Инвентаризация. Как провести,
чтобы захотелось повторить

― Я свой магазин знаю, как облупленный, зачем мне эта возня с пересчетом? Да ну ее, эту инвентаризацию.

Зря. Инвентаризация — полезная и необходимая вещь: она позволяет точно знать, сколько и какого товара у вас есть, сколько денег заморожено в запасах, а еще разобраться, что расходится хорошо, а что залеживается, вовремя найти бракованный товар и убедиться, что сотрудники ― хорошие честные люди. 

В этой статье мы по шагам разберемся, как вам провести инвентаризацию, чтобы все пошло так, как надо. Будет десять шагов. 

• Шаг 1. Выбираем подходящий момент для проведения инвентаризации
• Шаг 2. Выбираем инвентаризаторов из числа сотрудников
• Шаг 3. Готовим кадровые документы
• Шаг 4. Подготавливаем место
• Шаг 5. Определяемся, что может понадобиться для инвентаризации
• Шаг 6. Наводим порядок перед инвентаризацией
• Шаг 7. Подготавливаем отчет по остаткам
• Шаг 8. Приступаем к работе
• Шаг 9. Оценка товара на пригодность
• Шаг 10. Сводим и сверяем результаты инвентаризации

Шаг 1. Определить дату инвентаризации

Обычно ревизию проводят раз в год для оформления бухгалтерской отчетности. Но есть и другие поводы пересчитать товар: сменился материально ответственный, узнали о воровстве или на складе произошло какое-нибудь ЧП, пожар, например. 

Но вообще пересчитывать все можно и чаще, хоть каждый месяц — смотрите по необходимости. Это поможет контролировать запасы (не завалялась ли там просрочка, скажем) и отслеживать эффективность сотрудников ― всё ли вносится в систему учета, ничего ли не теряется, внимательно ли отпускают товар.

Выбрать удобное время важно для качественной проверки. Иногда ревизию проводят в праздники, когда сотрудники делают быстрей-быстрей, чтобы поскорее уйти домой. Это все тянет за собой мелкие ошибки: не нашли товар, забили на документы, не все проверили. 

Нужно выбрать выходной или день и время с невысокой загрузкой,чтобы  закрыть магазин или приостановить производство. В магазинах, которые работают без выходных, есть практика проводить инвентаризацию после закрытия, даже ночью. Иногда во время работы магазина делают ревизию какого-то конкретного отдела, например, бакалеи. Тогда во время, когда посетителей совсем мало, перекрывают отдел, чтобы покупатели не могли взять продукцию, и пересчитывают товар.

Шаг 2. Назначить инвентаризаторов

Нужно определить, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. Вряд ли кто-то из работников из любви к порядку будет рад бесплатно выйти в выходной, чтобы пересчитать половину склада. Поэтому нужно продумать мотивацию, например, дополнительный выходной или денежный бонус.

Для инвентаризации лучше назначать тех, кто отлично ориентируется в товаре. Но если таких всего раз, два и обчелся, берите просто больше сотрудников, чтобы общими усилиями провести ревизию. Хорошее решение ― назначить одного ответственного за весь процесс инвентаризации от подготовки до оценки результатов. Он будет контролировать халтурщиков, помогать запутавшимся и воодушевлять уставших. Если не получается самим пересчитать товар, потому что мало людей, а товаров много ― зовите аутсорсеров. Они специализируются на этом: закупили нужную технику, легко ориентируются в бумажках и выручат даже с большими объемами.  

Чтобы уследить, что всё по-честному учли и записали, назначают инвентаризационную комиссию. Минимум здесь должно быть два человека — чаще всего берут главного производства, склада и бухгалтера или кого-то из администрации. В комиссию нельзя включать материально ответственных сотрудников, скажем, кладовщика или кассира. 

Но это все, конечно, в идеале. Понятно, что если компания состоит из собственника и пары продавцов, то им всем придется совмещать даже те роли, для которых они вроде бы не подходят.

Шаг 3. Издать приказ об инвентаризации

Когдавыбрали дату и тех, кто будет проверять, нужно составить приказ о проведении ревизии. В нем указано, когда, почему и кто проводит инвентаризацию в вашей компании и что будут пересчитывать. Это нужно, чтобы потом никто не сказал: «А ой, а я не в курсе, что я материально-ответственный, и вообще у моего ребенка утренник»

Если вам нужно сделать все по рекомендациям закона, то заполняйте официальную форму приказа. Если компания небольшая и возиться с пахнущими бюрократией формами не хочется, можно сделать просто письменное официальное уведомление в свободной форме.

А если у вас в компании сплошь доверительные отношения и вы уверены в своей команде, то можно просто договориться в Телеграме.

Шаг 4. Подготовить место для инвентаризации

Определите, где будет проходить инвентаризация ― склад, торговое помещение, производство. Это зависит от цели инвентаризации. Например, если большая часть запасов хранится на складе, то ревизию проводят, конечно, там. А если нужно посмотреть, сколько товаров в магазине и что у них по сроку годности, то непосредственно в торговом зале. Нужно подсчитать запасы материалов или сырья? Тогда это производственное помещение.

Потом это место хотя бы базово надо подготовить для инвентаризации. Возьмем для примера склад. В нем должен быть порядок: нужно разложить тетрадки к тетрадкам, чернила к чернилам, можно приклеить ярлыки, что есть что. Если склад большой, в нем должно быть удобно ориентироваться: стеллажи, полки и ячейки должны быть пронумерованы, а если склад большой, то нужна схема стеллажей. Это нужно, чтобы сотрудники тратили меньше времени на поиски нужного и не дергали друг друга с уточнениями, где что лежит. 

Если инвентаризация проводится в большом торговом помещении, то можно заранее сделать план по схеме расположения товара. Так быстрее ― люди не будут бегать туда-сюда. Не все работники помнят, что и где лежит.  

При проведении инвентаризации нельзя, чтобы товар переносили из одного помещения в другое. Поэтому нужно, чтобы заранее все предметы были перенесены в помещение, где будет инвентаризация.

Шаг 5. Обеспечить все необходимое

Вот, что может понадобиться во время инвентаризации.  

Весы и другие измерительные приборы, если нужно что-то взвешивать и измерять. Перед началом ревизии нужно проверить точность весов, мало ли. 

Достаточное количество стремянок для того, чтобы верхние полки не остались без внимания. Если на складе тяжелые объекты или высокие стеллажи и используется подъемная техника, нужно проследить, чтобы водитель-оператор тоже вышел на ревизию.  

Терминал сбора данных ― пикалка, которая синхронизируется с приложением по учету данных и автоматически вносит все данные о пропиликанных товарах. С его помощью можно сделать инвентаризацию значительно быстрее: не придется вручную записывать информацию в описи, а программа автоматически сопоставит фактическое наличие товара с цифрами из системы учета. Если это пока дорогое решение для компании, можно приспособить для сканирования штрих-кодов смартфон. 

Штрих-коды. Если товары продают по весу или поштучно, и у них нет штрих-кодов, например, гвозди на развес или авокадо по одному, нужно распечатать таблицу штрих-кодов. Это нужно, чтобы люди быстро сканировали товары терминалами сбора данных, а не возились, вручную записывая данные.

Шаг 6. Доделать незавершенку

Если в компании много незавершенного производства ― недошитых кофт или недокрашенных комодов ― стараемся доделать то, что возможно в ближайшее время, и передать это на склад, чтобы их успели учесть при пересчете. Это поможет точнее представить картину того, что у нас есть. 

Шаг 7. Подготовить информацию по остаткам

К инвентаризации нужно собрать начальную инвентаризационную ведомость. Это информация по остаткам: наименования, количество, стоимость всего имущества. Ее можно взять из системы учета — 1С, ARM, «Мой склад» или какая у вас используется. Знаете картинки в стиле «до — после»? Так вот, это мы собираем картинку «До».

Перед самым началом инвентаризации зовем материально ответственного. Нужно, чтобы кладовщик, кассир (в общем, материально ответственное лицо) сдали в бухгалтерию все документы. Все товары,  которые им отгрузили — записали, а все запасы, что продали или отправили в производство ― списали. Да, и расписку с них еще взять, что они и правда все это сделали. 

Шаг 8. Пересчитать товар

Вот мы и подошли к самой инвентаризации. Это самый масштабный шаг: предстоит много искать, считать, взвешивать, измерять и записывать. Терпения вам и внимательности! А мы дадим несколько советов, как правильно проводить пересчет.

Сначала считайте, потом записывайте. Если сначала смотреть товар по бумагам, а потом находить его и пересчитывать, то можно не заметить излишки, которые не были заведены в систему учета. Ведь они просто не записаны, а значит никто и не станет их искать при таком подходе.

Разделите между сотрудниками зоны работы. Можно назначить сотрудников на конкретные отделы (Оля пересчитывает сантехнический отдел, а Ваня — садоводческий) или типы товаров (Оля — овощи, Ваня — бакалея).

Устраивайте перерывы. После долгой монотонной работы сотрудники устают, работают медленнее и начинают чаще ошибаться. Если помещение приходится покидать всем, то его опечатывают и закрывают, а ключ отдают материально ответственному. 

Считайте выборочно. Если некоторые товары и материалы находятся в неповрежденных заводских упаковках, можно не вскрывать все. Нужно вскрыть несколько упаковок, чтобы проверить, что там действительно то, что написано. В остальном ― считают скопом. Например, тетради по 12 листов в клетку упакованы по 100 штук, таких упаковок на складе 8 тысяч. Вскрывать каждую упаковку не нужно. Но необходимо проверить, что там действительно тетради по 12 листов в клетку, а не в линейку. Для этого вскрывают выборочно несколько упаковок. Если на упаковке было написано, что тетради в клетку, а внутри оказалось что-то другое, тогда да ― вскрывают все упаковки.

Данные по инвентаризации вносят в ведомость. В ней пишут, что за товар, сколько его, по какой цене, на какую сумму всего запасов. Чаще всего сразу же добавляют и в учетную систему, например, 1С или «Мой склад». Так потом будет легче с ними работать: сверяться с данными учета и анализировать товары. Но проще всего сразу же сканировать штрих-код товара, чтобы ведомость заполнялась автоматически.

Шаг 9. Годное — в продажу, негодное — в утиль

На инвентаризации оценивают, годный ли товар, можно ли использовать материал для производства. Если у товаров скоро подходит к концу срок годности, есть незначительные повреждения или они слишком долго лежат на складе, их можно отсортировать и направить в розничные магазины для продаж со скидкой. Скажем, датированные ежедневники за этот год уже при мартовской инвентаризации можно забирать в отдел «Распродажа».  

Бывает и так, что товары пришли в негодность, просрочились или сильно потрепались. Например, сильно помялся альбом, сломались линейки или засох клей. Такое уже не продашь, только списывать. 

Шаг 10. Сравнить реальность с учетом

Помните, на шестом шаге мы готовили начальную инвентаризационную ведомость? Если получилось ее собрать, то теперь нужно сверить с ней результаты инвентаризации. Без сюрпризов обходится редко. Вот несколько ситуаций, которые можно обнаружить на складе при инвентаризации:

Излишки. Обнаружился товар, которого нет по документам. Его учитывают по рыночной цене, как доход компании. 

Недостача. Случается и обратная ситуация ― что-то по документам есть, а на складе этого нет. Если понятно, кто это прикарманил, то взыскивают с него. Ну а если детективов в инвентаризационной комиссии нет, то недостачу списывают на прочие расходы.

Естественная убыль. Бывает так, что товара меньше, чем по данным учета, но он все еще годен. И меньше его стало по естественным причинам. Обычно это относится к тому, что продается на развес: печеньки немного покрошились, изюм усох, маргарин весовой подтаял. Но даже у естественной убыли есть установленные пределы, а если рассыпалось или вылилось больше ― это уже недостача, и нужно искать, кто это сделал.  

Порча или устаревание. Товар больше не годен для использования или продажи, потому что сломался, испортился или морально устарел (прошлогодний календарь, например). Такое списывают из системы учета. 

Пересортица. Остаток товара не совпадает с тем, что есть по документам, при этом товаров одного сорта или марки недосчитались, а другого ― наоборот, излишек. Например, черных ручек марки «А» недосчитались, а синих ручек этой же марки больше, чем думали. Или по чекам были пробиты альбомы по 8 листов, но их не убыло, а не хватает 12 листовых. Тут или ошибки кладовщика ― не то оприходовал, или кассира ― не то отбил.

Иногда делают взаимозачет пересортицы, чтобы не мучаться с оформлением кипы бумаг. Но только если излишки и недостатки  были найдены за один период, они одного наименования, их примерно одинаково, за этот товар ответственен один и тот же человек. То есть, зачесть излишек в 100 синих ручек и недостаток 500 пачек бумаги не получится. Бывает, что делают частичный зачет: что-то из этих условий совпало, его и зачитывают, а остальное взыскивают с того, кто это допустил.  

Если при инвентаризации насчитали больше или меньше, чем есть по бумагам, то делаем сличительную ведомость. В ней описывается, сколько думали, что есть товаров, материалов и сколько есть на самом деле. Эти данные так же заносятся в систему учета. И да, материально ответственный в случае чего должен объяснить комиссии, как так вышло, что не сходится с учетом. 

***

Вот мы и провели инвентаризацию. Дальше — не менее интересный этап: принятие управленческих решений, которые помогут более эффективно распоряжаться вашими запасами. Но об этом мы расскажем уже в следующих статьях. До скорого!