Финансовое планирование в 1С: альтернатива таблицам в Excel

Экономическая ситуация меняется быстрее, чем успевают адаптироваться бизнес-процессы. Финансовое планирование превратилось в главный рычаг стратегического управления и принятия решений. Но владельцы бизнеса сталкиваются с лавиной проблем. В отчетах постоянно возникают ошибки. Разные версии документов не согласуются. Сложно контролировать исполнение бюджета и анализировать отклонения. 

Старые методы не работают в новых реалиях! Пришло время искать современные решения. В статье рассказываем, как автоматизировать финансовое управление с помощью 1С.

Содержание

Почему таблицы тормозят финансовый контроль

Преимущества финансового планирования в 1С

В какой конфигурации 1С вести учёт

Как бизнесу использовать 1С в управленческом учёте

Что в итоге получает бизнес, работая в 1С

Где пригодятся отчёты 1С

Финансовое планирование в 1С: частые вопросы собственников

Финансовое планирование в 1С: в двух словах

НФ Консалтинг: решения для роста бизнеса от экспертов в области финансов

Почему таблицы тормозят финансовый контроль

Работа в Excel и Google таблицах для серьёзного бюджетирования чревата следующими проблемами:

Ручной труд и ошибки. Когда данные собирают из разных подразделений, постоянно переносят из одной таблицы в другую  — обязательно возникают ошибки.

Версионный хаос. Контроль актуальных версий бюджета становится кошмаром. Возникают файлы типа: «Финальная_версия_бюджета_исправленная_после_совещания_5_FINAL.xlsx».

Отсутствие оперативности. Получить актуальную картину исполнения бюджета и быстро сравнить план-факт по нужным аналитикам — недостижимая мечта при работе в таблицах.

Сложность моделирования. Чтобы провести сценарный анализ, нужно копировать и передавать сложные таблицы. Это крайне трудоемко и ненадежно.

Отрыв планирования от учета. План живет в таблицах, факт — в 1С. Сопоставление требует постоянного экспорта, импорта, теряется связь с первичными документами.

Преимущества финансового планирования в 1С

Финансовое планирование в 1С — не просто замена Excel на другую программу. Это переход на качественно новый уровень управления деньгами компании. Интеграция планирования и учета в едином специализированном ПО позволяет:

• радикально сократить ручной труд и ошибки за счет автоматизации;

• получать актуальную информацию об исполнении бюджета в режиме реального времени;

• проводить глубокий и оперативный анализ отклонений для быстрого реагирования;

• повысить дисциплину и ответственность подразделений за финансовый результат;

• принимать обоснованные управленческие решения на основе достоверных и согласованных данных.

Сводная таблица основных типовых конфигураций 1С:Предприятие, разработанных фирмой 1С и партнерами. Конфигурации сгруппированы по категориям, с указанием версий и назначения.

В какой конфигурации 1С вести учёт

Выбор системы 1С зависит от масштаба бизнеса и его потребностей. 

1. Микро- и малый бизнес (например, ИП с небольшим оборотом) — 1С:УНФ (Упрощённый учёт). Программа подойдёт, если нужно вести простой учёт доходов/расходов без сложных бухгалтерских проводок.

2. Малый бизнес и ИП (например, магазин, небольшая услуга) — 1С:Бухгалтерия (Полный учёт). Подойдёт, если нужно вести бухгалтерию по российским стандартам (РСБУ), автоматизировать расчёт налогов.

3. Средний бизнес (например, производство, сеть магазинов) — 1С:КА (Комплексная автоматизация). Программа идеальна, если нужно управлять финансами, продажами и запасами в одной системе, вести полный учёт (РСБУ + налоги) для нескольких направлений. Функционал соответствует требованиям ФНС и Минфина для большинства организаций.

4. Крупный бизнес и холдинги (например, предприятия с филиалами) — 1С:ERP (Расширенное управление). Подойдёт, если нужно автоматизировать сложные бизнес-процессы, контролировать финансы, логистику, производство в масштабах компании.

Бюджетирование в конфигурациях 1С

Конфигурация	Наличие бюджетирования	Уровень функциональности	Ключевые инструменты	Ограничения
1С:ERP Управление предприятием 2.5	Полноценный модуль	Максимальный (Enterprise)	BPMN-планирование Сценарное моделирование Консолидация бюджетов холдинга ABC/Driver-based бюджетирование Анализ отклонений в реальном времени	Требует глубокой настройки под специфику бизнеса
1С:КА 2.5 (Комплексная автоматизация)	Базовая поддержка	Средний (Mid-market)	Статьи бюджетов План-фактный анализ Формирование БДДС/БДР Контроль лимитов расходов	Нет многовалютности, сложных сценариев, консолидации для холдингов
1С:Бюджетирование 2.0	Специализированное решение	Профессиональное	Гибкие модели бюджетов Распределение затрат (ЦФО) Интеграция с УПП/КА Версионность бюджетов	Требует отдельной лицензии и интеграции с основной системой
1С:Управление торговлей 11.5	Ограниченное	Базовое (SMB)	Планирование продаж и закупок Лимиты расходов Анализ маржинальности	Нет БДР/БДДС, сложных расчетов, ЦФО
1С:УНФ 1.6	Отсутствует	–	Только ручной ввод плановых показателей в отчетах	Нет инструментов контроля и моделирования
1С:Бухгалтерия 3.0 (базовая)	Отсутствует	–	Только анализ фактических затрат (без планирования)	Не предназначена для управления

Как бизнесу использовать 1 С в управленческом учёте

Разберем ключевые инструменты финансового анализа, которые доступны в основных конфигурациях 1С с учетом их специфики.

1С:Бухгалтерия 3.0 — для базового контроля

Показывает ключевые цифры: сколько денег на счетах, какие долги, прибыль. Программа умеет готовит отчёты по закону (налоги, бухгалтерия). Но есть ограничения для глубокого анализа. Например, причины снижения прибыли придется считать в Excel или покупать дополнительные программы.

1С:Бухгалтерия 3.0 подойдёт для малого бизнеса, где нужно просто следить за финансами без сложностей. 

Функции системы представлены в таблице ниже:

Группа отчетов	Конкретные примеры отчетов	Комментарии	Фокус руководителя при анализе
Анализ денежных потоков	Анализ движения денежных средств (ДДС) Ведомость по счетам денежных средств (50, 51, 52, 55) Оборотно-сальдовая по статьям ДДС	Базовый контроль движения денег. Статьи ДДС требуют настройки.	Выживаемость: Достаточно ли денег на счетах Основные источники поступлений и направления выплат (если статьи настроены) Риск кассовых разрывов
Анализ финансовых результатов	Анализ финансовых результатов ОСВ по счетам 20,25,26 по статьям расходов Калькуляция единицы себестоимости  Справки-расчеты по учету затрат.	Базовый контроль финансового результата формируется в разрезе клиентов, номенклатур и номенклатруных групп.	Прибыльность бизнеса: Ключевые драйверы прибыли/убытка. Влияние структуры продаж на валовую прибыль.
Анализ расчетов	Анализ субконто (по контрагентам, договорам) Оборотно-сальдовая по взаиморасчетам Анализ задолженности (возрастная)	Контроль дебиторской и кредиторской задолженности.	Риски и обязательства: Объем и структура ДЗ/КЗ Просроченная задолженность (возрастной анализ) Концентрация риска по контрагентам Сроки погашения КЗ
Финансовые показатели	Анализ состояния налогового учета (косвенно) Стандартные расчеты рентабельности/ликвидности часто требуют ручного расчета или внешних отчетов.	Встроенный финансовый анализ (коэффициенты) развит слабо.	Ключевые метрики (вручную): Расчет рентабельности (продаж, активов) Оценка ликвидности (текущей, срочной) Оборачиваемость ДЗ/КЗ/запасов

1С: Управление торговлей — для роста и управления процессами

Фокус на управленческий учёт, операционный анализ, торговлю и производство среднего масштаба. 1С: УТ помогает понять, какие товары, клиенты или менеджеры приносят прибыль, а какие нет. 

В «коробочной версии» можно вести:

• контроль продаж и запасов;

• управление расходами и денежными потоками.

Подойдет для среднего бизнеса (например, для сети магазинов), где важно оптимизировать работу здесь и сейчас.

Группа отчетов	Конкретные примеры отчетов	Комментарии	Фокус руководителя при анализе
Управленческая отчетность	Управленческий баланс Управленческий ОПиУ Управленческий ОДДС	Ключевые отчеты формируются по управленческим данным, настраиваемым статьям.	Управленческая «правда»: Реальное финансовое положение и результаты (отличные от БУ). Структура активов/пассивов, доходов/расходов, денежных потоков.
Анализ денежных потоков (ДДС)	Ведомость по денежным средствам (с детализацией) План-факт анализ ДДС	Гибкая аналитика по подразделениям, направлениям деятельности.	Управление ликвидностью: Детализированные источники и использование денег. Прогноз кассовых разрывов. Контроль исполнения платежного календаря (план-факт).
Анализ прибыли (ОПиУ)	Анализ доходов и расходов (по статьям, номенклатуре и т.д.) Маржинальная прибыль Валовая прибыль Финансовый результата по направлениям деятельности	Глубокая детализация финансового результата.	Прибыльность бизнеса: Маржинальность товаров/услуг, клиентов, направлений. Ключевые драйверы прибыли/убытка. Влияние структуры продаж на валовую прибыль.
Анализ продаж	ABC-анализ Обороты продаж Прибыльность продаж Анализ выполнения планов	Интеграция данных о продажах с финансовым результатом.	Эффективность продаж: Ключевые товары/клиенты (АВС). Динамика продаж и прибыльности по сегментам. Выполнение планов и KPI менеджеров.
Анализ закупок/затрат	Анализ закупок Анализ себестоимости Анализ затрат	Контроль расходов и себестоимости.	Контроль расходов: Структура затрат по статьям, подразделениям, направлениям деятельности. Анализ закупочных цен и условий. Факторы роста/снижения себестоимости.
Анализ запасов	Обороты товаров Анализ оборачиваемости Расчет себестоимости запасов	Управление товарными остатками и их стоимостью.	Оптимизация запасов: Уровень и стоимость запасов. Скорость оборачиваемости (эффективность использования). Точность расчета себестоимости.
Финансовые показатели (КРI)	Расчет ключевых показателей (оборачиваемость, рентабельность, ликвидность)	Можно настраивать расчет управленческих коэффициентов.	Оценка эффективности: Рентабельность продаж и активов. Скорость оборота ДЗ/КЗ/запасов. Показатели ликвидности.
План-факт анализ	Сравнение плановых и фактических показателей	Интеграция с модулем бюджетирования (если используется).	Управление по целям: Отклонения фактических результатов от планов (ДДС, доходы, расходы). Поиск причин отклонений. Корректировка планов.

1С:ERP — для стратегии и масштаба

Фокус на комплексный управленческий учет, глубокий финансовый анализ, бюджетирование. Программа прогнозирует риски, считает эффективность инвестиций, распределяет бюджет между отделами. Следит за финансами каждого подразделения (например, филиала или цеха). Считает сложные показатели: рентабельность, окупаемость, нагрузку на ресурсы.

1С:ERP подойдет для крупных компаний и холдингов, где нужно управлять множеством процессов одновременно.

Группа отчетов	Конкретные примеры отчетов	Комментарии	Фокус руководителя при анализе
Регламентированная отчетность	Полный комплект бухгалтерской и налоговой отчетности	Глубокая настройка и автоматизация.	Контроль соответствия: Своевременность и корректность формирования. Соответствие законодательству.
Управленческая отчетность	Расширенный Управленческий баланс Детализированный  управленческий ОПиУ/ОДДС Консолидированная отчетность	Максимальная глубина и гибкость. Множество аналитических разрезов (ЦФО, проекты, направления деятельности статьи, сценарии).	Стратегическая картина: Детальная структура активов/пассивов, доходов/расходов, денежных потоков по ЦФО, проектам. Консолидированные результаты холдинга.
Бюджетирование и План-факт	Отчеты по бюджетам (БДР, БДДС, Инвестиционный) Детальный план-факт анализ Анализ исполнения бюджетов Прогнозные отчеты	Мощный встроенный модуль бюджетирования. Ключевая фигура финансового анализа в ERP.	Управление по бюджетам: Контроль исполнения бюджетов ЦФО/проектов/направлений. Анализ причин отклонений (план-факт). Прогнозирование финансовых результатов и потоков. Распределение ресурсов.
Анализ денежных потоков (ДДС)	Детализированные отчеты о движении денег Анализ кассовых разрывов  Прогноз платежей/поступлений	Превосходная детализация и аналитика денежных потоков.	Управление ликвидностью и рисками: Детальный cash flow по видам деятельности, ЦФО, проектам, направлениям деятельности,  контрагентам. Прогноз и предотвращение кассовых разрывов. Оптимизация платежного календаря.
Анализ прибыли и затрат (ОПиУ)	Многомерный анализ доходов и расходов Анализ маржинальности Анализ себестоимости	Глубокая аналитика рентабельности и формирования себестоимости.	Рентабельность и себестоимость: Маржинальность продуктов, клиентов, каналов сбыта, ЦФО. Факторы формирования и динамики себестоимости. Анализ рентабельности по сегментам.
Финансовый анализ (Коэффициенты)	Расчет и анализ широкого спектра финансовых коэффициентов	Встроенные отчеты и механизмы для расчета ключевых финансовых показателей.	Комплексная оценка здоровья бизнеса: Тренды ключевых коэффициентов (ликвидности, рентабельности, оборачиваемости, устойчивости). Сравнение с нормативами/планом/прошлым.
Анализ эффективности бизнеса	Анализ рентабельности по ЦФО Анализ эффективности проектов ABC/XYZ-анализ Расчет точки безубыточности	Отчеты для стратегического управления и оценки эффективности.	Стратегия и инвестиции: Эффективность работы ЦФО/подразделений. Окупаемость и риски инвестиционных проектов. Анализ ассортимента/клиентской базы. Точка безубыточности по продуктам/направлениям.
Анализ расчетов и обязательств	Детальный анализ ДЗ/КЗ Анализ выполнения условий договоров Анализ кредитного портфеля	Управление рисками, связанными с расчетами.	Кредитные риски и дисциплина: Качество дебиторской задолженности (просрочка, концентрация). Соблюдение договорных условий. Структура и стоимость кредитного портфеля.
Управленческий анализ запасов	Анализ оборачиваемости ТМЦ Анализ движения ТМЦ Анализ себестоимости запасов и НЗП	Оптимизация складских запасов и контроль их стоимости.	Оптимизация оборотного капитала: Уровень и оборачиваемость запасов/НЗП (в днях/оборотах). Движение и стоимость ТМЦ. Выявление излишков/неликвидов.

Как выбрать 1 С под задачи компании

Чем проще бизнес — тем проще система. Например, для ИП с двумя сотрудниками хватит «Бухгалтерии». Чем больше отделов, товаров и филиалов — тем мощнее нужен инструмент. ERP справится, но потребует обученных специалистов. Если компания уже использует 1С, но не хватает аналитики — стоит перейти на следующую ступень (например, с «Бухгалтерии» на «УНФ»).

Что в итоге получает бизнес, работая в 1С

Централизованная база данных. Все плановые и фактические финансовые данные находятся в одном месте (ЦФО, статьи, проекты, номенклатура).

Инструменты планирования. Бизнес может вводить и рассчитывать планы/бюджеты (БДР, БДДС, инвестиционный бюджет) на разных уровнях детализации.

Механизмы контроля. Компания настраивает лимиты расходов, контролирует платежи в рамках кассовых разрывов.

Автоматический сбор факта. Управленческий учёт можно интегрировать с бухгалтерией 1С и другими контурами учета (продажи, закупки, производство).

Отчетность «в один клик». Всегда под рукой стандартный набор управленческих отчетов (БДР, БДДС, Прогноз ДДС, ОПиУ, Анализ отклонений План/Факт) и возможность создания своих.

Аналитические инструменты. В компании есть «древо» показателей, детализация отчетов, анализ в различных разрезах.

Где бизнесу пригодятся отчёты 1С

Отчёты понадобятся компании, когда нужно:

• Принять обоснованное решение при запуске продуктов, оптимизации затрат, ценообразовании, управлении кредиторской и дебиторской задолженностью.

• Сделать прогноз. Компания понимает будущую финансовую ситуацию (достаточно ли денег, приносит ли бизнес прибыль) и может моделировать сценарии.

• Проконтролировать исполнение целей по доходам, расходам, прибыли, денежным потокам по ЦФО, проектам.

• Выявлять проблемы. Компания быстро обнаруживает негативные отклонения (перерасход, недопоступление денег, снижение маржи) и их причины.

• Оптимизировать ресурсы. Приходит понимание, куда уходят деньги и где найти резервы.

• Провести переговоры с инвесторами и банками. Когда требуется предоставить профессиональную финансовую документацию.

Финансовое планирование в 1С: частые вопросы собственников

Как сократить трудозатраты и снизить ФОТ финансовой службы за счет автоматизации? 

1. Устранить ручной сбор данных. Система сама берет фактические данные из бухгалтерии, оперативного учета (продажи, закупки, производство). Больше не нужно тратить дни на выгрузки, консолидацию и проверку разнородных таблиц.

2. Автоматизировать сложные расчеты: расчет себестоимости, прогноз денежных потоков с учетом множества условий (отсрочек, графиков платежей), пересчет планов при изменении вводных — все это делает система мгновенно и безошибочно.

3. Ускорить процесс согласования. Встроенные маршруты согласования бюджетов и платежей экономят время на поиске людей и пересылке файлов.

4. Уменьшить количество ошибок. Ручной ввод и копирование между таблицами — главный источник ошибок. Автоматизация их минимизирует.

5. Снизить нагрузку на подготовку отчетности. Стандартные и настраиваемые отчеты формируются одним кликом.

В результате финансовая служба перестает считать и собирать данные. Больше времения для анализа, контроля исполнения, работы с отклонениями, стратегического планирования и поддержки управленческих решений. Это позволит либо оптимизировать численность ФЭС при росте бизнеса, либо повысить качество их работы без увеличения штата. Сокращение ФОТ — не самоцель, а следствие повышения эффективности.

Кто должен писать регламенты работы с новой системой 1С: бухгалтерская или финансовая служба?

Регламенты прописывает финансовая служба под руководством финансового директора. Потому что именно она анализирует прибыль, контролирует расходы и управляет деньгами компании. В то время как бухгалтерия готовит отчеты для государства.

Стоит ли брать отдельного специалиста на позицию финансового контролера/менеджера по бюджетированию или возложить эти функции на главного бухгалтера?

Настоятельно рекомендую нанять отдельного специалиста (финансового контролера) или выделить его из существующей ФЭС. Возлагать эти функции на главного бухгалтера — крайне неэффективно и рискованно.

Как настраивать отчёты самостоятельно?

Современные системы (1С:ERP, УНФ, КА) позволяют легко менять отчёты под задачи без навыков программирования. После небольшого обучения финансовый контролер сможет:

• добавлять или удалять столбцы (например, убрать «НДС», добавить «Прибыль»);

• группировать данные по отделам, проектам, статьям расходов или периодам;

• фильтровать данные: показывайте только то, что нужно, например, продажи за март или расходы на логистику;

• выбирать форму: таблица, график, круговая диаграмма;

• создавать персональный отчёт (например, «Моя ежемесячная сводка») — система запомнит все параметры.

Финансовое планирование в 1С: в двух словах

• Финансовое планирование в 1С — мощный инструмент для управления денежными потоками бизнеса. Он позволяет не только планировать, но и эффективно контролировать финансы, избегая типичных ошибок Excel-таблиц.

• Внедрение системы поможет предпринимателям принимать взвешенные финансовые решения и развивать бизнес уверенно.

НФ Консалтинг: решения для роста бизнеса от экспертов в области финансов

НФ Консалтинг — премиальное направление компании Нескучные финансы, которое помогает собственникам среднего и крупного бизнеса принимать взвешенные финансовые решения и достигать поставленных целей.

Собственники бизнеса обращаются в НФ Консалтинг, когда нужно:

• Навести порядок в финансах — выстроить управленческий учёт с нуля, настроить и оптимизировать текущую систему.

• Снизить налоговую нагрузку без нарушения закона — просчитать разные варианты для масштабирования и снизить риски со стороны налоговой.

• Продать или купить бизнес — узнать реальную стоимость активов.

• Просчитать идею для масштабирования или запуска проекта — узнать рентабельность, собрать финансовые модели и инвестиционный меморандум, который поможет убедить партнёров и банки.

• Внедрить продуктовые гипотезы для пошагового роста показателей вашего бизнеса.