Пока у Александры был один клуб, разбираться в финансах было довольно просто: опыт у нашей героини большой, да и своя система учета была налажена. А вот когда открылся второй клуб, начался хаос. Плюс постоянно беспокоили проблемы с кассовыми разрывами — денег было то много, то мало. При этом маржинальность была высокой — это казалось хорошим знаком, но мы-то знаем, что с маржинальностью не все так однозначно. В общем, Александра решила раз и навсегда навести порядок в финансах бизнеса.
В декабре Александра сходила на Финразбор «Нескучных финансов» и вот уже второй месяц ведет учет у себя в компании по-новому. Сегодня Александра поделится первыми инсайтами, расскажет о внедренных инструментах и о том, зачем компании нужны фонды.
Передаем слово нашей героине!
Открыла второй клуб — и запуталась в цифрах
В этом бизнесе я давно: первый клуб открылся 10 лет назад. Я не «зеленый» предприниматель, и мне казалось, что у меня в бизнесе все было хорошо. У нас была своя система учета, которая казалась нам удобной: мы считали расходы и доходы, фиксировали банковские операции.
Была одна проблема — сезонность бизнеса. Осенью, зимой и весной мы на пике, люди ходят в фитнес, а вот под конец весны и летом наступает резкий спад и, соответственно, падают выручка и прибыль. Летом людям не интересно заниматься фигурой.
Настоящие проблемы начались, когда мы открыли второй клуб. Я начала путаться в отчетах и финансах, возникло ощущение, что с деньгами то густо, то пусто. Меня мучили сомнения: иногда казалось, что я замечательный руководитель и управленец, а иногда — наоборот. Я не могла понять, успешная я или нет. Чтобы разобраться с этим, я записалась на Финразбор.
Уже на Финразборе я поняла: надо вести учет иначе. Но обо всем по порядку.
Сходила на Финразбор и получила крутую финмодель
Перед финразбором «Нескучные финансы» составляют финмодель бизнеса — табличку, где бизнес разложен по цифрам. Когда финдиректор прислала финмодель, и я увидела ее в первый раз, вообще ничего не поняла — это был огромный поток новой информации. Потом стала разбираться и, наконец, осознала, как это удобно.
Финмодель нам составила Екатерина Яхонтова. Мы дважды созвонились по скайпу: первый раз Катя рассказала, какие данные нужно подготовить для оцифровки бизнеса. Я прислала ей все что нужно, и мы созвонились второй раз, чтобы обсудить дальнейшую работу. Через сколько-то дней Катя прислала готовую финмодель.
Вот что я собрала для финмодели:
Описала все виды услуг: персональные тренировки, солярий, массаж. Плюс расписала, какие у нас есть абонементы: на полдня и день, на месяц, три месяца, полгода, и год.
Выручку по каждому виду услуг и типу абонементов за год. Увидела среднюю выручку за месяц и средний чек на каждую услугу.
Количество заявок в месяц с сайта и соцсетей. Вычислила, сколько стоит одна заявка по каждому из рекламных каналов, и перераспределила рекламный бюджет.
Разделила все расходы по статьям: коммуналка, хозрасходы, налоги и так далее.
После этого Катя внесла данные в табличку и получилась готовая финмодель. И тут мне открылось несколько неожиданных инсайтов.
Подождите, Александра! Давайте дадим слово финдиректору Екатерине Яхонтовой.
“У нас с Александрой было два созвона в скайпе. Первый длился около трех часов вместо двух положенных. Дело в том, что нам нужно было разобраться в абонементах для клиентов — а их было очень много. Например, клиенты могли выбрать абонемент на весь день или до 15:00, на полгода или на месяц и так далее.
Когда мы работали над финмоделью, выяснилось, что у Александры высокая маржинальность. Обычно это хороший признак, но не в этом случае. Дело в том, что у Александры была низкая доля переменных затрат — 18%. Остальные 82% были постоянными. Что такое переменные затраты? Это затраты, которые меняются вместе с выручкой. Например, к ним относится процент, который получает фитнес-инструктор за проведенную тренировку. Если выручки нет, то нет и расходов на процент для инструктора.
А постоянные затраты — это оклады сотрудников, зарплата уборщиков и так далее. Они не зависят от уровня выручки. Поэтому, когда случается сезонный провис и выручка падает, у бизнеса начинаются финансовые проблемы — постоянные расходы же никуда не деваются.
Чтобы во время сезонного провиса не случалось кассовых разрывов и других проблем, нужно заранее подготовиться к этому периоду. Сформировать «подушку безопасности» — так называемый резервный фонд, — и, если есть такая возможность, перенести часть постоянных затрат в переменные.”
Ввела систему фондов — и подстраховалась на случай кассовых разрывов
После составления финмодели стало ясно, что нам нужно иначе распоряжаться финансами. Поэтому мы решили сформировать «подушку безопасности» и заодно другие фонды, чтобы грамотно управлять чистой прибылью.
О системе фондов — коротко. Чтобы не получилось так, что сегодня вы покупаете мебель из красного дерева, а завтра нечем оплатить аренду, нужно ввести систему фондов. Чистая прибыль компании распределяется по фондам и покрывает обязательные расходы бизнеса, дивиденды собственнику, налоги и так далее. С фондами — денег всегда хватает.
Я пока сформировала четыре фонда:
Налоговый фонд. Основной налог я плачу в конце года и каждый раз мне не хватает на него денег. Теперь буду откладывать деньги в налоговый фонд, чтобы копить сумму в течение года, а когда настанет время рассчитаться с государством — сделаю это без проблем.
Фонд амортизации. Иногда тренажеры выходят из строя, это нормально. Но когда это случается — всегда неприятно, потому что приходится брать деньги на ремонт непонятно где. Теперь буду брать их из фонда амортизации.
Фонд дивидендов. Дивиденды будем признавать только после отчисления в фонд, из которого деньги уже пойдут собственнику — то есть мне. Чтобы не получилось так, что я получила свой процент, а фитнес-клубу нечем покрыть расходы.
Инвестиционный фонд. Если раньше в новом клубе надо было что-то купить, мы брали деньги из кассы первого клуба. Первый клуб был донором для второго. Как только второй клуб появился, это было логично, но теперь надо, чтобы он окупал себя сам. Сейчас в первом клубе часть прибыли идет на инвестиции во второй клуб, и эти деньги я буду брать из фонда, а не наугад, как раньше.
Еще я хочу отчислять в фонды фиксированный процент, но это пока еще предстоит внедрить.
Небольшой итог спустя два месяца после Финразбора
После Финразбора я много думала об учете и своих ощущениях. Я поняла, что на самом деле, основная работа над собой начинается не на самом Финразборе, а после. Это нормально: понимание учета не может прийти за два дня. На Финразборе ты впитываешь информацию как губка, а потом постепенно расставляешь все по полочкам.
Теперь я чувствую себя увереннее как руководитель. Мой собственный бизнес стал для меня понятнее и прозрачнее. И это бесценное ощущение.
