Я занимаюсь автоматизацией учета товаров, финансов и продаж. Не меньше половины предпринимателей, которые ко мне приходят, не хотят и слышать, что надо сперва составить финмодель, настроить ДДС, ОПиУ, баланс и сделать так, чтобы они регулярно и правильно собирались. Они не хотят наводить порядок в учете, хотят сразу автоматизировать.
Предприниматели хотят результата, а не вникать в сложные материи. И я их понимаю — сам такой. Но беда в том, что если автоматизировать учет, не наведя порядок в финансах, получится автоматизированный бардак.
Расскажу, чем автоматизация бардака вредит бизнесу. Статья будет полезна, если у вас от 5 сотрудников, много отчетов, таблиц и повторяющихся операций в учете.
1. Автоматизация только усложнит жизнь
Виталий торгует обувью. Чтобы увеличить продажи, решил запустить программу лояльности для клиентов. Но не знал, как рассчитать скидки, чтобы не сработать в убыток — для этого ему не хватало данных по себестоимости и оборачиваемости товара. В надежде их получить Виталий решил автоматизироваться.
Автоматизировался — какие-то данные получил. Установил скидки, запустил программу. А стало еще хуже.
Виталий не понимал, в чем дело. Может, с данными что-то не так? Или еще какие-то нужны? Перепроверял по несколько раз, дергал сотрудников, снова перепроверял и снова дергал. Рассчитывал вместо трех часов в день тратить на работу с цифрами полтора. А после автоматизации тратил пять. Думал упростить жизнь себе и сотрудникам, а вместо этого усложнил.
А все почему? Понять, какие показатели влияют на прибыль, поможет только финмодель. А самая навороченная и дорогая программа для автоматизации поможет финмодели легче и быстрее посчитать данные. Но без финмодели толку от нее — ноль.
Начинать надо с внедрения инструментов управленческого учета: финмодели, учета движения денег, складских остатков, продаж и так далее. Потом нужно организовать бизнес-процессы так, чтобы вы были уверены: данные точны. И только потом все это дело можно автоматизировать.
2. Автоматизация бардака — деньги на ветер
Эксперименты с автоматизацией встали Виталию в кругленькую сумму.
- Заказал «поставить учет в программе». 200 000 ₽.
- Увидел, что данных не хватает, решил автоматизировать поступление денег. 100 000 ₽.
- Потом решил — пусть эти данные отразятся в одной программе. 300 000 ₽.
- Затем захотел внедрить модуль CRM. Это стоит 200 000 ₽.
В итоге, Виталий потратил 800 000 ₽, а результат так и не получил.
А вот какой порядок цифр получается, если бы Виталий начинал с наведения порядка в финансах:
- финмодель и отчетность — 100 000 ₽,
- программа для автоматизации учета — 70 000 ₽,
- внедрение одной программы с учетом склада, финансов и CRM — 250 000 ₽
Заниматься автоматизацией бардака — это как стрелять из дробовика: заряды летят, а все невпопад. Вот и приходится тратить кучу денег на эксперименты, каждый из которых «ну точно все решит».
А когда в финансах порядок, бизнесмен знает, какие показатели влияют на прибыль, и где они прячутся. Поэтому идем к автоматизатору с четкими целями.
Плясать надо от методики учета. Когда она есть, вы знаете, какие вам нужны показатели и где их искать. Это поможет сразу подобрать нужную программу и допилить под вас без лишних трат. Чем четче поставите задачу автоматизатору, тем быстрее он справится с работой и тем дешевле она обойдется.
3. Автоматизация бардака — это нервотрепка
Николай торгует автозапчастями. Он пришел к автоматизатору и сказал: «Хочу поставить учет на складе».
Это автоматизаторы называют кривой задачей, потому что Николай не понимает настоящую цель автоматизации. Цель — это не учет на складе, а понимание финансовых показателей: себестоимости, рентабельности, объема запаса и других. А еще глубже — финансовый результат торговли, то есть прибыль.
Чтобы получить понимание финансовых показателей, надо корректно определить прямые и косвенные издержки и их распределение по финансовой модели. Если идти другим путем, можно получить некую себестоимость. Но с реальностью она будет иметь мало общего.
Поскольку финмодели у Коли не было, себестоимость у него получилась кривая. Скоро он это понял и пошел ругаться к автоматизатору. А тот в ответ: «Но я же сделал все, как вы просили. Поставили задачу рассчитать себестоимость — я рассчитал. Хотите — попробуем посчитать по-другому. Скажите, как — я программу допилю. За отдельную плату».
Коле возразить нечего.
Придумал, что бы еще допилить. Допилил — снова облом. Снова злится. И так до бесконечности.
Виноват, конечно, и автоматизатор. Когда клиент заказывает автоматизацию или даже конкретный показатель, надо выяснить, зачем. А автоматизаторы, которые ориентированы на процесс, а не на результат, не спрашивают. Хочет клиент — сделают. А что там у него за цели и будут ли достигнуты, не их забота. Другие же, которые ориентированы на результат — решение проблемы клиента, отправят сначала навести порядок в финансах. Потому что без него решить проблемы клиента невозможно.
Когда у бизнесмена порядок в финансах и он знает, что ему нужно от автоматизации, бесконечной цепи доработок не бывает. И это бережет и деньги, и нервы.
4. Неправильная картина хуже, чем никакая
Петр продает бытовую технику. Он наконец-то завершил проект по неправильной автоматизации учета и наконец-то смог применить все эти новые технологии. Правда, в финансах у него как был бардак, так и остался. Петр увидел — самую большую выручку за прошлый месяц сделал на стиральных машинах «Босцх». «Не зря автоматизировал!» — подумал Петр и решил сосредоточиться на этом бренде: вместо полумиллионой партии этих машинок заказал партию на 1 000 000 ₽.
Чтобы хватило денег, он даже отказался от пылесосов «Филипп», которых раньше тоже покупал на 500 000 ₽. А дальше что-то пошло не так.
Половину партии стиральных машин распродал, вторая зависла мертвым грузом на складе. А на подходе новая партия еще на 1 000 000 ₽, за которую Петр внес предоплату.
В это же время Ирина, конкурент Пети, автоматизировалась правильно: сперва навела порядок в финансах. Она проанализировала свои цифры и пришла к другим выводам. Стиральные машины стоят дорого, но и себестоимость у них высокая. Да и рынок насыщен, тенденций к увеличению спроса не видно. В автоматизированном учете Петра таких показателей не было.
А вот по пылесосам прогноз хороший, маржинальность у них выше. Поэтому Ирина закупила меньше стиральных машин и больше пылесосов. Тем самым она увеличила прибыль. А Петр заработал меньше и зарыл деньги в товарные запасы, с которыми теперь не знает, что делать.
После автоматизации бардака руководитель получает искаженную картину происходящего. А это опасно. До автоматизации он знал, что не понимает ситуацию в бизнесе. После бардак никуда не делся, но появилась иллюзия, что теперь-то все прояснилось.
5. Автоматизированный бардак — лазейка для обманщиков
У нашего клиента начальник отдела продаж решил после Нового года уволиться и стал рисовать в отчетности завышенные цифры продаж. На их основе в декабре получил жирнющий годовой бонус. А в конце января покинул компанию. Обман вскрылся в феврале, и сделать уже ничего было нельзя.
У другого клиента продавцы отгружали дорогой товар. Но в отчетность вносили данные о более дешевом. Например, продали навороченный компрессор за 100 000 ₽, а пробили простенький за 20 000 ₽. Разницу в цене брали себе. Когда все вскрылось, сказали, что просто ошиблись. Доказать обман собственник не смог.
Во время автоматизации без наведения порядка в учете получается автоматизированная мутная вода. А в мутной воде ловят рыбку недоброжелатели.
Бывает — руководитель не понимает картину и ходит к ключевому сотруднику за цифрами. Так сотрудник получает мощный канал влияния на босса. Не все используют это во зло. Но у всех возникает возможность «заболтать» руководителя и создать иллюзию, будто ему «показалось».
Когда учет в компании поставлен правильно, руководителю проще выявить обман. Ведь он видит взаимосвязь показателей, знает, сколько компании должны, когда ждать очередных поступлений и тому подобное. Поэтому быстрее увидит нестыковки в цифрах и начнет разбираться, в чем дело.
Поэтому сначала наводим порядок в финансах, а потом можно и автоматизироваться. Именно так поступил Эльдар Губайдуллин из Казани — владелец компании BlackStone. Сначала он настроил финансовую систему с помощью «Нескучных финансов», а уже потом пришел к нам в «Интерлогику» на автоматизацию. И всё у него получилось.
