Нужна ли кассовая книга: подробный разбор для предпринимателей + шаблон заполнения

ИП Петров чинит ноутбуки на дому. Он принимает оплату наличными, но не ведёт кассовую книгу, считая это лишней бумажной работой. Как итог:

→ Путаница в расчётах с поставщиками.

→ Штраф от налоговой на 5 000 ₽ за отсутствие документации.

→ Клиент заявил, что не получал сдачу — доказать обратное не удалось.

Рассказываем, почему кассовая книга — не формальность, а необходимость, и даём пошаговые инструкции по правильному ведению документа.

Содержание

Когда нужна кассовая книга

Порядок и образец заполнения кассовой книги в 2025

Как правильно вести кассовую книгу

Наиболее частые ошибки и нарушения при заполнении кассовой книги

Кассовая книга: частые вопросы собственников

Кассовая книга: в двух словах

Поможем настроить учёт и увеличить чистую прибыль

Когда нужна кассовая книга

Кассовая книга требуется всегда, когда в компании или у ИП происходят операции с наличными деньгами. Это касается как получения средств (например, выручки), так и их выдачи (например, зарплат, подотчётных сумм, оплаты услуг поставщиков).

По закону кассовую книгу обязаны вести все компании, независимо от:

• Организационно-правовой формы (ООО, АО, ИП).

• Системы налогообложения (УСН, ОСН, ЕНВД, патент).

• Наличия или отсутствия наёмных сотрудников.

Однако документ нужен не только для отчётности перед проверяющими органами.

Кроме требований законодательства у предпринимателей есть ещё ряд причин, по которым стоит вести этот финансовый документ:

• Контроль денежных потоков. Кассовая книга — это «финансовый дневник» бизнеса. Она фиксирует каждое поступление и расход наличных, помогая видеть, куда уходят деньги, откуда приходит выручка, и оперативно выявлять кассовые разрывы.

• Учёт задолженностей. С её помощью легко отслеживать дебиторку (кто должен вам) и кредиторку (кому должны вы). Например, если клиент взял товар с отсрочкой платежа — это сразу отражается в книге, а значит, снижается риск забыть о долге.

• Прозрачность для партнёров. Чёткая фиксация операций делает бизнес более открытым. Например, это важно при проверках или продаже компании — документ подтверждает финансовую дисциплину.

• Защита от ошибок и мошенничества. Регулярное заполнение книги дисциплинирует команду: проще заметить неучтённые расходы или махинации. Например, если сумма в кассе не совпадает с записями — это сигнал к внеплановой проверке.

• Планирование и аналитика. Данные из книги помогают прогнозировать доходы/расходы, оптимизировать затраты и принимать решения на основе фактов.

Порядок и образец заполнения кассовой книги в 2025

Кассовая книга (форма КО-4) — это документ, где фиксируются все операции с наличными деньгами. Независимо от того, ведёте вы её в бумажном или электронном виде, структура и правила заполнения едины.

Здесь вы можете скачать бланк кассовой книги в PDF.

Разберём пошагово на примере бумажной версии:

Пример заполнения для ООО «Ромашка» (розничная торговля)

Шаг 1. Оформление пломбировочного листа.

• Укажите:

→ Количество листов: «96 листов».

→ Должность и Ф.И.О.: «Главный бухгалтер — Петрова А.И.».

→ Подписи: Петрова А.И. и директор Сидоров В.П.

→ Дата: «01.01.2025».

↑ Образец оформления пломбировочного листа

Шаг 2. Прошивка книги.

• Прошейте листы суровой нитью через два отверстия.

• Концы нити завяжите узлом на последней странице, приклейте пломбировочный лист и поставьте печать так, чтобы она захватывала и обложку, и пломбу.

Шаг 3. Заполнение титульного листа.

• Название компании: «ООО «Ромашка».

• Код ОКПО: «12345678» (берут из выписки Росстата).

• Период ведения: «01.01.2025 — 31.12.2025».

↑ Образец заполнения титульного листа

Шаг 4. Ежедневные записи операций с наличными.

Пример заполнения:

• Остаток на начало дня: 15 000 ₽.

• Операции: приход: 5 000 ₽.

• Остаток на конец дня: 17 000 ₽ (15 000 + 5 000 – 3 000).

• Количество документов: Приходных — 1, расходных — 1.

↑ Образец оформления операций с наличными

Шаг 5. Проверка и подписи.

• В конце листа главный бухгалтер ставит подпись:

«Проверено. Петрова А.И. 10.01.2025».

Как правильно вести кассовую книгу

Кассовую книгу можно вести в бумажном или в электронном виде (Excel или бухгалтерской программе):

Пример для ИП (магазин цветов):

• Шаг 1. Каждый день владелец вносит данные в таблицу Excel, повторяющую форму бумажной книги (КО-4):

→ Остаток на начало дня: 10 000 ₽.

→ Приход: 25 000 ₽ (выручка за день).

→ Расход: 5 000 ₽ (закупка упаковки).

→ Остаток на конец дня: 30 000 ₽.

• Шаг 2. В конце дня распечатывает два экземпляра листа, ставит свою подпись и передаёт бухгалтеру.

• Шаг 3. Бухгалтер проверяет, подписывает оба экземпляра. Один остается у ИП, второй — в бухгалтерии.

• Шаг 4. В конце года все листы собирают, прошивают нитью, нумеруют, на пломбировочном листе указывают:

«96 листов, подписано директором: Петров И.С., дата: 31.12.2025».

2. Ведение в бухгалтерской программе (1С, «Моё дело»)

Пример для ООО (строительная фирма):

• Шаг 1. Кассир ежедневно вносит операции в программу:

→ Приход: 100 000 ₽ (оплата от клиента за ремонт).

→ Расход: 20 000 ₽ (выдача денег водителю на бензин).

• Шаг 2. Данные автоматически переносятся в кассовую книгу.

• Шаг 3. Главный бухгалтер заверяет записи электронной подписью. После этого правки невозможны.

• Шаг 4. В конце года книгу не печатают — она хранится в электронном виде с ЭЦП.

Вести кассовую книгу в Excel удобнее для малого бизнеса, но в этом случае её нужно печатать и прошивать. Ведение книги в программе требует минимального ручного труда и больше подходит для средних и крупных компаний.

Наиболее частые ошибки и нарушения при заполнении кассовой книги

Специальной статьи, наказывающей именно за ошибки в кассовой книге, в законе нет. Однако за любые нарушения кассовой дисциплины (например, отсутствие подписей, неучтённые операции, превышение лимита расчётов наличными) применяется ст. 15.1 КоАП РФ:

• Для руководителей и ИП — штраф от 4 000 до 5 000 ₽;

• Для компаний — от 40 000 до 50 000 ₽.

Какие промахи встречаются чаще всего:

• Нарушения с подписями и ответственными лицами.

• Нет электронной подписи в электронной кассовой книге.

• Ошибки в первичных документах.

• Арифметические и учетные ошибки.

• Нарушение лимитов и правил расчётов.

• Неоприходование денег и подделка документов.

• Оформление кассовой книги.

Чтобы избежать ошибок и нарушений, стоит следовать несложному алгоритму:

• Проверяйте подписи. Каждый лист кассовой книги должен подписывать кассир и главбух.

• Сверяйте остатки ежедневно. Сумма в кассе должна совпадать с данными книги.

• Используйте бухгалтерские программы. Например, 1С автоматически считает остатки и предотвращает арифметические ошибки.

Если ошибка есть и штраф всё же выписали, его можно оспорить. На исправление ошибки и оспаривание штрафа у предпринимателя будет 60 дней. После этого срок давности истекает. Но лучше не рисковать — ежедневная сверка данных поможет избежать не только штрафов, но и непредвиденных убытков.

Кассовая книга: частые вопросы собственников

Эксперт Наталья Харькова

Финдир НФ

Нужна ли кассовая книга для онлайн кассы?

Да, нужна. Онлайн-касса фиксирует продажи, а кассовая книга учитывает все операции с наличными (выручка, выдача зарплаты, подотчет и т.д.). Даже с онлайн-кассой книга обязательна, если вы принимаете или выдаете наличные.

Сколько необходимо хранить кассовую книгу?

Не менее 5 лет (срок установлен для первичных документов).

Можно ли не вести кассовую книгу?

Нет, если есть операции с наличными. ИП на УСН без наемных сотрудников могут не оформлять кассовые ордера, но книгу вести обязаны.

Как подшить кассовую книгу распечатанную из 1с?

Для начала распечатайте все листы за год, после чего:

• Пронумеруйте, сложите в хронологическом порядке.

• Прошейте суровой нитью, концы завяжите узлом на последнем листе.

• Наклейте пломбировочный лист с надписью: «В книге пронумеровано и прошнуровано 100 листов. Директор Иванов А.П. 31.12.2025».

• Поставьте печать компании так, чтобы она частично захватывала пломбу и лист.

Кассовая книга: в двух словах

• Ведение кассовой книги обязательно для всех ИП и организаций, работающих с наличными деньгами, независимо от системы налогообложения, численности сотрудников или формы бизнеса. Даже редкие операции (например, выдача подотчётных средств) требуют строгого учёта.

• Кассовая книга помогает: контролировать денежные потоки (выявлять кассовые разрывы, анализировать доходы/расходы), учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность, защищаться от ошибок и мошенничества.

• Наиболее частые ошибки при заполнении: неверные подписи, арифметические ошибки, нарушение лимитов, электронная книга без ЭЦП.

Поможем настроить учёт и увеличить чистую прибыль

Финансовые директора Нескучных — не просто эксперты в цифрах. Это ваши стратеги, которые превратят учёт из рутины в инструмент роста. Мы настроим учёт «под ключ», найдём «дыры» в бюджете: переплаты за аренду, неэффективные закупки, скрытые комиссии и увеличим чистую прибыль через детали.

Вот как мы уже помогли многим клиентам:

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендиректора. Разобрались! 

• Финспецназ: разработали систему мотивации

• Сделали +2,5 млн рублей к маржинальному доходу в кризис

• Увеличили рентабельность собственного капитала с 24 до 48%

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

Расскажите нам, каким вы хотите видеть свой бизнес, и мы поможем прийти к цели. Тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Увидеть, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, можно на онлайн-экскурсии.