Как наладить эффективное взаимодействие между отделами компании

Нередко бывает, что каждый отдел компании сам по себе работает эффективно: выполняет задачи, достигает результатов, демонстрирует хорошие показатели. Но в итоге бизнес почему-то не растет и даже не приносит ожидаемых собственником результатов. А причина может крыться в отсутствии эффективного взаимодействия между отделами. В статье рассказываем, как ставить общие цели и налаживать совместную работу. 

Содержание

Зачем налаживать взаимодействие отделов компании

Как улучшить взаимодействие между отделами: основные принципы и подходы

Как определить уровень взаимодействия между отделами

Что препятствует взаимодействию между отделами

Что такое регламент взаимодействия между отделами

Взаимодействие между отделами: частые вопросы собственников

Взаимодействие между отделами: в двух словах

Поможем выстроить внутренние процессы в компании

Зачем налаживать взаимодействие отделов компании

Эффективное взаимодействие между отделами — это процесс слаженной работы всех подразделений одной компании. 

Нередко бывает, что каждый отдел выполняет свои задачи и добивается нужных показателей, а общие результаты работы компании оставляют желать лучшего. Так случается, например, когда маркетинг приводит лидов на один продукт, отдел продаж усиленно продает другой продукт, продуктовый отдел развивает что-то свое, а собственник мечтает вообще о третьем. По отдельности каждый отдел работает хорошо, но общего результата нет. 

Эффективное взаимодействие выстраивают, чтобы добиваться общих целей, поставленных собственником бизнеса, генеральным директором или командой в целом.

Как улучшить взаимодействие между отделами: основные принципы и подходы

Чтобы выстроить эффективное взаимодействие между отделами, нужно наладить совместную работу на разных уровнях:

Уровень собственника 

Владелец бизнеса формулирует общие цели, видение и миссию. Например, миссия Нескучных финансов звучит так: «Сделать мир бизнеса прибыльным и целесообразным, а владельцев — финансово грамотными». 

Видение и миссия — это первые основные инструменты, которые выступают базой для построения коммуникации всех отделов. То есть всегда, когда команды реализуют проекты, они должны сверяться с видением и миссией. Если задачи согласуются с ними, значит, стоит их делать, если нет, то нет.

↓

Уровень руководителей 

На уровне руководителей совместно с собственником формулируется стратегия компании. Стратегия может охватывать три года, пять лет, десять лет и быть тем самым путеводителем для руководителей и команд. 

Кроме этого, есть план работы на год, который утверждается руководителями на ежегодной стратегической сессии и корректируется ежемесячно в течение года.

↓

Уровень команд

На основании годового плана формируются цели и план работы команд. При этом задачи одного отдела взаимосвязаны с задачами другого отдела. 

Например, на стратсессии поставили годовую цель по выручке — 100 млн ₽. Дальше эту цель разбивают на задачи отделов: маркетинг должен привести 1000 лидов, отдел продаж — обработать этих лидов, производственный отдел — выполнить заказы. Если производственный отдел понимает, что ему не хватает людей, он просит продажи и маркетинг временно снизить обороты. А если продажи видят, что лидов не интересует продукт компании, они идут в маркетинг и вместе корректируют целевую аудиторию для рекламы. 

→ Подобная синхронизация — от собственника до команд — помогает наладить работу на всех уровнях. У всех в компании есть общая цель, и у каждого отдела — свои конкретные задачи, а чтобы достичь их, нужно работать с другими командами. Эти процессы работают в любой компании, и неважно, сколько в команде людей: 50 человек или 500. 

Как определить уровень взаимодействия между отделами

Есть признаки, по которым можно понять, что взаимодействие между отделами отлажено. Прежде всего это:

• устоявшиеся регламентированные процессы — если в компании проводятся ежегодная стратсессия, ежеквартальное и ежемесячное планирование, корректировка целей и задач в процессе работы, совместные еженедельные планерки, это означает, что взаимодействие налажено;

• выполнение поставленных целей — если отделы достигают общих целей и добиваются нужных показателей, это признак хорошей синхронизации. Очень сложно достичь общих целей, если двигаться разрозненно;

• непрерывная коммуникация — если руководители и сотрудники разных отделов постоянно коммуницируют между собой, выступают инициаторами совместных проектов, которые затем реализуют вместе, — это еще один признак налаженного взаимодействия. 

И наоборот, если цели компании не достигаются, а каждый отдел работает только на свои отдельные показатели, это плохой знак. 

Например, отдел маркетинга приводит 1000 лидов, а отделы продаж и производства не справляются с таким объемом. В этом случае маркетинг не согласует работу с другими отделами и сливает бюджет, хотя формально работает хорошо. А продажи и производство не понимают: то ли им нужно больше людей, чтобы успевать за маркетингом, то ли маркетинг делает что-то не то, и такой цели у компании нет.

Что препятствует взаимодействию между отделами

При выстраивании взаимодействия между отделами можно столкнуться:

• с отсутствием единой цели, установленной собственником бизнеса или топ-менеджментом;

• с разным видением работы у руководителей отделов и участников команд;

• с конфликтами с переходом на личности.

Когда в компании есть единая цель, видение руководителей и членов команды подчинено ей, то даже рабочие конфликты становятся более конструктивными, потому что все понимают, что и зачем делают. 

Что такое регламент взаимодействия между отделами

Для эффективного взаимодействия между отделами компании важно, чтобы все процессы были регламентированы, — то есть нужны инструкции, на основании которых работают отделы. 

Например, в Нескучных существует регламент управления коммерческим блоком, в котором описано:

• как планируется работа на год; 

• что и кто делает в течение квартала и месяца;

• какими инструментам пользуются отделы.

Регламент управления коммерческим блоком — это верхнеуровневый документ. Дальше идут регламенты работы внутри отделов, в которых описано, как происходит планирование, кто и как отчитывается по результатам. 

Регламенты помогают синхронизировать работу между отделами и между членами команды. А еще благодаря им новые сотрудники легко адаптируются к работе: они читают регламенты и понимают, что и кто делает. 

Важно понимать, что регламенты не создаются один раз и навсегда, их можно регулярно пересматривать и улучшать в соответствии с целями и задачами компании и отделов. 

Взаимодействие между отделами: частые вопросы собственников

Эксперт Анна Пенчукова

Руководитель отдела аналитики НФ

Как организовать взаимодействие специалистов из разных подразделений компании?

Чтобы организовать взаимодействие специалистов, сначала нужно решить верхнеуровневые задачи — прописать видение и миссию. Это работа собственника. 

Затем совместно с руководителями разработать стратегию на несколько лет вперед, чтобы дать ориентиры, куда и к каким глобальным целям движется компания. 

Дальше, опираясь на стратегическое видение, спланировать период. В разных компаниях горизонт планирования может отличаться. В НФ, например, операционный план строят на год и корректируют его раз в квартал. Завершает цикл планирования постановка показателей на месяц и декомпозиция по линейным сотрудникам. 

Что такое карта взаимодействия между отделами?

Карта взаимодействия между отделами — это дорожная карта, в которой сначала описывают цель, затем ее раскладывают на цели поменьше и ответственных, а дальше — на конкретные задачи и сроки. В итоге каждый отдел понимает, кто и над чем работает, на каком этапе находится проект, каких показателей нужно достичь. 

Взаимодействие между отделами: в двух словах

• Эффективное взаимодействие между отделами — это процесс слаженной работы всех подразделений одной компании. 

• Эффективное взаимодействие выстраивают, чтобы добиваться общих целей, поставленных собственником бизнеса, генеральным директором или командой в целом.

• Чтобы выстроить эффективное взаимодействие между отделами, нужно наладить совместную работу на разных уровнях: собственника, руководителей отделов, команд.

• Синхронизация от собственника до команд помогает наладить работу на всех уровнях. У всех в компании есть общая цель, и у каждого отдела свои конкретные задачи, а чтобы выполнить их, нужно работать с другими командами. 

• Есть признаки, по которым можно понять, что взаимодействие между отделами отлажено: устоявшиеся регламентированные процессы, достижение поставленных целей, непрерывная качественная коммуникация.

Поможем выстроить внутренние процессы в компании

Финдиры Нескучных финансов знают, как организовать работу с планированием и согласованием, наладить коммуникацию между отделами и выстроить любые финансовые процессы. Кроме этого, они могут помочь найти деньги, когда их нет, выбраться из убытков, избавиться от кассовых разрывов, увеличить прибыль и масштабироваться.

Вот как это обычно бывает:

• Нашли 8 млн рублей на выполнение крупного заказа. Без кредита

• Разморозили 12 млн рублей со склада автосервиса

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн рублей в месяц

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн рублей резервов

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с предпринимателями из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓