Сегодня выводим в месяц полмиллиона на жизнь, а завтра ищем деньги на закрытие кассового разрыва. И хорошо, если еще не потратил все выведенные деньги — так хотя бы в кредит не придется лезть. И так из месяца в месяц…
В такую ситуацию и попал мой клиент — компания, которая занимается сдачей в аренду металлических боксов во Владивостоке. Исправить такое положение дел помогли платежный календарь и финансовая дисциплина. Сегодня об этом и расскажу.
Что приводило к вечным кассовым разрывам
1. В компании не вели учет денег. От слова совсем. Даже самого стандартного отчета о движении денежных средств в компании не было. Следовательно, у собственника перед глазами не было цифр — он не знал точно, когда понадобятся деньги и сколько.
2. Собственник вытаскивал по 700 000 в месяц. Ну вытаскивал и вытаскивал, суммы позволяли. Но он выводил деньги, когда его душе было угодно. Как мы уже сказали, отчетов никаких не было. То есть он не видел цифр, еще и вытаскивал почти миллион. А тут на носу зарплаты и аренда. В итоге он бегал с горящей головой и искал, где взять деньги.
3. Сотрудники тратили и не предоставляли чеки. В компании все расходы были на словах: сотрудники подходят к собственнику, просят 20 000 рублей на бензин/краску/дрель и уходят восвояси. Никаких чеков. Отследить по операциям в мобильном банке, допустим, возможности тоже не было — все расходы в компании оплачивали наличкой.
В итоге совокупность этих проблем приводила к вечным кассовым разрывам.
1 шаг. Завели платежный календарь
Сначала мы собрали отчет ДДС: внесли в него все поступления и выбытия и из этого сформировали платежный календарь.
| Платежный календарь — это простейший финансовый инструмент, который помогает следить за денежными потоками и вовремя реагировать на форс-мажоры. |
Работать с отчетом легко: вносите планируемые поступления (авансы, инвестиции) и планируемые выбытия (зарплаты, аренда). Если вас ждет кассовый разрыв, вы сразу это увидите в отчете. Да, никуда сам он не денется, но он станет предсказуемым — вы заранее его увидите и заранее предпримите действия, чтобы его избежать. Например, перенесете оплаты или возьмете отсрочку платежей у поставщиков.
Если у вас еще нет этого инструмента, вы можете воспользоваться нашим шаблоном платежного календаря.
2 шаг. Запретили собственнику вытаскивать деньги, когда угодно
Раньше как собственник делал: «Мне надо сейчас 700 000 — не больше, не меньше, не позднее, не ранее». Вся проблема заключалась в том, что на носу зарплаты, аренды, он кладет деньги в карман, а потом бегает ищет, чем оплатить.
После того, как мы внедрили платежный календарь, у него уже так не получалось — он видел, что скоро понадобятся деньги и не выводил дивиденды.
На скриншоте видно, что с 7 по 13 июня у нас критически мало денег на остатке, а с 14 по 20 июня вообще кассовый разрыв. Тогда о каких дивидендах может идти речь? Естественно, мы сначала пытались урегулировать ситуацию, например, договаривались об отсрочках с поставщиками, ждали, пока все урегулируется, и только потом собственник выводил деньги.
И мы решили, что сразу 700 000 рублей — многовато. Лучше разбивать на несколько частей. Например, в начале месяца 250 000 рублей, в середине столько же, а под конец месяца 200 000 рублей. Иногда собственник напрямую со счетов компании оплачивал свои расходы. Мы это считали за дивиденды и высчитывали из 700 000 рублей.
3 шаг. Обязали сотрудников заполнять отчеты на расходы и поступления
Все площадки построены по одному и тому же принципу: снимаем землю, устанавливаем металлические боксы, а затем благоустраиваем. Персонал красит и ремонтирует боксы, а потом на постоянной основе их обслуживает: мусор убрать, дверь починить, подмести на территории. Отсюда у них и расходы на краску, бензин, дрели и так далее.
Если рабочим нужны были деньги, они просто подходили и говорили собственнику: «Надо 20 000 рублей». Собственник не особо вникал, на что им нужны деньги, знал ведь, какие у них расходы, спокойно давал, а чеков не просил. Все держалось на честном слове. Но так дальше продолжаться не могло — кассовые разрывы стояли поперек горла.
Мы сделали для каждого сотрудника свой платежный календарь. В нем только две вкладки: поступления и выбытия. Они заполняют эти вкладки, данные автоматически подтягиваются в основной платежный календарь. Теперь мы знаем, куда они собираются тратить деньги, можем отслеживать их расходы и, если надо, передвигать, чтобы избежать кассовых разрывов.
Вкладка «Выбытия» в платежном календаре сотрудников → это и наши выбытия
Вкладка «Поступления» в платежном календаре сотрудников → для нас это выбытия
Тут сработала бюрократия — как только мы ввели отчетность, запросов на деньги стало на 20% меньше.
Платежный календарь помог избежать кассовых разрывов и накопить денег
Кассовые разрывы стали предсказуемы — по платежному календарю мы видели, когда нам не хватит и сколько. Мы могли резко что-то придумать: попросить отсрочку у поставщиков, отложить какие-то расходы на попозже.
А самое главное — мы начали копить на резервный фонд. Компании нужны всегда деньги запасные — мало ли, найдется новая хорошая площадка для размещения бокса и надо будет быстро ее купить, пока не успели конкуренты.
Изначально нам удалось накопить 3 000 000 рублей на резервах. Часть мы потратили на покрытие кассового разрыва. Суть резервов как раз и в этом, что деньги не лежат без дела, а выручают в нужный момент. Сейчас, во время кризиса, такой фонд жизненно необходим каждой компании — если есть запасные деньги, продержаться будет капельку проще.
Как начать работать с нашим финдиректором
Вот так наш финдиректор наладил дела в компании с помощью инструмента учета — Платежного календаря. Но финдиректора умеют не только так.
Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями и много с кем еще. Везде наши финдиры наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
