Бывает, что прибыль у компании есть, а денег в то же время нет. Если попали в такую ситуацию, не беспокойтесь: деньги просто заморозились, и их можно разморозить.
Глобально дело в следующем. У денег есть агрегатные состояния: например, лежат они на счете в виде рублей, а потом вы покупаете товар. Деньги не исчезли, а поменяли агрегатное состояние: были рублями, стали товаром. Деньги приобретают другое агрегатное состояние в запасах, дебиторской задолженности, основных средствах и незавершенном производстве.
Сразу предупредим, достать деньги, которые принадлежат по праву вам, можно не всегда — ведь если контрагент стал банкротом, то что с него взять? Но в большинстве случаев мне и коллегам из «Нескучных финансов» удается помочь бизнесу.
Роемся в запасах
Запасы — это деньги в виде товара. Например, вы купили партию лака для волос, но в вашей парикмахерской пока что достаточно лака из старой партии, поэтому новый лак будет лежать в подсобке.
Элитное продаем либо сразу, либо дешево
Мария открыла бутик эксклюзивной одежды европейских марок, о которых мы даже не слышали. Наценка на одежду была очень высокая и покупателей хватало, поэтому Мария не задумывалась о том, чтобы следить за остатками на складе. В итоге за девять лет одежды скопилось столько, что можно было бы открыть федеральную сеть. Во всей этой одежде заморожены деньги.
Продать эту одежду одежду уже невозможно: она вышла из моды. Чтобы вернуть хотя бы часть расходов, приходится устраивать распродажи и реализовывать одежду с огромными скидками.
Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно распродавать залежавшийся товар и проводить инвентаризацию — проверять, сходится ли фактическое количество товара на складе и в магазине с тем, что написано в документах. Инвентаризацию обязательно проводить как минимум раз в год перед сдачей бухгалтерской отчетности, но никто не мешает делать это чаще.
Разбираемся с дебиторской задолженностью
Дебиторка — это деньги в виде долга. Вы свои обязательства выполнили и можете признать выручку, но фактически денег у вас пока нет. Должниками бывают поставщики и покупатели:
| Должник-поставщик | Должник-покупатель |
| Вы оплатили поставку шерсти новозеландских овечек. Товар погрузили на борт, но капитан был пьян, и корабль пошел не туда. Поставщик не выполнил обязательства — теперь он вам должен. | Шерсть все-таки приехала, вы связали бурки и отправили их оптовику в Дагестан. Вы договорились, что оптовик оплатит бурки через месяц. Все это время он будет вам должен. |
Стимулируем менеджеров правильно
Максим закупает товар с 30-дневной отсрочкой и перепродает по более высокой цене с такой же отсрочкой. Логика здесь такая: получил товар → продал в тот же день → через 30 дней получил оплату → сразу рассчитался с поставщиком → положил прибыль в карман. Но однажды ему не хватило денег, чтобы рассчитаться с поставщиком. Максим просил продлить отсрочку, но поставщик не собирался ждать, требовал деньги и грозил судом.
Первым делом я внедрила в компанию Максима управленческий учет. Оказалось, что 50% дебиторки — просрочены: клиенты не платили вовремя. Тогда я предложила поменять условия работы менеджеров, Максим согласился. Раньше сотрудники получали процент за заключение сделки, а теперь — за оплату товара. Менеджеры стали активнее напоминать клиентам, что за поставку нужно платить. Просроченная дебиторка сократилась до 20% — и это допустимый уровень для нормального функционирования бизнеса Максима.
Чтобы такого не случалось, нужно знать, какие поставщики и покупатели вам должны и сколько. Если дебиторская задолженность не просрочена, стоит просто подождать, пока партнер выполнит свои обязательства. О просроченной задолженности можно вежливо напомнить, или просто обратиться в суд.
Также важно сокращать период оборачиваемости, то есть среднее количество дней, за которое приходит оплата от клиентов. Чем меньше период, тем больше у компании денег на счетах. Чтобы сократить период, нужно давать покупателям меньше отсрочек, а самому пользоваться кредиторкой.
Пользоваться кредиторкой — это значит просить отсрочку у поставщиков, чтобы оборачивать деньги компании, пока поставщик ждет оплату. Закупаете товар и договариваетесь, что оплатите через месяц, а не переводите оплату сразу и ждете, пока товар продается.
Завершаем незавершенное производство
Незавершенное производство — это деньги в виде товаров, которые еще не готовы занять место на полке. К примеру, ваша кондитерская делает торты с вишенкой, а поставщик вишенок второй день не отвечает на телефон. Деньги в торты вложены, а продать их пока нельзя — производство не завершено, ждем вишенку.
Чтобы избежать незавершенного производства, нужно следить за остатками сырья, поддерживать оборудование в рабочем состоянии и держать контакты других поставщиков на всякий случай.
Следить за складом. Производству должно хватать материалов, иначе продукцию не получится выпускать. Сколько конкретно сырья держать на складе — поможет узнать складской учет.
Поддерживать работоспособность техники. Иногда производство встает, если станок выходит из строя. Чтобы этого не случалось, нужно регулярно проводить техобслуживание и записать телефоны инженеров, которые могут приехать и починить станок день в день.
Держать поставщиков про запас. Если у поставщика проблемы, он не сможет привезти вам сырье, и вы не выпустите продукт. Чтобы проблемы поставщика вас не касались, держите под рукой контакты других поставщиков.
Не тратим последнее на основные средства
Основные средства — это активы бизнеса, то есть деньги в виде имущества. Например, принтер в фотоателье или корова на ферме.
Предприниматели часто приобретают основные средства в кредит. Это нужно делать осторожно: по кредиту нужно платить регулярно, а деньги от клиентов могут поступать не сразу. В результате легко оказаться в ситуации, когда платеж от клиента не поступил, а банк уже требует деньги и штрафует за просрочки.
Так было у нашего клиента: он занимался грузоперевозками и покупал в лизинг новые машины, как только мог себе это позволить. Вроде все логично: больше машин значит больше денег. Но в реальности клиенты далеко не всегда оплачивают счета вовремя, а платежи по лизингу пропускать нельзя, иначе машину заберут. Когда мы внедрили финансовый учет, стало ясно, что покупать новые машины уже давно нельзя. Я посоветовала планомерно расплачиваться с банком — и сейчас, спустя четыре года, машины уже в собственности.
