Сокращение расходов: инструкция для собственника, у которого нет времени

Кажется, что сократить расходы — просто: уволить лишних сотрудников, договориться о скидках, отказаться от сервисов. Но именно эти действия в итоге негативно сказываются на прибыли. Рассказываем, как собственнику сэкономить время и деньги, избежав популярных ошибок.

Содержание

С чего начать: план безболезненной оптимизации затрат

Топ-5 ошибок: почему экономия может быть опасной

3 способа быстрой экономии без ущерба для дела

Автоматизация и аутсорсинг: как платить меньше, а получать больше

Фонд оплаты труда: как оптимизировать, не увольняя лучших

Совет на понедельник: с чего начать на следующей неделе

Сокращение расходов: в двух словах

Сокращение расходов: частые вопросы собственников

Поможем оптимизировать расходы и повысить прибыль

С чего начать: план безболезненной оптимизации затрат

Чтобы грамотно снизить затраты, начните с всесторонней диагностики.

Шаг 1: Классифицируем затраты

Для эффективной оптимизации сначала классифицируйте все затраты. Это основа.

• По отношению к объему производства 

Переменные: сырье, комиссии с продаж. Их объем меняется вместе с производством. Оптимизировать можно, например, договорившись о скидках с поставщиками.

Постоянные: аренда, оклады. Они практически не зависят от объема. Тут свои методы: аутсорсинг, отказ от ненужных услуг.

• По целесообразности

Разделите расходы на три категории в зависимости от ценности, которую они приносят бизнесу и клиенту 

Создающие ценность. То, за что клиент готов платить: качественные материалы, работа мастера. Сокращение по статьям, важным для клиента, напрямую влияет на качество. Подходите к этому с осторожностью.

Не создающие ценность, но необходимые. Без них бизнес не работает: бухгалтерский учет, лицензии программного обеспечения. Задача — не устранить, а повысить эффективность.

Не создающие ценность. Все, что не приносит пользы: лишняя бюрократия, исправление брака, простои. Такие издержки нужно выявлять и безжалостно устранять.

Шаг 2: Проводим детальный аудит

Теперь пропускаем затраты через «сито анализа».

• Соберите данные. Объедините информацию из 1С, CRM и отчетов отделов. Ваша цель — понять, с какими процессами или клиентами связаны те или иные траты.

• Сравнивайте и задавайте вопросы. Есть ли нормы расхода? Как ваши затраты выглядят на фоне конкурентов? Это поможет найти точки роста.

• Общайтесь с командой. Спросите руководителя отдела: «Почему представительские расходы выросли на 30%? Какой был результат?». Лучшие идеи по оптимизации рождаются у тех, кто работает внутри процессов.

Шаг 3: Расставляем приоритеты

Чтобы понять, за что браться в первую очередь, оцените каждую статью по двум осям: влияние на бизнес и потенциал экономии.

Простая схема-шпаргалка поможет определить стратегию для каждой группы затрат ↓↓↓

	Высокий потенциал экономии	Низкий потенциал экономии
Высокое влияние на бизнес	КВАДРАНТ А: оптимизировать Важные и дорогие статьи: основные поставщики, программное обеспечение для отдела продаж. Не сокращаем, а ищем способы повысить эффективность.	КВАДРАНТ С: контролировать Базовые, но уже оптимизированные затраты: зарплата основных сотрудников. Не трогаем, просто следим, чтобы не росли.
Низкое влияние на бизнес	КВАДРАНТ Б: сокращать в первую очередь Затраты, которые слабо влияют на процессы, но съедают много денег: ненужные подписки, избыточные складские запасы.	КВАДРАНТ Г: упрощать Мелкие хозяйственные расходы. Не стоит тратить на них много времени, можно просто установить лимиты.

Топ-5 ошибок: почему экономия может быть опасной

Снизить издержки и повысить прибыль — естественное желание любого собственника. Но бездумная экономия часто дает обратный эффект: подрывает эффективность и ставит под угрозу будущее компании. 

Давайте разберемся, какие ошибки допускают руководители и как их избежать.

Ошибка 1: «срезать самое большое»

Собственник видит в отчете крупную статью — например, фонд оплаты труда или дорогое программное обеспечение (ПО) — и решает сократить, не вникая в последствия.

Пример. Решили сэкономить на IT-специалисте или перейти на более дешевый софт? Это прямой путь к сбоям, потере данных и падению производительности. Как итог — недовольные клиенты и убытки.

Решение. Подходите к вопросу системно. Прежде чем сокращать, поймите, какую роль статья расхода играет в общем процессе. Ценная затрата — та, что приносит деньги или важна для работы. Все остальное — кандидат на оптимизацию.

Ошибка 2: «дешевле = лучше»

Следование этому принципу в выборе поставщиков, сотрудников или оборудования дает быструю, но иллюзорную экономию. В долгосрочной перспективе страдает качество, надежность и репутация.

Пример. Переход на дешевое сырье ухудшает продукт, и клиенты уходят. Экономия на обучении персонала приводит к ошибкам и потере экспертизы.

Решение. Стремитесь не минимизировать стоимость, а максимизировать отдачу от каждого рубля. Правильное, но дорогое решение часто окупается быстрее.

Ошибка 3: «чем радикальнее, тем лучше»

Массовые увольнения или закрытие направлений создают видимость быстрой победы над издержками. Но такой подход сеет панику в коллективе, разрушает корпоративную культуру и лишает бизнес перспективы.

Пример. Уволили топовых менеджеров по продажам, чтобы сэкономить на ФОТ. Прибыль в отчете выросла, но через месяц продажи упали — клиенты ушли вслед за специалистами к конкурентам.

Решение. Действуйте умеренно и последовательно. Сотня мелких улучшений процессов часто эффективнее одного травматичного сокращения.

Ошибка 4: «экономить — задача бухгалтерии»

Перекладывать оптимизацию на бухгалтерию — грубая ошибка. Бухгалтер видит цифры, но не всегда понимает нюансы операционной деятельности.

Пример. Бухгалтер выбирает самую дешевую логистику. В итоге клиенты получают заказы с задержками и перестают покупать.

Решение. Оптимизация — командная работа. Подключите руководителей всех отделов: они лучше понимают, где можно сэкономить без риска.

Ошибка 5: «инвестиции в развитие — это лишние траты»

В режиме экономии первыми под нож идут статьи, не дающие сиюминутной отдачи: обучение, модернизация, новые технологии.

Реальность. Как раз в периоды турбулентности важно инвестировать в эффективность. Автоматизация рутины и обучение сотрудников — это не затраты, а инвестиции в будущую прибыль.

3 способа быстрой экономии без ущерба для дела

Перейдем к практике. Вот проверенные способы сокращения издержек, которые работают без ущерба для качества продукта (услуги) и мотивации команды ↓↓↓

1. Пересмотр договоров с поставщиками

• Объедините закупки одинаковых товаров (канцелярия, хостинг) у 1-2 поставщиков. Больший объем закупок даст право на оптовые скидки от 5 до 15%.

• Попробуйте сменить предоплату на отсрочку платежа. Это возможность сократить расходы на процентах по кредиту или получить прибыль от временно свободных средств.

• Проводите регулярные тендеры среди текущих и новых поставщиков. Даже если останетесь со старым партнером, конкуренция часто заставляет его предложить лучшие условия.

[FORM PRESET="W"-"Статьи про финансы"/]

2. Оптимизация коммунальных и сервисных платежей

Затраты на связь, электричество и интернет растут незаметно, но несут большой потенциал экономии.

• Проведите аудит мобильных тарифов сотрудников. Переход на корпоративные тарифы с внутренней бесплатной связью экономит 20-30%.

• Замена ламп на светодиоды и установка датчиков движения в подсобках — разовые инвестиции с окупаемостью меньше года и долгосрочной экономией.

3. Отмените ненужные подписки

Речь о регулярных платежах за то, чем вы уже не пользуетесь или пользуетесь мало.

• Проверьте все подписки на SaaS-сервисы (CRM, маркетинг, аналитика, облачные хранилища). Отмените дублирующие подписки, неиспользуемые тарифы и доступы для уволенных сотрудников.

• Пересмотрите тарифы расчетно-кассового обслуживания (РКО). Можно найти более выгодный вариант без потери качества услуг.

[FORM PRESET="N"-"Барсетка шаблонов"/]

Автоматизация и аутсорсинг: как платить меньше, а получать больше

Когда ресурсы ограничены, а цели амбициозны, на помощь приходят два мощных инструмента: аутсорсинг и автоматизация. Они работают по-разному, но ведут к одной цели — высвободить время и деньги собственника для стратегии и развития бизнеса. Разбираемся, как грамотно использовать каждый инструмент.

Аутсорсинг — это передача непрофильных функций внешнему подрядчику. На аутсорсинг часто выводят бухгалтерию, IT-поддержку, юридическое сопровождение или клининг.

Главные преимущества:

• платите не за штатную единицу с налогами и рабочим местом, а за измеримый результат. Экономия от 30 до 50%;

• получаете не одного специалиста, а команду — это гарантия непрерывности работы и доступа к широкой экспертизе;

• ответственность аутсорсера фиксируется в договоре, что мотивирует его минимизировать ошибки. Компания самостоятельно отслеживает актуальные требования законодательства, избавляя от затрат на обучение штатного сотрудника.

Автоматизация освобождает сотрудников от рутины. Ее цель — не уволить людей, а перенаправить их потенциал на задачи, которые создают ценность: анализ, стратегия, работа с клиентами.

Что автоматизировать в первую очередь:

Обработку заказов. Настройте интеграцию сайта, соцсетей и маркетплейсов с вашей CRM, чтобы заказы не вбивались вручную и поступали в работу мгновенно.

Клиентский сервис. Чат-боты могут отвечать на 80% типовых вопросов, разгружая менеджеров.

Эффект: один сотрудник с помощью автоматизации может обрабатывать в 3-5 раз больше задач.

Фонд оплаты труда: как оптимизировать, не увольняя лучших

Главная ошибка — сокращать затраты на персонал, не анализируя последствия. Ваша задача — не просто платить меньше, а платить обдуманно и получать максимальную отдачу.

Эффективные способы оптимизации ФОТ:

1. Не всех сотрудников нужно держать на полной ставке. Для проектных задач (маркетинг, дизайн) эффективнее использовать частичную занятость или аутсорсинг. Это дает гибкость в привлечении экспертов точечно, под конкретные задачи, без лишних расходов на штат.

2. Система оплаты, привязанная к KPI или продажам, снижает фиксированные затраты и мотивирует команду на результат — доход каждого зависит от личного вклада.

3. Обучение сотрудников и автоматизация рутинных операций непрерывно повышают производительность. Освобожденный от рутины сильный специалист выполняет больший объем задач с высоким качеством, что напрямую увеличивает рентабельность инвестиций в ФОТ.

Совет на понедельник: с чего начать на следующей неделе

Глобальная оптимизация может пугать своим масштабом. Не стоит ждать большого проекта — начните с одного действия, которое даст быстрый и видимый результат через несколько дней. Экспресс-аудит станет первым шагом к наведению порядка в расходах.

1. Проведите экспресс-аудит

Выпишите все регулярные платежи компании за последние 3 месяца. Достаточно простой таблицы с тремя колонками:

1. Статья расхода (за что платим?)

2. Поставщик (кому платим?)

3. Сумма в месяц (сколько платим?)

Эта простая визуализация сразу покажет общую картину трат.

2. Разделите платежи по цветным категориям

Используйте принцип светофора, чтобы расставить приоритеты:

Зеленые (обязательные): не трогаем
Основные расходы для работы компании. Без них бизнес остановится.
Пример: аренда, ФОТ, налоги, сырье.
Не сокращаем, а ищем пути оптимизации.

Желтые (требуют анализа): оптимизируем
Расходы на развитие бизнеса. Их эффективность требует постоянного изучения.
Пример: реклама, логистика, подписки на сервисы.
Анализируем ROI, отключаем неэффективное, пересматриваем тарифы.

Красные (на удаление): устраняем в первую очередь
Прямые потери денег, не приносящие пользы.
Пример: дублирующие подписки, неиспользуемые услуги.
Немедленно устраняем — быстрый и безопасный способ высвободить средства.

3. Составьте план действий: расторгнуть все договоры из «красной» зоны, пересмотреть 3-5 самых крупных статей из «желтой» зоны.

Час аналитической работы может сэкономить бизнесу десятки тысяч рублей в месяц.

Сокращение расходов: в двух словах

• Фильтруйте все расходы через вопрос «А это нужно моему клиенту?». То, что не нужно ему — скорее всего, не нужно и вам.

• Действуйте точечно, а не массово. Не нужно запускать глобальную реформу. Начните с «красной» зоны из совета на понедельник — отмените ненужные подписки. Затем пересмотрите договор с самым крупным «желтым» поставщиком. Небольшие, но регулярные улучшения дадут кумулятивный эффект.

• Используйте матрицу приоритетов. Оценивайте каждую статью затрат по двум осям: влияние на бизнес и потенциал экономии. Это поможет сразу увидеть, с чего начать, а что не трогать.

• Опирайтесь на данные, а не на интуицию. Проведите экспресс-аудит регулярных платежей. Цифры нагляднее всего покажут, куда на самом деле уходят деньги.

• Сделайте оптимизацию командной работой. Подключите руководителей отделов — они лучше знают, где в процессах скрыты потери, и помогут найти безопасные пути экономии.

Сокращение расходов: частые вопросы собственников

Стоит ли сразу купить дорогую CRM-систему, чтобы сэкономить на зарплатах в будущем?

Нет, это ошибка. Сначала отладьте бизнес-процессы, постройте систему, создайте регламенты. И только потом ищите софт для автоматизации. Иначе потратите деньги на автоматизацию хаоса.

Совет: перед покупкой CRM стоит найти вариант с пробным периодом — так можно оценить, насколько система подходит, и собрать обратную связь от сотрудников.

Мы пытались давить на поставщиков для получения скидок, но упирались в падение качества. Есть ли другой способ?

Да, давление на цену — не единственный инструмент. Предложите поставщику изменить условия: заключите долгосрочный контракт, предложите предоплату за большой объем, откажитесь от ненужных дополнительных услуг в комплекте. Выгоднее не менять партнера, а оптимизировать формат работы.

Поможем оптимизировать расходы и повысить прибыль 

Несмотря на то, что каждый бизнес уникален, ситуации, когда нужна финансовая помощь, встречаются часто:

• Непонятно, какие статьи расходов можно сократить без риска.

• Нет времени или ресурсов для проведения глубокого аудита собственными силами.

• Уже пробовали экономить, но результат оказался краткосрочным или привел к новым проблемам.

• Нужно не просто сократить затраты, а выстроить эффективную финансовую модель на будущее.

Нескучные финдиры каждый день помогают собственникам оптимизировать затраты, наращивать прибыль и достигать стабильного роста. Вот как они уже помогли:

• Как прозрачность в учёте вытащила компанию из финансового болота и оградила от недобросовестных сотрудников

• Мечта vs реальность: как финдиректор уберёг спортшколу от больших убытков

• Сколько можно заработать на кофейне: нескучно разобрали объявление о продаже готового бизнеса

Вы можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — бесплатная онлайн-встреча ↓