ИП Петров чинит ноутбуки на дому. Он принимает оплату наличными, но не ведёт кассовую книгу, считая это лишней бумажной работой. Как итог:
→ Путаница в расчётах с поставщиками.
→ Штраф от налоговой на 5 000 ₽ за отсутствие документации.
→ Клиент заявил, что не получал сдачу — доказать обратное не удалось.
Рассказываем, почему кассовая книга — не формальность, а необходимость, и даём пошаговые инструкции по правильному ведению документа.
Содержание
Порядок и образец заполнения кассовой книги в 2025
Как правильно вести кассовую книгу
Наиболее частые ошибки и нарушения при заполнении кассовой книги
Кассовая книга: частые вопросы собственников
Поможем настроить учёт и увеличить чистую прибыль
Когда нужна кассовая книга
Кассовая книга требуется всегда, когда в компании или у ИП происходят операции с наличными деньгами. Это касается как получения средств (например, выручки), так и их выдачи (например, зарплат, подотчётных сумм, оплаты услуг поставщиков).
По закону кассовую книгу обязаны вести все компании, независимо от:
-
Организационно-правовой формы (ООО, АО, ИП).
-
Системы налогообложения (УСН, ОСН, ЕНВД, патент).
-
Наличия или отсутствия наёмных сотрудников.
Пример
→ ИП без сотрудников, который принимает наличные за ремонт техники, должен фиксировать каждую операцию в кассовой книге.
→ Собственник ООО с безналичным расчётом, но иногда выдающий деньги под отчёт, тоже обязан вести книгу.
Однако документ нужен не только для отчётности перед проверяющими органами.
В первую очередь, кассовая книга — это инструмент для порядка в финансах. Она экономит время, снижает риски и делает бизнес устойчивее.
Кроме требований законодательства у предпринимателей есть ещё ряд причин, по которым стоит вести этот финансовый документ:
-
Контроль денежных потоков. Кассовая книга — это «финансовый дневник» бизнеса. Она фиксирует каждое поступление и расход наличных, помогая видеть, куда уходят деньги, откуда приходит выручка, и оперативно выявлять кассовые разрывы.
-
Учёт задолженностей. С её помощью легко отслеживать дебиторку (кто должен вам) и кредиторку (кому должны вы). Например, если клиент взял товар с отсрочкой платежа — это сразу отражается в книге, а значит, снижается риск забыть о долге.
-
Прозрачность для партнёров. Чёткая фиксация операций делает бизнес более открытым. Например, это важно при проверках или продаже компании — документ подтверждает финансовую дисциплину.
-
Защита от ошибок и мошенничества. Регулярное заполнение книги дисциплинирует команду: проще заметить неучтённые расходы или махинации. Например, если сумма в кассе не совпадает с записями — это сигнал к внеплановой проверке.
-
Планирование и аналитика. Данные из книги помогают прогнозировать доходы/расходы, оптимизировать затраты и принимать решения на основе фактов.
Иногда достаточно одного взгляда со стороны, чтобы увидеть то, что годами не давало развиваться вашему бизнесу
Диагностика бизнеса от экспертов Нескучных покажет:
✔ Где на самом деле теряются деньги — даже если кажется, что всё учтено.
Порядок и образец заполнения кассовой книги в 2025
Кассовая книга (форма КО-4) — это документ, где фиксируются все операции с наличными деньгами. Независимо от того, ведёте вы её в бумажном или электронном виде, структура и правила заполнения едины.
Здесь вы можете скачать бланк кассовой книги в PDF.
Разберём пошагово на примере бумажной версии:
Пример заполнения для ООО «Ромашка» (розничная торговля)
Шаг 1. Оформление пломбировочного листа.
-
Укажите:
→ Количество листов: «96 листов».
→ Должность и Ф.И.О.: «Главный бухгалтер — Петрова А.И.».
→ Подписи: Петрова А.И. и директор Сидоров В.П.
→ Дата: «01.01.2025».
↑ Образец оформления пломбировочного листа
Шаг 2. Прошивка книги.
-
Прошейте листы суровой нитью через два отверстия.
-
Концы нити завяжите узлом на последней странице, приклейте пломбировочный лист и поставьте печать так, чтобы она захватывала и обложку, и пломбу.
Шаг 3. Заполнение титульного листа.
-
Название компании: «ООО «Ромашка».
-
Код ОКПО: «12345678» (берут из выписки Росстата).
-
Период ведения: «01.01.2025 — 31.12.2025».
↑ Образец заполнения титульного листа
Шаг 4. Ежедневные записи операций с наличными.
|
№ док. |
От кого получено / кому выдано |
Корр. счет |
Приход (₽) |
Расход (₽) |
|
ПКО-1 |
Покупатель Иванов А.А. |
50 |
5 000 |
— |
|
РКО-1 |
Сотрудник Семенов П.Р. |
71 |
— |
3 000 |
Пример заполнения:
-
Остаток на начало дня: 15 000 ₽.
-
Операции: приход: 5 000 ₽.
-
Остаток на конец дня: 17 000 ₽ (15 000 + 5 000 – 3 000).
-
Количество документов: Приходных — 1, расходных — 1.
↑ Образец оформления операций с наличными
Важно:
Для ИП графа «Номер документа» не заполняется (например, ИП Петров просто пишет: «Получено за ремонт ноутбука»).
Суммы пишутся цифрами без копеек, если их нет.
Шаг 5. Проверка и подписи.
-
В конце листа главный бухгалтер ставит подпись:
«Проверено. Петрова А.И. 10.01.2025».
Как правильно вести кассовую книгу
Кассовую книгу можно вести в бумажном или в электронном виде (Excel или бухгалтерской программе):
1. Ведение в ExcelПример для ИП (магазин цветов):
-
Шаг 1. Каждый день владелец вносит данные в таблицу Excel, повторяющую форму бумажной книги (КО-4):
→ Остаток на начало дня: 10 000 ₽.
→ Приход: 25 000 ₽ (выручка за день).
→ Расход: 5 000 ₽ (закупка упаковки).
→ Остаток на конец дня: 30 000 ₽.
-
Шаг 2. В конце дня распечатывает два экземпляра листа, ставит свою подпись и передаёт бухгалтеру.
-
Шаг 3. Бухгалтер проверяет, подписывает оба экземпляра. Один остается у ИП, второй — в бухгалтерии.
-
Шаг 4. В конце года все листы собирают, прошивают нитью, нумеруют, на пломбировочном листе указывают:
«96 листов, подписано директором: Петров И.С., дата: 31.12.2025».
Важно:
Исправления в Excel вносят до печати. На распечатанном листе ошибки зачёркивают, пишут верные данные и заверяют подписью.
2. Ведение в бухгалтерской программе (1С, «Моё дело»)
Пример для ООО (строительная фирма):
-
Шаг 1. Кассир ежедневно вносит операции в программу:
→ Приход: 100 000 ₽ (оплата от клиента за ремонт).
→ Расход: 20 000 ₽ (выдача денег водителю на бензин).
-
Шаг 2. Данные автоматически переносятся в кассовую книгу.
-
Шаг 3. Главный бухгалтер заверяет записи электронной подписью. После этого правки невозможны.
-
Шаг 4. В конце года книгу не печатают — она хранится в электронном виде с ЭЦП.
Вести кассовую книгу в Excel удобнее для малого бизнеса, но в этом случае её нужно печатать и прошивать. Ведение книги в программе требует минимального ручного труда и больше подходит для средних и крупных компаний.
Наиболее частые ошибки и нарушения при заполнении кассовой книги
Специальной статьи, наказывающей именно за ошибки в кассовой книге, в законе нет. Однако за любые нарушения кассовой дисциплины (например, отсутствие подписей, неучтённые операции, превышение лимита расчётов наличными) применяется ст. 15.1 КоАП РФ:
-
Для руководителей и ИП — штраф от 4 000 до 5 000 ₽;
-
Для компаний — от 40 000 до 50 000 ₽.
Пример
В кафе «Уютный дворик» (ООО) в течение полугода не вели кассовую книгу. Из-за частой смены кассиров и отсутствия чёткого регламента новые сотрудники не знали, как заполнять документ, а руководитель не контролировал процесс.
В результате:
Наличные в сейфе не совпадали с данными онлайн-кассы.
Появились задержки оплаты за продукты из-за путаницы в учёте выданных сумм.
В ходе налоговой проверки инспекторы запросили кассовую книгу за последние 6 месяцев, но её не предоставили.
Итог:
→ Штраф по ст. 15.1 КоАП РФ — 40 000 ₽ для ООО.
→ Бухгалтер за 2 недели вручную восстанавливала данные по чекам и ордерам.
→ Поставщики перешли на предоплату, что увеличило нагрузку на cash flow.
Какие промахи встречаются чаще всего:
-
Нарушения с подписями и ответственными лицами.
Пример
№ 1: директор доверил ведение кассы фрилансеру по договору ГПХ. По закону кассиром может быть только штатный сотрудник.
№2: в книге нет подписи главного бухгалтера. Даже если операция верна, отсутствие подписи делает документ недействительным.
-
Нет электронной подписи в электронной кассовой книге.
Пример
ИП ведет книгу в Excel, но не заверяет её электронной подписью. При проверке налоговая не примет такой документ — нужна усиленная квалифицированная ЭЦП.
-
Ошибки в первичных документах.
Пример
№ 1: в приходном ордере (ПКО) не указан корреспондирующий счёт (например, вместо счета 50 «Касса» стоит прочерк).
№2: расходный ордер (РКО) на выдачу 30 000 ₽ подотчётному лицу подписал менеджер, а не директор.
-
Арифметические и учетные ошибки.
Пример
№ 1: остаток на конец дня посчитан неверно:
→ Начальный остаток: 10 000 ₽.
→ Приход: 15 000 ₽.
→ Расход: 8 000 ₽. Ошибка: Вместо 17 000 ₽ (10 000 + 15 000 – 8 000) указали 20 000 ₽.
№ 2: записи вносят раз в неделю, а не ежедневно.
-
Нарушение лимитов и правил расчётов.
Пример
Бухгалтерия ООО «СтроимВсем» оплатила наличными услуги другой компании — 200 000 ₽. По закону лимит между юрлицами — 100 000 ₽ по одному договору.
-
Неоприходование денег и подделка документов.
Пример
Кассир магазина получил 50 000 ₽ от покупателя, но не оформил ПКО, а деньги присвоил.
Выявить это можно только при сверке кассы с Z-отчетами онлайн-кассы.
-
Оформление кассовой книги.
Пример
№ 1: в графе «Остаток на начало дня» стоит прочерк. Нужно указывать сумму, даже если она нулевая.
№ 2: Книгу не прошили или не поставили печать на пломбировочный лист.
Чтобы избежать ошибок и нарушений, стоит следовать несложному алгоритму:
-
Проверяйте подписи. Каждый лист кассовой книги должен подписывать кассир и главбух.
-
Сверяйте остатки ежедневно. Сумма в кассе должна совпадать с данными книги.
-
Используйте бухгалтерские программы. Например, 1С автоматически считает остатки и предотвращает арифметические ошибки.
Если ошибка есть и штраф всё же выписали, его можно оспорить. На исправление ошибки и оспаривание штрафа у предпринимателя будет 60 дней. После этого срок давности истекает. Но лучше не рисковать — ежедневная сверка данных поможет избежать не только штрафов, но и непредвиденных убытков.
Кассовая книга: частые вопросы собственников
Эксперт Наталья Харькова
Финдир НФ
Нужна ли кассовая книга для онлайн кассы?
Да, нужна. Онлайн-касса фиксирует продажи, а кассовая книга учитывает все операции с наличными (выручка, выдача зарплаты, подотчет и т.д.). Даже с онлайн-кассой книга обязательна, если вы принимаете или выдаете наличные.
Сколько необходимо хранить кассовую книгу?
Не менее 5 лет (срок установлен для первичных документов).
Можно ли не вести кассовую книгу?
Нет, если есть операции с наличными. ИП на УСН без наемных сотрудников могут не оформлять кассовые ордера, но книгу вести обязаны.
Как подшить кассовую книгу распечатанную из 1с?
Для начала распечатайте все листы за год, после чего:
-
Пронумеруйте, сложите в хронологическом порядке.
-
Прошейте суровой нитью, концы завяжите узлом на последнем листе.
-
Наклейте пломбировочный лист с надписью: «В книге пронумеровано и прошнуровано 100 листов. Директор Иванов А.П. 31.12.2025».
-
Поставьте печать компании так, чтобы она частично захватывала пломбу и лист.
Кассовая книга: в двух словах
-
Ведение кассовой книги обязательно для всех ИП и организаций, работающих с наличными деньгами, независимо от системы налогообложения, численности сотрудников или формы бизнеса. Даже редкие операции (например, выдача подотчётных средств) требуют строгого учёта.
-
Кассовая книга помогает: контролировать денежные потоки (выявлять кассовые разрывы, анализировать доходы/расходы), учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность, защищаться от ошибок и мошенничества.
-
Наиболее частые ошибки при заполнении: неверные подписи, арифметические ошибки, нарушение лимитов, электронная книга без ЭЦП.
Поможем настроить учёт и увеличить чистую прибыль
Финансовые директора Нескучных — не просто эксперты в цифрах. Это ваши стратеги, которые превратят учёт из рутины в инструмент роста. Мы настроим учёт «под ключ», найдём «дыры» в бюджете: переплаты за аренду, неэффективные закупки, скрытые комиссии и увеличим чистую прибыль через детали.
Вот как мы уже помогли многим клиентам:
Расскажите нам, каким вы хотите видеть свой бизнес, и мы поможем прийти к цели. Тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.
Увидеть, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, можно на онлайн-экскурсии.
- Когда нужна кассовая книга
- Порядок и образец заполнения кассовой книги в 2025
- Как правильно вести кассовую книгу
- Наиболее частые ошибки и нарушения при заполнении кассовой книги
- Кассовая книга: частые вопросы собственников
- Кассовая книга: в двух словах
- Поможем настроить учёт и увеличить чистую прибыль
Комментарии 4
Закон позволяет вести кассовую книгу в электронном виде. Это может быть Excel-шаблон, бухгалтерская программа или даже сервис банка.
Завести заранее таблицу с формулами, где автоматически считаются итоги по приходу и расходу. Тогда остаётся только вносить реквизиты операции.
Многие современные сервисы (например, 1С, МойСклад, Контур) умеют подтягивать кассовые операции автоматически.
Чем меньше операций с «живыми» деньгами, тем реже придётся вести кассовую книгу. Платите зарплату и принимайте оплату через банк — так проще.
Даже если бизнес маленький, можно распределить обязанности: вы работаете с клиентами, а помощник или бухгалтер раз в неделю ведёт кассовую книгу.