Как работать с деньгами

Татьяна Микула
Татьяна Микула
финансовый директор

Сейчас бережливость очень кстати — ситуация нестабильна, поэтому лучше синица в руках, чем журавль в небе. Поэтому с деньгами действуем по принципу: «Всех впускать. Никого не выпускать». Для этого нужен строгий учет денег и планирование денежного потока. В этом помогут отчет ДДС и платежный календарь.

Отчет о движении денег (ДДС)

Самый простой отчет в управленке — сюда заносят поступления и выбытия по расчетному счету и кассе. Пришли деньги — записали, ушли — записали. При ведении этого отчета не надо думать, что это за деньги: предоплата или выручка. У ДДС одна функция: показать, сколько денег у вас сейчас на всех счетах. Еще можно проанализировать, откуда они приходят и куда уходят.

Так выглядит ДДС в «Табло» — нашем сервисе для ведения учета

Можете вести ДДС в «Табло», при регистрации по ссылке у вас будет бесплатный доступ на 14 дней. Для этого надо зарегистрироваться по ссылке.

Также можете скачать шаблон для Гугл-таблиц и Экселя.

Платежный календарь

Платежный календарь — это инструмент, который позволит взять денежный поток под контроль. Работает он так: вносим в таблицу все планируемые расходы и поступления денег, анализируем выплаты на существенность и срочность.

Платежный календарь. 5 и 6 августа у нас будут деньги на счету, а 7 и 8 августа мы в кассовом разрыве. Потерпеть нужно до 9 числа, когда поступление на 80 тысяч выведет нас в плюс. А можно провести переговоры и получить эти 80 тысяч пораньше хотя бы частично.

Платежный календарь также есть в «Табло» — если на горизонте кассовый разрыв, умная программа вас предупредит. Есть и шаблон для Гугл-таблиц и Эксельки. А пока разберемся с главными правилами управления деньгами.

1. Выделите обязательные платежи с четкой датой и суммой — налоги, кредиты, принципиальные поставщики (приоритеты можете выставить только вы). Их нужно оплатить обязательно в конкретное время, ничего не сделаешь.

2. Найдите обязательные платежи с плавающей датой, которые можно задержать на несколько дней — зарплаты, лояльные поставщики, интернет, аренда. Попробуйте поуправлять ими в зависимости от входящих потоков денег. К примеру: аренду вы привыкли платить 5 числа ежемесячно, а договор вам позволяет сделать это в период с 5 по 10 число. Календарь вам показывает: заплатим аренду 5-го — попадем в кассовый разрыв до 10-го, потому что к нам следующий входящий платеж зайдет только 10 числа. Принимаете решение платить аренду 10 числа. Договоренности не нарушены, с разрывом пронесло. Фух.

3. Определите необязательные платежи, без которых можно выжить — офисные расходы, обучение сотрудников, представительские расходы. Их лучше отложить на более стабильное время.

4. Откажитесь от инвестиционных расходов, если компания без них обойдется в ближайшее время. Если у вас начата стройка или капитальный ремонт в самом начале, то лучше эти активности заморозить. Есть риск не вытянуть глобальную стройку или ремонт и остаться без самого ликвидного актива – денег. А недострой так и не начнет приносить прибыль.

5. Выставляйте даты оплат в платежном календаре исходя из возможности их погасить: максимально привязывайте расходы к поступлениям денег на счета.

6. Поступления планируйте по реалистичному сценарию, траты — по пессимистичному сценарию.

В зависимости от ситуации, можно вести платежный календарь каждый день или раз в неделю. В любом случае, он точно поможет взять под контроль денежные потоки и управлять ими.

Как выбраться из кассового разрыва

Если вы попали в кассовый разрыв или видите его на горизонте, есть несколько способов остаться на плаву.

Проведите аудит дебиторской задолженности. Пора всем задолжавшим клиентам напомнить о себе: разошлите письма, позвоните и сообщите о долге. Возможно, получится таким образом пополнить кассу.

Добивайтесь рассрочек. Сейчас время тяжелое и никто не хочет терять клиентов в вашем лице. Ведите ежедневные переговоры с поставщиками, которым вы задолжали и договаривайтесь о тех условиях, которые вы сможете выполнить. Возможно, не сразу выйдет, но руки опускать нельзя.

Обратите внимание на ваши активы. Может, на складе завалялось что-то «ненужное», что можно продать или сдать в аренду.

Предлагайте бартер, чтобы сэкономить деньги. Вдруг кому-то ваш товар или услуги будут полезны, а для вас это выгоднее, потому что поможет сохранить деньги в компании.

Стимулируйте покупателей платить вперед. Чтобы не замораживать деньги, предлагайте клиентам небольшие скидки, бесплатную доставку или подарки в обмен на полную или частичную предоплату. 

Подайте в банк заявку на овердрафт. Овердрафт — это кредитная карточка для компаний. Ваш расчетный счет может уходить в минус на установленный лимит. Отличие от кредита в том, что в погашение долга будут сразу списываться все поступления на счет компании. Если кассовый разрыв продлится несколько дней, и потом сможете расплатиться с банком — это отличный вариант для подстраховки. 

Обратите внимание на факторинг, чтобы поддержать уровень ликвидности в кризис. Как правило, в факторинге участвуют три лица: ваша компания, покупатель и компания-фактор (банк или специальная организация). В двух словах, мы продаем дебиторку и получаем сразу деньги, пусть и не все.

Схема следующая:

  • Отгрузили клиенту товар или оказали услуги. Теперь он нам должен денег. Заплатит он когда-то там, но деньги нужны сейчас.
  • Мы передаем акты фактору. Теперь клиент должен не нам, а этой компании.
  • Фактор перечисляет нам до 90% от суммы долга клиента прямо сейчас. 
  • Клиент оплачивает свой долг фактору, а не нам.
  • Фактор перечисляет оставшуюся сумму за вычетом своей комиссии.

Оцените статью:
Опубликовано: 05.05.20 Просмотров: 154
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

18 июля 2019
18 167

7 главных обязанностей финансового директора

Которые сделают ваш бизнес лучше

2 мин.
Читать статью
15 июня 2021
1 110

Как отделить свои деньги от денег бизнеса и перестать попадать в неуклюжие ситуации

Один из наших клиентов как-то угодил в ловушку: деньги компании слились с его личными. Он то платил за штуки для бизнеса из своих денег, то выводил из бизнеса на личные нужды. Такое поведение может быть относительно безобидным для совсем маленького бизнеса, но когда компания разрастается, то начинаются путаницы с финансами.  Разбираемся, откуда берётся вредная привычка […]

5 мин.
Читать статью
21 января 2021
4 317

Как навсегда отлепить деньги от обязательств и понять, что такое прибыль на самом деле

Глава из книги «Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума».

5 мин.
Читать статью
30 августа 2021
1 769

Анализ маржинальности: какие направления и товары приносят больше денег

Разбираемся, что такое маржинальность, чем она отличается от маржи и маржинальной прибыли, зачем и по какой формуле ее считать. И главное — как понять, что маржинальность в норме

6 мин.
Читать статью
10 июля 2019
7 213

Почему именно баланс — главный отчет собственника

А не ДДС, ОПиУ или что-то там еще

3 мин.
Читать статью
09 июля 2021
1 243

Операционный рычаг: что будет с прибылью, если выручка упадет. А если вырастет?

Обычно собственников бизнеса интересуют два взаимосвязанных показателя: выручка и прибыль. Выручка показывает, сколько компания заработала, а прибыль — сколько осталось после вычета расходов. Скорее всего, если выручка будет больше, то и прибыль станет больше. Наоборот тоже работает: если выручка упадет, то это же случится и с прибылью. И все было бы очень просто, если бы […]

4 мин.
Читать статью