24.11.2021
Стратегия
Все статьи

Бизнес живёт за счет авансов.  Как выйти из этого порочного круга

Варвара Нерсесьян
Финансовый директор Нескучных финансов
Варвара Нерсесьян
Анна Новикова
Редактор
Бизнес живёт за счет авансов.  Как выйти из этого порочного круга
  • 3250

Часто бывает: бизнес убыточный, но поступают платежи по новым заказам — приходит предоплата, деньги на счету есть, и кажется, будто всё нормально. А на самом деле всё обстоит куда хуже. Это очень опасная ситуация, потому что её легко не заметить, и формируется зависимость от роста заказов. Как только рост закончится, закончится и спокойная жизнь.

Существует три варианта борьбы с порочным кругом:

Идеальный. Не входить в него.

Болезненный. Затянуть пояса и разорвать его самостоятельно.

Мегаболезненный. Подождать, пока он разорвётся сам и остаться в огромных убытках.

В этой статье разберёмся, в каких бизнесах так происходит чаще всего, как не попасть в такую ситуацию и что делать, если ты уже в ней.

Почему бизнес начинает существовать благодаря авансам

Проблема, распространённая в бизнесах, в которых длительный этап реализации сделки. Рассмотрим на примере ИТ-компании, как так получается, что без новых проектов бизнес оказывается на грани закрытия. Хорошо, что наш финдиректор вовремя подключился.

ИТ-компания занималась разработкой мобильных приложений полного цикла: на них проработка архитектуры, дизайн, разработка и тестирование. 

В компании вели учёт, но только ДДС. В нём данные по деньгам в целом по компании без разбивки на проекты. 

↓↓

Собственник видел хороший плюс денег на счетах и смело выводил дивиденды, направлял деньги на развитие бизнеса, новое оборудование или закатывал корпоративы — в общем, тратил без оглядки. 

↓↓

В скором времени денег на операционные расходы стало не хватать. Проекты в работе затягивались, и их стоимость для компании увеличивалась. Но не все заказчики были согласны платить за доработки. Складывалась ситуация: проект не сдали, работать ещё несколько месяцев и платить команде. Но аванс уже потратили, а оставшиеся за проект деньги от заказчика придут не скоро. 

↓↓

Приходилось расходы покрывать за счёт авансов от новых заказов, чтобы завершить задачи по текущему проекту. В противном случае пришлось бы возвращать деньги и совсем уходить в минус.

↓↓

Образовался порочный круг.

В этой истории собственник попал на мегаболезненный вариант — один из клиентов отказался от сотрудничества и попросил вернуть предоплату. Компанию ждал огромный кассовый разрыв. Закончилось тем, что собственнику пришлось вкладывать свои средства, иначе пришлось бы закрывать бизнес.

Вся соль в том, что вели только ДДС. ДДС — это хорошо, но мало. Из-за того, что не вели Учёт Сделок (о нём позже), непонятно — пришли деньги за уже выполненные работы или это аванс за новые проекты.

Допустим, в работу взяли 5 проектов. Каждый длится 3 месяца. Предоплата по каждому 50 000 рублей. Все авансы пришли на один расчётный счёт, и сложились в очень приятную сумму — 250 000 рублей. 

Благодаря ДДС владелец видит деньги, а будущие расходы по проекту — нет. Он забывает, что предстоит платить сотрудникам зарплату, которые трудятся на проекте, а вот то, что пора бы заказать новые компьютеры — это видно, это на поверхности, перед глазами.

Как не попасть в такую ситуацию

1. Запомнить, деньги ≠ выручка. Пока мы не выполнили обязательства, деньги клиента просто хранятся на нашем счету — они ещё не наши. Нашими они станут после того, как выполним обязательства по проекту. И тратить деньги следует с осторожностью — вспомните пример про ИТ-компанию.

2. Поставить правильный расчёт проекта. Это поможет всегда знать, сколько вы получили денег, сколько на проект надо потратить сейчас и в будущем, сколько ещё получите с проекта. Для этого существует тот самый Учёт Сделок.

Отчёт очень отрезвляет — когда перед глазами будущие расходы, тратить деньги уже и не так хочется

3. Признавать выручку по сданным этапам или понесённым расходам. В длительных проектах существует два метода признания выручки. Каждый применяет тот, который больше подходит. Иногда клиенты не соглашаются — им важно получить уже законченный проект, их понять можно. Но стоит попробовать с ними договориться до начала работы.

Метод результатов Метод затраченных ресурсов
Например, 4 этапа в работе: проработка архитектуры, дизайн, разработка и тестирование. Разбиваете расчёт с клиентом на эти этапы. Сдали этап — признали выручку. Вам платят за выполненную часть работы. Например, проект длится 3 месяца. В течение первого месяца вы потратите 20 000 рублей на материалы и 30 000 рублей на зарплаты. Прописываете это в плане реализации проекта. Когда вы столько потратите денег, можно признавать выручку.Вам платят за затраченные ресурсы.

4. Отправлять аванс от клиента на отдельный счёт. С этих денег закрываем все расходы по проекту, с которого пришёл аванс, а оставшиеся выводим после того, как закрыли все обязательства.

5. Завести резервные фонды. Это как копилка: переводим туда часть выручки и берём, когда наступает ЧП в каком-нибудь проекте. Например, если клиент попросит вернуть деньги, сроки работы увеличились, уволился специалист и надо нанять другого. 

6. Предусмотреть в договоре изменения. В длительных проектах всегда что-то  может пойти не так. Например, увеличится стоимость проекта или подорожают материалы. А бывает и такое, что ещё во время заключения договора учли не все расходы. Если не предусмотреть в договоре, что что-то может измениться, потом клиент скажет: «Мы договаривались вот так», и будет прав.

7. Привязать вознаграждение сотрудников к сданным этапам по проекту. Так мы мотивируем сотрудников быстрее и качественнее работать, чтобы сдать проект раньше срока и с меньшим количеством правок.  

Важно: заранее пропишите премии в Учёте Сделок. Если этого не сделать, может произойти ироничная ситуация: вы уйдёте в минус из-за премий.

8. Рассчитывать план реализации проекта и составлять платёжный календарь.

Составляем на несколько периодов вперёд — так не попадём в кассовый разрыв или успеем придумать, как его избежать.

Платёжный календарь подскажет, когда и какие расходы и доходы будут у бизнеса

9. Выводить дивиденды после того, как признали выручку. Пока на счету только лишь деньги, лучше их не трогать. А вот когда они превратятся в выручку, можно и вывести себе денег на личные нужды.

Если уже попали в замкнутый круг

1. Пересмотреть подход к трате денег и правильно их распределять. Деньги — ещё не выручка. И пока мы не выполнили обязательства по проекту, стоит максимально осторожно тратить деньги. Учёт Сделок поможет чётко понимать, какими деньгами можно распоряжаться, а какие — отложить на будущие расходы по проекту.

2. Жёстко экономить на всём, пока не признаете выручку. Это касается буквально всего: воды в офис, канцелярии, премий, наёма новых сотрудников. Иногда даже приходится задерживать зарплаты, только, конечно, после честного разговора с командой. Придётся немного потерпеть — потом скажете себе спасибо. 

3. Прекратить вывод дивидендов. Когда выручка будет признана, зарплаты выплачены, расходы закрыты, тогда можно подумать о дивидендах. Сейчас они не так важны, как будущее бизнеса.

4. Поговорить с заказчиком. Попробуйте пересмотреть условия договора. Например, попросите разбить этапы на более мелкие или перевести оплату пораньше. Конечно, нет никакой гарантии, что клиент согласится, но попытка — не пытка.

Главное — действовать быстро, пока ситуация совсем не вышла из-под контроля, и не пришлось вкладывать свои деньги. 

Чтобы написать комментарий необходимо авторизоваться или зарегистрироваться

Комментарии

Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе
бесплатно
Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе
Диагностика бизнеса от эксперта Нескучных
бесплатно
Диагностика бизнеса от эксперта Нескучных
Волшебный час с финдиром
бесплатно
Волшебный час с финдиром
бесплатно
Шаблон отчета Баланс