31 мая 2022
Финпросвет

Как проверять цифры в отчетах:
принцип двойной записи

Если отчеты показывают неправду, то нет смысла их собирать. Потому что с неверными отчетами все решения собственника тоже будут неверными. Отчеты работают только когда они правдивые. Но как проверить нормальные цифры в отчетах или чушь какая-то? Использовать принцип двойной записи 😎 Это как двойной агент, только в финансах.

Принцип двойной записи: активы всегда равны пассивам

Принцип двойной записи — это такая штука, которая помогает сводить дебет с кредитом и находить ошибки в отчетах. Этот принцип работает в балансе.

Баланс — это один из трех базовых отчетов. В него записывают основные средства, кредиторку, дебиторку, деньги и так далее.

И баланс состоит из двух частей:

  • Активов — всё, что есть у компании, например, сырье, запасы, основные средства, деньги, дебиторка.
  • Пассивов — за чей счет у компании появились активы. Например, за счет авансов клиентов, собственного капитала или кредитов.

Так вот, активы всегда равны пассивам. Понять эту аксиому помогает пример со свадебным банкетом:

  • Активы свадебного банкета — еда, напитки, живые цветы для украшения.
  • Пассивы свадебного банкета — деньги жениха, помощь от родителей и небольшой потребительский кредит.

Все активы покупаются на какие-то пассивы, поэтому эти две части отчета всегда равны. Подробнее мы объясняли в статье «Активы равны пассивам. А почему?«

А теперь внимание, принцип двойной записи: операции всегда записываются в балансе дважды. Либо в двух разделах, либо в двух статьях одного раздела. Всегда так, чтобы активы были равны пассивам.

Давайте разбираться на примерах. Допустим, у нас появились деньги на расчетном счете — это актив, записываем. И тут же записываем пассив — откуда эти деньги взялись, например, это аванс от клиента. Тогда двойная запись будет выглядеть так:

И к примеру, дальше мы купили на эти деньги что-нибудь из техники. Если мы просто уменьшим деньги, у нас не будет равенства активов и пассивов. Поэтому мы проводим двойную запись внутри активов: деньги уменьшаем, а технику увеличиваем. В пассивах при этом ничего не меняется:

И так со всеми операциями: если прибавляем активы, то прибавляем и пассивы. Если уменьшаем активы, уменьшаем и пассивы. Или проводим две операции внутри одного раздела: в одной статье активов уменьшаем, в другой — увеличиваем; в одной статье пассивов уменьшаем, в другой увеличиваем.

Вот небольшая шпаргалка по двойной записи в балансе:

АктивыПассивы
1) +2) +
1) —2) —
Или
1) + по одной статье
2) — по другой
ничего не трогаем
ничего не трогаем1) + по одной статье
2) — по другой

А еще каждая цифра чаще всего попадает минимум в два отчета

Есть еще один принцип, который помогает проверять точность отчетов: каждая операция чаще всего попадает минимум в два отчета. Например, в баланс и ОПиУ, в баланс и ДДС, или сразу в три отчета — баланс, ОПиУ и ДДС, или в два раздела баланса:

Например, если компания получила аванс от клиента, он попадает в два отчета:

  • в ДДС, как поступление денег на счет;
  • в баланс, как кредиторка — компания получила деньги и теперь должна на эту же сумму выполнить обязательства перед клиентом.

Или если она взяла кредит, то операция попадает:

  • в ДДС, как поступление кредитных денег на счет;
  • в баланс, как кредиторка и деньги

Дальше расскажем на примерах частых операций, в какие отчеты они попадают.

Предоплата → ДДС + баланс

Итак, представим — компании пришли деньги на счет. Деньги — это поступление, эта операция точно попадает в ДДС. А вот каким будет второй отчет, зависит от того, что за деньги пришли.

Если пришла предоплата от клиента, она попадает в ДДС, как поступление и в баланс, как наша кредиторка и деньги.

ДДСОПиУБаланс
✔️ поступление денег❌ ничего не пишем✔️+ кредиторка, + деньги

Постоплата → ДДС + баланс

Постоплата — это оплата с отсрочкой: мы уже оказали услугу или отгрузили товар, например, в прошлом месяце, а клиент расплатился позже. Эта операция попадает в ДДС как поступление и в баланс в раздел «Активы — деньги».

ДДСОПиУБаланс
✔️ поступление денег❌ ничего не пишем✔️- дебиторка, + деньги

Кроме того, здесь же в балансе мы меняем сумму дебиторки: раньше клиент нам должен был перевести предоплату и она была записана в дебиторке, теперь он перевел деньги, и мы эту сумму переносим из дебиторки в строчку «Денежные средства»:

Оплата в моменте → ДДС + ОПиУ + баланс

Еще бывает, что компания продает товары или услуги без предоплат, постоплат и вот этого всего, а в моменте. Это когда клиент оплатил, компания сразу выполнила свои обязательства, например, клиент передал нам 100 рублей за пломбир, а мы сразу выдали ему пломбир и чек. Тогда операция попадает в ДДС как поступление и в ОПиУ как выручка и расход себестоимости.

ДДСОПиУБаланс
✔️ поступление денег от клиента✔️ + выручка ✔️- расход себестоимости✔️-товар, + деньги, + прибыль

Расход и списание → ДДС + ОПиУ

Со списаниями всё немного сложнее, чем с поступлениями. Потому что списание может совпадать с датой расхода, а может и не совпадать. Сейчас разберемся.

Есть расходы, которые совпадают по времени со списанием. Например, компания оплатила услуги банка и сразу их получила — операция попадает в ДДС, ОПиУ и баланс за один и тот же месяц.

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание✔️ расход✔️-деньги, -прибыль

Расход без списания → ОПиУ + баланс

А есть другие расходы — те, что не совпадают со списанием. Например, компания начислила сотрудникам зарплату в январе, но переведет ее в начале февраля.

Тогда в январе запись попадает в ОПиУ и баланс:

ДДСОПиУБаланс
❌ еще не переводили✔️ расход✔️+ кредиторка, -прибыль

В ОПиУ записываем начисление зарплаты, а в балансе — увеличиваем свою кредиторку. Мы начислили зарплаты сотрудникам, но еще не выплатили, — это наша кредиторка.

Списания денег со счета у нас пока нет, поэтому в ДДС операция не попадает. И так со всеми расходами, по которым пока не проводим реальную оплату.

А в феврале, когда компания выплатит сотрудникам зарплату, операция попадает в ДДС и баланс:

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание❌ уже записали в январе✔️- кредиторка, — деньги

Списание без расхода → ДДС и баланс

А еще бывает так, что списание уже случилось, а расхода пока нет. К примеру, компания перевела аванс за партию товара, но еще его не получила. Тогда операция попадает в ДДС как списания и в баланс как дебиторка — теперь поставщик должен нам партию товара.

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание❌ ничего не пишем✔️-деньги, + дебиторка

При этом в балансе мы делаем еще кое-что: в строке «денежные средства» уменьшаем сумму на размер перевода. Получается, что деньги внутри баланса кочуют из строки «денежные средства» в строку «авансы поставщикам». А общая сумма внутри раздела не меняется.

А когда поступления и списания не попадают в ОПиУ?

В ОПиУ мы записываем не поступления или списания денег, а выручку и расходы.

Выручка — это выполненные нами обязательства, например, если мы — строительная компания и строим дома на заказ, таким обязательством будет построенный и принятый заказчиком дом или часть дома, если сдаем работы поэтапно. Подтверждает это обычно акт приемки. При этом денег за дом мы можем не получить сразу, тогда у нас будет выручка в ОПиУ и дебиторка в балансе.

А расходы попадают в ОПиУ в тот месяц, когда мы используем то, на что потратились. Например, если мы оплатили аренду на год вперед, то в ДДС один раз указываем списание, а в ОПиУ каждый месяц добавляем расход на аренду.

Зарплаты всегда попадают в баланс

Зарплаты сотрудников разберем отдельно, потому что здесь бывает три истории:

  • начислили и выплатили зарплаты одновременно;
  • начислили, но еще не выплатили. Например, когда выплачиваем зарплату за май в начале июня;
  • выплатили, но не начислили.

От истории зависит, в какие отчеты будут попадать операции.

Начислили и выплатили → ОПиУ + ДДС + баланс. Если компания начислила зарплату сотрудникам и сразу ее выплатила, цифры попадают во все три отчета: ОПиУ, ДДС, баланс.

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание✔️ расход✔️- деньги, — прибыль

Начислили и не выплатили → ОПиУ + баланс. Если компания начислила зарплаты, но еще их не выплатила, цифры попадают в ОПиУ как расходы и в баланс как кредиторка, а именно, задолженность перед сотрудниками.

ДДСОПиУБаланс
❌ ничего не пишем✔️ расход✔️- прибыль, + кредиторка

Выплатили, но не насчисли → ДДС + баланс. И еще одна история с зарплатой — начислили в прошлом месяце, а переводим в этом.

Операция попадает в ДДС как списание, а в балансе корректируется кредиторка — деньги перевели, значит, у нас больше нет долгов перед сотрудниками. Ну и денег стало меньше, соответственно:

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание❌ ничего не пишем✔️- кредиторка, — деньги

Кредиты → ДДС + баланс, а проценты в ОПиУ

Представим, что компания взяла кредит. Вот деньги пришли на расчетный счет и можно их тратить, но сначала поступление нужно записать в отчетах:

ДДСОПиУБаланс
✔️ поступление❌ ничего ✔️ + кредиторка, + деньги

По кредиту будут начисляться проценты — это расходы компании, поэтому они попадают в ОПиУ и баланс:

ДДСОПиУБаланс
❌ пока не перевели✔️ расход✔️- прибыль, + кредиторка

А вот когда компания будет платить проценты по кредиту, операция попадает в ДДС и баланс:

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание процентов❌ ничего, уже записали✔️ - деньги, — кредиторка

Потом когда-нибудь наступит момент выплаты тела кредита. Его компания запишет в ДДС и в балансе:

ДДСОПиУБаланс
✔️ списание тела кредита❌ ничего не пишем✔️ - деньги, — кредиторка

Тело кредита не попадает в ОПиУ, потому что это не выручка и не расход — мы просто взяли деньги, покрутили и вернули обратно. А вот проценты попадают, потому что это расход — плата за пользование деньгами.

Дебиторка → ОПиУ + баланс или ДДС + баланс

А теперь обратная ситуация: не компания должна банку, а кто-то должен компании — это называется дебиторкой. Дебиторка всегда попадает в баланс, но не всегда в ДДС или ОПиУ.

Например, если мы отгрузили товар без оплаты, то клиент нам должен, и мы записываем его в два отчета:

ДДСОПиУБаланс
❌ ничего не получили✔️ выручка✔️ + дебиторка, + прибыль

А вот когда клиент вернет долг, мы уже не будем записывать этот возврат в ОПиУ, но отметим в ДДС и балансе.

ДДСОПиУБаланс
✔️ поступление❌ ничего✔️- дебиторка, + деньги

Исключение — переводы между своими счетами

Есть операция-исключение, которая попадает только в один отчет — ДДС — это переводы между своими счетами.

Например, когда компания переводит деньги с одного расчетного счета на другой. Тогда на одном счете будет выбытие, а на другом поступление, но в ОПиУ и балансе ничего не поменяется.

ДДС счет 1ДДС Счет 2ОПиУБаланс
✔️ выбытие✔️ поступление❌ ничего❌ ничего

Шпаргалка: в какие отчеты попадают операции

Отчеты связаны между собой: в балансе активы всегда равны пассивам, плюс операции чаще всего попадают минимум в два отчета. Эта взаимосвязь помогает находить неучтенные данные и ошибки. Чтобы было проще искать такие ошибки, мы подготовили небольшую шпаргалку по самым частым операциям:

ОперацияДДСОПиУБаланс
Аванс от клиента✔️ поступление❌ ничего✔️+ деньги, + кредиторка
Постоплата✔️ поступление❌ ничего✔️+ деньги, — дебиторка
Выполнение работ❌ ничего✔️ выручка✔️ + прибыль, + дебиторка
Расход и списание✔️списание✔️ расход✔️ - деньги, — прибыль
Расход без списания❌ ничего✔️ расход✔️ + кредиторка, — прибыль
Списание без расхода✔️списание❌ ничего✔️ + дебиторка, — деньги
Получение кредита✔️ поступление❌ ничего✔️+ деньги, + кредиторка
Начисление процентов по кредиту❌ ничего✔️ расход✔️ + кредиторка, — прибыль
Оплата процентов по кредиту✔️списание❌ ничего✔️- кредиторка, — деньги
Отсрочка клиенту❌ ничего✔️ выручка✔️ + дебиторка, + прибыль
Оплата по отсрочке от клиента✔️ поступление❌ ничего✔️ - дебиторка, + деньги
Перевод со своего на свой счет✔️ списание на одном счете✔️ поступление на другом❌ ничего❌ ничего

Мы поможем с правдивым учетом

Финдиректора «Нескучных» умеют внедрять учет так, чтобы все отчеты показывали правду и только правду. А еще помогают находить ключевые показатели, собирают панель управления, чтобы собственник мог следить за каждой цифрой в режиме реального времени, и находят способы повысить чистую прибыль компании. Вот лишь некоторые примеры:

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от производственных компаний до веб-студий. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
#Годовой отчёт #отчеты #точность планирования #цифры
Опубликовано: 31.05.22 Просмотров: 91

Читайте также

Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс