Чтобы бизнес рос, нужно постоянно что-то делать: нанимать людей, снимать офис, рекламировать сайт. Сегодня поговорим об учете денег в бизнесе. Поймем, зачем его вести и когда проще забить и сэкономить время.
Более-менее грамотные предприниматели знают, что в бизнесе нужен финансовый учет. Но понимать необходимость и уметь вести учет правильно — разные вещи. Не все это знают.
У нас есть знакомые предприниматели, которым внедрили учет. Внедренцы настроили десяток табличек с сотней показателей, а как с ними работать, не показали. Вот и получается, что учет вроде ведется, цифры записываются, а что с ними делать дальше — непонятно. Собственник смотрит в табличку с умным видом и уходит с мыслью: «Отлично, работаем дальше».
Зачем вести учет
Цель финансового учета — помочь собственникам принимать взвешенные бизнес-решения:
— Что сделать, чтобы увеличить прибыль: поработать над поднятием маржи или увеличить конверсию продаж?
— Вкладывать деньги в рекламу на яндекс директ или баннер разместить на улице?
— Покупать свой транспорт или пользоваться арендованным?
Без финучета руководитель похож на пилота самолета, который не понимает, что показывают датчики на приборной панели. Теоретик менеджмента Питер Друкер назвал это интуитивным менеджментом. И сказал, что такой менеджмент скоро умрет.
Когда можно забить
Поговорим о тех, кто все-таки ведет учет, но чувствует, что что-то с ним не так. Дальше опишем 7 ситуаций, когда финансовый учет — бессмыслица и трата времени.
1. Учет есть, но ничего не меняется
К примеру, есть компания с директором и подчиненными. Считать цифры — скучно, поэтому директор делегирует эту задачу бухгалтеру. Кроме того, заставляет менеджеров заполнять отчеты по продажам, маркетингу и производству. За дополнительную работу директор выплачивает сотрудникам премии.
Компания ведет учет, но денег в кассе не становится больше. Директор ругается, ищет ошибки в отчетах, находит и проводит воспитательную беседу с сотрудниками. Проходит месяц-два, а прибыль не растет. Директор чувствует бессилие.
Сотрудники также понимают, что вести такой учет бессмысленно. Они тратят по часу в день, чтобы забить данные в злосчастную эксельку.
Хорошая новость — можно всего этого не делать. Если чувствуете, что учет не помогает — не тратьте время на такой учет. Наймите финдиректора, который покажет как цифры превратить в понятные действия для развития компании.
2. Денег хватит на 3 жизни или наоборот
Вы — владелец процветающего бизнеса. Вам удалось выйти из рабочего процесса и все, что остается — получать дивиденды. Если состояния на счетах уже хватит на 3 поколения вперед — забейте. В вашем случае нет смысла тратить время на скучные цифры. Наслаждайтесь мальдивами, яхтами и гольф-клубом.
Вы — мастер-портной. Вы работаете сами на себя: принимаете заказы, делаете работу, закупаете материалы. Если в ближайшие 20 лет вы не планируете ничего менять — учет вам не нужен. Мала вероятность того, что вы что-нибудь забудете. Вам достаточно вести в экселе кассовую книгу. Не перетруждайтесь.
Это относится к дизайнерам, юристам, фотографам, парикмахерам, репетиторам английского, музыкантам и частным стриптизерам. Если у вас меньше 1 миллиона выручки в месяц, то финансовый учет вам скорее всего не нужен.
Если у вас денег куры не клюют или наоборот нечего считать — забейте.
3. Отчеты врут
Мой клиент, собственник строительной компании, думал, что в его компании ведется финансовый учет. Компанией управляет наемный директор, он же отвечает за учет. Когда я залез в отчеты, оказалось, что цифры не сходятся. Начал разбираться.
Задал собственнику наводящие вопросы:
1. Сколько прибыли было в прошлом месяце?
2. Какая себестоимость услуги?
3. На какую сумму в компании активов?
Ответы по цифрам были «приблизительные», мол, смотря как посчитать. Оказалось, что большинство ключевых показателей компании считались «на глазок».
Как в анекдоте:
— Гоги, сколько будет дважды два?
— Ну где-то так: сэмь-восэмь
Беда была в том, что собственник не понимал, как работать с этими таблицами. Наемный директор, бухгалтер и снабженец заполняли 10 таблиц. Собственник считал, что это важно и доплачивал премию. Впредь он будет умнее.
Совет собственникам. Если вы лично не ведете учет, проверьте, как это делают подчиненные. Информация должна быть точной. Если проверять лень — забейте.
Когда собственник не разбирается в финансах — компания похожа на корабль без капитана. Если вы чувствуете, что уже пора разобраться — приходите учиться.
4. Непонятно, что делать дальше
Когда я занимался общепитом и грузоперевозками, вел один отчет. Записывал расходы компании, и сколько пришло в кассу. Мне это казалось достаточно.
В начале каждого месяца я смотрел в этот отчет, от которого в голове возникал вопрос: «И че дальше?». Но мозг не давал ответ. Я не знал, как отчет поможет бизнесу расти, а мне — зарабатывать больше.
Любая информация, которую вы собираете, должна помогать в принятии бизнес-решений. Если вы смотрите на отчет и не знаете, что делать дальше, учитесь финансовой грамотности. Если учиться лень — сожгите отчет и забейте.
5. Когда все сложно
У собственника транспортной компании в отчетности было больше 100 статей расходов. Руководители тонули в графиках и таблицах, а когда выныривали, бежали прочь. На нашей практике нет компаний, которые смогли бы эффективно использовать такое количество данных.
Если финансовая информация по компании не умещается в 20 строк на страницу А4, значит вы заигрались в цифры. Пора с этим разобраться или забить.
6. Отчет составляется раз в год
Директор хочет получить отчет по доходам и расходам за последний месяц. В компании нет финдира, и директор поручает это дело бухгалтеру. Но бухгалтеру важнее отчитаться перед налоговой, поэтому на отчет по финансам он забивает.
После десятой угрозы директора бухгалтер все-таки делает отчет. Но месяц, по которому собирались цифры давно прошел, а отчет устарел. Как говорила моя бабушка — «Дорога ложка к обеду».
Отчет полезен тогда, когда он нужен. Например, Баланс, ДДС и ОПИУ нужны до 5 числа месяца для подведения итогов по прошлому месяцу и корректировки плана на будущий. Планировать 2017 год лучше в декабре 2016, а не в марте 2017.
Мотивируйте сотрудников вовремя сдавать отчеты. Не мучайте бухгалтеров управленческими отчетами. Наймите человека ответственного за финансы или разберитесь сами.
7. Дорогое удовольствие
Любой отчет стоит денег, а любые вложенные деньги должны окупаться. За сбор данных, анализ и презентацию отчетов сотрудники получают надбавку к зарплате. Если отчет собирает собственник, он платит личным временем.
Если вы каждый месяц тратите на отчеты в районе 50 тысяч, но никак их не используете, начните использовать или забейте.
Как быть
Если после статьи вам хочется сжечь свои отчеты — это нормально. Не бывает, что вы такие взяли и сразу овладели ДДС, ОПИУ, балансом и платежным календарем. Знание приходит с практикой. Через какое-то время вам и ЕБИТДА будет не страшна.
Посмотрите, как вы ведете учет. Если сотрудник не может в течение дня подготовить отчет или цифры берутся с потолка, разберитесь. Лучше всего нанять финдира, который разгребет бардак и объяснит как работать с цифрами.
Если вы не знаете, с чего начать разбираться в финансах — мы знаем. Начните с отчета движения денежных средств (ДДС). Это базовый отчет, который открывает путь к другим отчетам. Основа основ, так сказать.
У вас все в порядке если
1. Значения во всех отчетах сходятся. Все четко до сотых после запятой.
2. Таблицы помогают управлять компанией и принимать взвешенные бизнес-решения.
3. Все важные показатели бизнеса помещаются на лист А4.
4. Отчеты сдаются вовремя, информация всегда свежая.
5. Расходы на ведение учета окупаются в несколько раз.
