Как составить план адаптации нового сотрудника

Хаотичный онбординг — один из самых дорогих кадровых рисков. Без понятного плана адаптации новичок дольше «раскачивается», чаще делает ошибки и может быстро уйти из компании. А бизнес в итоге потеряет и время, и деньги. 

В статье вы найдёте рекомендации, как выстроить онбординг так, чтобы новичок приносил пользу с первых недель. И бонус — образец плана, где собраны все ключевые мероприятия для каждого этапа адаптации.

Содержание

Что такое адаптация нового сотрудника

Зачем адаптировать новых сотрудников

Виды адаптации персонала

Задачи руководителя на период адаптации нового сотрудника

Что входит в программу адаптации сотрудника: этапы

Как составить план адаптации нового сотрудника: образец

Как оценить результаты адаптации сотрудника

План адаптации сотрудника: частые вопросы собственников

План адаптации сотрудника: в двух словах

Проанализируем расходы вашего бизнеса и найдём точки для роста прибыли

Что такое адаптация нового сотрудника

Адаптация (она же онбординг) — это период, когда компания помогает новичку освоиться: познакомиться с командой, понять внутренние бизнес-процессы, получить нужные инструменты и начать приносить результат. Чем лучше выстроен онбординг, тем быстрее человек вольётся в коллектив и начнёт работать эффективно.

Представьте: вы выходите на новую работу. Какой вариант выберете?

А) Все вокруг заняты, никто не объясняет, где взять доступы, к кому идти с вопросами и что от вас вообще ждут. Вы начинаете «на ощупь» разбираться в задачах, боясь ошибиться, и всё время чувствуете себя не на своём месте.

Б) У вас есть чёткий план на первое время. Вас встречают, проводят по офису и добавляют в рабочие чаты, знакомят с коллегами, рассказывают, как устроены процессы, и поддерживают, пока вы осваиваетесь.

Кажется, выбор очевиден, да? Но не нужно думать, что адаптация важна только для самого новичка — она выгодна и для бизнеса. Дальше расскажем почему ↓

Зачем адаптировать новых сотрудников

Конечно, хочется, чтобы сотрудник пришёл, включил компьютер — и сразу начал приносить бизнесу деньги. Но в реальности так не получается. Даже специалисты с большим опытом на прошлых местах работы чувствуют себя растерянно в новой компании. Им тоже нужны время и поддержка, чтобы влиться в процессы.

Вот главные причины, почему адаптация — это не приятное дополнение, а мастхэв для бизнеса:

• Быстрый выход на результат. Сотрудник быстрее включается в работу, потому что с первых дней понимает, что делать и как устроены процессы.

• Меньше ошибок. Пошаговый ввод в задачи снижает риск серьёзных недочётов, которые могут стоить компании времени, денег и репутации.

• Рост вовлечённости и лояльности. Если новичка встретили тепло, ему проще влиться в культуру компании — и сложнее потом уйти.

• Разгрузка команды. Когда адаптация налажена, коллеги не отвлекаются, по сто раз объясняя одно и то же. Все работают спокойнее и продуктивнее.

• Прозрачная оценка эффективности. Если процесс адаптации зафиксирован, легко отследить, кто и когда выходит на нужный уровень — и где нужно что-то улучшить.

• Экономия на найме. Хорошо адаптированный сотрудник с большей вероятностью останется надолго. А значит, не придётся тратиться на новый найм через пару месяцев.

Виды адаптации персонала

Адаптация сотрудников — это не только про «показать, где стоят принтер и кофемашина». У неё есть несколько направлений, и каждая играет свою роль в том, как быстро и комфортно новичок вольётся в команду ↓

1. Организационная. Помогает новичку разобраться, как устроена компания: кто за что отвечает, какие правила приняты, где хранятся нужные документы, какие есть чаты и системы. Это база, без которой трудно начать работать.

2. Профессиональная. Суть в том, чтобы погрузить человека в задачи и процессы. Объяснить, как ставятся цели, по каким регламентам работает команда, где искать нужную информацию, кто может помочь, если что-то не получается.

3. Социальная. Даже самый опытный сотрудник чувствует себя «не в своей тарелке» в новом коллективе. Социальная адаптация помогает наладить контакт с коллегами, понять культуру общения и просто почувствовать себя «своим».

4. Психологическая. Новая работа чаще всего означает стресс (сильный или нет — зависит от человека). В этот момент важно поддержать новичка морально: дать ему время влиться в ритм, предоставить обратную связь и показать, что ошибки — это нормально, особенно на старте.

Задачи руководителя на период адаптации нового сотрудника

Руководитель играет ключевую роль в адаптации нового работника. Если контакт с начальством не сложится с самого начала — у сотрудника может быстро пропасть мотивация, а вероятность увольнения возрастёт.

Общие задачи руководителя на этапе адаптации такие:

• рассказать, какие цели стоят перед сотрудником на время испытательного срока;

• объяснить, как устроены процессы в команде и на что стоит опираться в работе;

• следить за динамикой — где нужна помощь, а где уже можно дать больше самостоятельности;

• давать регулярную обратную связь: что получается, а над чем стоит поработать;

• создать безопасную среду, где не страшно задавать вопросы и ошибаться.

Но важно понимать: не все вопросы новичкам удобно задавать напрямую руководителю. Иногда хочется сначала уточнить какую-то мелочь — например, куда писать, если слетел доступ, или как правильно ставить задачи.

Поэтому многие компании назначают новичкам наставников — опытных коллег, которые помогают влиться в команду. С ними проще: можно спросить «глупость» и не бояться выглядеть неловко. Такой формат действительно работает — согласно опросу hh.ru, 72% сотрудников хотели бы иметь наставника на время испытательного срока, чтобы уменьшить стресс и быстрее освоиться на новом месте.

Что входит в программу адаптации сотрудника: этапы

Программа адаптации — это не просто «вводный инструктаж», а продуманный маршрут, по которому новичок постепенно погружается в рабочие процессы, команду и культуру компании. Вот основные этапы, которые стоит предусмотреть в документе ↓

1. Пребординг. Включает подготовку рабочего места, организацию всех технических доступов, а также информирование команды о новом сотруднике. Иногда уже на этом этапе новичку направляют вводные материалы или приглашают пройти базовое онлайн-обучение.

2. Онбординг. Так называемая ознакомительная часть, которая охватывает первые дни в компании. В это время новичка знакомят с корпоративной культурой, основными процессами, ценностями компании, структурой команды. Проходят welcome-встречи, экскурсии по офису или виртуальные знакомства, даётся обзор задач и краткое понимание того, как устроена жизнь в команде.

3. Ввод в должность. Сотрудник начинает выполнять реальные рабочие задачи, погружается в процессы, учится работать с внутренними системами и сервисами. Здесь важно, чтобы он не оставался один: рядом должен быть руководитель или наставник, готовый подсказать, поддержать, ответить на вопросы.

4. Оценочный период. Руководитель отслеживает, как новичок справляется с задачами, насколько быстро осваивается, проявляет ли инициативу, нуждается ли в помощи. Регулярная обратная связь помогает скорректировать курс, если что-то пошло не так, и поддержать там, где всё получается.

5. Заключительная часть. Включает подведение итогов, постановку долгосрочных целей для сотрудника и сбор обратной связи о программе адаптации. Многие компании проводят опрос или интервью с HR, чтобы понять, что стоит улучшить в адаптации в будущем.

Помимо этапов, в программе адаптации также должны быть: план мероприятий и понятные критерии оценки. Именно они помогают не потеряться в процессе и понять, как идёт прогресс. 

Как составить план адаптации нового сотрудника: образец

План адаптации может отличаться в зависимости от специфики компании и роли сотрудника. Ниже смотрите образец с основными мероприятиями. Вы можете подстроить документ под особенности своей компании.

Образец плана адаптации нового сотрудника

Хотите увидеть, как выглядит план адаптации для финансовых директоров НФ? Сейчас раскроем все секреты!

А вот курсы, которые проходят наши финдиры в рамках адаптации ↓

Как оценить результаты адаптации сотрудника

Самый важный показатель того, успешная адаптация или нет, — текучесть кадров. Если растёт процент увольнений спустя пару месяцев после начала работы, значит, с адаптацией что-то не так. Такой тревожный сигнал нельзя пропускать.

Но одного показателя для полноценной оценки мало. Лучше заранее определить, что именно для вашей компании будет считаться успешной адаптацией. Вот базовые ориентиры, на которые можно опираться:

• сотрудник уверенно разбирается в задачах и понимает, каких результатов от него ждут;

• осознаёт свою роль в команде и видит, как его вклад влияет на цели компании;

• включён в командную жизнь: участвует в общении, мероприятиях, проявляет инициативу;

• не боится говорить о сложностях и предлагать улучшения — потому что чувствует себя в безопасности и понимает, что его мнение важно.

Хороший способ улучшать онбординг — регулярно спрашивать у сотрудников, как прошла их адаптация. Вот примеры вопросов, которые можно включить в анкету или задать на встрече:

• Насколько понятными были задачи в первые недели/месяцы?

• Насколько комфортно было работать в первые недели/месяцы? (по шкале от 1 до 10)

• Сколько времени потребовалось, чтобы в полной мере войти в рабочий ритм и разобраться в процессах?

• Что помогло быстрее влиться в работу? Что, наоборот, мешало?

• Был ли человек, к которому можно было обратиться с мелкими вопросами?

• Что можно было бы улучшить в адаптационном процессе компании?

И самое главное: даже если онбординг в вашей компании уже выстроен, его стоит регулярно пересматривать и улучшать. А лучший источник идей — те, кто недавно его прошёл.

План адаптации сотрудника: частые вопросы собственников

Эксперт Дарья Борисова

Руководитель отдела этики в НФ

Какие советы по адаптации новичков может дать команда Нескучных финансов?

Чтобы адаптация прошла мягко и эффективно, важно продумать детали заранее — ещё до выхода новичка. Вот что советует команда Нескучных финансов, исходя из собственного опыта адаптации сотрудников на удалёнке ↓

1. Признайте, что адаптация — это процесс

Даже если у вас есть подробная программа, адаптация остаётся живым и нестабильным процессом. Настроение новичка может меняться: от воодушевления до тревоги. А при высоком стрессе повышается риск выгорания. Поэтому так важно, чтобы программа была простой, пошаговой и помогала отслеживать, как проходит погружение в процессы.

2. Начинайте с корпоративной культуры

Культура формируется с первого дня. Новички сразу улавливают атмосферу, и важно, чтобы они почувствовали себя частью команды. Например, в НФ мы проводим тренинги, на которых знакомим новых сотрудников со всеми членами команды. Благодаря такому подходу новички быстрее адаптируются и становятся частью коллектива.

3. Обеспечьте новичков всем необходимым для старта

К первому дню у новичка должны быть все необходимые доступы, инструкции, файлы и чаты. Также важно, чтобы команда знала, кто приходит, и какую роль будет выполнять новый сотрудник. Особенно это важно при удалённой работе — если забыть представить новичка, его приход могут просто не заметить.

4. Не спешите с задачами и проявляйте терпение

Даже если человек опытный, ему нужно время, чтобы освоиться в новой компании. Первые недели — это не про результат, а про адаптацию. Вопросы будут повторяться — и это нормально. Лучше спокойно объяснить ещё раз, чем получить выгоревшего сотрудника на третьей неделе.

5. Проводите регулярные встречи

Планируйте 1–2 регулярные встречи в неделю, чтобы обмениваться обратной связью. Так вы сможете вовремя заметить трудности сотрудника и скорректировать процесс, пока проблемы не накопились.

6. Проверяйте не только навыки, но и ценностное совпадение

Не стоит ждать окончания адаптации, чтобы понять, подходит ли вам сотрудник. Обращайте внимание на вовлечённость, ценности и то, как он взаимодействует с командой. Это не менее важно, чем опыт.

7. Воспринимайте адаптацию как инвестицию

Без продуманной адаптации можно потерять время и деньги бизнеса, а также мотивацию новичка. Если же вложиться в процесс — результат не заставит себя ждать. Дайте сотруднику 4–16 недель на обучение, практику и общение с командой. Так вы поможете ему быстрее стать продуктивным и снизите риски выгорания.

С каким проблемами при адаптации новичков сталкиваются руководители?

Адаптация кажется простой задачей: дал инструкции — и жди результат. Но в реальности у руководителей часто возникают сложности. Вот основные из них:

1. Нет времени заниматься новичком. Руководитель в цейтноте, задач много, и кажется, что «он сам разберётся». В итоге новичок не получает нужной поддержки и дольше выходит на результат — если вообще остаётся в компании.

2. Завышенные ожидания. Особенно если сотрудник с опытом. Кажется, что он сразу должен начать работать на полную. Но на самом деле новичку обычно нужно время, чтобы освоиться и понять процессы.

3. Неподходящий наставник (или его отсутствие). Если новичок не знает, к кому можно подойти с мелкими вопросами, или наставником назначен перегруженный человек без желания помогать — адаптация тормозится.

4. Отсутствие выстроенного процесса адаптации. Нет чек-листов, ответственных, сценария первых дней. Каждый раз — импровизация, и всё зависит от того, как повезёт новичку.

План адаптации сотрудника: в двух словах

• Адаптация (она же онбординг) — период, когда компания помогает новичку освоиться: познакомиться с командой, понять внутренние бизнес-процессы, получить нужные инструменты и начать приносить результат. 

• Программа адаптации — продуманный маршрут, по которому новичок постепенно погружается в рабочие процессы, команду и культуру компании. В документе стоит зафиксировать ключевые этапы, план мероприятий, а также критерии, по которым будете оценивать успешность адаптации.

• План адаптации может отличаться в зависимости от компании и роли сотрудника. Но в любом случае важно предусмотреть мероприятия для каждого этапа: пребординга, онбординга, ввода в должность, оценочного периода и заключительной части.

• Оценить эффективность адаптации можно по уровню текучки персонала: если новички быстро уходят, — это повод пересмотреть подход. Но одного показателя мало — важно также выработать свои критерии и регулярно собирать обратную связь от сотрудников, уже прошедших адаптацию.

Проанализируем расходы вашего бизнеса и найдём точки для роста прибыли

Финдиры НФ внимательно изучат все ваши расходы, включая затраты на персонал, и предложат варианты их оптимизации. Вместе вы разберётесь, какие расходы действительно важны, а какие — можно пересмотреть, чтобы освободить деньги для роста прибыли и развития компании.

Вот как наши финдиры уже помогли другим компаниям:

• Минус партнёр, минус клиенты: как автосервис пережил кризис и вернулся к прибыли

• Баланс не сошелся: ошибка или воровство? Расследование Нескучного финдира

• Мечта vs реальность: как финдиректор уберёг спортшколу от больших убытков

• Помогли стоматологии выйти из убытка по чистой прибыли и выйти на 5 млн рублей

• Смотреть все кейсы

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓