Как фрилансер открыл бизнес и сразу наладил учет

До июля 2018 года Павел Молянов и его партнер Алексей Рожков были редакторами-фрилансерами. В июле они запустили собственное диджитал-агентство «Сделаем». Сейчас в компании, кроме партнеров, два штатных сотрудника и пул фрилансеров. Максимальная выручка пришлась на ноябрь и составила 800 тысяч рублей.

Агентство пишет пиар-статьи и размещает их в СМИ, ведет корпоративные блоги, создает тексты для сайтов и лендингов. Среди заказчиков — Билайн, Rehau, «Деловая среда», Академия лидогенерации, Intella и другие.

Обычно в начале сторис мы рассказываем о боли, жгучей проблеме, которая заставляет собственников бизнеса обратиться к управленческому учету за решением. А у Павла этого не было, потому что у него бизнес и учет идут рука об руку с первого дня. Благодаря учету, Павел знает выручку, прибыль и сколько денег они с партнером могут вытаскивать из бизнеса. А в октябре избежал кассового разрыва.

Сначала финансы — потом старт бизнеса

Когда Павел загорелся идеей запустить собственный проект, задумался, как сразу избежать бардака в финансах.

«Упоминание Нескучных я впервые увидел в интервью, даже не помню, где оно вышло и кто его давал, — вспоминает Павел. — Нашел ваш сайт и понял — как раз то, что мне надо. Просто, ясно, без зауми, по делу. Подписался на бесплатную „Управленку“. Сразу же заплатил и за „Планерку“. Прошел также курс „Финолога“».

Учет с первого дня позволил Павлу избежать многих проблем, с которыми обычно приходят к Нескучным клиенты. Он всегда точно знал, сколько заработал бизнес, сколько денег они с партнером могут безболезненно вытащить, хватит ли средств на текущие расходы. Но некоторые сложности все-таки были.

Разделили полномочия с партнером

Наладить учет до конца первое время мешала рутина. Павел и его партнер поначалу дублировали друг друга: оба искали заказчиков, озадачивали штатных сотрудников и фрилансеров, контролировали качество их работы. Финансами тоже занимались вдвоем.

Но вскоре Павел понял — из-за такого дублирования они с партнером пытаются поодиночке объять необъятное. И массу времени, которого не хватало в том числе и на финансы, переводят впустую.

«У нас получилось два агентства под одной крышей, — говорит Павел. — Когда мы поняли, что это неправильно, решили разделить полномочия».

С тех пор Павел занялся поиском клиентов, продажами и финансами. А партнер Алексей сосредоточился на производстве — руководстве сотрудниками и фрилансерами, распределении задач и контроле качества работы.

Допилили отчетность под свои нужды

Когда Павел высвободил время, у него, наконец, появилась возможность разработать новую форму отчетности под нужды компании.

«Сперва мы вели учет в „Финологе“. Платили три тысячи рублей в месяц, — поясняет Павел. — Это немного. Сервис удобный, да и нашу табличку я делал отчасти на его основе. Очень помогли и знания, которые дали курсы Нескучных. И все же — зачем каждый месяц платить, когда можно один раз сделать и пользоваться дальше без денег?»

Табличку Павел собрал за несколько дней. Теперь она сама считает выручку, расходы, прибыль и дивиденды совладельцев.

За скромным названием «табличка» кроется полноценный набор инструментов учета. Отдельный лист посвящен контрагентам. К контрагентам компания относит всех, с кем взаимодействует: клиентов, сотрудников, фрилансеров, подрядчиков, сервисы, которыми пользуется. По каждому клиенту считает прибыль, которую тот приносит. Табличка делает это автоматически. Старых клиентов не удаляют — сохраняют для статистики.

Отдельный лист — для проектов, по каждому считаются прибыль и рентабельность.

На другом листе — направления деятельности: статьи в СМИ, сайты и лендинги, блоги и СММ. По каждому таблица демонстрирует оборот, расход, прибыль и рентабельность.

Скачать шаблон таблички, которую сделал Павел, и ознакомиться с подробной инструкцией, как с ним работать, можно здесь.

Одновременно Павел улучшил взаимодействие с редакторами. Раньше, когда приходило время расплачиваться с людьми, он опрашивал редакторов, ответственных за проекты, сколько компания должна авторам-фрилансерам. Теперь редакторы сами вносят нужные сведения в таблицу учета. А Павел забирает оттуда данные в свою таблицу. В день выплат достаточно заглянуть туда и перечислить деньги.

Оставляют часть прибыли в резерве

После запуска бизнеса партнеры решили не вытаскивать все деньги, а оставлять часть прибыли как резерв на случай непредвиденных расходов. Эта стратегия оправдала себя в октябре, когда спасла компанию от кассового разрыва.

«В октябре у нас внезапно отвалился крупный проект, — рассказывает Павел. — Из-за этого мы просели по выручке — октябрь остается самым провальным по этому показателю. В июле наша выручка была 500 тысяч рублей, в августе и сентябре — по 600 тыс., а в октябре просели до 400 тыс. Мало того — чуть в кассовый разрыв не попали. Спас тот самый резерв, который мы оставляли».

Теперь Павел с партнером каждый месяц планируют финансовый результат с учетом возможного кассового разрыва и оценивают, сколько денег надо придержать в резерве, чтобы его избежать. Делать это помогает платежный календарь на 31 день.

Еще Павел понял — ситуация, когда львиную долю выручки и прибыли приносит один «жирный» клиент, опасная. Отпадет — компания будет сидеть на мели. Поэтому Павел активизировал привлечение новых клиентов — чтобы если кто-то отвалится, бизнес мог зарабатывать и на тех, кто остался. Результат его активности — выручка ноября в сравнении с октябрем увеличилась вдвое.

Планируют новое направление бизнеса

Сейчас агентство своими силами производит только контент. Но на перспективу рассматривает вариант делать сайты под ключ. Такие заказы компания берет и сейчас, но все, кроме контента, делегирует сторонним исполнителям, довольствуясь посредническим процентом. Вариант делать все самим — соблазнительный. Но Павел не спешит с решением, сперва хочет все просчитать и понять, правда ли это выгодно.

«Пока для отчетности нам хватает таблички, которую я собрал, — говорит Павел. — Но у нас особая ситуация. Расходов — минимум. Мы не тратимся на офис. Он не нужен, все работают удаленно. Нет у нас расходов и на рекламу. Клиенты приходят через сарафанное радио. И пока его достаточно. Развитие бизнеса пока не требует вложений. Мы инвестируем в него только время и силы. Вот сейчас разрабатываем большое руководство для будущих новых сотрудников, в котором хотим обобщить весь наработанный опыт. Но когда решим масштабировать бизнес, нельзя исключать, что понадобятся более продвинутые инструменты. Ведь тогда уже придется расширять штат, вкладываться в рекламу и развитие».

Впрочем, уже сейчас Павел задумался об инструменте учета рабочего времени совладельцев бизнеса и работников. Стандартные программы, которые есть на этот случай, его не устраивают. Удаленщиков такие инструменты демотивируют — им кажется, что начальник им не доверяет, а то и просто выискивает повод снизить оплату. Павлу же это нужно не для сверхконтроля и не чтобы меньше платить. Просто он хочет выявлять чересчур рутинные проекты и избавляться от них как недостаточно рентабельных. И понять, сколько времени редакторы, работающие на окладе, тратят на разные проекты. Ведь их время — это и деньги компании. Зная это, Павел сможет точно оценить затраты по каждому проекту. Рассматривает он на будущее и варианты автоматизации учета, чтобы не переносить цифры вручную из одной таблицы в другую, а они сами появлялись во всех отчетах, оказавшись в одном из них единожды. С частью данных это уже происходит. Сейчас Павел думает, как добиться того же и с остальными.