Бюджет на минималках: как компании выжить с ограниченными ресурсами

Прибыль у компании вроде есть, а денег не хватает. Пришло время оплачивать счета от поставщиков, начислять зарплаты сотрудникам, а средств на счетах практически нет. Что делать в такой ситуации? Как справиться с дефицитом бюджета и не похоронить бизнес? Даем подробную инструкцию в статье.

Содержание

3 причины отсутствия денег

Анализ финансового учета

Оптимизация доходов и расходов

Оптимизация бизнес-процессов

Как повысить эффективность использования ресурсов

5 способов найти дополнительные возможности

Финансовое планирование на минималках

Бюджет на минималках: частые вопросы собственников бизнеса

Бюджет на минималках: в двух словах

Поможем провести финучет, найти причины отсутствия денег и выстроить стратегию развития компании

3 причины отсутствия денег

1. ДДС не дружит с отчетом о прибылях и убытках, то есть денежные потоки компании не дружат с чистой прибылью. Простыми словами, компания не знает, сколько зарабатывает на самом деле. Собственникам кажется, что прибыль есть, но это не так, а расходов гораздо больше, чем доходов. Сюда же можно отнести неконтролируемые выплаты дивидентов, когда собственник выводит больше, чем может себе позволить.

2. Компания не знает размер своего оборотного капитала. Собственники не имеют представления, сколько денег должно находиться в бизнесе, и тратят их бесконтрольно. Предприниматели не управляют дебиторской и кредиторской задолженностью, не знают точно, как быстро оборачиваются запасы.

Подобная ситуация может возникнуть с кредиторской задолженностью поставщикам, когда компания работает только на свои средства и толком не знает, сколько уже вложено в товар. При этом никто не контролирует дебиторскую задолженность, чтобы она возвращалась быстрее.

      3. Компания решила расширяться, но не рассчитала свои возможности. Прежде чем масштабировать бизнес, нужно построить финансовую модель и выяснить, какие ресурсы для этого потребуются. Но многие собственники бизнеса либо совсем не просчитывают возможности, либо делают это неправильно. В результате появляется кассовый разрыв.

Анализ финансового учета

Чтобы выявить причины дефицита бюджета, сначала нужно убедиться в том, что компания правильно считает чистую прибыль, и посмотреть, насколько корректно собирается отчет о прибылях и убытках.

Если соблюдается соотношение доходов и расходов, значит, в отчете о прибылях и убытках не должны присутствовать авансы и предоплаты. В отчет включают только те расходы, которые непосредственно относятся к доходам, полученным в текущем месяце.

Затем необходимо посчитать оборотный капитал и выяснить: сколько денег крутится в бизнесе, сколько оборачивается дебиторки, кредиторки и товаров,  проанализировать периоды оборачиваемости (как быстро деньги и дебиторка снова «превращаются» в деньги, а также все ли отсрочки поставщиков мы использовали).

Оптимизация доходов и расходов

Если денег не хватает, то в первую очередь нужно понять, куда они утекают, и оптимизировать расходы. Для этого важно рассчитать точку безубыточности. Только так можно определить, сколько вообще компания все-таки должна зарабатывать, насколько не дотягивают до идеала показатели прибыли в данный момент, какой суммы  не хватает на покрытие постоянных расходов.

1. Разбираемся со скидками покупателям. Необходимо убедиться, что они приносят ожидаемый эффект — повышают объем продаж, не «съедая» при этом прибыль.  

Возможно, придется пересмотреть некоторые условия работы с покупателями, например:

• систему скидок и подарков,

• условия доставки товара при покупке на определенную сумму.

       2. Следим за маржинальностью и подтягиваем до нужного уровня.

Оптимизация переменных расходов:

• найти возможности получить дополнительные скидки у поставщиков;

• проверить банковские расходы (закрыть лишние счета), использовать возможность получать платежи по QR-коду, в случае необходимости перейти на другой банковский тариф или выбрать другой банк, минимизировать наличные расчеты, чтобы  не платить лишнюю комиссию.

Оптимизация постоянных расходов:

• сменить дорогой офис на более экономичный вариант;

• пересмотреть мотивацию персонала, перевести по возможности постоянные оклады в переменную часть;

• отключить лишние подписки и лицензии;

• оценить эффективность рекламы и маркетинговых расходов, соотнести с ростом выручки и оставить 1–2 рекламных канала.

Оптимизация бизнес-процессов

Когда компания выявила, какие расходы можно сократить, самое время обратить внимание на то, как устроены бизнес-процессы, и откорректировать их. 

Оптимизировать штат сотрудников. Для выполнения определенных задач можно применить гибкие формы занятости или аутсорсинг. Переводить уборщицу на аутсорсинг вряд ли будет выгодно. Услуги клининговой компании обойдутся куда дороже штатной единицы. Но на непостоянные работы, например, на разовое изготовление сайта для компании или ремонт компьютеров выгоднее привлекать стороннего специалиста, чем содержать системного администратора или веб-дизайнера в штате компании. 

Закрыть убыточные направления. Если у компании несколько точек продаж или филиалов, нужно проанализировать их работу и закрыть всё то, что не приносит прибыли либо близко к нулю. На какой-то период сосредоточиться только на тех проектах, которые приносят ощутимый доход.

Пересмотреть портфель заказов и учет сделок с клиентами. Компании лучше отказаться от низкомаржинальных продуктов, все силы бросить на постоянных лояльных клиентов и товары, которые они предпочитают.

Автоматизировать некоторые процессы. Компания может сэкономить немало времени и денег с помощью автоматизации сферы бухгалтерии,  финансов или отдела продаж. Можно подключить обновление банка, внедрить новую CRM-систему, которая поможет быстро обмениваться информацией, установить автоматическую загрузку выписок по счетам и т. д. У бухгалтера освободится колоссальное количество времени для работы над более важными задачами.

Инвестировать в рост. Компания может предложить сотрудникам выполнить бизнес-задачи, направленные на развитие компании, но не связанные с их родом деятельности.

Как повысить эффективность использования ресурсов

Даже если бизнес работает на минималках, у него есть ресурсы, которые можно использовать с выгодой, либо наоборот. Есть несколько полезных стратегий управления ресурсами компании.

1. Оптимизация инвентаря. Стоит регулярно проводить инвентаризацию, постоянно проверяя запасы товаров и материалов, сокращая их до минимально необходимого уровня, не допуская образования излишков. Избыток продукции на складе может привести к росту затрат на хранение, повышению арендной платы за дополнительные помещения и снижению ценности товаров.

2. Экономия на аренде помещения. Компании, которая находится в состоянии дефицита бюджета, стоит рассмотреть возможность удаленной работы для сотрудников. Перевод части персонала на удаленку поможет существенно снизить затраты на аренду офиса.

3. Перераспределение задач. Персонал компании — это тоже ресурс. Иногда достаточно пересмотреть процесс распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы увеличить эффективность и производительность труда без привлечения новых кадров.

5 способов найти дополнительные возможности

Помимо перечисленных выше методов, есть менее очевидные способы эффективной работы компании с минимальным бюджетом.

Способ 1. Пересмотреть фонд оплаты труда

Часто бывает так, что в бюджет заложен большой процент премиальных выплат сотрудникам. В этом случае компания может пересмотреть систему премий и перераспределить средства между премиальной и окладной частью. Если бюджет приходится сильно урезать, имеет смысл договориться с сотрудниками о временном переносе премий до момента, пока положение компании не выровняется.

Способ 2. Договориться о дополнительной скидке с основным поставщиком

Бывает так, что у компании по договору с поставщиком есть отсрочка платежа, и долг может накопиться серьезный. В этом случае имеет смысл предложить поставщику полностью погасить задолженность в ближайшие дни (досрочно), но со скидкой. Часто поставщики соглашаются на скидку до 30% при условии срочного закрытия долга.

Второй вариант закупки товаров с невысоким бюджетом — дробить поставки товара на мелкие части, оплачивая заказ из  входящих денег.

Способ 3. Распределять денежные средства по фондам

Все деньги, которые поступают на счет, полезно распределять по фондам внутри компании. При этом счета нужно оплачивать строго из того фонда, который предназначен конкретно для этих нужд. Собственники бизнеса как будто раскладывают деньги по разным копилкам. Сколько целей у компании, столько и должно быть фондов: на налоги, на развитие, на зарплату, на оплаты поставщикам. Каждый месяц в каждый фонд нужно откладывать процент от поступления денег. Такая система поможет сохранить стабильность и выйти из кризиса.

Способ 4. Сдать в аренду и распродать ненужное имущество

У компании могут быть неиспользуемые активы, которые можно продать или сдать в аренду. Распродажа неликвидных товаров поможет высвободить замороженные средства. Оборудование, которое не используется в полной мере или не применяется вообще, можно сдать в аренду, обеспечив дополнительный доход. 

Способ 5. Работа на деньги заказчика

В этом случае компания оказывает услуги или производит продукцию по 100-процентной предоплате от заказчика. Такая тактика поможет избежать лишних кредитов на закупку материалов.

Финансовое планирование на минималках

При ограниченном бюджете компании необходимо грамотное финансовое планирование, которое включает в себя несколько важных составляющих.

Платёжный календарь — это инструмент, который стоит завести в первую очередь, если его еще нет. 

В условиях нехватки денег его нужно постоянно «мониторить», установить 1–2 дня в неделю для осуществления платежей. Необходимо расставить приоритеты по платежам, оценить риски за просрочку платежа для бизнеса и двигать платежи в зависимости от важности.

Контролировать финансы компании, избегая необоснованных трат, поможет бюджетирование. Этот инструмент позволяет грамотно управлять ресурсами, прогнозировать доходы и расходы, снизить риски и следовать к достижению поставленных целей.

Чтобы проиграть разные сценарии развития событий, компании нужна финансовая модель. С ее помощью можно увидеть, каких показателей нужно достичь, чтобы получить желаемую прибыль, понять, каким собственник хочет видеть бизнес и что для этого необходимо сделать.

Бюджет на минималках: частые вопросы собственников бизнеса

Как выйти из кассового разрыва?

В первую очередь завести платёжный календарь. Он поможет понять, куда уходят деньги, грамотно распределить потоки доходов и расходов, регулярно делать прогнозы на будущее. Владея этой информацией, собственник бизнеса сможет принимать взвешенные, обоснованные решения, которые помогут устранить кассовые разрывы.

Почему «на бумаге» у компании деньги есть, а на самом деле нет?

Прибыль и деньги — это не одно и то же. Бывает, что компания дает клиентам отсрочки платежей. Например, продано продукции на 10 миллионов, но 6 миллионов из них — в рассрочку. В итоге сумма на счете составляет всего 4 миллиона, из них 3, 5 миллиона — это расходы на производство. Результат: 500 тысяч прибыли на счете, остальная «подтянется» после полной оплаты.

Как улучшить бизнес-процессы компании, если бюджет ограничен?

Чтобы выявить сильные и слабые стороны компании, проведите SWOT-анализ и поговорите с сотрудниками. Собственники бизнеса часто упускают тот факт, что сотрудники на своих рабочих участках  могут предложить интересные идеи по оптимизации бизнес-процессов, просто их никто не спрашивает.

Бюджет на минималках: в двух словах

Дефицит финансов в компании — это еще не приговор, есть множество способов, которые помогают взять денежные потоки под контроль, сократить расходы и увеличить прибыль.

• Прежде чем впадать в депрессию, собственнику стоит выяснить причины отсутствия денег. Обычно это происходит, потому что компания не знает, сколько зарабатывает на самом деле, какой у нее оборотный капитал, и не понимает своих возможностей.

• Нужно убедиться в том, что компания правильно считает чистую прибыль, и понять, сколько денег вообще крутится в бизнесе.

• Чтобы выбраться из нехватки бюджета, нужно оптимизировать постоянные и переменные расходы, скорректировать бизнес-процессы, повысить эффективность использования ресурсов и раскрыть дополнительные возможности.

• Компании с минимальным бюджетом жизненно необходимо грамотное финансовое планирование, которое включает в себя ведение платёжного календаря, бюджетирование, создание финансовой модели и контроль задолженностей.

Поможем провести финучет, найти причины отсутствия денег и выстроить стратегию развития компании

Финдиректора Нескучных проводят тщательный анализ финансовой системы компании, выявляют причины нехватки бюджета, помогают оптимизировать расходы и увеличить чистую прибыль.

Вот кому мы уже помогли:

• Ошибки с валютой, из-за которых селлер маркетплейса работал в убыток. И как мы их исправили

• Стоматология: нашли 38 млн ₽ дебиторки, хотя клиники не работали в долг

• Стройка: контроль расходов и рост прибыли на 43%

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Разобрались с долгами, долгостроями и вывели компанию в плюс

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓