Как предпринимателю учитывать расходы на личный автомобиль

Использование личного автомобиля в бизнесе — частая практика среди предпринимателей, но как правильно учесть расходы ИП на автомобиль, чтобы снизить налоги и избежать претензий от ФНС?

В статье разберём, как списать стоимость авто при УСН, даже если машину купили «за свои», какие траты на эксплуатацию можно включить в расходы и какие документы подтвердят связь авто с бизнес-целями.

Содержание

Как ИП учесть расходы на покупку автомобиля при УСН

Как ИП учесть расходы на использование автомобиля

Какие документы нужны для подтверждения расходов на автомобиль

Как учитывать расходы на автомобиль в управленческом учёте

Расходы ИП на автомобиль: частые вопросы собственников

Расходы ИП на автомобиль: в двух словах

Поможем внедрить правильный управленческий учёт и увеличить прибыль компании

Как ИП учесть расходы на покупку автомобиля при УСН

Учёт расходов на покупку автомобиля индивидуальным предпринимателем на УСН зависит от выбранного налогового режима (6% или 15%) и условий использования транспортного средства.

→ УСН «Доходы» (6%):

На этом режиме нельзя уменьшать налог на расходы, включая покупку автомобиля. Налоговая база — это все полученные доходы, а ставка составляет 6%.

→ УСН «Доходы минус расходы» (15%):

Здесь налоговая база — разница между доходами и расходами. Ставка — 15%, но можно уменьшить налог, включив стоимость автомобиля в расходы при соблюдении условий.

Чтобы учесть расходы на авто, нужно:

• использовать автомобиль в предпринимательской деятельности;

• документально подтвердить расходы. Требуются: договор купли-продажи, ПТС, акт приёма-передачи, платёжные документы (чек, выписка из банка или расписка о приёме наличных денежных средств);

• включить авто в состав основных средств.

Как списывать расходы на автомобиль:

→ Если стоимость авто ≤ 100 тыс. рублей

Полная сумма списывается в том квартале, когда авто оплачено и введено в эксплуатацию.

→ Если стоимость авто > 100 тыс. рублей, ИП обязан списывать его стоимость равными частями с момента ввода в эксплуатацию, регистрации в ГИБДД и полной оплаты в течение года (это для ОС при смене налогового режима с ОСНО на УСН). 

Пример расчёта для автомобиля стоимостью 600 000 руб. при УСН «Доходы минус расходы»:

по НК РФ, стоимость списывается равными долями в течение года .

• Ежеквартальное списание:
  600 000 руб. / 4  квартала = 150 000 руб./квартал.

График списания:

Квартал	Сумма списания	Остаток стоимости
1	150 000 руб.	450 000 руб.
2	150 000 руб.	300 000 руб.
…	…	…
4	150 000 руб.	0 руб.

Важно:

• если ИП купил авто в середине года, списание будет производиться на оставшиеся отчётные даты. Например, если приобретение состоялось в августе, значит, списывать в расходы будем 30 сентября и 31 декабря равными долями;

• продавать авто, которое использовали меньше 3 лет, невыгодно, так как придется убрать из расходов часть затрат на его приобретение, а, следовательно, пересчитать налог и подать корректировочные декларации. Если в течение срока списания автомобиль продан,  в расходы можно включить только амортизацию.

Как ИП учесть расходы на использование автомобиля

Учёт расходов на использование автомобиля для индивидуального предпринимателя (ИП) зависит от выбранной системы налогообложения.

• УСН «Доходы» (6%)

Нельзя учесть расходы на автомобиль. Налог платится с 6% от всех доходов, и никакие затраты (даже связанные с бизнесом) не вычитаются.

• УСН «Доходы минус расходы» (15%)

Можно учесть расходы на автомобиль, если они связаны с бизнесом и подтверждены документами.

В учёт включаются все затраты, связанные с эксплуатацией авто для бизнеса:

• топливо (бензин, дизель);

• ремонт и обслуживание;

• страховка, только ОСАГО;

• амортизация (если автомобиль куплен для бизнеса и стоит более 100 тыс. рублей);

• шины, мойка, парковка;

• проценты по кредиту (если авто куплено в кредит для бизнеса).

Что нельзя учесть в расходах:

• тюнинг (если он не связан с бизнесом);

• личное страхование (например, КАСКО (вообще нельзя) и ОСАГО, если авто используется не только для бизнеса);

• топливо без чеков (например, покупку бензина за наличные без сохранения квитанций).

Какие документы нужны для подтверждения расходов на автомобиль

Налоговая инспекция требует документального обоснования использования авто.

Какие документы понадобятся:

• путевые листы с указанием даты, маршрута, пробега, цели поездки;

• чеки и квитанции на топливо, ремонт, страховку;

• договоры, где указана необходимость автомобиля;

• справка о пробеге (можно использовать данные GPS-трекера или приложения).

Как учитывать расходы на автомобиль в управленческом учете

Если собственник применяет авто исключительно для личных нужд, все связанные с ним расходы не могут быть отнесены на затраты бизнеса. Однако если оплата проходит через расчетный счет ИП, требуется корректно переоформить эти операции, чтобы избежать искажения финансовой отчётности и налоговых рисков.

Итак, как будет выглядеть пример учёта, если авто используется исключительно в личных целях:

→ ИП оплатил страховку автомобиля (50 000 руб.) с расчётного счета компании.

Эти средства считаются личным доходом собственника. Их можно оформить как:

а) выплату зарплаты (с удержанием НДФЛ 13%, если оформлен как сотрудник);

б) дивиденды (если ИП работает через ООО, с удержанием налога 13%).

В управленческом учёте такие расходы не включаются в операционные затраты, а отражаются в разделе «Изъятия собственника».

Если авто применяется и для бизнеса, и для личных нужд, расходы распределяются пропорционально.

Для этого нужны:

• документальное обоснование (например, приказ о порядке учёта поездок, путевые листы);

• фиксация пробега (через журнал или GPS-трекер).

Например, за месяц потрачено:

• ГСМ: 30 000 руб.;

• ремонт: 15 000 руб.;

• страховка (ежемесячная часть): 4000 руб.

По путевым листам установлено, что 70% пробега — это служебные поездки (доставка товаров, встречи с клиентами).

Учёт:

• ГСМ: 30 000 × 70% = 21 000 руб. — включается в операционные расходы;

• ремонт: 15 000 × 70% = 10 500 руб. — учитывается как затраты на содержание авто;

• страховка: 4000 × 70% = 2800 руб. — относится на управленческие расходы;

• оставшиеся 30% (30 000 × 30% = 9000 руб. и т. д.) считаются личными расходами собственника и могут быть отражены как изъятия.

Если авто задействовано исключительно в бизнесе (например, для доставки товаров или курьерских поездок), все расходы учитываются в операционной деятельности.

Например:

• ремонт двигателя: 100 000 руб. — полностью включается в затраты;

• покупка ГСМ: 50 000 руб. — отражается в расходах на логистику;

• страховка: 60 000 руб./год (5000 руб./мес.) — ежемесячно списывается как управленческий расход.

Документальное подтверждение:

• путевые листы с маршрутами (например, «Доставка товаров в магазин Х»);

• акты выполненных работ от СТО с указанием госномера авто;

• чеки на ГСМ с привязкой к конкретным поездкам.

Расходы ИП на автомобиль: частые вопросы собственников

Можно ли списать на затраты штрафы?

Нет, оплата штрафа за личное нарушение ПДД через счёт ИП — это личный расход, его нельзя списать на затраты. Это условие работает даже в том случае, если штраф выписан во время рабочей поездки.

Как правильно выплатить и учесть компенсацию за использование личного автомобиля?

Если ИП использует свой личный автомобиль для бизнеса, оптимальный вариант — заключить договор аренды ТС между ИП (как физлицом) и ИП (как бизнесом).

Суть: ИП как арендодатель сдает свой автомобиль в аренду своему же бизнесу.

Условия договора:

• указать сумму арендной платы (например, 10 000 руб./мес.);

• прописать, что арендатор (ИП как бизнес) компенсирует расходы на ГСМ, ремонт, страховку и т. д.

Пример:

• арендная плата: 10 000 руб./мес.;

• компенсация ГСМ: 15 000 руб./мес. (по чекам).

Можно ли уменьшить налоговую базу, если ИП использует личный автомобиль?

Можно уменьшить налоговую базу, если:

• ИП применяет УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО и документально подтверждает связь расходов на авто с бизнесом (чеки, путевые листы, договор аренды);

• расходы распределены пропорционально служебному использованию (например, 70% пробега — для работы);

• учтены арендные платежи (если авто оформлено по договору аренды) и компенсация ГСМ/ремонта (по чекам).

Если расходы не подтверждены, их исключат из налоговой базы, а налог доначислят.

На УСН «Доходы» уменьшить базу нельзя — расходы не учитываются.

Расходы ИП на автомобиль: в двух словах

• При УСН «Доходы» (6%) расходы на авто не уменьшают налог. Налог платится со всех доходов, независимо от затрат.

• При УСН «Доходы минус расходы» (15%) покупка авто, если стоимость ≤ 100 тыс. руб., — списывается сразу. Если > 100 тыс. руб. — равномерно, в течение оставшихся отчётных дат до конца года.

• Документы для подтверждения пользования авто: путевые листы (дата, маршрут, пробег, цель поездки), чеки на ГСМ, ремонт, страховка, договор аренды (если авто в личной собственности).

• Если авто используется частично для бизнеса, расходы делятся пропорционально (например, 70% пробега — работа).

Поможем внедрить правильный управленческий учёт и увеличить прибыль компании

Управленческий учёт — это направление, в котором финдиректора Нескучных разбираются на все 100%. Мы не только подскажем, какие отчёты внедрить и как их анализировать, но и научим с их помощью увеличивать чистую прибыль вашей компании. Вот лишь некоторые из кейсов Нескучных финансов:

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендиректора. Разобрались! 

• Финспецназ: разработали систему мотивации

• Сделали +2,5 млн рублей к маржинальному доходу в кризис

• Увеличили рентабельность собственного капитала с 24 до 48%

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

Расскажите нам, каким вы хотите видеть свой бизнес, и мы поможем прийти к цели. Тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Увидеть, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, можно на онлайн-экскурсии.