07 июля 2019
Финпросвет

Что такое кассовый разрыв

В этой статье разберем причины кассовых разрывов в разных отраслях бизнеса и подскажем, как их устранить. 

Статья не для новичков. Будет полезна тем, у кого уже более или менее сформировался бизнес: есть сотрудники, поставщики, кредиты в банках или кредиторка. Тем, кто сам что-то поставляет, дает клиентам отсрочки, и от этого получает дебиторку

Если при всем при этом у вас бывают проблемы из-за нехватки денег — статья для вас.

👉 Обновили этот материал в сентябре 2023 года. 

Содержание

Что такое кассовый разрыв и чем он отличается от дефицита денег

Формула и пример расчета кассового разрыва

Причины кассовых разрывов

Кассовый разрыв в услугах: проект растянулся

Кассовый разрыв на производстве: не рассчитали расходы

Как не допустить кассового разрыва  на производстве

Кассовый разрыв в торговле: незаметно выросли расходы

Как избежать кассового разрыва в торговле

Кассовый разрыв в общепите: списали больше обычного

Как избежать кассового разрыва в общепите

Кассовый разрыв в любом другом бизнесе: навынимали

Что делать, если кассовый разрыв уже наступил или неизбежен

Что нельзя делать при кассовом разрыве

Как избежать кассового разрыва: семь шагов

Поможем выйти из кассового разрыва (и больше туда не попадать)

Что такое кассовый разрыв и чем он отличается от дефицита денег

Кассовый разрыв — это когда бизнес прибыльный, но директор или собственник неправильно распланировал будущие поступления и выбытия, и компания временно осталась без денег. Такое можно разрулить.

Дефицит — это когда компания убыточная, но живет благодаря деньгам от клиентов и поставщиков. Долг постепенно копится, и если новые заказы прекратятся, бизнес станет банкротом. Дефицит — это уже настоящая беда. О нем поговорим в другой раз. 

Формула и пример расчета кассового разрыва

Узнать, если в бизнесе кассовый разрыв, поможет простая формула: 

Остаток средств на начало периода + поступления за период – выбытия периода

Период — это обычно месяц. Если получается, что остаток на конец месяца с минусом, значит, в бизнесе кассовый разрыв. Давайте на примере: 

Остаток на начало месяца+ 300 000 ₽
Поступления за месяц+ 3 000 000 ₽
Выбытия за месяц– 2 300 000 ₽
Итого1 000 000 ₽

В этом примере итог положительный, кассового разрыва нет. А вот другой пример, уже с отрицательным итогом ↓

Остаток на начало месяца+ 100 000 ₽
Поступления за месяц+ 2 000 000 ₽
Выбытия за месяц– 2 400 000 ₽
Итого— 300 000 ₽

Важно понимать, что здесь мы считаем именно поступления и выбытия: сколько денег пришло на счет, сколько денег ушло со счета. Речь именно о деньгах, а не прибыли и убытках — их считают с помощью другого инструмента — ОПиУ.

Следить за поступлениями и выбытиями по формуле стоит почаще: каждые три дня или раз в неделю, а иногда и каждый день. Чтобы не пропустить кассовый разрыв. Поможет в этом платежный календарь — у нас есть о нем отдельная статья: Мазь от кассовых разрывов.

Причины кассовых разрывов

Главная причина кассовых разрывов — неправильно распределение поступлений, выбытий и ошибки в планировании доходов и расходов. Это если глобально. А вот частные причины зависят от отрасли, чаще всего они выглядят так:

  • В услугах. Причиной кассовых разрывов часто становятся растянутые проекты и временной лаг между моментом, когда предприниматель платит кому-то и моментом, когда платят ему.
  • В производстве. Частая причина кассовых разрывов в производственных компаниях — это ошибки в планировании расходов. Тратиться на оплату работы, материалов, расходников приходится до того, как клиент полностью оплачивает заказ.
  • В торговле. Нередкая причина нехватки денег в торговле — незаметный рост расходов. Потратили на рекламу больше, чем планировали; закупили партию дороже обычного, а свои цены не подняли и так далее. Расходы незаметно растут и сжирают все поступления. На остальное уже не хватает.
  • В общепите. Резкий рост списания продуктов — частая причина кассовых разрывов в общепите. К примеру, повар может превысить нормы и списать больше, чем обычно, и нужно будет тратиться на продукты. Или собственник планирует расходы впритык, вообще без учета списаний. 

Дальше подробнее и на примерах показываем, как появляются кассовые разрывы в разных бизнесах ↓

Кассовый разрыв в услугах: проект растянулся

Представим, что вы снимаете рекламные ролики. Пришел клиент и хочет сделать заказ на 5 роликов. Вы оцениваете работу в 250 000 ₽. Клиент согласен работать и дать предоплату 30%, а оставшуюся сумму — после окончания проекта. На кону хорошая выручка, начинаем работать. На момент старта проекта на счету 150 000 ₽.

150 000 + предоплата 75 000 = 225 000 ₽. На эти деньги надо прожить до конца проекта

Пока вы снимаете ролики, приходит время выдать зарплату оператору и монтажеру 50 000 ₽ и заплатить за аренду офиса 30 000 ₽. Оставляете столько же на следующий месяц, а остальное забираете себе.

Через месяц, когда вы сделали 3 из 5 роликов, снова выдаете зарплаты и платите за офис. Всё, деньги кончились. Но это еще не кассовый разрыв.

кассовый разрыв пример

До конца проекта чуть больше недели, на счету 0 ₽

Два последних ролика не нравятся клиенту, и он не хочет их принимать, просит переснять материал. Проект затягивается, а вам уже опять нужно выдавать зарплату и платить за аренду.

Вот это уже — кассовый разрыв.

Проект все еще не закончен, вы должны 80 000 ₽

Вы пьете успокоительное, уговариваете оператора и монтажера доделать работу, устраиваете для клиента супер-презентацию и сдаете последние ролики. Клиент выплачивает остаток.

Вы выдаете зарплату и платите за офис. На счету опять есть деньги.

Проект закончен, на счету 90 000 ₽

Если у вас проектный бизнес — следите за сроками и берите оплату за короткие этапы. Фиксируйте окончание каждого этапа в договоре и строго следите за соблюдением дедлайнов. Проект длиной в 2 месяца может быть прибыльным, а в 4 — уже убыточным. Постоянные расходы на зарплаты и офис постепенно высосут из проекта всю прибыль. 

Кассовый разрыв на производстве: не рассчитали расходы

Теперь представим, что у вас типография. Пришел большой заказ на производство партии листовок ко Дню города. Клиент просит отсрочку платежа на 30 дней после даты, когда вы сдадите заказ. Вы прикинули, что на складе достаточно материалов, а на счету есть 200 000 ₽, и принялись за работу.

Через пару дней бухгалтер напоминает, что надо платить за обслуживание станков 100 000 ₽. Вы платите. Параллельно доделываете заказ и отправляете листовки клиенту. Начался отсчет 30 дней.

До оплаты 28 дней, на счету 100 000 ₽

Через неделю приходит срок платить за материалы, которые поставщик прислал месяц назад. Отдаете 90 000 ₽ за бумагу, остается 10 000 ₽.

Еще через неделю по плану надо выдавать зарплату сотрудникам и платить за аренду склада, а вы гол как сокол. Сотрудников обделять нельзя, иначе штраф, поэтому вы занимаете у друга 30 000 ₽ и выдаете зарплату. Владельца склада уговариваете подождать.

До оплаты 2 недели, вы в минусе на 60 000 ₽

Наконец, клиент платит, вы раздаете долги и празднуете. Владелец склада ворчит, что это был последний раз, друг шутит, что надо было взять проценты.

Несмотря на кассовый разрыв, остаток 340 000 ₽

Как не допустить кассового разрыва на производстве

Чтобы избежать кассового разрыва, заведите платежный календарь — табличку, куда на месяц вперед запишите поступления и выбытия, чтобы видеть, сколько денег на счете будет каждый день в будущем. 

В примере с типографией платежный календарь показал бы, что при такой отсрочке платежа клиенту, в течение двух недель бизнес останется без денег. Тогда клиенту стоило дать отсрочку поменьше, а у своего поставщика попросить отсрочку побольше. 

Кассовый разрыв в торговле: незаметно выросли расходы

Представим интернет-магазин газовых котлов. Начинается отопительный сезон: у вас куча заявок, продаж и денег. За этими кучами вы не заметили, как стоимость клика в рекламе потихоньку выросла, и вы заплатили Яндексу не 200 000 ₽,  как планировали, а 500 000 ₽. Вас это не очень огорчило, деньги же есть. На радостях вы закупили товара на склад и два Айфона Х.

На счету 1 000 000 ₽, полет нормальный

Заказы продолжают идти, мы продолжаем тратить деньги и платить Яндексу больше, чем планировали. Наконец, заканчивается сезон. Приток денег падает, начинаем расплачиваться с поставщиками, и хоп, деньги кончаются.

Сезон закончился, бизнес в минусе на 400 000 ₽

Мы попали в кассовый разрыв, потому что за два месяца потратили на рекламу на 600 000 ₽ больше, чем планировали. Вместо прибыли после сезона получили убыток.

Как избежать кассового разрыва в торговле

Перед началом сезона продаж составьте бюджет доходов и расходов. Это таблица, в которую вы занесете все будущие расходы по статьям, чтобы во время сезона следить за ними. В бюджете за каждым расходом закреплен свой ответственный. Если что-то пойдет не так, будет с кого спросить.

Во время сезона держите руку на пульсе — раз в неделю сверяйтесь с бюджетом. Если расходов оказалось больше, чем запланировали, бейте тревогу и принимайте меры.

До конца сезона воздержитесь от незапланированных трат. Результат оценивайте не по количеству денег в кассе, а по росту или спаду чистой прибыли. Когда ажиотаж спадет, рассчитайтесь с поставщиками, выдайте зарплаты, спокойно посчитайте прибыль и распределите заработок между партнерами.

Кассовый разрыв в общепите: списали больше обычного

У вас небольшое кафе. Чистыми зарабатывает 150 000 ₽ в месяц. На протяжении года каждый месяц вы списываете просроченных продуктов примерно на 60 000 ₽ — это заложено в бюджет доходов и расходов. Себе вы платите каждый месяц 150 000 ₽ из прибыли, а повару и официантке — по 50 000 ₽ зарплаты.

Модель расходов и доходов кафе

Представим: вы, как обычно, в середине месяца взяли себе 150 000 ₽, раздали зарплаты, а к концу месяца узнали, что вы в минусе на 60 000 ₽. Чтобы выдать следующую зарплату сотрудникам, вы кладете в кассу из своих и начинаете разбираться. 

Оказалось, что повар «насписывал» вдвое больше, чем обычно, а вы об этом узнали только в конце месяца.

Списали больше, чем планировали, попали в кассовый разрыв минус 60 000 ₽

Как избежать кассового разрыва в общепите

Просчитывая модель бизнеса, всегда оставляйте запас на случай, если сломается оборудование или сотрудники спишут товара больше, чем вы спланировали.

Следите за списаниями. Установите видеонаблюдение и назначьте ответственного, который раз в неделю будет проводить ревизию остатков продуктов. Лучше добавить зарплату такому сотруднику, чем в конце месяца обнаружить долг.

Кассовый разрыв в любом другом бизнесе: навынимали

Вывести все деньги на дивиденды или хотелки собственников, а потом попасть в кассовый разрыв — это классика, особенно для новичков. Набрали заказов, получили предоплат за работу, и давай покупать макбуки и айфоны. Настает время заплатить подрядчикам и поставщикам, а денег уже нет. А тут еще недовольный клиент требует возврата. 

Долг копится, и постепенно кассовый разрыв превращается в кассовый дефицит. Бизнес катится в долговую яму.

Подробнее о том, как нормально вынимать деньги из бизнеса, рассказываем в других статьях: 

Что делать, если кассовый разрыв уже наступил или неизбежен

Итак, если разрыв уже случился или неумолимо надвигается, главная задача бизнеса — аккумулировать поступления и снизить выбытия. К примеру, можно попробовать ↓

  • ✅ Ограничить вывод дивидендов, чтобы не загонять компанию в еще больший разрыв.
  • ✅ Передвинуть оплаты, например, попросить отсрочку у поставщиков или договориться с топ-менеджерами о переносе их годовой премии на следующий месяц. Это нужно, чтобы оставить деньги в компании.
  • ✅ Попросить клиентов заплатить пораньше — за это можно предложить им скидку или другой бонус. Это поможет увеличить приток денег. 
  • ✅ Уменьшить оплаты. К примеру, попросить поставщиков дать вам рассрочку, раздробить оплаты на более мелкие платежи.
  • ✅ Подключить бартер. Возможно, кто-то согласится взять весь платеж или его часть не деньгами, а осетинскими пирогами из вашего кафе или напечатанными листовками из вашей типографии. Услуги тоже можно предложить.

Что нельзя делать при кассовом разрыве

И есть ряд действий, которые стоит избегать, когда кассовый разрыв уже случился:

  • Выводить дивиденды. Это приятное дело стоит перенести на более спокойный период. Тоже самое с огромными премиями: если есть возможность их перенести, лучше ей воспользоваться.
  • Закупать товар или расходники впрок. Пока есть кассовый разрыв, не стоит затоваривать склад с прицелом на будущее.
  • Платить тем, кто готов подождать. Если есть отсрочки, стоит использовать их по максимуму и оттягивать оплаты до крайнего срока. 
  • Тратить деньги на лишнее. Пока есть кассовый разрыв, компании лучше тратиться только на необходимое. Корпоративы, инвестиции в новые проекты или оборудование — всё это может подождать.

Как избежать кассового разрыва: семь шагов 

Шаг 1. Заведите платежный календарь. Это такая табличка, куда вы запишете будущие поступления и выбытия.

Шаг 2. Берите столько предоплаты, сколько хватит до конца проекта. Учтите все расходы и непредвиденные риски.

Шаг 3. Давайте клиентам такие отсрочки платежа, при которых у вас всегда будет хватать денег на выполнение обязательств перед поставщиками, сотрудниками и арендодателями.

Шаг 4. Следите за сроками проекта. Когда сроки растягиваются, проект теряет в цене, а значит, уменьшается ваша прибыль.

Шаг 5. Имейте деньги про запас. Всегда должны быть деньги на случай, если что-то пойдет не так: сломается станок или сотрудник «сгорит» на работе.

Шаг 6. Когда растут продажи, смотрите не на рост денег на расчетном счету и в кассе, а ведите учет обязательств и считайте чистую прибыль.

Шаг 7. Покупайте себе Бентли не на пике хайпа сезонности. Покупайте после того, как посчитаете выручку, чистую прибыль, будущие расходы и оставите деньги на развитие бизнеса. Помните про налоги, кредиты и амортизацию.

Поможем выйти из кассового разрыва (и больше туда не попадать)

Устранить причины кассовых разрывов, научиться их избегать и выбраться из ситуации, когда разрыв уже случился или неизбежен — со всем этим помогут наши финансовые директора. Вот лишь несколько примеров их работы: 

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — онлайн-экскурсия по финучету. Это бесплатно и ни к чему не обязывает ↓

Увидите, где вы теряете до 40% прибыли

Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей




    Для собственников бизнеса с выручкой от 5 млн рублей в месяц

    ✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!

    В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.

    #финансовые термины
    Опубликовано: 07.07.19 Просмотров: 20 998

    Читайте также

    Бесплатно
    Барсетка: 16 шаблонов для финучета
    Бесплатно
    Управленка: курс по финансам
    Бесплатно
    Деньги под контролем: курс по ДДС
    Бесплатно
    Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс