 ₽.
  • Увидел, что данных не хватает, решил автоматизировать поступление денег. 100 000 ₽.
  • Потом решил — пусть эти данные отразятся в одной программе.
    300 000 ₽.
  • Затем захотел внедрить модуль CRM. Это стоит 200 000 ₽.

В итоге, Виталий потратил 800 000 ₽, а результат так и не получил.
А вот какой порядок цифр получается, если бы Виталий начинал с наведения порядка в финансах:

  • финмодель и отчетность —
    100 000 ₽,
  • программа для автоматизации учета — 70 000 ₽,
  • внедрение одной программы с учетом склада, финансов и CRM —
    250 000 ₽

Заниматься автоматизацией бардака — это как стрелять из дробовика: заряды летят, а все невпопад. Вот и приходится тратить кучу денег на эксперименты, каждый из которых «ну точно все решит».

А когда в финансах порядок, бизнесмен знает, какие показатели влияют на прибыль, и где они прячутся. Поэтому идем к автоматизатору с четкими целями.

Плясать надо от методики учета. Когда она есть, вы знаете, какие вам нужны показатели и где их искать. Это поможет сразу подобрать нужную программу и допилить под вас без лишних трат. Чем четче поставите задачу автоматизатору, тем быстрее он справится с работой и тем дешевле она обойдется.

3. Автоматизация бардака —
это нервотрепка

3. Автоматизация бардака — это нервотрепка

Николай торгует автозапчастями. Он пришел к автоматизатору и сказал: «Хочу поставить учет на складе».

Это автоматизаторы называют кривой задачей, потому что Николай не понимает настоящую цель автоматизации. Цель — это не учет на складе, а понимание финансовых показателей: себестоимости, рентабельности, объема запаса и других. А еще глубже — финансовый результат торговли, то есть прибыль.

Чтобы получить понимание финансовых показателей, надо корректно определить прямые и косвенные издержки и их распределение по финансовой модели. Если идти другим путем, можно получить некую себестоимость. Но с реальностью она будет иметь мало общего.

Поскольку финмодели у Коли не было, себестоимость у него получилась кривая. Скоро он это понял и пошел ругаться к автоматизатору. А тот в ответ: «Но я же сделал все, как вы просили. Поставили задачу рассчитать себестоимость — я рассчитал. Хотите — попробуем посчитать по-другому. Скажите, как — я программу допилю. За отдельную плату».

Коле возразить нечего.

Придумал, что бы еще допилить. Допилил — снова облом. Снова злится. И так до бесконечности.

Виноват, конечно, и автоматизатор. Когда клиент заказывает автоматизацию или даже конкретный показатель, надо выяснить, зачем. А автоматизаторы, которые ориентированы на процесс, а не на результат, не спрашивают. Хочет клиент — сделают. А что там у него за цели и будут ли достигнуты, не их забота. Другие же, которые ориентированы на результат — решение проблемы клиента, отправят сначала навести порядок в финансах. Потому что без него решить проблемы клиента невозможно.

Когда у бизнесмена порядок в финансах и он знает, что ему нужно от автоматизации, бесконечной цепи доработок не бывает. И это бережет и деньги, и нервы.

4. Неправильная картина хуже,
чем никакая

4. Неправильная картина хуже, чем никакая

Петр продает бытовую технику. Он наконец-то завершил проект по неправильной автоматизации учета и наконец-то смог применить все эти новые технологии. Правда, в финансах у него как был бардак, так и остался. Петр увидел — самую большую выручку за прошлый месяц сделал на стиральных машинах «Босцх». «Не зря автоматизировал!» — подумал Петр и решил сосредоточиться на этом бренде: вместо полумиллионой партии этих машинок заказал партию на 1 000 000 ₽.

Чтобы хватило денег, он даже отказался от пылесосов «Филипп», которых раньше тоже покупал на 500 000 ₽. А дальше что-то пошло не так.

Половину партии стиральных машин распродал, вторая зависла мертвым грузом на складе. А на подходе новая партия еще на 1 000 000 ₽, за которую Петр внес предоплату.

Это Петр принимает решение на основе бардачного учета. Да, он идет на айсберг

В это же время Ирина, конкурент Пети, автоматизировалась правильно: сперва навела порядок в финансах. Она проанализировала свои цифры и пришла к другим выводам. Стиральные машины стоят дорого, но и себестоимость у них высокая. Да и рынок насыщен, тенденций к увеличению спроса не видно. В автоматизированном учете Петра таких показателей не было.

А вот по пылесосам прогноз хороший, маржинальность у них выше. Поэтому Ирина закупила меньше стиральных машин и больше пылесосов. Тем самым она увеличила прибыль. А Петр заработал меньше и зарыл деньги в товарные запасы, с которыми теперь не знает, что делать.

После автоматизации бардака руководитель получает искаженную картину происходящего. А это опасно. До автоматизации он знал, что не понимает ситуацию в бизнесе. После бардак никуда не делся, но появилась иллюзия, что теперь-то все прояснилось.

5. Автоматизированный бардак — лазейка для обманщиков

5. Автоматизированный бардак — лазейка
для обманщиков

У нашего клиента начальник отдела продаж решил после Нового года уволиться и стал рисовать в отчетности завышенные цифры продаж. На их основе в декабре получил жирнющий годовой бонус. А в конце января покинул компанию. Обман вскрылся в феврале, и сделать уже ничего было нельзя.

У другого клиента продавцы отгружали дорогой товар. Но в отчетность вносили данные о более дешевом. Например, продали навороченный компрессор за 100 000 ₽, а пробили простенький за 20 000 ₽. Разницу в цене брали себе. Когда все вскрылось, сказали, что просто ошиблись. Доказать обман собственник не смог.

Во время автоматизации без наведения порядка в учете получается автоматизированная мутная вода. А в мутной воде ловят рыбку недоброжелатели.

Бывает — руководитель не понимает картину и ходит к ключевому сотруднику за цифрами. Так сотрудник получает мощный канал влияния на босса. Не все используют это во зло. Но у всех возникает возможность «заболтать» руководителя и создать иллюзию, будто ему «показалось».

Когда учет в компании поставлен правильно, руководителю проще выявить обман. Ведь он видит взаимосвязь показателей, знает, сколько компании должны, когда ждать очередных поступлений и тому подобное. Поэтому быстрее увидит нестыковки в цифрах и начнет разбираться, в чем дело.

Поэтому сначала наводим порядок в финансах, а потом можно и автоматизироваться. Именно так поступил Эльдар Губайдуллин из Казани — владелец компании BlackStone. Сначала он настроил финансовую систему с помощью «Нескучных финансов», а уже потом пришел к нам в «Интерлогику» на автоматизацию. И всё у него получилось.

Редактор: Руслан Царев

Онлайн-практикум Порядок в финансах —
внедрение учета за два месяца

Двухмесячная программа по внедрению управленческого учета. За 8 занятий и 7 промежуточных встреч участники настраивают в своей компании все необходимые отчеты, составляют финансовую модель и понимают, как всем этим пользоваться для роста компании.

Практикум подходит для компаний выручкой от 12 млн ₽ в год, которые работают 2 года и дольше. Если вы понимаете, что вам уже пора навести порядок в финансах — приходите.

 

— делитесь с друзьями

— делитесь

Предыдущие выпуски

Предыдущие выпуски

Денег нет, финдиректоров не хватает, маячит кассовый разрыв… В такую засаду мы угодили в 2018 году. Спас нас Интенсив по управлению бизнесом на основе цифр. А родился этот продукт на стратегической сессии, которые мы с тех пор проводим регулярно. Рассказываем, зачем и как мы это делаем.

Что такое период оборачиваемости в бизнесе — запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей.

Бизнес, который работает с НДС, способен с его помощью получать больше прибыли. И делать это на 100% законно, не обманывая государство. Для этого надо соблюсти два условия. Рассказываем, какие.

© 2019 Консалт-бюро «Нескучные финансы»

[email protected], 8 800 551-85-81

2019 © Консалт-бюро «Нескучные финансы»
[email protected], 8 800 551-85-81

{{amount}}
Товар добавлен в корзину