Как управлять сотрудниками на удаленке: 4 инструмента

Сотрудники на удаленке — уже привычное дело. Но если бизнес только планирует перевести работников на дистанционный формат, то рассказываем, что учесть при оформлении удаленщика, а еще как контролировать и мотивировать такого сотрудника.

Содержание

Удаленная работа: что это

Как перевести сотрудника на дистанционную работу: два случая

Как управлять удаленными сотрудниками и контролировать их работу: 4 инструмента

Как мотивировать сотрудников на удаленке

Оплата труда сотрудника на удаленке: 4 факта

Как управлять сотрудниками на удаленке: частые вопросы собственников

Как управлять сотрудниками на удаленке: в двух словах

Поможем просчитать экономию при переводе сотрудников на удаленку

Удаленная работа: что это

Удаленная работа — вид занятости, при которой сотрудник делает работу вне офиса. Например, из дома или в кафе.

К удаленной работе часто относят услуги фрилансеров, надомников и дистанционщиков. Разберем, чем они отличаются ↓

	Кто это	Условия работы	Примеры
Фрилансеры	Подрядчики компании, с которыми заключают договор на оказание услуг	Не являются сотрудниками, поэтому отдельно договариваются по срокам и оплате каждой задачи. Работают как самозанятые или ИП	Фотограф, разработчик сайтов, иллюстратор
Надомники	Сотрудники в штате, которые выполняют работу дома, — обычно это  задачи, связанные с производством	Получают от работодателя  сырье, а отдают готовый продукт. Помогать в работе могут члены семьи надомника	Лепщица пельменей, швея,  упаковщик
Дистанционные работники	Сотрудники, которые работают вне офиса, — обычно это умственный труд	Такие же, как у сотрудника в штате. Исключение — дистанционщики могут определять место работы сами	Оператор кол-центра, бухгалтер, маркетолог

Как перевести сотрудника на дистанционную работу: два случая

Перевести сотрудника на дистанционную работу можно в двух случаях: с согласия работника либо по инициативе работодателя ↓

Случай 1. Перевод на удаленку с согласия сотрудника

Когда сотрудник согласен с переводом на удаленку, достаточно сделать две вещи:

• Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору — в нём указать график работы, то, какие функции будет выполнять сотрудник, способы связи, формы отчетности и способы контроля.

• Подписать приказ о переводе и положение о неразглашении коммерческой тайны — чтобы утвердить решение внутри компании и закрепить за сотрудником ответственность за сохранение конфиденциальной информации.

Случай 2. Перевод на удаленку по инициативе работодателя

Перевести сотрудника на удаленную работу без согласия можно временно и при наличии исключительных причин, которые указаны в статье 312.9 Трудового кодекса:

• природные катастрофы — наводнения, землетрясения;

• техногенные катастрофы — авария, пожар или несчастный случай на производстве;

• биологические угрозы — эпидемия, падёж скота;

• решение администрации района, города или области — при введении режима ЧС или повышенной готовности.

↑ В одном из таких случаев достаточно выпустить приказ, в котором зафиксировать:

• причину временного перевода на удаленную работу;

• срок перевода на удаленный режим работы — когда начинается и заканчивается;

• список сотрудников, которых бизнес переводит на удаленку;

• то, как компания технически обеспечит работу сотрудников на удаленке, — например, выдаст ноутбуки, оплатит сотовую связь, предоставит доступ к корпоративным системам и так далее.

Как управлять удаленными сотрудниками и контролировать их работу: 4 инструмента

Управлять удаленными сотрудниками и контролировать их работу  помогут четыре инструмента ↓

Инструмент 1. Установить ключевые показатели эффективности. Выстроить работу сотрудника на удаленке помогут KPI, которым работник должен будет следовать. Например, сделать 100 звонков по базе и 10 продаж за месяц.

Инструмент 2. Использовать системы управления проектами. Они помогут ставить задачи, отслеживать их прогресс и сравнивать план с фактом. Среди таких систем — Kaiten, Битрикс, Trello и даже простая Гугл-таблица, в которой сотрудники могут отмечать статус задач ↓

↑ Гугл-таблица помогает отслеживать выпуск статей в газете Нескучных — редакторы отмечают, на каком этапе находится статья, а главный редактор видит всю картину по выпуску

Инструмент 3. Проводить созвоны и использовать мессенджеры. Выстроить рабочую коммуникацию, координировать сотрудников и обмениваться обратной связью помогут созвоны и корпоративные мессенджеры. 

Для созвонов подойдут Google Meet, Zoom и Skype. А для коммуникации — Microsoft Teams, Mattermost и даже Telegram. Вот три правила, как сделать рабочие коммуникации эффективнее:

• проводить созвоны по мере необходимости — чтобы сотрудники успевали делать задачи;

• разделить чаты в мессенджерах по задачам — например, на рабочие и те, в которые можно скинуть мемы или котов;

• не смешивать личное и рабочее общение — если бизнес координирует сотрудников через Telegram, то стоит создать разные аккаунты: один личный, а другой для работы. 

Инструмент 4. Ввести отчет по трудозатратам. Например, отчет по рабочей нагрузке, в котором сотрудник будет фиксировать:

• над чем работал;

• сколько времени потратил на задачи;

• какие результаты получил.

Отчет по нагрузке поможет руководителю контролировать процессы, а сотруднику — оценивать свою продуктивность. Такой отчет можно собрать даже в Гугл-таблице. Вот как выглядит отчет по нагрузке, который используют финдиры Нескучных ↓

↑ Отчет по нагрузке помогает фиксировать задачи, количество потраченных часов и результаты — чтобы финдиры видели, какие они молодцы, а руководители вовремя подмечали отклонения и приходили на помощь.

Как мотивировать сотрудников на удаленке

Мотивировать сотрудников на удаленке можно двумя способами ↓

Способ 1. Использовать материальную мотивацию

Чтобы мотивировать сотрудников деньгами, бизнес может установить KPI, к которому привязать бонусы и премии. Например, вот так:

• выполнил ключевые показатели — получил гарантированный оклад;

• перевыполнил план — получил премию или бонус.

Способ 2. Использовать нематериальную мотивацию

Нематериальная мотивация — любые способы мотивации, которые не связаны с деньгами. К нематериальной мотивации относят:

• возможность выбрать удобный график работы;

• корпоративное обучение, курсы повышения квалификации, тренинги и другие образовательные мероприятия;

• признание достижений — похвалу на созвонах, награждение дипломами, проведение конкурсов;

• четко сформулированные цели и критерии успеха — чтобы сотрудник мог свериться и понять, что он красавчик;

• корпоративные мероприятия — например, стратегические сессии и тимбилдинги.

Подробнее → Мотивация персонала: что это и зачем нужна

Оплата труда сотрудника на удаленке: 4 факта

Об оплате труда на удаленке бизнесу стоит знать четыре факта ↓

Факт 1. Сокращать зарплату при переводе на удаленку — запрещено. Удаленный сотрудник сохраняет зарплату, которую он получал на той же должности в офисе, — это гарантирует статья 312.5 ТК РФ.

Факт 2. Условия оплаты труда фиксируют в трудовом договоре. Например, в нём указывают размер оклада или почасовой оплаты, условия начисления премий. Также в трудовом договоре стоит зафиксировать:

• часовой пояс сотрудника;

• количество рабочих часов в неделю;

• условия доплаты за работу в выходные дни.

Факт 3. Работодатель может сэкономить на зарплатах удаленных сотрудников, нанимая работников из разных регионов. Это самый очевидный способ сэкономить на удаленщиках. Например, в Москве менеджера по продажам можно нанять за 100 000 ₽, а в других регионах — уже за 70 000 ₽.

Факт 4. Удаленщики помогают сэкономить на административных расходах. Такие сотрудники работают дома, поэтому не занимают рабочее место в офисе. Это помогает сэкономить на аренде, коммунальных расходах и содержании офиса.

Подробнее → Как оптимизировать долю ФОТ в выручке: приемчики финдиров

Как управлять сотрудниками на удаленке: частые вопросы собственников

Как отозвать работника с удаленной работы?

Если сотрудника перевели на удаленку на фиксированный срок и по инициативе работодателя, то он должен вернуться в офис по окончании этого срока. Свериться с таким сроком можно в приказе о переводе на удаленную работу.

Другая ситуация — когда сотрудник сам согласился на удаленку. В этом случае нужно получить его согласие на возвращение в офис. Исключение — когда удаленная работа стала невозможной. Например, из-за несоблюдения сотрудником сроков выполнения задач или проблем с доступом к корпоративным сетям.

Может ли работодатель требовать документального подтверждения места фактического проживания и работы?

Нет, работодатель не может требовать информацию о месте фактического жительства или работы удаленного сотрудника. Дело в том, что на удаленке сотрудник имеет право сам выбирать место работы. Исключение — просьба указать город или населенный пункт, в котором проживает удаленщик. Это нужно, чтобы внести данные в трудовой договор.

Может ли удаленщик приостановить работу, если ему не выплачивают зарплату?

Удаленный работник может приостановить работу по тем же причинам, что и сотрудник в офисе, — если компания не выплатила зарплату в течение 15 дней. Это право зафиксировано в статье 142 ТК РФ.

Как управлять сотрудниками на удаленке: в двух словах

• Удаленная работа — вид занятости, при которой сотрудник делает работу вне офиса. Например, из дома или в кафе.

• Перевести сотрудника на удаленку можно в двух случаях: с его согласия либо в случае чрезвычайных ситуаций.

• Чтобы управлять сотрудниками на удаленке и контролировать их работу, стоит установить KPI, использовать системы управления проектами, проводить созвоны и использовать мессенджеры, а также поставить задачу вести отчет по трудозатратам.

• Чтобы мотивировать сотрудников на удаленке, используют материальную и нематериальную мотивацию.

Поможем просчитать экономию при переводе сотрудников на удаленку

Финдиры НФ умеют оптимизировать ФОТ и просчитывать разные способы мотивации сотрудников. Для этого они собирают управленческий учет, находят ключевые показатели бизнеса и привязывают их к мотивации сотрудников. Вот как они уже это делали:

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше

• Стали платить менеджерам автосалона меньше и при этом избавились от текучки

• Калькулятор найма: расширить штат и снизить долю ФОТ в выручке

• Настроили риелторам мотивацию, и агентство впервые получило прибыль в несезон

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓