Начать шарить за 4 месяца или как Катя разобралась в учете

Екатерина Артемова вместе с Маргаритой Крымцевой открыли цветочный магазин Virgin’s Bloom в Москве. Марго занималась букетами, а Катя управляла магазином и вкладывала деньги. По неопытности в бизнесе был бардак в финансах, из-за чего Катя теряла каждый месяц по 500 тысяч рублей.

Эта история о том, с какими трудностями столкнулся собственник цветочного магазина, и как получилось вывести бизнес в плюс. Слово Кате.

Как я поняла, что мне нужен учет

Когда-то давно я работала помощником флориста. Видимо, после этого розочки засели у меня в душе. Однажды я узнала, что моей знакомой, талантливому флористу Маргарите, нужен партнер. Ну, я и подумала, а почему бы мне им не стать. Так и начали работать: она делала красоту, а я давала деньги.

Первое время меня не было в России, и я управляла бизнесом удаленно. Даже в ночь перед родами сидела и делала маршрутные листы для курьеров, потому что это было накануне 8 марта. Но все равно мне постоянно звонили и говорили, что нужно выслать еще денег.

Конечно, я сразу понимала, что один цветочный магазин не будет приносить мне великих денег. Но в убыток мне работать совсем не хотелось. Поэтому я при первой возможности вернулась в Москву и плотно взялась за управление и финансы.

Забавно, кстати: даже в крупных сетевых магазинах порой нет нормального учета. Серьезно, есть в Москве одна цветочная сеть из 15 магазинов, и там просто сидят тетки и ручками записывают продажи в журнальчик. Не пойму, как собственник этих магазинов понимает, что цветы реально продали, а не своровали? Как он потом использует эти журналы? Я вот не знаю.

В ноябре 2016 я начала внедрять складской учет, взяла программу «СабТотал». В ней вроде бы разобралась, но все равно не понимала до конца, что мне дают все эти цифры. Ну а сотрудники не горели желанием запариваться и учиться — получают зарплату и ладно. Но это я сейчас понимаю. А тогда мне казалось, что все относятся к магазину, чуть ли не как к своему собственному.

Только все устаканилось, и на тебе!

Несмотря на все косяки, бизнес рос — мы даже начали окупать аренду. Но дальше не фортануло, нас выгнали со старого места. Мы нашли новое, а там аренда в полтора раза выше. А после переезда дом начали реконструировать. Короче, из-за этого у нас упала проходимость и практически не было продаж. И вот уже второй раз у меня 500 тысяч убытка. Как дубиной по голове.

А я все так же пыталась совладать с учетом. Но внезапно осознала, что я просто вношу циферки задним числом. И получалось, что я только в августе вижу, какие косяки у меня были в июне. Ну, круто, только что дальше-то? А ничего. Короче, я тупо превратилась в собственного бухгалтера. Причем, такого себе.

Взяла Сашу заниматься финансами

Я была подписана на рассылку «Финолога», и однажды пришел анонс совместного выступления Михаила Смолянова и Александра Афанасьева. Я сходила — Саша там рассказывал о 8 ошибках предпринимателей.

Потом я записалась на разбор. У меня даже не было конкретных вопросов — просто хотела узнать, что я делаю не так. Саша сказал, что надо составить финансовую модель — так мы посмотрим на бизнес со стороны, найдем дыры и поймем, как их залатать. И правда, увидели, что всё плохо. Но в то же время поняли, над чем работать.

И что еще важно, через финмодель я увидела, как прибыль зависит от разных показателей: количества звонков, посетителей, конверсии, среднего чека и так далее. Это стало для меня открытием. А без цифр не знаешь, что делать и как расти.

Финмодель хоть и ответила мне на часть вопросов, но создала еще больше — все проблемы вылезли наружу и надо было их решать. В финансах и учете я не разбиралась, поэтому Саша взял меня на сопровождение.

Что мы сделали

Мы составили управленческий отчет по маркетингу и продажам. По нему увидели, на какие показатели нужно делать упор: трафик из инстаграма и его конверсию в продажу. Наняли сммщика на инстаграм: посты нормальные, таргетинг и все такое. Раньше инстаграм тоже велся, но поскольку-постольку. А с сммщиком поперло: в августе (до всего этого движа) было 113 продаж в онлайне, а в сентябре уже 210.

Раньше у продавцов был фиксированный оклад — 50 тысяч рублей. До продаж им дела не было: поработали, получили свои деньги и пошли домой. Поэтому мы ввели систему мотивации: у продавцов есть оклад 35 тысяч и процент от продаж. У продавцов шок, потому что теперь нельзя просто просиживать штаны — почти половина уволилась. Но зато оставшиеся теперь нацелены на результат. Чтобы продавцы улучшали результаты, планируем проводить тренинги по продажам.

Мы увидели, что много цветов просто списывается: ежемесячно на 100-150 тысяч рублей. Я стала контролировать этот момент лично, списания уменьшились до 40 тысяч в месяц. В сентябре, правда, опять скакнули, но тут просто я недоглядела.

Чего добились и что еще предстоит

Я до сих пор совсем не эксперт в финансах, поэтому все еще разбираюсь во всяких деталях. Не знаю до конца, как мне смотреть на отчеты, чтобы видеть целую картину; как мне узнать, сколько денег зарыто на складе. Саша учит потихоньку, сама бы не осилила.

Магазин все еще убыточный, но каждый месяц минус становится меньше. Теперь я знаю, как мне выходить на прибыль. Показатели перед глазами, планы намечены — через три месяца планирую уже зарабатывать.

Повторим: что сделала Катя

1. Оцифровала бизнес: составила финмодель, начала вести отчеты ДДС, ОПиУ, Баланс. Увидела зависимость прибыли от показателей. Поняла, над какими показателями работать эффективнее всего.
2. Наняла сммщика, который увеличил трафик в инстаграме и продажи в интернете.
3. Ввела систему мотивации для продавцов. Теперь им выгодно продавать больше, ведь на кону — их зарплата.
4. Стала лично контролировать списания — их стало в три раза меньше.
5. Сделала максимальную выручку за день и за месяц: 120 000 и 1 750 000 рублей соответственно.

Катя могла бы изучать финансы и управленческий учет сама. Но, чтобы не наделать ошибок и не потерять деньги, работает вместе с Сашей. Он на основе цифр помогает ей принимать правильные решения.

До скорого!
Редактор Илья Еремин.