Как компаниям работать с самозанятыми в 2025 году и не нарушать закон + чек-лист

В конце 2024 года ФНС сообщила, что число зарегистрированных самозанятых превысило 12 миллионов. 

Работать с самозанятым — действительно удобно: не нужно платить налоги, он не уходит в отпуск или декрет, а договор можно расторгнуть в любой момент. Звучит идеально, но есть и подводные камни.

Вместе с бизнес-юристом адвокатского бюро «Гриц и партнеры» разобрались в главных вопросах: как не попасть под проверку налоговой и минтруда, как правильно заключать договор с самозанятым и что делать, если налоговая прислала требование: разбор реального кейса, советы от юриста + полезный чек-лист.

Содержание

Кто такие самозанятые

Почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми

Что проверить перед началом работы с самозанятым

Как заключить договор с самозанятым и какие документы оформить

Каких самозанятых нельзя нанимать

Как не попасть под проверку Минтруда при работе с самозанятыми

Что делать, если налоговая прислала требование + как избежать доначисления

Как компаниям работать с самозанятыми: частые вопросы собственников

Как компаниям работать с самозанятыми в 2025 году: в двух словах

Поможем оптимизировать налоги и расходы

Кто такие самозанятые

Самозанятые — это плательщики налога на профессиональный доход (или НПД), который появился в январе 2019 года в качестве эксперимента. 

Кто может быть самозанятым	Физлица и ИП без сотрудников, зарегистрированные как плательщики НПД
По какому договору работают	На основании договора подряда, договора оказания услуг или иных гражданско-правовых договоров
Кто может нанимать	Компании, ИП и физические лица
Какие профессии подходят	Программист, копирайтер, бухгалтер, маркетолог и другие внештатные специалисты
Как работают	Не в штате, не подчиняются графику, передают результат к сроку

Почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми

Главная выгода — бизнес не платит страховые взносы и НДФЛ — самозанятые самостоятельно уплачивают налог с доходов. 

Также с самозанятыми легко прекратить сотрудничество, а оплачивается только результат их работы. 

Что проверить перед началом работы с самозанятым

Проверяем 3 пункта ↓

1. Нужно проверить статус самозанятого в приложении «Мой налог» или на сайте ФНС. Если доход за год больше 2,4 млн ₽ — статус теряется.

Сайт налоговой службы

1. Не был ли самозанятый трудоустроен в ваш штат за последние 2 года после увольнения (в рамках трудового договора).

2. Нужно убедиться, что деятельность, к которой привлекается самозанятый, не подпадает под ограничения (подробнее об этом — дальше в статье).

Как заключить договор с самозанятым и какие документы оформить 

Самозанятый подходит, статус действующий — можно заключать договор. Двигаемся по 12 этапам ↓

1. Соберите документы. Нужны паспорт (главная страница + прописка), ИНН, справка о постановке на учет, реквизиты, e‑mail и телефон.

2. Выберите вид договора. Для ремонта или работ со строительным материалом — договор подряда; для консультаций, текстов и прочих услуг — договор возмездного оказания услуг.

3. Пропишите стороны. Укажите заказчика и исполнителя и отметьте, что исполнитель — плательщик НПД.

4. Опишите предмет договора. Чем детальнее описан предмет договора, то есть задание к нему, тем выше вероятность получения результата, максимально соответствующего ожиданиям (например, сдать 5 статей и 10 постов в соцсети).

5. Пропишите сроки. Укажите точную дату начала и завершения договора. Если есть этапы — опишите каждый.

6. Установите стоимость и способ оплаты. Зафиксируйте цену, форму (безналичная или наличная оплата) и сроки оплаты после акта или чеков.

7. Определите права и обязанности. Исполнитель — выполнить работу качественно и в срок; заказчик — предоставить нужную информацию или материалы.

8. Укажите ответственность. Определите санкции за невыполнение договоренностей или за неуведомление заказчика о потере статуса самозанятого.

9. Ограничьте признаки трудового договора. Не используйте слова «работник», «график», «отпуск» — это поможет избежать переквалификации в трудовой договор.

10. Пропишите спорные ситуации. Опишите, как решать споры. Например, через суд по месту регистрации заказчика.

11. Оформите и подпишите договор. Сделайте два экземпляра, далее — выберите способ подписания документов (бумажного или электронного).

12. Получите чек и акт после выполнения. После завершения — исполнитель формирует чек в «Мой налог» и передает акт, если есть необходимость. Акт — необязательный документ, в отличие от чека, но на практике много кто его делает. 

Чек в приложении «Мой налог»

Акт выполненных работ

Каких самозанятых нельзя нанимать

7 нельзя ↓

1. По закону запрещено оформлять договор с бывшим сотрудником в статусе самозанятого, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Заключить договор можно, но такой доход не будет облагаться налогом на профессиональный доход (НПД) и будет считаться доходом от трудовых отношений. То есть, заключать договор можно, но налоги придется платить как за обычного работника.

2. Перепродавать чужие товары нельзя.

3. Продавать подакцизные товары и товары с обязательной маркировкой, даже если они сделаны предпринимателем.

4. Быть посредником для другого бизнеса.

5. Нанимать работников по трудовым договорам, но можно работать с подрядчиками по договорам ГПХ.

6. Заниматься добычей и продажей полезных ископаемых.

7. Нанимать для работы курьером, если клиент платит ему напрямую. Курьеры-самозанятые могут принимать оплату только через кассовый аппарат продавца.

Как не попасть под проверку Минтруда при работе с самозанятыми

С 6 января 2025 года инспекция труда может внепланово проверять работодателей, привлекающих самозанятых, чтобы определить подмену трудовых отношений.

Рекомендации по снижению риска проверки:

1. Следите за численностью самозанятых. Если их больше 35 человек, оценить обоснованность и риски такого сотрудничества. 

2. Проверьте, сколько платите самозанятым. Если 90% дохода самозанятый получает от одной компании — возможна квалификация как трудовые отношения.

3. Будьте внимательнее при снижении зарплаты. Когда у многих сотрудников снижается зарплата — возможна проверка со стороны инспекций.

4. Держите ФОТ под контролем. Если фонд оплаты труда резко сократился, это может вызвать вопросы у проверяющих.

5. Не платите меньше МРОТ. Зарплата не может быть ниже МРОТ с учётом районных коэффициентов и компенсаций.

Что делать, если налоговая прислала требование + как избежать доначисления

Разберем на реальном примере из практики юристов ↓

Ситуация собственника

Собственник диджитал-агентства работал только с самозанятыми — разработчиками, дизайнерами, копирайтерами, менеджерами. Все — без трудового договора.

Он заключал стандартные договоры, включал стоимость вознаграждения самозанятого и размер налога, который самозанятые сами должны заплатить за себя.

Оборот — десятки миллионов рублей в год. В штате — 0 сотрудников, при этом на сайте размещён раздел «Наша команда».

Выглядит так, что собственник выполняет все работы сам, ну ещё и периодически привлекает самозанятых. Налоговая посчитала, что это подозрительно, и прислала требование.
Налоговая запросила:

• предоставить договоры с самозанятыми;

• показать переписки с самозанятыми;

• объяснить, почему нет трудовых договоров;

• объяснить, кто эти люди на сайте в разделе «Наша команда».

Риск доначислений — 5 000 000 ₽. 

Что сделали

Шаг 1. Анализ ситуации. Запросили все договоры, переписки, документы. Проверили структуру работы с исполнителями.

Шаг 2. Договоренности с налоговой:

• Объяснили, что самозанятые привлекались под конкретные проекты, а не на постоянной основе.

• Показали нестабильность дохода и споры с заказчиками (в том числе судебные риски).

• Подтвердили, что в те периоды нельзя было взять сотрудников в штат.

Шаг 3. Изменения. Сообщили налоговой, что бизнес стал стабильнее, появились регулярные проекты. Теперь часть команды будет оформлена по ТК.

Результат

1. Удалось убедить налоговую и избежать доначислений на 5 млн ₽.

2. Разработали структуру работы с сотрудниками: кто в штате, а кто — самозанятый.

3. Вся работа собственника соответствовала законодательству.

Итак, какие факторы нужно избегать в работе с самозанятыми, чтобы предупредить доначисления ↓

1. Регулярные выплаты. Нельзя платить самозанятому 2 раза в месяц одну и ту же сумму — это признак трудовых отношений (так платят по трудовому договору).

2. Договор на долгий срок. Отношения с самозанятыми не должны быть длительными и регулярными.

3. График, отпуск, обед в договоре. Не должно быть расписания, обеда, отпуска — это признаки трудового договора. Самозанятый сам выбирает, когда и как работать. Главное — выполнить задачу в срок.

4. Оборудование и расходы. В договоре не нужно указывать, что самозанятый использует оборудование, ПО и сервисы за счет компании. Он должен работать на своем компьютере, сам платить за интернет, софт, канцтовары и так далее.

5. Отчётность и акты. Обязательно фиксируйте выполненные работы, так как налоговая может запросить отчеты и акты. 

Можно предусмотреть в договоре, что отчётность в компании — по электронной почте или, например, в мессенджерах. К примеру, достаточно короткого сообщения — за этот месяц или за этот период сделано то-то — что уже будет считаться отчётностью. 

«Налоговая любит запрашивать переписку, и если ее нет, возникают вопросы: как компания работает с привлеченным специалистом и никак не ведет с ним коммуникацию?

Вероятно, в компании близко общаются с самозанятым, работают в одном офисе каждый день, поэтому и переписки у вас нет.

А если общение регулярное, то какой же это самозанятый? Это уже работник компании, поэтому у него должен быть трудовой договор».

6. Один заказчик? Если самозанятый получает деньги только от одной компании — это тоже сигнал. Налоговая посмотрит: есть ли у самозанятого еще клиенты. 

Как компании работать с самозанятыми: частые вопросы собственников

Можно ли компании принять к учету затраты на оплату вознаграждения самозанятых не на основании чека, а на основании акта выполненных работ?

Нет, основным документом является чек, сформированный через приложение «Мой налог». Без него расходы не признаются налоговой, а акт может лишь дополнять, но не заменять чек.

Что делать, если самозанятому пришлось вернуть деньги и аннулировать чек?

Если самозанятый вернул деньги и отменил чек — заказчику нужно пересчитать налоги. А если чек аннулирован, а деньги остались у исполнителя — заказчику нужен новый чек, иначе расходы не подтвердить.

ИП, с которым работает компания, переходит на НПД. Нужно ли перезаключать договор?

Перезаключать договор не нужно, если условия остаются без изменений. Однако если в договоре указана стоимость, включающая НДС, или существенно меняются условия, то рекомендуется заключить дополнительное соглашение.

Может ли самозанятый нанимать работников?

Самозанятый не может нанимать работников по трудовому договору.

Самозанятый потерял статус: что делать юрлицу?

Если самозанятый потерял свой статус, заказчику нужно либо прекратить с ним работу, либо заключить новый договор — уже не как с самозанятым. Если стало известно, что статус был утрачен задним числом, компании или ИП придется заплатить за него налоги и взносы за тот период, когда он фактически уже не был самозанятым.

Трудовой договор, ГПХ или самозанятость: в чем отличие?

Трудовой договор — это классическое трудоустройство. Работник работает по графику, получает зарплату, оплачиваемый отпуск, больничные и другие соцгарантии. Работодатель платит за него налоги и взносы.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключают, когда нужно выполнить конкретную задачу или услугу. Нет фиксированного графика и соцгарантий, но есть оплата за результат. Регулируется не трудовым, а гражданским кодексом.

Самозанятость — это налоговый режим, где человек самостоятельно уплачивает налог: 4% при расчётах с физлицами или 6% при расчётах с компаниями и ИП. Есть гибкость, но нет отпуска, больничного и других льгот.

Как компаниям работать с самозанятыми в 2025 году: в двух словах

• Самозанятые — это физлица и ИП без сотрудников, которые платят налог на профессиональный доход (НПД). Они не состоят в штате и сами уплачивают налоги.

• Выгода сотрудничества с самозанятыми — не нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Оплата — только за результат. Легко прекратить сотрудничество.

• Нельзя заключать договор с бывшим сотрудником в статусе самозанятого в течение двух лет после увольнения (если он был официально трудоустроен).

• Перед началом сотрудничества с самозанятым нужно проверить его статус. Он должен быть действующим и не превышать лимит по доходу 2,4 млн ₽ в год.

• В договоре нужно избегать признаков трудовых отношений. Не указывать график, отпуск, оборудование от компании и фиксированную зарплату.

Поможем оптимизировать налоги и расходы

А также увеличить прибыль и стабильно получать дивиденды. Финдиры Нескучных знают, как навести порядок в финансах, сократить ненужные расходы и стабильно увеличивать прибыль.

Вот так наши клиенты стали счастливее:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Спасти или закрыть: как производственная компания смогла выйти из кризиса

• Увеличили чистую прибыль с 1,5 млн ₽ до 3,5 млн ₽ за четыре месяца

• Отказались от бартерных сделок и подняли прибыль с 400 000 ₽ до 7 млн ₽

• Перестали давать скидки в убыток и выросли по маржинальности на 11%: кейс торгово-производственной компании

Самый простой способ подобрать инструменты, подходящие именно вам, — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓