История Алена Мишурко — директора рекламного агентства Bono BTL. Из-за бардака в учете Алена не знала свою прибыль, попадала в кассовые разрывы и затруднялась спланировать развитие. Расскажем, как она навела порядок в финансах агентства.
Вела учет на коленке
Алена вела учет с первого дня работы компании, но на самом простом уровне. Фиксировала, сколько денег пришло, а сколько ушло. Видела — деньги есть. Но не знала, есть ли у компании прибыль и стабильна ли она.
«У нас 2 направления деятельности — технический мерчендайзинг и промоакции. Я не знала, равнозначны ли они по прибыли, — вспоминает Алена. — Общая картина выглядела приятно. Но представление, что в целом все хорошо, было на уровне ощущений. А я хотела видеть конкретные цифры. Планы по развитию были тоже без цифр».
Стояла перед агентством и проблема кассовых разрывов. Не раз случалось: подходит срок очередного платежа, а в кассе нет достаточной суммы. Приходилось занимать деньги или отсрочивать платежи.
Когда Алена поставила цель оцифровать бизнес, заказала у Нескучных услугу «Порядок в финансах».
Выстроила систему отчетности
за два месяца
Первой целью Алены было наладить первичную систему финансовой отчетности. Эту задачу она решила за два месяца. Сейчас сотрудники компании регулярно собирают отчеты о движении денежных средств (ДДС) и о прибылях и убытках (ОПИУ). Цифры в ДДС обновляют в ежедневном режиме.
Алена наладила попроектный учет и оптимизировала расходы.
К началу года в агентстве появилась четкая система управленческого учета, которая отвечает на ключевые вопросы Алены: сколько в целом прибыли получили, какой финансовый результат по направлениям и конкретным проектам.
Запустила активные продажи
Отчетность показала — прибыль есть, но нестабильна. Один месяц агентство в шоколаде, другой — срабатывает в лучшем случае в ноль.
Причиной нестабильности было то, что у агентства мало клиентов. Держались на плаву за счет того, что возвращались старые клиенты. Чтобы расширить пул заказчиков, Алена запустила активные продажи. На первый план вышел поиск новых клиентов.
«Основные деньги нам приносил один крупный клиент, — поясняет Алена. — Получалось — мы слишком сильно зависели от него. Теперь я вижу, как с каждым новым постоянным заказчиком эта зависимость уменьшается».
Начала брать авансы
Сильная зависимость от одного ключевого клиента оказалась причиной кассовых разрывов. Услуги агентства он оплачивал постфактум. Сколько бы ни длился очередной проект — деньги только по завершении.
Чтобы больше не зарывать всю прибыль в дебиторку, Алена не ограничилась расширением клиентской базы. Теперь обязательным условием работы с клиентами, включая самого крупного, стал аванс.
Дебиторка, или дебиторская задолженность — всё, что должны вам.
«Мы поменяли бизнес-процесс работы с дебиторкой, — рассказывает Алена. — Оказалось непросто объяснить, почему условия изменились. Но я была настойчива — и меня услышали».
Выявила убыточное направление
Отчетность ответила на вопрос, равнозначны ли направления деятельности. Оказалось — нет. Прибыль приносил только технический мерчендайзинг. А вот промоакции, как показали цифры, были убыточными.
Алена решила сделать прибыльными и промоакции. Цель достижима, если нарастить обороты. В первый месяц после такого решения оборот по промоакциям увеличила на 30%.
Планирует увеличить прибыль вдвое
На 2018 год Алена поставила четкие финансовые цели: увеличить чистую прибыль до 1,5 млн рублей, что вдвое больше финансового результата прошлого года, собственный капитал — до 3 млн рублей, а выручку — на 30%.
«В ближайшее время разберемся с текущими задачами, выровняемся, — делится планами Алена. — Потом снова обращусь к Нескучным — займемся планированием. А пока продолжаем собирать и анализировать отчеты».
