Инвойс — это документ, который используют в международной торговле для оплаты товаров и услуг. Он подтверждает сделку, помогает пройти валютный контроль в банке и оформить груз на таможне. На основании инвойсной стоимости рассчитывают таможенные платежи. 

Чтобы поставка прошла без задержек, нужно оформить инвойс при экспорте или проверить документ от поставщика при импорте. Рассказываем, как это сделать. 

Содержание

Инвойс: что это и для чего нужен

Виды инвойсов: какие бывают и когда применяются

Что такое инвойсная стоимость

Как проверить инвойс и защититься от мошенничества

Как заполнить инвойс

Образец инвойса — показываем пример

Инвойсная стоимость: частые вопросы собственников

Инвойсная стоимость: в двух словах

Поможем составить инвойс и посчитать таможенные платежи

Инвойс: что это и для чего нужен

Когда товары или услуги продают внутри России, поставщик выставляет покупателю счет на оплату. Во внешнеэкономической деятельности (ВЭД) вместо счета используют инвойс. Документ содержит цену и количество продукции, а также фиксирует другие условия сделки. Инвойс нужно оформлять на каждую экспортную или импортную поставку. 

→ Таможенные процедуры. На основе инвойса рассчитывают платежи: пошлину, НДС и таможенный сбор. Сколько придется заплатить, зависит от цены продукции и кода по ТН ВЭД — это система классификации товаров для международных поставок. 

Пример. Компания закупает в Китае складные зонты. Стоимость партии по инвойсу в пересчете на рубли составляет 800 000 ₽. Доставка груза обойдется в 100 000 ₽. Специалист по декларированию товаров определил код ТН ВЭД и выяснил, что импортеру нужно заплатить пошлину 15% и НДС 20%. Рассчитаем суммы платежей. 

Получается, при растаможке зонтов импортер заплатит пошлину в 135 000 ₽ и НДС 227 000 ₽. Плюс таможенный сбор — его размер зависит от стоимости товара по инвойсу и выражается в фиксированных суммах. В данном случае к платежам прибавится еще 3100 ₽. Получаем общую сумму к оплате 365 100 ₽. 

→ Валютный контроль. Банки следят за легальностью расчетов, поэтому сделки с иностранными контрагентами проходят валютный контроль. Неважно, получает ваша компания деньги или отправляет зарубежному партнеру, — банк проведет проверку. Процедура отличается в зависимости от суммы контракта: 

• До 1 млн ₽. Действует упрощенный валютный контроль: участники ВЭД сообщают в банк только код вида валютной операции.

• От 1 до 10 млн ₽. Компании предоставляют копии документов по сделке: инвойс и контракт. 

• Свыше 10 млн ₽. Контракт нужно регистрировать в банке до начала отгрузок, а затем отправлять инвойсы по каждой поставке. 

Для некоторых международных сделок инвойс не составляют. Если продаете товары в рамках Евразийского экономического союза (ЕАЭС), декларировать грузы на таможне не нужно. Поэтому компании оформляют российские документы: счет на оплату, счет-фактуру, товарную и товарно-транспортную накладную.

Виды инвойсов: какие бывают и когда применяются

Международные стандарты не предлагают единый образец инвойса. Документ можно составить в свободной форме: например, взять за основу рекомендованный бланк Европейской экономической комиссии и доработать под вашу сделку. Также инвойсы удобно создавать в специальных генераторах: Zoho Invoice или Invoice Generator. 

Инвойс оформляют на фирменном бланке компании. При необходимости к базовой форме добавляют графы «Срок действия инвойса», «Посредник» и другие 

Оформляет инвойс всегда поставщик товара или услуги. Покупатель не подписывает документ, а только проверяет и согласовывает условия внешнеэкономической сделки. 

→ Инвойс-проформа. Международное название — proforma invoice. Это аналог коммерческого предложения, который содержит количество и цену товара. Такой документ можно корректировать, если покупатель решит заказать больше продукции или договорится о скидке. А еще инвойс-проформу используют при поставке бесплатных образцов. 

→ Коммерческий инвойс. Международное название — commercial invoice. Фиксирует окончательные условия поставки. По такому документу покупатель оплачивает товар или услугу. Поставщик отправляет коммерческий инвойс с грузом, а получатель предоставляет на таможню и валютный контроль. 

По одному инвойсу можно перечислить и получить деньги только один раз. Значит, на каждую поставку в рамках контракта требуется оформлять отдельный документ. 

Что такое инвойсная стоимость товара

Когда поставщик рассчитывает цену продукции, учитывают: себестоимость, коммерческую наценку, затраты на перевозку, погрузочно-разгрузочные работы, налоги и другие расходы. Инвойсной стоимостью называют сумму всех затрат, которые несет поставщик при исполнении своих обязательств по контракту. 

Импортерам нужно следить за изменением инвойсной стоимости в долгосрочной перспективе. Цена товара зависит от многих факторов: сезонности, курса валюты, затрат на производство. Поставщики могут поднимать цены, но резкие скачки должны вас насторожить. Включите инвойсную стоимость товаров в показатели финансовой аналитики, чтобы вовремя отреагировать на изменения. 

Как проверить инвойс и защититься от мошенничества 

Официального реестра регистрации инвойсов не существует. Поэтому участникам ВЭД нужно самостоятельно проверять надежность партнеров и подлинность документов. Это поможет избежать мошенников и снизит риски в международных сделках. 

Как проверить зарубежного контрагента и коммерческий инвойс: 

1. Запросите полные реквизиты партнера. Прежде чем заключать контракт, убедитесь, что компания действительно существует и ведет бизнес. Для этого можно использовать открытые базы данных в интернете: например, OpenCorporates или Europages. Другой вариант — заказать официальную справку в Торгово-промышленной палате РФ.

2. Сопоставьте информацию в инвойсе с контрактом. Когда начнутся отгрузки, внимательно проверяйте каждый инвойс. Реквизиты сторон, наименования товаров, условия оплаты и поставки должны совпадать. 

3. Проверьте коды ТН ВЭД. Контролируйте, чтобы поставщик верно указывал коды продукции в контракте и инвойсе. Чтобы точно определить ТН ВЭД товара, лучше обратиться к специалистам по таможенному оформлению. ФТС может расценить ошибки как недостоверное декларирование и выписать штраф. 

4. Сверьте подписи в документах. В инвойсе должен расписаться тот же руководитель или уполномоченный сотрудник, который подписывал контракт. 

Как заполнить инвойс

Инвойс должен содержать все существенные условия поставки — это поможет ускорить декларирование груза. Чем меньше вопросов возникнет у сотрудников таможни, тем быстрее оформят ваш товар. Вот что нужно сделать. 

1. Выберите язык инвойса. Документ составляют на английском или на языке покупателя. Российское законодательство не требует обязательно дублировать документ на русском языке, но таможня может запросить перевод. 

2. Распишите условия сделки. Укажите в инвойсе следующую информацию: 

• Реквизиты поставщика, покупателя и посредника (если участвует в сделке). Напишите название компании, адрес регистрации и контактные данные.

• Описание товара или услуги. Приведите подробные характеристики продукции: наименование, область применения, серийный номер (если есть), код ТН ВЭД, материал, вид упаковки, масса и объем груза, цена за единицу и общая инвойсная стоимость поставки.

• Условия и сроки оплаты. Напишите, когда покупатель вносит предоплату и перечисляет оставшуюся сумму.

• Номер и дата инвойса. Универсальной системы нумерации нет, поэтому поставщик присваивает номера на свое усмотрение. Главное, чтобы они следовали в порядке очередности, если в рамках одного контракта будет несколько поставок.

• Условия поставки по Инкотермс-2020. Это международные правила, которые регулируют обязанности сторон контракта. Документ помогает определить, в какой момент право собственности на товар переходит от поставщика к покупателю.

3. Оформите несколько экземпляров. Поставщик обычно делает пять дубликатов инвойса: один оставляет у себя, один забирает таможня, три экземпляра следуют с грузом. Покупателю сначала отправляют электронную копию, а оригинал приезжает вместе с товаром. 

Образец инвойса: показываем пример 

В этом разделе покажем, как может выглядеть инвойс на услуги. Форма документа немного проще, чем при отгрузке товаров. Поставщик указывает цену, наименование услуги и описывает содержание работ. 

Инвойсом можно подтвердить согласие покупателя с качеством услуги. Для этого поставщику нужно добавить в документ условие, что оплата инвойса означает отсутствие претензий со стороны контрагента. 

Инвойс на выполнение маркетингового исследования: поставщик обозначил условия и попросил заказчика подтвердить сделку в течение 10 дней 

Инвойсная стоимость: частые вопросы собственников 

Эксперт Наталья Когтева

Финдир НФ

Что будет, если неправильно заполнить инвойс?

Возникнут сложности с таможенным оформлением груза. Например, часть товара могут изъять, если фактическое количество окажется больше того, что заявлено в инвойсе и таможенной декларации. 

Неверный код ТН ВЭД в инвойсе приведет к неправильному расчету пошлины. ФТС может усмотреть в этом попытку занижения таможенных платежей. Для компании и должностных лиц может наступить административная и даже уголовная ответственность. Так, уголовная ответственность предусмотрена, если уклонение совершили в крупном размере — неуплаченная сумма составляет 3 млн ₽ — или в особо крупном размере — 9 млн ₽. 

Чем инвойс отличается от счета и договора?

• Отличие от счета. Инвойс используют в работе с зарубежными контрагентами, а счет — для поставок внутри России. В счете указывают цену и количество товара, а в инвойсе подробно расписывают условия сделки.

• Отличие от договора. В международной практике вместо термина «договор» используют «контракт». Инвойс содержит условия конкретной поставки и действует только для одной отгрузки. Контракт определяет рамочные условия сотрудничества партнеров на несколько поставок.

Когда инвойс не нужен?

Если покупаете товары в Армении, Беларуси, Казахстане и Киргизии или продаете их туда, оформлять инвойс не нужно. На территории ЕАЭС достаточно счета, счета-фактуры, товарной и товарно-транспортной накладной.

Сколько действителен инвойс?

Срок действия инвойса определяет поставщик. Обычно документ действителен от 3 до 6 месяцев с даты оформления. Дольше фиксировать условия не имеет смысла: цены на материалы и транспорт могут измениться, и сделка окажется невыгодной для одной из сторон. 

Инвойсная стоимость: в двух словах

• Инвойс используют во внешнеэкономической деятельности для оплаты товаров и услуг.

• Для декларирования товаров инвойс нужно предоставить в таможню. Банки запрашивают документ для валютного контроля.

• Существует два вида инвойсов: инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Первый похож на коммерческое предложение и выполняет функцию сопроводительного документа при растаможке (количество и стоимость товара могут меняться). По второму покупатель платит за поставку (стоимость и количество продукции строго зафиксированы).

• Инвойсная стоимость — это сумма всех затрат поставщика на организацию поставки товара. Отражается в инвойсе.

• Чтобы проверить подлинность инвойса, сопоставьте информацию с условиями контракта, проверьте коды ТН ВЭД и подписи уполномоченных сотрудников.

• Единой формы инвойса не существует. Документ можно составить в свободной форме, а за основу взять международный образец.

• Укажите в инвойсе: дату и номер, реквизиты поставщика и покупателя, сведения о товаре, условия и сроки оплаты, условия отгрузки по Инкотермс-2020.

Поможем составить инвойс и посчитать таможенные платежи

Финдиры Нескучных помогут разработать контракт с иностранным контрагентом и рассчитать затраты на экспорт или импорт товаров. Проверят готовые инвойсы или помогут составить документы с нуля. С финдиром международные поставки станут понятнее, а вопросов по таможенному оформлению и валютному контролю будет меньше. 

Вот некоторые примеры работы наших финдиректоров: 

• Ошибки с валютой, из-за которых селлер маркетплейса работал в убыток. И как мы их исправили

• Вывели российскую говядину на арабский рынок

• За месяц вышли из 0 на прибыль в +300 000 ₽

• Богатый бедный собственник: накопил 60 млн ₽, но не знал об этом

• Думали, свой транспорт — выгодно, а оказалось — убыточно на 4,5 млн ₽