14 июня 2022
Кейсы

Избежали убытка 1 млн ₽
в управляющей компании

Василий Амосов
финдиректор
Светлана Дучак
редактор

Небольшая управляющая компания, назовем ее «УК № 11», занимается всего девятью домами. До работы с финдиректором прибыль компании была в среднем около нуля: иногда плюс десять тысяч, иногда минус двадцать. При этом жители домов были недовольны, они не понимали, за что платят и хотели получать больше услуг, например, уборку в подъезде не раз в месяц, а каждую неделю.

Эта история — классический кейс управленческого учета, всё прям по книжке о финансах, но в ней есть две особенности: отношения с жителями и жесткое регулирование сферы с точки зрения законов. С этих особенностей и начну.

«УК № 11» — это выдуманное название. Мы его придумали, чтобы сохранить конфиденциальность клиента, а вот история настоящая.

Жители домов считают, что управляйки не должны получать прибыль

У управляющих компаний есть две особенности:

  • сфера управления многоквартирными домами сильно зарегулирована. Почти на любое действие управляющей компании есть закон, например, когда дом только заселяют, управляйки часто отключают пассажирский лифт и оставляют только грузовой, чтобы первый не убили тяжелыми стройматериалами. И вроде — это забота о жителях, но по закону так делать нельзя.

Или другой пример: если жильцы, допустим, хотят поставить во дворе качели, управляющая компания не может просто взять деньги из их же платежей и поставить. Сначала придется организовать собрание собственников, чтобы те сами решили, хотят тратить деньги дома на качели или нет.

  • жители считают, что управляйки должны все деньги тратить на дом, а не получать прибыль. И обычно они всегда недовольны работой управляющей компании.

И бывает так, что компании нарушают закон, чтобы, например, решить вопрос с лифтом и сохранить нормальные отношения с жителями. Это не имеет прямой связи с финансами, но важно для понимания общей картины.

А теперь — о финансах.

Нашли неучтенные расходы, которые съедали прибыль

Компания лишь около двух лет занимается управлением домов. А ее основная деятельность — это стройка. То есть был застройщик и в какой-то момент он решил открыть еще одну компанию — управляющую, чтобы самому обслуживать дома и делать это хорошо.

«УК № 11» обслуживает девять домов, и раньше компания считала прибыль и расходы по всем домам скопом. Было видно, что прибыли нет, но не было понятно, почему:

За полгода «УК № 11» заработала 123 тысячи рублей прибыли. При этом в некоторых месяцах компания уходила в минус

Чтобы найти, куда утекает прибыль, я собрал отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) за несколько месяцев с разбивкой по домам, и нашел аномалии:

В доме 1 и доме 4 выручка и площадь одинаковые, но в доме 1 на коммунальные платежи уходит на 35 000 рублей больше. Та же ситуация с домами 2 и 3: в доме 3 на коммуналку уходит на 50 000 рублей больше

Так мы нашли дома, которые не влезают в текущий тариф: жители некоторых домов платили за коммуналку как все, а тратили намного больше других. Особенно сильно аномалии были заметны на электричестве и воде. В некоторых домах сумасшедше жгли свет, в некоторых — лили воду.

Начали планировать расходы на срок действия договора и учли пожелания жителей

Итак, мы нашли дома, которые не влезают в текущий тариф. Но были еще расходы, на которые управляйка не рассчитывала — это мелкий ремонт, техобслуживание и профилактика работы инженерных сетей.

То есть компания брала новостройку на обслуживание, дом новенький, нужно только обеспечивать его водой, светом, следить за отоплением и убирать подъезды — это один уровень расходов.

Но через год появляются новые расходы: где-то нужно провести техобслуживание, где-то — сделать небольшой ремонт, профилактику, вроде недорого, но вот компания уже не укладывается в тариф и появляются небольшие убытки. А через пять лет таких штук будет больше, расходы подрастут еще и убытки станут уже большими.

Со временем расходы на обслуживание дома растут: где-то нужно проводить профилактику, где-то ремонт и так далее

Без учета будущих расходов у управляющей компании три пути:

значительно повышать тарифы каждый год;

каждый раз собирать деньги с жителей домов на мелкий ремонт, профилактику, техобслуживание дополнительно к стандартной плате;

работать в убыток.

Ни один из вариантов нельзя назвать хорошим, поэтому мы сделали по-другому.

Чтобы из-за роста расходов на обслуживание домов компания не уходила в убытки, мы начали планировать расходы не по месяцам или годам, а по сроку действия договора с жильцами. При таком планировании мы могли заранее спланировать крупные расходы и «размазать» их внутри тарифа. Так можно, потому что дома обычно обслуживают долго, по несколько лет.

Плюс у жителей были свои пожелания. Например, проводить уборку в подъездах не по нормативам, а почаще; посадить деревья во дворе, красить лавочки каждый год и так далее — на это тоже нужны деньги. И мы запланировали эти расходы и включили в новый тариф.

Запланировали рентабельность на уровне 10% и обосновали тарифы жителям домов

Когда мы учли аномально высокие расходы части домов, посчитали будущие расходы и затраты на пожелания жителей, тариф получился больше, чем был. Условно, раньше с одной квартиры нужно было платить 2000 рублей, а теперь — 3000 рублей. Такое никому не понравится.

Мы хотели повысить тариф, но не вызвать негодования жителей. Решили поступить так:

подключать новые дома сразу по новому тарифу. Когда просто нужно платить 3000 рублей — это не вызывает негодования, а вот когда раньше платил 2000 рублей, а теперь почему-то просят на тысячу больше, становится неприятно;

открыто рассказали жителям, из чего складывается тариф. Вот тут — коммуналка, тут — ремонт, здесь — благоустройство двора и уборка раз в неделю. Такой способ работает только если управляющая компании и правда что-то делает: если рассказать открыто, а потом по полгода менять лампочки в подъезде, забывать про уборку и не следить за состоянием домов, жители разозлятся, и скорее всего, сменят управляйку.

Здесь нам еще пришлось рассказывать и о прибыли. Мы заложили 10% рентабельности — это значит, что со всех платежей жителей «УК № 11» получает кусочек прибыли в 10%. Но некоторым жителям непонятно, почему у управляйки вообще должна быть прибыль. Такие компании часто воспринимаются как государственные, а государственные в сознании потребителя зарабатывать не должны.

И нам пришлось объяснять, что прибыль — это не только те деньги, что директор УК кладет в карман. Прибыль позволяет компании развиваться, например, купить снегоуборочные машины, чтобы зимой дворник успел расчистить дорожки к 9 утра, а не к вечеру, как с лопатой.

Если бы собственники согласились на новый тариф, «УК № 11» заработала бы 1,6 млн рублей за год. Но не все пошло по нашему плану.

Перевели на новый тариф один дом, но все равно остались в плюсе

Мы провели собрания с жителями всех домов, объяснили, зачем нужен новый тариф и прибыль управляйке. Но, увы, это не помогло. Жители домов, которые «УК № 11» обслуживает давно, не захотели платить больше. Наш план на рентабельности в 10% не удался.

Но есть и хорошая новость: компания взяла на обслуживание абсолютно новый дом с тарифом, достаточным для генерирования прибыли. Если бы «УК № 11» и его взяла по старому тарифу, то точно оказалась в убытке. А так в первые несколько лет он будет приносить компании хорошую прибыль, а потом не уйдет в минус.

Благодаря новому дому в феврале рентабельность УК № 11 выросла до 18%, но мы понимаем, что это временно. Постепенно дом будет требовать все больших расходов, рентабельность и прибыль пойдут вниз. В целом, «УК № 11» создавалась, чтобы содержать дома в хорошем состоянии, а не зарабатывать, поэтому готова к такому сценарию.

Главный результат нашей работы — определение тарифа, при котором управляющая компания сможет безубыточно обслуживать новые дома. То есть теперь стало ясно, при каком тарифе не стоит брать дом в управление. u003cbru003eu003cbru003eА благодаря разбивке доходов и расходов по домам, компания уже знает, какие из них убыточны и может принять какое-то решение, а не просто каждый месяц работать в минус. u003cbru003eu003cbru003eЕсли бы мы оставили все как было, то год «УК № 11» закрыла бы с миллионным убытком. А так компания заработает 570 000 чистой прибыли с рентабельностью 4%. Это, конечно, не 10%, но развиваться можно — хотя и не так быстро, как хотелось.

Как начать работать с нашим финдиректором

Это была история об управляющей компании. Финдиректор помог посчитать расходы, разработать оптимальный тариф, избежать убытка в миллион и даже сработать в прибыль. У нас таких историй полно, например: вывели компания из убытков в 35 млн рублей, вычислили снабженца-вора и помогли компании впервые за семь лет пройти несезон без кассовых разрывов.

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от строительных компаний до онлайн-школ. Везде они наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличивать прибыль и избавляться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
Опубликовано: 14.06.22 Просмотров: 35
Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс