Затраты, расходы, издержки:
в чём разница

Затраты, расходы и издержки — может показаться, что это синонимы. В обычной жизни бывает и так, но в управленческом и бухгалтерском учетах это разные вещи. В этой статье на примере выдуманной мебельной компании «Столешница» разбираемся, в какой момент организация несет затраты и когда они превращаются в издержки и расходы. Заодно узнаем, зачем все эти понятия собственнику бизнеса.

Оглавление

Затраты — денежная оценка стоимость ресурсов

Расходы — «ходят парой» с доходами

Себестоимость — все расходы на производство и реализацию

Издержки — самое широкое понятие

Зачем понимать разницу

Затраты — денежная оценка стоимости ресурсов

Затраты — это денежная оценка стоимости материальных, трудовых, финансовых и других видов ресурсов, которые компания тратит на производство или реализацию продукции. 

Например, чтобы стол поступил в продажу, «Столешнице» нужно закупить материалы, заплатить столяру и отвезти готовую мебель в магазин. Деньги, которые компания потратила на эти операции, относятся к затратам.

При этом важно, что затраты учитываются за определенный период. Так, у «Столешницы» на производство одного стола уходит месяц, и весь этот месяц компания несет затраты. Вот как это выглядит.

10 января — компания закупила материалы для производства стола. Пока эти материалы лежат на складе, они считаются запасами — именно в этом разделе баланса их учитывают. По сути компания просто обменяла свои финансы на актив — материал. Но самого стола еще нет, продавать нечего, поэтому пока компания несет только затраты.

10 февраля — стол готов. Материалы превратились в финальную продукцию.

И дальше у затрат есть три пути: стать активами, расходами или убытками ↓

• Стать активами — стоимость стола, пока его не продали, будет отображаться в балансе, в разделе «Активы», строке «Готовая продукция». Актив «Деньги» превратился в актив «Стол».
• Стать расходами — компания продала стол в марте и получила доход. В этот момент затраты превращаются в расходы.
• Стать убытками — стол долго не могли продать, и его сгрызли складские мыши. Затраты стали убытками организации.

Последние два пути можно схематично проиллюстрировать:

Как затраты отражаются в учете. Затраты сами по себе невидимы, в двух отчетах они проходят транзитом, а в третьем их вообще нет. Давайте посмотрим, как они отражаются в отчете о движении денежных средств (ДДС), отчете о прибылях и убытках (ОПиУ) и балансе. 

Операция	ДДС	ОПиУ	Баланс
Купили материалы	Списание (выбытие) денег в день оплаты	—	Уменьшились «Денежные средства» Увеличились «Запасы и материалы»
Сделали стол	—	—	Уменьшились «Запасы и материалы» Увеличилась статья «Готовая продукция»

У затрат нет своей строчки в балансе, ДДС или ОПиУ: пока стол не реализован или не списан в убыток, затраты не влияют на финансовый результат бизнеса. 

Какими бывают затраты. Затраты можно классифицировать по разным основаниям, в зависимости от того, какую управленческую задачу надо решить. Разберем разные виды затрат.

По отношению к производству продукции затраты делятся на прямые и косвенные.

• Прямые включают в себя покупку материалов и оплату работы мастера. То есть эти затраты напрямую относятся к производству конкретной продукции. 
• Косвенные — это затраты, связанные с производством, но те, что нельзя отнести к изготовлению стола. Например, освещение мастерской и зарплата персонала, который убирает цех. 

Схематично эта классификация затрат выглядит так:

По функции затраты можно классифицировать на основные и накладные. 

• Основные — все затраты, связанные с производством: закупка сырья, материалов, зарплата производственным рабочим, амортизация станков и здания мастерской.
• Накладные поддерживают производство и выпуск продукции. Это могут быть затраты на обслуживание оборудования и управление сотрудниками. 

Опять обратимся к схемам:

По тому, что относится к себестоимости, затраты бывают производственными и внепроизводственными.

Производственные — затраты, которые включаются в себестоимость продукции. Например, в январе «Столешница» закупила дерево и лак для изготовления стола на 15 тыс. рублей. Это производственные затраты, которые останутся запасами компании до тех пор, пока их не отдадут в цех мастерам.

Внепроизводственные (или внереализационные) затраты не входят в расчет себестоимости и состоят из коммерческих и административных ↓

Коммерческие — оплата рекламы, зарплата коммерческого персонала. Административные — зарплата топ-менеджеров, бухгалтеров, юристов, покупка канцелярии, воды, оргтехники. И снова схема:

Внепроизводственные затраты всегда относятся к периоду, в котором были сделаны продукты: тот же месяц, квартал или год.

По тому, как затраты реагируют на изменение объема производства, выделяют постоянные, переменные и смешанные.

• Переменные — меняются в зависимости от объемов производства. При этом объем затрат на изготовление одной единицы продукции не меняется. Например, покупка дерева, лака, гвоздей. 
• Постоянные — не меняются от объемов производства и компания несет их, даже если работает в ноль. Например, аренда помещений, амортизация станка, налоги, отчисления за сотрудников.
• Смешанные состоят из постоянной и переменной частей. Например, затраты на отопление и электроэнергию. 

Вот как эти три типа затрат выглядят в «Столешнице»:

По степени прогнозируемости есть два вида затрат:

• нормальные, планируемые затраты — случаются из месяца в месяц;
• аномальные.

Например, есть затраты на электроэнергию, которые из месяца в месяц меняются в пределах нормы. Но в мае затраты с 5 000 ₽ резко выросли до 100 000 ₽ — что-то аномальное! Это знак, что на затраты нужно обратить внимание.

Расходы — «ходят парой» с доходами

Расходы — это подтвержденные и обоснованные затраты на производство или оказание услуг за определенный период. Про них можно сказать, что они с доходами «ходят парой». Как только «Столешница» продала стол и получила доход, все ранее понесенные затраты на производство будут классифицированы как расходы.

Как отражаются в учете. Расходы, в отличие от затрат, участвуют в формировании прибыли и влияют на финансовый результат компании — чистую прибыль. И попадают в отчет о прибылях и убытках.

Операция	ДДС	ОПиУ	Баланс
Продали стол и сразу получили деньги	Поступление денег	Выросла выручка Выросли расходы	Увеличился собственный капитал
Продали стол, но покупатель заплатит позже	—	Выросла выручкаВыросли расходы	Выросла дебиторская задолженность — долг клиента нам
Получили аванс за стол, но пока не изготовили	Поступление денег	—	Выросла кредиторская задолженность — наш долг клиенту

С учетом есть важный момент: расходы учитываются в том же периоде, что и доходы. Продали стол в марте, получили доход в марте, значит, и расходы на этот стол учитываем в марте, а не в феврале. Пока дохода нет, принятие расходов отсутствует, они остаются затратами — так работает принцип соответствия. 

Какими бывают. Расходы — это затраты, которые полностью перенесли свою стоимость на реализованную продукцию. Поэтому они дублируют классификацию затрат: 

• прямые и косвенные;
• основные и накладные;
• производственные и внепроизводственные;
• постоянные, переменные и смешанные.

Есть разница в учете расходов, так как они зависят от доходов. Разберем на примере постоянных и переменных. 

• Переменные — меняются вместе с выручкой и зависят от того, сколько продали продукции.
• Постоянные — те, что организация несет, даже если работает в ноль. 

Например, продали 100 столов, получили доход. Затраты предприятия на производство этих 100 столов — закупку древесины, лака, гвоздей — станут переменными расходами. Если компания ничего не продала, то и переменных расходов у нее не будет, только постоянные.

Еще есть убытки — как помните, это третий путь затрат. Убытки, как и расходы, влияют на финансовый результат, но не зависят от времени, когда компания получила доход. На примере «Столешницы» затраты станут убытками, когда обнаружится, что стол испорчен.

Про бухгалтерский и налоговый учет В бухгалтерском и налоговом учете свои условия, чтобы признать затраты расходами, а значит, есть дополнительная классификация. По наличию документов расходы делятся на подтвержденные и неподтвержденные. Например, если у компании нет акта выполненных работ, расход считается неподтвержденным и его нельзя отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Для управленческого учета такого жесткого ограничения нет.  Например, «Столешница» купила резные ручки у физлица. Товарной накладной или чека нет. Так, конечно, делать незаконно: физлицо должно быть зарегистрировано и работать официально. Но, допустим, покупка уже состоялась.  С точки зрения бухгалтерского и налогового учета расходы на покупку резных ручек считаются неподтвержденными (документально). Документа о покупке нет, значит, нельзя уменьшить налогооблагаемую базу — прибыль компании. А вот в управленческом учете мы эту операцию обязательно включим в ОПиУ, а именно в себестоимость продукции. Ведь фактически «Столешница» понесла расходы. По экономическому обоснованию бывают экономически оправданными и неоправданными. Неоправданные не приводят к получению экономической выгоды. Из-за них компания несет убытки. Такие расходы могут не соответствовать финансовому положению компании. Например, собственник купил себе люксовый автомобиль не на зарплату или дивиденды, а на финансы бизнеса, и теперь катается на нем по встречам и личным делам — прибыли автомобиль не генерирует, значит, это неоправданные траты. По цели использования делятся на целевые и нецелевые. Например, «Столешница» получила субсидию от государства или целевой кредит на строительство новой фабрики и покупку оборудования. Если деньги потратили на закупку материала, то компания понесла нецелевые расходы.

Себестоимость — все расходы на производство и реализацию

Себестоимость — это все расходы предприятия на производство и реализацию продукции. 

У всех компаний себестоимость складывается из различных расходов — всё зависит от процессов и продукции, системы работы. Например, у «Столешницы» свой склад, а «МебельКо» арендует помещение для хранения продукции. «Столешница» включает в себестоимость расходы на коммуналку, а «МебельКо» — на аренду склада. 

Какой бывает себестоимость. Есть разные виды себестоимости, о некоторых мы подробнее рассказывали в других статьях, например:

• Считаем себестоимость услуг на примере салона красоты.
• Как посчитать себестоимость на производстве. Пошаговая инструкция.

Здесь же поговорим о прямой, цеховой, производственной и полной себестоимостях: 

• Прямая — это цеховые производственные расходы на изготовление стола. Покупка материала, сдельная оплата труда столяра, электроэнергия. Всё то, что можно отнести на единицу продукции.
• Цеховая — накладные расходы, которые нельзя отнести на производство единицы продукции. Но они участвуют в обслуживании цеха. Например, зарплата начальника цеха,  мастера, который ремонтирует станки, аренда и отопление цеха.
• Производственная — это коммерческие и управленческие расходы, вместе их еще называют общехозяйственными. К ним относятся оплата командировок, услуги аудитора, зарплата бухгалтеров и топ-менеджеров, покупка канцелярии и хозтоваров в офис.
• Полная — состоит из прямой, цеховой и производственной себестоимостей.

Схематично разные виды себестоимости выглядят так:

Себестоимость считают по данным из ОПиУ и используют, чтобы ставить адекватные цены на товар и влиять на финансовый результат компании.

Издержки — самое широкое понятие

Издержки — это совокупность всех затрат при изготовлении и продаже товара или оказания услуг.

Издержки могут включать в себя самые разные статьи затрат в рамках одного периода — года, производственного цикла или отдельной стадии производства. То есть это самое широкое понятие среди себестоимости, расходов и затрат.

Издержки более широкое понятие еще и потому, что включают в себя явные и неявные затраты. Неявные затраты не несут за собой прямых финансовых потерь. Например, «Столешница» из всех предложений на рынке купила самый дорогой брус. Из-за того, что на материалы пришлось потратить больше денег, компания недополучила прибыль. Это и есть неявные затраты.

Зачем понимать разницу

Есть несколько причин, почему собственникам бизнеса важно различать, что относится к затратам, расходам и издержкам.

1. Повышать свою финансовую грамотность. Собственнику необходимо понимать цифры компании и ориентироваться в них, чтобы управлять бизнесом грамотно. Иначе можно неверно посчитать финансовый результат компании. Например, собственник купил материалы и решает, что их нужно сразу списать как расходы. Так он занижает не только чистую прибыль компании, но и свои дивиденды. 

Финансовая грамотность помогает освоить планирование и бюджетирование, а еще — строить бизнес как систему, делать его прозрачным и управляемым, а не работать в парадигме «может, взлетит, может, не взлетит». Системный, прозрачный бизнес — то, за что мы тут боремся в Нескучных.

2. Разбираться в учетной политике компании. Это пригодится, когда нужно составить свою учетную политику или при покупке чужого бизнеса. Собственнику будет проще понять, как получается прибыль или убытки компании и нет ли там манипуляций с данными. Не разбираясь в классификации, собственник рискует неправильно посчитать маржинальность, ошибиться с ценой и купить убыточную компанию.

3. Говорить на одном языке с финансовым специалистом. Когда собственник понимает, как что рассчитывается, в какой момент и куда попадает в отчетности, ему намного проще обсуждать управленческий учет, проводить анализ, планировать прибыль и продумывать бизнес-стратегию вместе с финансовым директором. 

А самый простой способ прокачать финансовую грамотность и научиться отличать не только затраты от издержек, но и ROE от ROA, ликвидность от рентабельности, прибыль от выручки и прочее — это работа с финдиректорами Нескучных. Чтобы понять, как она устроена, приходите на экскурсию — это бесплатно и ни к чему не обязывает.