Финансовая служба в компании: зачем нужна и как организовать

Финансовая служба небольшой компании — это бухгалтер и финдиректор. В среднем и крупном бизнесе работает больше финансовых специалистов — обычно они занимаются узкими задачами, например, оформляют договоры или собирают дебиторку. Финслужбу можно построить самому или взять готовую на аутсорсинге. 

Содержание

Для чего нужна финансовая служба: функции и задачи

Как устроен финансовый отдел компании

Способы организации финансовой службы предприятия

Как организовать собственную финансовую службу

Собственная финансовая служба: частые вопросы собственников

Собственная финансовая служба: в двух словах

Для чего нужна финансовая служба: функции и задачи

Финансовая служба — это отдел, который управляет деньгами компании. Чтобы было понятнее, расскажем, какие функции есть у финслужбы.

• Аналитическая — анализ бизнес-процессов компании, участие в бизнес-планировании хозяйственной деятельности.

• Казначейская — управление финансовыми потоками на предприятии, контроль платежей, определение их очередности.

• Учетно-контролирующая — организация учета хозяйственных операций, финансовый контроль использования материальных ресурсов.

В любой компании есть разные отделы, например, маркетинг, логистика, продажи, снабжение. И основная задача финансовой службы — помочь отделам генерировать максимум прибыли. Для этого нужно рационально использовать оборотные деньги компании, чем и занимается финслужба. 

Пример оргструктуры компании

Финансовая служба работает в рамках финстратегии компании. Допустим, собственник бизнеса хочет накопить подушку безопасности и купить офис. Финслужба формирует систему фондов, пересматривает траты и каждый месяц откладывает деньги на нужные цели. 

Как устроен финансовый отдел компании 

В малом бизнесе финансовая служба обычно состоит из бухгалтера и финансового директора. Чем крупнее компания — тем больше людей в финслужбе и тем более узкими задачами они занимаются. Например, на крупных предприятиях финменеджер может отвечать только за платежи контрагентам. 

Размер компании можно определять по оборотам:

• до 10 млн ₽ в месяц → нужны бухгалтер и финдиректор;

• до 30 млн ₽ → бухгалтер, финдиректор и финменеджер;

• более 30 млн ₽ и по мере роста → дополнительные сотрудники, например, еще один финменеджер, бухгалтер и специалист по финансовому контролю.

Какие именно сотрудники потребуются в финансовую службу — зависит от специфики компании.  Если это производство с длительным циклом, у которого много дебиторской задолженности, то там может работать сотрудник, занимающийся только дебиторской и кредиторской задолженностью. В малом же бизнесе такое встречается редко. 

В целом оргструктуру финслужбы можно представить так:

Такая большая структура встречается в среднем и крупном бизнесе, но и это не предел: в рамках каждого отдела могут существовать подотделы, которые занимаются более узкими задачами. 

Способы организации финансовой службы предприятия

Организовать финансовую службу может собственник любой компании. Здесь есть два пути:

• нанимать сотрудников в штат;

• работать с финслужбой на аутсорсинге. 

По опыту, средний и крупный бизнес обычно предпочитают формировать свою внутреннюю службу из штатных сотрудников. У таких компаний сложные многомиллионные обороты, поэтому им нужны люди, которые будут на месте управлять денежными потоками. 

Малому бизнесу больше подходит аутсорсинг — он закрывает все задачи внутренней финансовой службы, при этом обходится дешевле за счет экономии на штатных сотрудниках. 

Как организовать собственную финансовую службу

Чтобы организовать свою финслужбу, прежде всего нужно обозначить этапы: с чего начать, в какой момент и по каким признакам можно будет определить, что задача выполнена. 

В Нескучных финансах для этого используют дорожную карту. На ней указывают этапы и конкретные шаги в рамках каждого этапа. 

 

Например: 

Этап 3. Разработка регламентов финансовой службы. 

↓

Регламенты по кассовой дисциплине и заявочной системе.

↓

Определение источников информации и ключевых показателей: что есть в компании, как видим бизнес-процесс. 

Разработка регламента.

Презентация, корректировка и утверждение регламента.

В целом создание финслужбы начинается с понимания того, какие финансовые задачи требуется решить внутри компании и какие люди для этого нужны. Как только это становится понятно, к работе подключают эйчаров, которые нанимают нужных сотрудников в штат. 

⚡️Можно пойти другим путем: нанять сначала финдиректора или пригласить его из Нескучных финансов, а тот уже проанализирует компанию и ее финансовые цели и скажет, сколько людей и ресурсов нужно, чтобы построить финслужбу. И, соответственно, сделает это.

Чтобы собрать полноценную финансовую службу, потребуется, по опыту, где-то полгода. 

Расходы на финансовый отдел будут такими же, как на любых других сотрудников компании: потребуется оборудовать рабочие места, регулярно платить зарплату и делать социальные отчисления. Если нужно, оплачивать обучение. Если у компании нет бюджета на это, лучше рассмотреть вариант финдиректора на аутсорсинге. 

Собственная финансовая служба: частые вопросы собственников 

Какие основные функции выполняет финансово-экономическая служба (ФЭС) в компании?

Основные функции ФЭС: аналитическая (анализ бизнес-процессов, планирование), казначейская (управление денежными средствами), учетно-контролирующая (контроль ресурсов). Кроме этого ФЭС реализует финансовую стратегию для максимизации прибыли.

От чего зависит структура финансовой службы и её состав?

Структура финансовой службы зависит от масштабов бизнеса и конкретных задач. Может включать главного бухгалтера, экономиста, отдел налогового планирования и другие подразделения.

Какие существуют способы организации работы финансовой службы?

Существует два основных способа: формирование подразделения из штатных сотрудников (для среднего/крупного, производственного бизнеса) или аутсорсинг (подходит для малого бизнеса).

Какие ключевые этапы включает организация работы собственной финансово-экономической службы?

Организация работы собственной ФЭС подразделяется на следующие этапы: определение задач и структуры, разработка регламентов, найм сотрудников (финдиректор, экономист). Кроме этого требуется организация взаимодействия ФЭС с другими подразделениями.

Чем отличается финансово-экономическая служба от бухгалтерии по задачам?

Бухгалтерия — подразделение ФЭС, фокусируется на налоговой отчетности. Финансово-экономическая служба шире. В ее задачи входит планирование, расчет эффективности, консолидация данных для управления деятельностью предприятия. Главный бухгалтер зачастую подчиняется финдиректору.

Собственная финансовая служба: в двух словах

• Финансовая служба — это отдел, который управляет деньгами компании. 

• Основная задача финансовой службы — помочь другим отделам компании генерировать максимум прибыли. 

• В малом бизнесе финансовая служба обычно состоит из бухгалтера и финансового директора. Чем крупнее компания — тем больше людей в финслужбе и тем более узкими задачами они занимаются. 

• Какие именно сотрудники потребуются в финансовую службу — зависит от специфики компании.

• Организовать финансовую службу может собственник любой компании. Здесь есть два пути: нанимать сотрудников в штат или работать с финслужбой на аутсорсинге. 

• Чтобы организовать финансовую службу, потребуется оборудовать рабочие места, регулярно платить зарплату и делать социальные отчисления. Если у компании нет бюджета на это, лучше рассмотреть вариант финдиректора на аутсорсинге. 

Поможем построить финансовую службу в компании

Для малого бизнеса большая финансовая служба не нужна — не те обороты. Но вести управленческий учет и эффективно управлять деньгами компании всё равно нужно — без этого бизнес не будет расти. 

И здесь могут помочь финдиры Нескучных. Они знают, как оптимизировать расходы, увеличить выручку и прибыль, наладить стабильные продажи, масштабироваться. А если нужно — помогут построить финансовую службу внутри вашей компании. 

Вот как обычно работают наши финдиры:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8 млн ₽ в копилке. За 11 месяцев

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Сделали х2 по выручке в сложное время — в апреле 2022 года

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓