Содержание
Платёжный календарь: кому и зачем он нужен
Как создать платежный календарь
Ошибки и риски при построении платежного календаря
Как вести платежный календарь: главные правила
Платежный календарь: частые вопросы предпринимателей
Покажем, как управлять финансами осознанно
Платёжный календарь: кому и зачем он нужен
Платежный календарь компании — это финансовый инструмент в форме таблицы, где отражены все будущие платежи и ожидаемые поступления. Он пригодится каждой организации для того, чтобы планировать доходы и расходы.
Платежный календарь является частью управленческой отчетности. Помимо него, есть ещё три важных отчёта, которые помогают управлять бизнесом.
Заберите бесплатный гайд «Три главных отчета», чтобы разобраться в ДДС, ОПиУ и Балансе и выстроить прозрачную систему координат.
Платежный календарь является частью управленческой отчетности. Он спасает собственников от кассовых разрывов — помогает их предотвращать. Потому такая таблица пригодится каждому владельцу бизнеса. Предприниматели видят в таблице, когда пора оплачивать аренду, зарплаты и счета поставщиков. Платежный календарь включает все статьи расходов по датам списания.
Слева в платежном календаре отражается статья расходов, справа — таблица с расходами и доходами по датам
Как создать платежный календарь
Самый простой путь — скачать шаблон платежного календаря в эксель или гугл таблице и адаптировать под свою компанию. Существуют различные сервисы и приложения, шаблоны в 1С. Форма платежного календаря не имеет значения, главное — информация, которую он предоставляет.
Показываем, как сделать платежный календарь для своего бизнеса с помощью бесплатного шаблона от Нескучных финансов. Его разрабатывали и доводили до совершенства сразу несколько финансовых директоров, потому:
- в нем можно работать в разных валютах и не запутаться;
- переключать интервалы анализа;
- учитывать вероятность платежей и поступлений, проигрывать разные сценарии;
- если в компании есть ДДС, можно учитывать факт зачислений на счёт.
Формирование платежного календаря — ответственность собственника и финансового директора. Им нужно собрать данные о всех доходах и расходах за прошлые периоды, действующие договоры, плановые платежи и распределить их по неделе или месяцу.
Чтобы сделать таблицу удобнее, лучше выделить статьи платежного календаря. Например, поступления записывать по клиентам, а расходы — по видам.
Далее нужно определить, с какой недели начинается планирование в платежном календаре и занести остаток на счёте компании в таблицу. Теперь остаётся только поручить ответственному собрать данные всех отделов о плановых поступлениях и выбытиях. Как только он заполнит платежный календарь, собственник сможет проверить, не виднеется ли на горизонте кассовый разрыв.
Ошибки и риски при построении платежного календаря
Платежный календарь работает только тогда, когда в нём есть полные и корректные данные. На практике компании часто сталкиваются с похожими ошибками:
-
Неполные данные по доходам и расходам. Самая распространённая проблема — в календарь попадает не всё. Например, забывают учесть мелкие регулярные расходы, налоги, комиссии банка или поступления по отдельным клиентам. В итоге картина искажается, и кассовые разрывы всё равно возникают.
Как избежать: соберите полный перечень всех денежных потоков — от крупных контрактов до регулярных списаний. Закрепите за каждым отделом ответственность за передачу данных и используйте единый реестр статей.
-
Отсутствие точных дат по контрагентам. Часто платежи и поступления заносятся «примерно» — без конкретных дат. Например, «оплата от клиента в конце месяца». Это делает календарь неточным: деньги могут прийти позже, а обязательства — наступить раньше.
Как избежать: фиксируйте конкретные даты из договоров и счетов. Если дата плавающая — закладывайте консервативный сценарий (поступления позже, платежи раньше). Это снизит риск кассовых разрывов.
-
Неправильное распределение регулярных платежей. Аренда, зарплата, кредиты, подписки — регулярные платежи часто либо забывают, либо ставят одной суммой без разбивки по датам. В результате в отдельные периоды возникает перегрузка по выплатам.
Как избежать: разбивайте все регулярные платежи по фактическим датам списания. Если платежи повторяются — настройте автоматическое дублирование в календаре (в шаблоне или в 1С).
-
Игнорирование вероятности поступлений. Не все деньги приходят вовремя. Если учитывать все поступления как гарантированные, календарь становится слишком оптимистичным.
Как избежать: разделяйте поступления по вероятности (например, 100%, 70%, 50%). Это поможет видеть реальный сценарий и заранее готовиться к возможным кассовым разрывам.
-
Отсутствие регулярного обновления. Календарь быстро устаревает, если его не обновлять. Любое изменение — новый договор, перенос платежа, задержка оплаты — должно сразу отражаться в таблице.
Как избежать: обновляйте календарь минимум раз в неделю, а лучше — ежедневно. Введите правило: любое изменение денежных потоков сразу фиксируется.
Если процессы сбора и обновления информации выстроены правильно, календарь становится реальной опорой для принятия финансовых решений.
Как вести платежный календарь: главные правила
1. Помните: ведение платежного календаря — ответственность одного человека. Было бы проще назначить по сотруднику из каждого отдела, которые бы отвечали за доходы и расходы своего департамента. Но чем больше людей в таблице, тем выше вероятность ошибок и несостыковок. Лучше выбрать одного сотрудника, например, бухгалтера, который и так каждый день работает с цифрами.
2. Планируйте. Чтобы учесть все расходы и доходы, нужно составить их перечень в каждом отделе. Потому следует назначить ответственного сотрудника в каждом отделе, который будет передавать информацию о тратах и поступлениях тому, кто ведет платежный календарь.
Чтобы упростить этот процесс, его следует расписать по датам. Например, руководитель отдела маркетинга передаёт данные о расходах на рекламу до 7 числа каждого месяца. Тогда как управляющий складом передаёт информацию только к 10 числу. Запланируйте процесс передачи данных и поймете, к какому числу каждого месяца можно анализировать платежный календарь.
3. Проводите встречи-проверки. Такие собрания помогут понять, насколько грамотно компания планирует расходы и доходы. Это называется план-фактный анализ. Если выяснится, что точность планирования в бизнесе ниже 80%, то это повод разобраться, почему так выходит.
Платежный календарь: в двух словах
- Платежный календарь — это таблица с будущими платежами и поступлениями
- Календарь помогает компании планировать доходы и расходы, избежать кассовых разрывов
- За ведение платежного календаря должен отвечать один сотрудник, чаще всего это финдиректор или бухгалтер
- Нужно периодически встречаться и сверять данные в календаре, чтобы уменьшить количество ошибок
- Удобно использовать готовые шаблоны платежных календарей в эксель или гугл таблицах.
Покажем, как управлять финансами осознанно
Платёжный календарь — важный инструмент для бизнеса: он помогает видеть текущие обязательства и планировать выплаты. Но это лишь часть картины. Полное понимание финансов складывается из множества элементов: движения денежных потоков, структуры доходов и расходов, маржинальности и управленческой аналитики.
Для решения вопросов, связанных с финансами, доступны Нескучные сервисы:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
