Управленческий учет помогает предпринимателям управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции или раскладов на Таро. Этот вид учета необязателен с точки зрения закона, но полезен, если собственник хочет понимать, на что тратит деньги, как ему развиваться и получать больше прибыли.
Содержание
Зачем нужен управленческий учет
Документы и отчеты управленческого учета
Как внедряют и автоматизируют управленческий учет
Внедрение управленческого учета: частые вопросы собственников
Управленческий учет: в двух словах
Поможем настроить управленческий учет
Что такое управленческий учет
Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр. Управленческий учет — его еще иногда называют финансовым — помогает собственникам компаний принимать решения и рулить делом, основываясь на показателях, а не интуитивно.
Например, владелец производства видит на расчетном счете 5 млн рублей. Он покупает новое оборудование, а затем бизнес резко влетает в кассовый разрыв. Оказывается, эти деньги производству клиент перевел авансом, а затем передумал и расторг сделку. Если бы на производстве вели управленческий учет, собственник знал бы, что эти деньги компании пока не принадлежат.
Управленческий учет отличается от бухгалтерского — это два разных вида учета, которые не заменяют друг друга.
- Бухгалтерский учет — обязателен для юрлиц, ведется в строго регламентированной форме и нужен, прежде всего, чтобы отчитаться перед государством.
- Управленческий учет — необязателен и ведется по желанию, используются разные формы отчетности.
Например, в бухгалтерской отчетности никогда не будут отражены серые зарплаты, которые могут быть важной статьей расходов. Чтобы скрыть расчеты наличными, их маскируют под другие расходы и тем самым искажают реальную ситуацию с тратами компании. В управленческой отчетности серые зарплаты будут серыми зарплатами.
Читать в Нескучных: Почему бухучет не заменит управленческий
Зачем нужен управленческий учет
Управленческий учет показывает, что на самом деле происходит в бизнесе, и позволяет вовремя принимать управленческие решения.
Так, в бухучете вся отчетность собирается уже по факту, и собственник не может повлиять на прошлые периоды. В управленческом учете изменения происходят сегодня: например, в финмодель компании вносится крупная инвестиция, и собственник сразу видит, как изменится структура доходов и расходов в этом году.
Обобщим, зачем же нужен управленческий учет:
- принимать решения на основе цифр, а не догадок;
- организовывать работу компании без хаотичных решений, заранее;
- видеть реальные доходы и расходы, а не нарисованные для бухотчетности;
- понимать, что делать дальше.
Часто предприниматели думают, что управленческий учет — это для крупного бизнеса. На самом же деле считать деньги и показатели и видеть картину целиком важно как для малых компаний, так и для любого бизнеса вообще.
Что дает управленческий учет
Управленческий учет дает реальную картину того, что происходит в компании. Разберем на примере.
Компания «Огурец» занимается разработкой сайтов. Основные расходы компании — зарплаты сотрудникам. Без них у компании не будет продукта, который она сможет продавать, поэтому сотрудники — это еще и источник основной прибыли. Собственник компании и без управленческого учета понимал, что тратит много денег на сотрудников, но не знал, что делать. К тому же все сотрудники получали доход по разной системе: кто-то работал с почасовой оплатой, кто-то — с фиксированной, кто-то — сдельно.
Чтобы разобраться с этим, внедрили управленческий учет. Первым делом собрали отчет о прибылях и убытках — о нем мы еще поговорим — с разбивкой по проектам. Оказалось, что проекты, где сотрудникам платят самые большие гонорары, приносят меньше всего прибыли, и наоборот: больше всего компания зарабатывает на консультировании, а не на разработке.
Затем ежемесячный фонд оплаты труда детализировали по пунктам:
- оклады разработчиков;
- оклады дизайнеров;
- премии;
- больничные;
- отпускные;
- простои — когда нет работы.
И здесь выяснилось, что больше всего простоев у разработчиков, которые при этом получают самые высокие гонорары, хотя работают на низкомаржинальных проектах. Вот к чему пришел собственник компании:
- узнал, на чем зарабатывает, и стал уделять больше времени этим проектам;
- понял, что большую часть фонда оплаты труда тратил на зарплаты по низкомаржинальным проектам и на простой, и сократил штат.
В итоге в компании «Огурец» расходы снизились чуть ли не вдвое, а прибыль — выросла. Так и работает управленческий учет.
Объекты управленческого учета
Объекты управленческого учета — это всё, что попадает под финансовый анализ в компании и влияет на доходы и расходы. Этот термин, скорее всего, вам не потребуется, но расскажем о нем на всякий случай — вдруг встретится.
Итак, к объектам учета можно отнести:
- активы компании — деньги, дебиторскую задолженность, имущество, сырье;
- доходы и расходы;
- долги — кредиторскую задолженность;
- источники денег — инвестиции, кредиты, займы.
Буквально всё, что влияет на работу компании, ее прибыль и убытки, входит в систему объектов управленческого учета.
Кто ведет управленческий учет
За управленческий учет обычно отвечает финансовый директор: собирает отчетность, анализирует ее, подсвечивает сильные и слабые стороны и риски, помогает собственнику принимать решения. Иногда финдиректора называют финансовым менеджером, но это не всегда так: в крупных компаниях могут работать и финдиректора, и финменеджеры.
Бухгалтер может вести некоторые финансовые отчеты, но он не занимается анализом и не может на основе этих отчетов давать развернутую картину. К тому же бухгалтер большую часть времени будет занят прямыми обязанностями, и управленческий учет, скорее всего, будет вестись по остаточному принципу.
Также финансовым учетом может заниматься собственник, но обычно для этого не хватает специальных навыков, и выводы, которые тот делает, нередко ошибочны.
Читать в Нескучных: 7 способов навести порядок в финансах
Документы и отчеты управленческого учета
Если для бухгалтерского учета формы документов стандартизированы, то управленческий учет каждая компания ведет по-своему. При этом нет ни типовых, ни обязательных документов.
| Бухгалтерский учет | Управленческий учет |
| Формы документов унифицированы государством | Формы документов могут быть любыми |
| Требуются подтверждающие документы по всем операциям | Данные можно внести без подтверждающих документов |
| Виды отчетности и периоды подготовки регламентированы | Формы отчетов и периоды, за которые их собирают, могут быть любыми |
В «Нескучных финансах» есть свои основные документы управленческого учета. Это отчеты, которые помогают охватить все стороны бизнеса. Всего таких отчетов пятнадцать, но основных — четыре.
Финансовая модель. Этот отчет помогает планировать прибыль и выручку и анализировать показатели.
Шаблон финмодели — на сайте Нескучных
Отчет о движении денежных средств. Этот отчет помогает узнать, сколько денег есть у компании, откуда они пришли, по каким статьям выбытий ушли и как часто приходят на счет и уходят с него.
Шаблон отчета о движении денежных средств — на сайте Нескучных
Отчет о прибылях и убытках. Помогает узнать, сколько компания заработала на самом деле, какие расходы преобладают в компании, а также хватит ли прибыли, чтобы выплатить дивиденды, которые хочет собственник.
Шаблон ОПиУ — на сайте Нескучных
Баланс. Это отчет, в котором собраны все активы и пассивы компании. Баланс показывает, где спрятана прибыль компании, потому что нередко бывает, что прибыль есть, а на расчетом счете пусто. Также баланс поможет узнать, не слишком ли много у компании долгов, способна ли она рассчитаться с кредиторами и стоит ли бизнес вообще всех усилий.
Шаблон баланса — на сайте Нескучных
Как внедряют и автоматизируют управленческий учет
Чтобы внедрить управленческий учет, нужно начать с предварительного аудита:
- посмотреть, какие отчеты ведутся в компании;
- оценить точность текущей отчетности;
- прикинуть, с какими отчетами и показателями нужно начать работать прежде всего.
По опыту, практически всегда управленческий учет начинается с отчета о движении денежных средств. Этот отчет собирают по текущему периоду и ведут ежедневно.
Шаг 1. Выписать, какие расчетные счета есть в компании, за что на них приходят деньги и куда уходят.
Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат и тем самым сформировать справочник статей. В этом справочнике должны быть статьи под вашу компанию, а не общие, например из интернета. Так, у производства в нем будет статья «сырье», а у онлайн-школы такой статьи не будет.
Шаг 3. Собрать все поступления и траты. Это можно сделать в целом по всей компании, по видам деятельности, направлениям работы и даже отдельным товарам.
Главное, что нужно запомнить по отчету ДДС: остатки на расчетных счетах и в таблице должны сходиться. Подробнее о том, как собрать отчет ДДС, мы рассказали в статьях «Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов» и «Как начать вести учет денег в бизнесе».
После отчета ДДС обычно собирают отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ. Это делают раз в месяц. Для этого подбивают выручку и расходы по статьям:
- переменные;
- общепроизводственные;
- косвенные.
Кроме этого, в ОПиУ учитывают налоги, проценты по кредитам и амортизацию. Подробнее об ОПиУ — в статье «Как правильно считать прибыль бизнеса».
И ДДС, и ОПиУ собирают по текущему периоду, и уже когда управленческий учет в компании настроен, можно собрать эти отчеты в качестве ретроспективы.
После ОПиУ собирают управленческий баланс — его также ведут раз в месяц, в отличие от годового бухгалтерского баланса. Баланс имеет классическую структуру из активов и пассивов, которые затем разбиваются по критериям. Подробнее о балансе мы рассказали в статье «Почему именно баланс — главный отчет собственника».
Для всех отчетов нужно выбрать программное обеспечение, в котором они будут вестись. Можно пользоваться эксель-таблицей или подобрать софт под себя, но нужно учитывать, что универсальных программ нет — под разные сферы бизнеса подходят разные.
Например, в Финтабло появилась функция, которая позволяет закрывать длительные сделки этапами, что важно для строительного бизнеса. А в Финоко можно формировать отчеты по международным стандартам гостиничного бизнеса.
Но ни одна программа не будет вести управленческий учет сама по себе: чтобы всё работало, потребуются умелые руки. Больше — в статье «Программы и сервисы для ведения финансового учета: что выбрать».
Читать в Нескучных: Как финдиректор наводит порядок в финансах бизнеса
Внедрение управленческого учета: частые вопросы собственников
 | Отвечает Екатерина Жуленева, финансовый директор компании «Нескучные финансы». |
Какие виды управленческого учета бывают?
На самом деле управленческий учет один — и охватывает всю компанию. Но в отдельных случаях его ведут по направлениям, филиалам и даже отделам. В этом случае учет может быть, например, производственным или стратегическим.
Какие требования предъявляются к информации для управленческого учета?
К информации, которую вносят в отчеты управленческого учета, нет регламентированных требований. Это могут быть любые документы и данные, главное — чтобы они были достоверными.
Например, если собственник покупает за деньги компании автомобиль, но использует его для поездок на рыбалку, то эти траты пойдут в дивиденды, а не в расходы и тем более инвестиции бизнеса.
Управленческий учет ведется для собственника бизнеса и рисовать красивые цифры в нем не нужно — эти отчеты никто не увидит. Кроме того, важно, чтобы информация поступала своевременно и в полном объеме.
Управленческий учет: в двух словах
- Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр.
- Управленческий учет показывает, что на самом деле происходит в бизнесе, и позволяет вовремя принимать управленческие решения.
- Управленческий учет дает реальную картину того, что происходит в компании.
- За управленческий учет обычно отвечает финансовый директор: собирает отчетность, анализирует ее, подсвечивает сильные и слабые стороны и риски, помогает собственнику принимать решения.
- Управленческий учет каждая компания ведет по-своему. Нет ни типовых, ни обязательных документов, но есть общепринятые принципы ведения управленческого учета.
Поможем настроить управленческий учет
Если настроить управленческий учет правильно, можно полностью изменить подход к работе и вывести бизнес из убыточного в прибыльный. Вот как это обычно бывает:
- Из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽.
- Вышли из миллионного убытка на 700 000 ₽ чистой прибыли на госзакупках.
- За месяц вышли из 0 на прибыль в +300 000 ₽.
Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями, айти-компаниями и много с кем еще.
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна — не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
