19 декабря 2022
Финпросвет

Как построить удобный
платежный календарь в Excel

Платежный календарь предприятия — один из лучших инструментов планирования. Он помогает избегать кассовых разрывов и отражает будущие расходы и доходы на одном экране. Расскажем в статье, как пользоваться платежным календарем и как настроить шаблон от «Нескучных финансов» под себя.

Платёжный календарь: кому и зачем он нужен

Платежный календарь компании — это финансовый инструмент в форме таблицы, где отражены все будущие платежи и ожидаемые поступления. Он пригодится каждой организации для того, чтобы планировать доходы и расходы.

Платежный календарь является частью управленческой отчетности. Он спасает собственников от кассовых разрывов — помогает их предотвращать. Потому такая таблица пригодится каждому владельцу бизнеса. Предприниматели видят в таблице, когда пора оплачивать аренду, зарплаты и счета поставщиков. Платежный календарь включает все статьи расходов по датам списания.

Слева в платежном календаре отражается статья расходов, справа — таблица с расходами и доходами по датам

Как создать платежный календарь

Самый простой путь — скачать шаблон платежного календаря в exсel или гугл таблице и адаптировать под свою компанию. Существуют различные сервисы и приложения, шаблоны в 1С. Форма платежного календаря не имеет значения, главное — информация, которую он предоставляет.

Показываем, как сделать платежный календарь для своего бизнеса с помощью бесплатного шаблона от «Нескучных финансов». Его разрабатывали и доводили до совершенства сразу несколько финансовых директоров, потому:

  • в нем можно работать в разных валютах и не запутаться;
  • переключать интервалы анализа;
  • учитывать вероятность платежей и поступлений, проигрывать разные сценарии;
  • если в компании есть ДДС, можно учитывать факт зачислений на счёт.

Формирование платежного календаря — ответственность собственника и финансового директора. Им нужно собрать данные о всех доходах и расходах за прошлые периоды, действующие договоры, плановые платежи и распределить их по неделе или месяцу.

Чтобы сделать таблицу удобнее, лучше выделить статьи платежного календаря. Например, поступления записывать по клиентам, а расходы — по видам.

Настройка платежного календаря в шаблоне НФ: записываем статьи доходов и расходов во вкладку «Справочник»

Как правило, ключевые страницы платежного календаря — плановые реестры поступлений и выбытий, а основная информация в них — суммы. Наш шаблон настроен так, что все цифры автоматически будут подгружаться на центральную страницу платежного календаря.

Далее нужно определить, с какой недели начинается планирование в платежном календаре и занести остаток на счёте компании в таблицу. Теперь остаётся только поручить ответственному собрать данные всех отделов о плановых поступлениях и выбытиях. Как только он заполнит платежный календарь, собственник сможет проверить, не виднеется ли на горизонте кассовый разрыв.

Как вести платежный календарь: главные правила

1. Помните: ведение платежного календаря — ответственность одного человека. Было бы проще назначить по сотруднику из каждого отдела, которые бы отвечали за доходы и расходы своего департамента. Но чем больше людей в таблице, тем выше вероятность ошибок и несостыковок. Лучше выбрать одного сотрудника, например, бухгалтера, который и так каждый день работает с цифрами.

2. Планируйте. Чтобы учесть все расходы и доходы, нужно составить их перечень в каждом отделе. Потому следует назначить ответственного сотрудника в каждом отделе, который будет передавать информацию о тратах и поступлениях тому, кто ведет платежный календарь.

Чтобы упростить этот процесс, его следует расписать по датам. Например, руководитель отдела маркетинга передаёт данные о расходах на рекламу до 7 числа каждого месяца. Тогда как управляющий складом передаёт информацию только к 10 числу. Запланируйте процесс передачи данных и поймете, к какому числу каждого месяца можно анализировать платежный календарь.

3. Проводите встречи-проверки. Такие собрания помогут понять, насколько грамотно компания планирует расходы и доходы. Это называется план-фактный анализ. Если выяснится, что точность планирования в бизнесе ниже 80%, то это повод разобраться, почему так выходит.

***

Мы внедряем платежный календарь каждому клиенту, потому что он наглядно показывает, как дела в бизнесе. Советуем и вам, если вы ещё этого не сделали.

Скачать платежный календарь: шаблон от «Нескучных финансов» →

Опубликовано: 19.12.22 Просмотров: 579

Читайте также

Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс