Должностные инструкции: как правильно составлять

Должностная инструкция — это не просто документ для галочки, а полезный инструмент для бизнеса. Она помогает разобраться, кто за что отвечает в компании, избежать недопониманий и сделать работу более организованной. Главное — составить её правильно: ничего лишнего, только чёткие обязанности и важные детали. Как это сделать — рассказали в статье.

Содержание

Что такое должностная инструкция и для чего она нужна

Какие есть виды должностных инструкций

Какая структура у должностной инструкции

Какие есть требования к оформлению должностной инструкции

Как составить должностную инструкцию для сотрудника: алгоритм

Когда и как вносить изменения в должностную инструкцию

Какие есть распространённые ошибки при составлении должностных инструкций

Должностные инструкции: частые вопросы

Как составлять должностные инструкции: в двух словах

Поможем распределить обязанности сотрудников так, чтобы бизнес был в плюсе

Что такое должностная инструкция и для чего она нужна

В Трудовом кодексе нет определения должностной инструкции, но этот документ всё равно играет важную роль в управлении персоналом. Всё больше компаний начинают разрабатывать такие инструкции, и госорганы считают их полезными для фиксации обязанностей сотрудников (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). 

Если простыми словами, должностная инструкция — это документ, который определяет:

• трудовую функцию сотрудника;

• требования к его знаниям и профессиональному опыту;

• перечень должностных обязанностей;

• ответственность и права.

По сути, для трудового законодательства должностные инструкции — это локальные акты (ст. 8 ТК). И работодатель издаёт их по своему желанию.

При этом важно уточнить, что должностные инструкции полезны как для работодателя, так и для работника. Все плюсы — в таблице. А ещё смотрите кейс компании, где пересмотр должностных инструкций и чёткое распределение зон ответственности помогли собственнику выйти из операционки.

Преимущества должностных инструкций

+ для работодателя	+ для работника
Понятно, кто за что отвечает, —  легче управлять персоналом	Ясное понимание своих задач и ожиданий работодателя
Меньше рисков попасть в трудовые споры с сотрудником	Подтверждение компетенции и уверенность в своих действиях
Легче оценить работу сотрудников	Чёткие границы обязанностей и ответственности
Новичков проще обучить и ввести в курс дела	Прозрачность в отношениях с работодателем

Ещё должностные инструкции напрямую влияют на то, как работают бизнес-процессы компании. Когда задачи каждого сотрудника подробно прописаны, легче организовать работу и избежать ошибок. Всё идёт по плану, и процессы в компании работают без сбоев. Все главные принципы управления бизнес-процессами смотрите в отдельной статье.

Какие есть виды должностных инструкций

Должностные инструкции можно разделить на обязательные и необязательные, а также на индивидуальные и типовые.

Обязательные и необязательные

Обязательные должностные инструкции, по общему правилу, составляют для государственных служащих (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Точное название для таких инструкций — должностные регламенты. У военнослужащих вместо инструкций действуют обязательные уставы и приказы — суть та же: описать обязанности, права и ответственность.

А вот для частных компаний всё проще: должностные инструкции не обязательны. Их отсутствие не приведёт к штрафам. Но, несмотря на это, их часто составляют, чтобы наладить порядок в работе и избежать споров.

Индивидуальные и типовые

Индивидуальные, или персонифицированные должностные инструкции — это те, которые пишут специально под конкретного сотрудника или необычную должность. В них учитывают и особенности компании, и профессиональные навыки человека. Такие инструкции нужны, когда типовая не подойдёт, потому что работа слишком нестандартная.

Типовые должностные инструкции — идеальный вариант для стандартных позиций, которые есть почти в каждой компании. В них прописывают общие обязанности, права и ответственность, которые подходят всем, кто занимает одну и ту же должность. Удобно и просто: такие инструкции можно использовать сколько угодно раз без лишней переделки.

Какая структура у должностной инструкции 

Как мы уже говорили, в Трудовом кодексе про должностные инструкции ничего не сказано. А значит, никаких строгих требований к их структуре тоже нет. Но чтобы инструкция была полезной и понятной, обычно в неё включают минимум 4 раздела:

• Общие положения. Здесь указывают название должности, как в штатном расписании, требования к квалификации, кому сотрудник подчиняется и кто подчиняется ему. Прописывают порядок назначения на должность, требования к образованию и опыту работы, а также цель этой должности.

• Должностные обязанности. Этот раздел самый важный. В нём перечисляют всё, за что сотрудник отвечает на своей позиции. Чтобы составить этот список, можно заглянуть в профессиональные стандарты и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) — там есть примеры обязанностей для разных профессий.

• Права сотрудника. Сотрудник должен знать, какие у него есть права, пока он выполняет свои обязанности. Например, право запрашивать информацию или принимать решения в рамках своей компетенции.

• Ответственность. Здесь указывают, за что сотрудник несёт ответственность, если что-то пойдёт не так. Например, за нарушение сроков или ошибки в документации.

Какие есть требования к оформлению должностной инструкции

Должностную инструкцию можно оформить двумя способами. Первый — как приложение к трудовому договору. Второй — как отдельный документ (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1). Какой вариант выбрать — зависит от удобства.

Когда оформляете должностную инструкцию, можно опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт не обязательный, но помогает правильно оформить документ. Поэтому, если есть возможность, лучше следовать ГОСТу, чтобы документация была оформлена единообразно.

Теперь чуть подробнее рассмотрим, как оформить титульный лист должностной инструкции. На нём должны быть реквизиты:

• наименование организации;

• название структурного подразделения (если есть);

• должность, для которой оформляется инструкция;

• дата утверждения;

• подписи ответственных лиц: руководителя подразделения, руководителя организации;

• печать организации (если есть).

Можно добавить информацию о согласовании инструкции с юридическим отделом или профсоюзными организациями. Сделайте так, если требования о согласовании есть в вашей компании.

Шрифт на титульном листе обычно стандартный — Times New Roman. Размер — 12–14 пунктов.

Как составить должностную инструкцию для сотрудника: алгоритм

Разберём по шагам, что нужно сделать, чтобы составить качественную должностную инструкцию.

Шаг 1. Проанализировать потребность в разработке инструкции

Перед тем как писать должностную инструкцию, нужно убедиться, что она вам действительно нужна. Например, если вы:

• создаёте новую должность;

• меняете обязанности сотрудника;

• улучшаете рабочие процессы;

• приводите документацию в соответствие с новым законодательством.

Шаг 2. Изучить нормативные документы

Прежде чем приступать, ознакомьтесь с актуальными нормативными актами, законами, профессиональными стандартами, а также с Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС). Это поможет точно определить, какие требования и обязанности нужно указать в инструкции.

Профстандарты и ЕКС — это одни из самых важных документов для должностных инструкций, поэтому разберёмся с их обязательностью.

Шаг 3. Собрать информацию о должности

Перед написанием инструкции важно собрать информацию о должности, для которой её составляете:

• кто будет подчиняться этому сотруднику?

• какие основные обязанности и задачи он будет выполнять?

• какие полномочия нужны для выполнения задач?

• какой уровень ответственности будет у сотрудника?

Шаг 4. Составить проект должностной инструкции

Создайте проект должностной инструкции. Включите в неё все разделы: общие положения, должностные обязанности, права сотрудника, ответственность и другие, если добавили их.

Шаг 5. Согласовать проект должностной инструкции

Представьте проект должностной инструкции на рассмотрение всем заинтересованным сторонам. Обычно это:

• сотрудник, которому предназначена инструкция;

• руководитель подразделения, в которое входит должность;

• юрист компании, который проверит, соответствует ли инструкция закону.

Получите обратную связь и внесите коррективы в инструкцию.

Шаг 6. Утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней сотрудника

После того как завершите все согласования, утвердите финальную версию должностной инструкции. Если должностная инструкция — это отдельный документ, подготовьте приказ о её утверждении в свободной форме. Ознакомьте всех сотрудников, которых принимаете на работу, с инструкцией под подпись. Не забудьте выдать каждому копию этой инструкции.

Если должностная инструкция — это приложение к трудовому договору, подготовьте её в двух экземплярах, как и сам трудовой договор. Один экземпляр передайте сотруднику, а второй оставьте у себя (ст. 67 ТК).

Ознакомление с должностной инструкцией — важный этап при трудоустройстве, который нужно правильно провести. Работодатель передаёт сотруднику экземпляр инструкции, а тот ставит подпись и дату, подтверждая, что ознакомлен с документом. Это нужно сделать до начала работы — при подписании трудового договора.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать инструкцию? Разговор с сотрудником поможет понять, в чём причина отказа. Возможно, есть вопросы по содержанию инструкции. Если есть разногласия по пунктам, предложите обсудить их и внести изменения в документ, чтобы учесть мнения обеих сторон.

Если сотрудник категорически отказывается подписывать инструкцию, составьте акт с датой, временем, причиной отказа и указанием  свидетелей, и пусть его подпишут все стороны. Отказ подписывать инструкцию может быть расценен как отказ от работы, и работодатель может принять дисциплинарные меры, вплоть до увольнения. Но прежде чем предпринимать серьезные шаги, проконсультируйтесь с юристом, чтобы точно не нарушить закон.

Шаг 7. Хранить должностную инструкцию

Один экземпляр должностной инструкции остаётся у работодателя, а второй передают сотруднику. Это даёт возможность обеим сторонам обращаться к документу в будущем, если возникнет такая необходимость.

Когда и как вносить изменения в должностную инструкцию

Обычно корректировки в должностные инструкции вносят в таких ситуациях:

1. Изменение трудовых функций — когда меняются обязанности или задачи сотрудника.

2. Реорганизация компании — при изменении её структуры или процессов.

3. Внедрение новых технологий — если появляются новые инструменты или методы работы.

4. Обновление законодательства — для соответствия новым нормам.

5. Заключение нового трудового договора — когда меняются условия работы.

6. Оптимизация рабочего процесса — для улучшения эффективности.

7. Повышение квалификации или изменение уровня ответственности — когда сотрудник получает новые полномочия или обязанности.

Чётких правил, как вносить изменения, в законе нет. Поэтому вы можете определить их самостоятельно. Но при этом есть 3 правила, которые надо учитывать, когда вносите изменения в должностные инструкции.

Правило 1. Отталкивайтесь от формата инструкции. Она может быть приложением к трудовому договору или самостоятельным документом.

• Приложение к трудовому договору. Здесь любые изменения требуют согласования с сотрудником и оформления дополнительного соглашения. Подпишите соглашение с сотрудником. Убедитесь, что сотрудник ознакомился с изменённой инструкцией под подпись.

• Отдельный документ. Тут всё будет зависеть от правила 2, то есть от характера изменений.

Правило 2. Учитывайте характер изменений. Ещё раз подчеркнём, что здесь речь идёт только о ситуации, когда должностная инструкция — отдельный документ. Главное, на что надо обратить внимание, — затрагивают ли изменения в должностной инструкции обязательные условия трудового договора.

• Если изменения затрагивают обязательные условия трудового договора. Например, это могут быть изменения в ключевых обязанностях сотрудника. Тогда надо получить письменное согласие сотрудника, чтобы продолжить с ним трудовые отношения. Помимо изменения самой инструкции, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого утвердить новую редакцию должностной инструкции приказом и ознакомить сотрудника с изменениями под подпись.

• Если изменения не затрагивают обязательные условия трудового договора. Тогда согласие сотрудника не требуется. Но всё равно нужно утвердить новую редакцию должностной инструкции или подготовить документ, который включает только изменения к действующей версии инструкции. Также утвердите её приказом и ознакомьте сотрудника с документом под подпись.

Правило 3. Соблюдайте сроки. Если изменения связаны с организационными или технологическими изменениями в компании, сотрудника нужно уведомить минимум за два месяца до их введения (ст. 74 ТК). Этот порядок следует соблюдать независимо от формата должностной инструкции: самостоятельный это документ или приложение к трудовому договору.

Какие есть распространённые ошибки при составлении должностных инструкций

Рассмотрим несколько частых ошибок, которые допускают компании при составлении должностных инструкций.

Ошибка 1. Слишком много лишней информации

Когда инструкция слишком длинная и в ней много ненужных подробностей, это делает её трудной для восприятия. Вместо того чтобы чётко указать, что нужно делать, текст с обилием «воды» не даёт увидеть главное. А должностная инструкция должна быть ясной и понятной, в первую очередь самому сотруднику.

Как исправить: сократите текст до необходимого минимума, оставьте только самое важное. Используйте короткие и понятные предложения.

Ошибка 2. Полное копирование норм из Трудового кодекса

Иногда в инструкцию просто переписывают статьи из Трудового кодекса, как если бы они не действовали автоматически. Но эти нормы и так уже работают по закону, и повторять их в должностной инструкции нет смысла. 

Как исправить: удалить дублирования норм Трудового кодекса. Лучше сосредоточиться на обязанностях конкретного сотрудника, чтобы документ был понятным и практичным.

Ошибка 3. Нет конкретики в обязанностях

Если в инструкции только общие фразы вроде «выполнять другие поручения» или «помогать коллегам», это не даёт сотруднику понять, что именно он должен делать. 

Как исправить: формулируйте обязанности конкретно и ясно, избегайте двусмысленностей. Каждое действие должно быть описано понятно для сотрудника.

Ошибка 4. Дискриминационные положения

В должностной инструкции не должно быть требований, которые могут привести к дискриминации по возрасту, полу, национальности и так далее. Например, если указано «требуется молодой сотрудник» или «женщина для этой должности», это незаконно. 

Как исправить: убрать дискриминационные положения. Инструкция должна быть прозрачной и учитывать права всех сотрудников.

Ошибка 5. Неполучение обратной связи от сотрудников

Если при составлении или обновлении инструкций не послушать тех, кто реально выполняет эти обязанности, документ может не отразить реальную работу. Это приведёт к путанице и недовольству сотрудников.

Как исправить: при разработке новых инструкций привлекайте к обсуждению тех, кто уже занимает эти должности. Их опыт и знания помогут создать более точный и полезный документ.

Должностные инструкции: частые вопросы

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Компания сама решает, кто будет разрабатывать, согласовывать и обновлять должностные инструкции. Обычно за это отвечает сотрудник службы персонала или бухгалтерии, если нет отдельного кадровика.

Иногда разработку должностных инструкций может взять на себя начальник отдела, для которого их нужно составить. В таком случае отдел кадров предоставляет шаблоны и справочники с типовыми обязанностями и требованиями, а руководитель отдела уже подстраивает их под особенности работы своего подразделения.

Можно ли в должностную инструкцию добавить обязанности не по должности?

Чем отличается должностная инструкция от производственной инструкции?

Должностная инструкция и производственная инструкция — два разных документа, каждый с собственной целью.

• Должностная инструкция описывает обязанности, права и ответственность сотрудника, который занимает конкретную должность. Этот документ используют в любых отраслях — он подходит для офисных работников, менеджеров и специалистов, которые занимаются административными и управленческими функциями.

• Производственная инструкция регулирует технологические процессы, правила эксплуатации оборудования и технику безопасности на производстве. Она применяется в таких отраслях, как машиностроение, металлургия и пищевая промышленность, и ориентирована на рабочих, операторов и инженерно-технический персонал.

Надо ли прописывать формы поощрения в должностной инструкции?

Формы поощрения в должностной инструкции указывать не обязательно. Обычно вопросы поощрения решаются через другие внутренние документы, такие как Положение о премировании или Коллективный договор. В должностной инструкции же обычно прописывают только обязанности и ответственность сотрудника, а вот как и за что его могут поощрить — это уже другая история.

Подробнее о правилах премирования читайте в отдельной статье.

Как составлять должностные инструкции: в двух словах

• Должностные инструкции — это полезный инструмент для бизнеса. Хотя они и не обязательны по закону, такие инструкции приносят реальную пользу. Они помогают сотрудникам понять свои обязанности, а компании — контролировать рабочие процессы.

• Есть минимальный набор разделов для должностной инструкции. В должностной инструкции должны быть хотя бы общие положения, должностные обязанности, права сотрудника и ответственность. Эти разделы помогут описать, что от сотрудника требуется. Но вы также можете добавить и другие разделы в инструкцию.

• Укажите конкретные обязанности сотрудника в инструкции. Взять их можно из профессиональных стандартов и Единого квалификационного справочника должностей (ЕКС). В них есть примеры обязанностей для разных профессий.

• Не перегружайте инструкцию. Инструкция должна быть ясной и понятной, поэтому не нагружайте её ненужной информацией. Также избегайте дублирования норм из Трудового кодекса — это только усложнит восприятие документа.

Поможем распределить обязанности сотрудников так, чтобы бизнес был в плюсе

Финдиры Нескучных хорошо понимают, как важны чёткие должностные инструкции для успешной работы компании. Когда есть понятные обязанности сотрудников, это помогает избежать путаницы, оптимизировать процессы и в итоге сэкономить время и деньги.

Правильно составленные инструкции — это основа для распределения ресурсов и контроля расходов. Поэтому многие компании, которые обращаются в Нескучные, приходят к тому, чтобы пересмотреть и обновить свои должностные инструкции.

Вот несколько кейсов, когда наши финдиры помогли изменить ключевые моменты в компании, и это привело к росту прибыли:

• Нашли и обезвредили слабое место в продажах

• Маркетплейс: разобрались с товарной матрицей и увеличили выручку в 1,5 раза

• Рекламное агентство: калькулятор сделок избавил от убыточных проектов

• Стоматология: нашли 38 млн ₽ дебиторки, хотя клиники не работали в долг

• История: как собственнице выйти из операционки за два месяца

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓