Не сокращать, а управлять: как взять под контроль расходы компании в кризисе

Кризис проверяет бизнес на прочность. Первое желание — затянуть пояса. Кажется логичным резать затраты по всем фронтам. Но стоп! Поспешная экономия опасна, можно «отрезать» что-то жизненно важное... 

Что отличает устойчивый бизнес? Не размер расходов, а их эффективность. Как отличить разумную экономию от опасной? Разберем, как выстроить систему контроля, которая станет конкурентным преимуществом компании.

Содержание 

Чем опасно тотальное сокращение

3 принципа управления затратами

3 первых шага к порядку в финансах

5 инструментов для еженедельного мониторинга

Слепые зоны оптимизации

Баланс между экономией и развитием

Как договориться с командой

Развиваем финансовую интуицию

Не сокращать, а управлять: частые вопросы собственников

Не сокращать, а управлять: в двух словах

Поможем выстроить систему контроля

Чем опасно тотальное сокращение

Команда «срочно всё сократить!» в кризис кажется единственно верной. Но такая стратегия рождается из страха, а не из расчетов. Результат — уничтожение точек роста и ослабление бизнеса.

Вот что происходит на деле ↓↓↓

Сокращаете:

• маркетинг, который стабильно приводит клиентов;

• разработку новых продуктов;

• расходы, переходя на дешевых поставщиков.

И получаете:

• потерю доходов в разы больше сэкономленного;

• сорванные поставки и испорченную репутацию;

• дополнительные траты на авральные закупки.

Почему это опасно? Бизнес попадает в замкнутый круг. Каждое новое сокращение снижает доходность, что ведет к очередному витку урезаний. 

Как разорвать этот круг? Заменить спонтанные решения системой управления расходами. Она помогает разделить траты на две категории — «двигает бизнес вперед» и «просто съедает бюджет» — и последовательно сокращать второе.

3 принципа управления затратами

Управление расходами в кризис — постоянный процесс перераспределения ресурсов из неэффективных направлений в перспективные.

Принцип 1. Оценивать реальную отдачу.

Задайте вопрос по каждой статье расходов: «Как это помогает достигать целей?». Ответы без связи с бизнес-результатом становятся кандидатами на сокращение.

Принцип 2. Планировать регулярные проверки.

Внесите в календарь финансовый аудит раз в квартал. Системный обзор затрат помогает находить проблемы на ранней стадии, когда их исправить проще.

Принцип 3. Оперативно перераспределять.

Научиться быстро перенаправлять средства между статьями расходов. Как только становятся видны неокупающиеся вложения, сразу направлять эти деньги в то, что уже приносит результат.

Принципы помогают перейти от импульсивных решений к осознанному управлению. Следующий шаг — внедрить систему на практике ↓↓↓

3 шага к порядку в финансах 

Три шага помогают перейти от хаотичной экономии к управлению расходами. Начать можно сразу, без сложной подготовки.

Шаг 1. Наладить порядок в учете

Чтобы управлять процессами, нужно сначала их увидеть.

Что делать:

• собрать данные о расходах;

• разнести по статьям и центрам ответственности.

↑↑↑ Прямые переменные — расходы, которые зависят от выручки. Нет выручки, нет и расхода

↑↑↑ Прямые постоянные — производственные расходы, не привязанные к конкретной сделке

↑↑↑ Определяем ответственного за статью расхода. Это может быть отдел или конкретный человек, которому будет поручено выполнить задачу 

Шаг 2. Определить стратегические цели

Деньги должны работать на цели компании. Сформулируйте бизнес-ориентиры на ближайший год: 

• Каких результатов хотим достичь? 

• Какие KPI будем отслеживать?

Без ответов невозможно отличить эффективные траты от бесполезных.

Шаг 3. Провести аудит расходов

Взять карту затрат, оценить каждую статью через призму целей и разделить расходы на три категории:

• стратегические — работают на будущий рост;

• операционные — поддерживают текущую деятельность;

• балласт — не приносят ощутимой пользы.

↑↑↑ Административные — расходы, не связанные с производством, но необходимые для функционирования компании

↑↑↑ Пример коммерческих расходов на продвижение компании 

Постепенно разрозненные цифры складываются в систему, которая подсказывает направление движения.

5 инструментов для еженедельного мониторинга

Возьмите на вооружение 4 эффективных отчета:

1. План доходов и расходов (ПДР)

Зачем нужен: видеть как расходы и выручка складываются в чистую прибыль.

Как использовать: сверять факт с планом каждый понедельник.

Пример таблицы плана доходов и расходов ↓

На основе ПДР формируется главный аналитический документ ↓

2. Анализ отклонений «план-факт»

Зачем нужен: выявлять перерасход и проблемные зоны на ранней стадии.

Пример: Маркетинг план 100 тыс. ₽, факт 150 тыс. ₽. Куда ушли лишние 50 тыс. и что они принесли?

3. Динамика ключевых статей

Что отслеживать: долю себестоимости и расходов на рекламу в выручке, средний чек, количество сделок.

Пример: рост доли рекламы при падении количества сделок сигнализирует о необходимости пересмотра стратегии.

Пример дашборда ключевых показателей ↓

4. Платежный календарь

Зачем нужен: контролировать движения денег, избегать кассовых разрывов.

Пример шаблона платежного календаря ↓

Для использования платежного календаря Нескучные подготовили готовый шаблон и инструкцию — скачайте и адаптируйте под свой бизнес ↓↓↓ 

[FORM PRESET="O"-"Платежный календарь"/]

5. Калькулятор точки заказа

Зачем нужен: предотвращает убытки от неликвидов.

Как работает: расчет на основе статистики продаж минимального остатка для заказа.

Пример: автоматическое определение дозаказа товара ↓

Следующий этап — обратить внимание на то, что остается за кадром.

Слепые зоны оптимизации

Значительный потенциал скрывается в статьях, которые считаются неизбежными. Например, корпоративное обучение.

Инвестиции в команду важны. Но многие компании тратят деньги на дорогие тренинги с неизмеримым результатом.

Решение — выбирать варианты обучения, где:

• есть определенная цель. Например, научить менеджеров работать с возражениями;

• можно проверить результат. Например, через тестирование или отслеживание продаж;

• видна отдача для бизнеса. Увеличились ли продажи после обучения.

Вместо абстрактных тренингов выбирать обучение, которое решает бизнес-задачи и дает измеримый результат.

Другие направления проверки резервов для оптимизации ↓↓↓

1. Неиспользуемые лицензии

Платите за подписки, которыми никто не пользуется.

Пример: купили 100 лицензий Битрикс24, а активны 50. Остальные 50 — ежемесячные убытки без какой-либо отдачи.

2. Неэффективная логистика

Курьеры и грузовики ездят по невыгодным маршрутам.

Пример: переплата за топливо и рабочее время доходит до 30%. 

3. Дублирование функций

Два отдела делают одну и ту же работу.

Пример: отдел маркетинга и продаж ведут одних клиентов и готовят одинаковые коммерческие предложения.

4. Убытки от неликвидов

Деньги «заморожены» в товарах, которые не продаются.

Пример: закупленный сезонный товар, который не успели реализовать. Деньги потрачены, а товар лежит на складе и теряет стоимость.

Разобравшись со скрытыми резервами, важно не впасть в другую крайность — тотальную экономию. Находим баланс между сокращением затрат и инвестициями в развитие.

Баланс между экономией и развитием

Главный страх собственника — оптимизация остановит рост. Найти баланс помогает принцип разделения расходов:

Операционные расходы Сокращать в первую очередь:

• дублирующиеся функции;

• неэффективные процессы (много рутины и мало результата);

• избыточные административные затраты.

Инвестиционные статьи. Сохранить и усилить:

• разработку новых продуктов;

• выход на новые рынки;

• технологическое развитие.

Простой принцип — каждый рубль, сэкономленный на операционке, становится инвестицией в развитие.

Как договориться с командой 

Любые изменения встречают настороженно. Задача руководителя — показать выгоду для каждого. Разберем, как мягко снять два самых частых возражения.

«У нас и так всё урезано до минимума!»

Что на самом деле: руководители верят, что уже экономят, но не видят общей картины.

Что делать:

1. показать цифры. «Вот сколько тратит каждый отдел и на что». Цифры убеждают лучше слов;

2. объяснить цель. «Сэкономим на дублирующихся подписках — вложим в новое оборудование и премии»;

3. вовлечь в процесс. Попросить каждого руководителя найти по 2-3 статьи для оптимизации.

«Сотрудники будут против».

Что на самом деле: страх негативной реакции команды.

Что делать:

1. сместить фокус. «Не увольняем людей. Убираем неэффективные процессы, которые мешают работать»;

2. превратить экономию в козырь. Часть сэкономленных средств направить на обучение, корпоративы или новую технику;

3. вознаградить за гибкость. Рассмотреть варианты доплат при возросшей нагрузке.

Собственнику важно помнить, что выбор стоит между «управлять расходами сегодня» и «разбираться с последствиями убытков завтра».

Развиваем финансовую интуицию

Навык управления расходами похож на мышечную память — нарабатывается постепенно. Начать видеть в цифрах больше, чем просто отчеты можно с помощью двух последовательных шагов.

Шаг 1. Создать удобную систему отчетности, которая дает актуальные данные. Задача — собрать финансовую информацию в простую систему, из которой будет понятно:

• куда и сколько уходит денег;

• какие статьи растут, а какие снижаются;

• соответствуют ли факты вашим планам.

Что это на практике. Еженедельный дашборд с данными из 1С, CRM и банковских выписок. Главное — чтобы обновлялся автоматически и был понятен без расшифровки.

Шаг 2. Превратить данные в решения.

Регулярно анализируйте цифры через три простых фильтра:

• план-факт — где перерасход и почему;

• ценность затрат — что работает на бизнес-цели;

• а что, если... — как изменится картина при разных сценариях.

Пример: траты на маркетинг выросли на 20%, а продажи — на 5%. Повод разобраться в эффективности каналов и перенаправить часть бюджета.

Со временем начнете не просто фиксировать проблемы, а предвидеть их. Появятся:

• чутье на риски — заранее заметите, когда проект выходит за бюджет;

• умение быстро перестраиваться — поймете, какие расходы можно сократить безболезненно;

• уверенность в решениях — точно знать, во что стоит вкладывать.

Управление расходами в кризис — это тратить с умом. Задача — замечать, куда уходят деньги без отдачи, и направлять их туда, где они принесут прибыль.

Не сокращать, а управлять: частые вопросы собственников 

Как понять, какие расходы работают на рост?

Ответить честно на вопрос «Как этот расход влияет на выручку?» и разделить все затраты на три категории:

1. Прямое влияние, где затраты работают на рост. Например, маркетинг, продажи.

2. Косвенное влияние, где затраты обеспечивают работу компании. Например, бухгалтер или ИТ-инфраструктура — без них нельзя, но они не генерируют выручку сами.

3. Административный балласт, расходы, к которым просто «привыкли». Избыточные административные функции, не соответствующие масштабу бизнеса.

Главное — не допустить, чтобы доля балласта стала слишком большой. Регулярно пересматривайте статьи затрат через эту призму, чтобы высвободить ресурсы для роста.

Как сокращать расходы, не демотивируя команду?

Важно донести до команды, что сокращаются не сотрудники, а неэффективные операции и дублирующие функции.

Покажите коллективу план сокращения:

• объясните, какие процессы были оптимизированы и почему теперь требуется меньше ресурсов;

• обозначьте, что дальнейших сокращений не планируется — это снижает тревожность;

• введите доплату за возросшую нагрузку или продемонстрируйте, как сэкономленные средства будут реинвестированы в развитие команды, премии или новое оборудование.

Такой подход меняет восприятие. Сотрудники видят не угрозу, а справедливые изменения и личную выгоду от оптимизации.

Сколько времени нужно на выход из кризиса через оптимизацию расходов?

Сроки зависят от глубины проблем:

• решение об оптимизации — 1-2 дня;

• внедрение изменений — 2-4 недели;

• первые признаки улучшения — 3-6 месяцев;

• полный выход — 1-2 года.

Ошибки, которые копились годами, нельзя исправить за квартал. Нужно планировать не только оптимизацию, но и личное финансовое выживание собственника на этот период. Лучший способ — заранее построить финансовую модель с профессиональным финансистом, чтобы понимать сроки и требуемые ресурсы.

Где искать скрытые резервы для оптимизации?

Привлечь независимого специалиста со стороны. Собственник, находясь внутри системы, не замечает очевидных проблем. Взгляд опытного финансового консультанта помогает выявить то, что вы сами не видите в силу привычки или эмоциональной вовлеченности.

Искать не только в статьях расходов, но и в бизнес-процессах. Спросить: «Зачем мы делаем именно так?» — ответ может показать, что весь процесс нужно перестроить.

Иногда проблема не в расходах, а в недостатке выручки. Если бизнес не тянет себя при минимальных расходах, никакая оптимизация не поможет — нужно наращивать обороты. Это требует инвестиций в маркетинг и рекламу.

Не сокращать, а управлять: в двух словах

• Сокращайте процессы, а не людей — находите дублирующиеся функции и неэффективные операции.

• Выявляйте и убирайте неэффективные траты — но продолжайте вкладываться в то, что приносит рост компании.

• Внедряйте регулярный контроль — еженедельный мониторинг ключевых статей помогает видеть проблемы до их обострения.

• Связывайте бюджет со стратегией — каждая трата должна работать на достижение бизнес-целей.

• Проводите регулярный аудит неочевидных статей — проверяйте подписки, логистические маршруты и бизнес-процессы, где средства исчезают незаметно.

Поможем выстроить систему контроля над расходами 

Превратить кризис в возможность для роста можно и нужно. Финансовый директор, владеющий инструментами оперативного контроля, становится стратегом компании. Нескучные финдиры проводят бизнес через турбулентность с минимальными потерями и выводят на новые траектории развития.

Как Нескучные финдиры уже помогли:

• Кризис: сэкономили 3,6 млн ₽ и избежали убытка

• Предприниматель чуть не продал квартиру, чтобы спасти бизнес в кризис

• Сделали +2,5 млн рублей к маржинальному доходу в кризис

На практическом курсе «Оптимизация расходов: убираем лишние траты» получите пошаговый план и готовые инструменты, чтобы через 30 дней выявить скрытые резервы и перераспределить минимум 15% расходов для роста компании.