Онлайн-школа: наладили процессы и вывели собственника из операционки

Онлайн-школа «Аура» обучает репетиторов — проводит переподготовки, курсы и вебинары. Собственник пришел в Нескучные, чтобы собрать управленческий учет и выйти из операционки, — в остальном все было окей. Но так казалось только на первый взгляд. 

Рассказываем, как финдир привела финансы в порядок, помогла запустить новые курсы и вывести школу из пике по выручке.

«Аура» — выдуманное название, мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Сама история — чистая правда. 

Содержание

Что хотел собственник: настроить учет, масштабироваться и выйти из операционки

Но сначала нужно было разобраться с проблемами

Шаг 1. Разобрались с платежами от онлайн-платформы

Шаг 2. Переработали годовой курс, чтобы правильно признавать выручку

Шаг 3. Подняли продажи курсов с помощью кредитов и рассрочек

Шаг 4. Разработали систему фондов, чтобы получать стабильные дивиденды

Шаг 5. Внедрили план доходов и расходов, чтобы побороть падение выручки

Шаг 6. Запустили новые курсы и вебинары

В итоге: наладили процессы, повысили прибыль и вывели собственника из операционки

Поможем внедрить учет и выйти из операционки

Что хотел собственник: настроить учет, масштабироваться и выйти из операционки

Собственник онлайн-школы пришел в НФ, потому что хотел трех вещей: настроить учет, вырасти и выйти из операционки. 

Настроить учет. Собственник «Ауры» пришел в Нескучные после тренинга Системный миллиард в кайф. Он решил выстроить финансовый учет с нуля, чтобы управлять бизнесом на основе цифр ↓

Было	Хотелось
Бизнес вел учет кассовым методом, который напоминал банковскую выписку — поступления, выбытия и остаток. Но что на самом деле происходит с деньгами — непонятно	Выстроить финучет по уму. Собрать три управленческих отчета: ДДС, ОПиУ и баланс. Добиться прозрачности и достоверности, чтобы в итоге контролировать финансы

Масштабироваться. Собственник хотел масштабировать одно из направлений школы. Например, запустить франшизу по офлайн-обучению. Но не знал, как просчитать бизнес-идею, чтобы запуск окупился.

Выйти из операционки. Еще собственник хотел больше времени проводить с семьей, но не мог никому доверить управление онлайн-школой. Поэтому продолжал контролировать все, что происходит в бизнесе: от сбора и анализа показателей до мельчайших трат. 

Вместо развития бизнеса собственник решал повседневные вопросы и копил усталость. Так и сказал финдиру: «Я устал, но как все передать — не знаю».

Но сначала нужно было разобраться с проблемами

Как говорится: «Чтобы выйти из операционки, ее сначала нужно построить». И построение начинается со сбора трех базовых управленческих отчетов — ДДС, ОПиУ и баланса. 

Когда финдир собрала эти три отчета, она обнаружила три проблемы: если их не решить, о масштабировании и выходе из операционки можно забыть ↓

Проблема 1. Не понимали, сколько зарабатывают. В целом дела у «Ауры» шли неплохо — школа работала без долгов и в плюс. Но из-за учета, который вели кассовым методом, собственник не понимал:

• сколько именно зарабатывает бизнес;

• сколько можно выводить на дивиденды без ущерба школе;

• сколько откладывать на развитие компании и на черный день.

Из этого вытекала вторая проблема ↓

Проблема 2. Признавали выручку по годовому курсу в начале обучения. У одного из направлений школы был долгий цикл сделки — клиент платил при заключении договора, а потом учился 12 месяцев. Вроде классно — получили всю сумму за раз! Но если признавать выручку по кассовому методу в начале обучения, бизнес рискует все потратить, а потом:

• не сможет вернуть деньги за остаток обучения, если клиент оформит возврат;

• не сможет платить зарплату преподавателям — ее-то нужно выдавать весь год, а не только после оплаты;

• и в итоге попадет в кассовый разрыв.

Проблема 3. Не знали, за что приходят деньги. «Аура» обучает репетиторов через платформу для дистанционного обучения. Платформа устроена как маркетплейс — ученик выбирает на сайте нужный курс или тренинг, оплачивает и начинает учиться.

Но, как и маркетплейсы, платформа рассчитывается с продавцом услуг раз в неделю и одной суммой, без детализации. В итоге школа не понимает: 

• какой курс или вебинар купили;

• кто купил;

• кто отказался от обучения;

• какую комиссию взяла себе платформа.

↑ Без ответов на эти вопросы бизнес не знает, какие курсы лучше продаются. А значит, не может сфокусироваться на выгодных для себя продажах и вести достоверный учет.

С такими вводными о выходе из операционки говорить очень рано. Сначала нужно навести порядок и избавиться от проблемы. Этим и занялись. 

Шаг 1. Разобрались с платежами от онлайн-платформы

Чтобы выстроить достоверный финансовый учет и понимать, на чем школа больше всего зарабатывает, финдир предложила детализировать платежи от онлайн-платформы. Для этого:

• разделили продажи на платформе на три направления: переподготовку репетиторов, курсы и вебинары;

• наладили коммуникацию с платформой — настроили выгрузку данных, по которой можно соотносить клиентов школы и их покупки на платформе;

• разделили покупки клиентов школы на первичные и вторичные — так начали понимать, какие курсы и тренинги приводят клиентов и что им можно продать повторно.

После этого все стало выглядеть примерно так ↓

↑ Теперь школа видит первичные и вторичные покупки по каждому образовательному продукту, а также кто и когда их купил, — это помогло правильно считать выручку и планировать продажи

Шаг 2. Переработали годовой курс, чтобы правильно признавать выручку

Дальше финдир стала разбираться с выручкой по годовому курсу — выручку начали признавать методом начисления, чтобы не попадать в кассовые разрывы и планировать расходы. 

Для этого поменяли не только бизнес-процессы, но и учебный план: разбили годовое обучение на контрольные точки, чтобы закрывать сделки поэтапно, а не сразу после оплаты. 

↑ Теперь, если клиент прослушал июньский курс и сдал по нему тест, то бизнес закрывает этап за июнь и признает выручку

Шаг 3. Подняли продажи курсов с помощью кредитов и рассрочек

Клиенты платили за образовательные продукты «Ауры» одним платежом. Но не всем это было по карману. Например, годовой курс стоил 200 000 ₽, и из-за такой цены многие клиенты не доходили по покупки: 

• забивали, потому что слишком дорого;

• уходили копить деньги на учебу;

• откладывали обучение до лучших времен.

Чтобы убрать преграды и увеличить продажи, финдир предложила ввести новый тип оплаты — продавать годовой курс в рассрочку. Но вводить рассрочки просто так — не наш путь. Вместо этого финдиректор: 

• Собрала финмодель онлайн-школы на основе трех управленческих отчетов — ДДС, ОПиУ и баланса.

• Просчитала на этой финмодели, как на бизнесе отразится внедрение рассрочки. 

• Пересчитала себестоимость курса и заложила в него комиссию банка, чтобы сохранить маржинальность с продажи курса.

Теперь клиенты могут выбрать тот вариант оплаты, который им выгодней:

• Сразу заплатить за весь курс — 180 000 ₽.

• Оплатить курс в рассрочку — 220 000 ₽. 

• Оплатить курс за раз и получить скидку в 20 000 ₽.

Вы тоже можете собрать финмодель для своей онлайн-школы или другого бизнеса, чтобы просчитывать идеи и нововведения. В этом поможет наш бесплатный шаблон ↓

[FORM PRESET="I"-"Шаблон финмодели"/]

Шаг 4. Разработали систему фондов, чтобы получать стабильные дивиденды

Система фондов — это, если упрощать, копилки на разные цели компании, в которые откладывают прибыль. Чтобы не проедать ее и всегда иметь деньги на нужное. В том числе — дивиденды.

Чтобы собственник получал регулярные и предсказуемые дивиденды, а бизнес копил на развитие, финдир внедрила такое распределение прибыли по фондам:

• Фонд дивидендов — 60% от прибыли.

• Резервный фонд — 20% от прибыли на подушку безопасности и форс-мажоры.

• Фонд развития команды — 10% от прибыли, чтобы копить на обучение преподавателей.

• Фонд развития компании — 10% от прибыли на новые проекты.

Шаг 5. Внедрили план доходов и расходов, чтобы побороть падение выручки

Через полгода после старта работы в компании начала падать выручка. Финдир взялась разбираться в причинах и обнаружила, что: 

• Школа не занималась маркетингом. Все продажи шли через продающие конференции, а другие каналы не использовали.

• Бизнес не обновлял продукт. Курсы и вебинары продавали по кругу, а новые не выпускали.

• Большинство клиентов школы прошли все курсы и вебинары. А значит, не могли купить что-то еще.

Чтобы остановить падение по выручке, финдир внедрила БДР — это бюджет доходов и расходов. Инструмент помог отказаться от ненужных трат, поставить план по доходам и расходам, а также отслеживать его выполнение — через БДР менеджеры по продажам начали понимать, к каким целям хочет прийти собственник.

Шаг 6. Запустили новые курсы и вебинары

Одна из причин падения выручки — отсутствие новых курсов. Кто хотел покупать и учиться, уже купил всё, что было у «Ауры». А нового не выходило. 

Часто любая проблема — это в то же время точка роста. Так было и тут. Чтобы увеличить продажи и остановить падение выручки, финдир предложила наладить производство новых продуктов. А для этого — организовать отдел маркетинга. Так и сделали. 

Создали отдел маркетинга, наняли в него продюсера, продакт-менеджера и маркетологов. Эти ребята разработали и просчитали воронку продаж, а еще — разработали и запустили новые курсы и вебинары. 

В итоге школа стала лучше понимать, какой путь клиент проходит до покупки, и начала продавать новые продукты. Это повлияло на выручку и прибыль бизнеса:

↑ Выручка и чистая прибыль начали падать с августа. А после запуска отдела маркетинга и новых продуктов в декабре показатели снова пошли вверх. На ноябрь смотреть не стоит, там школа проводила ежегодную распродажу «11.11», — за месяц выручка и прибыль выросли, но это не повлияло на общий тренд падения.

В итоге: наладили процессы, повысили прибыль и вывели собственника из операционки

Итак, собственник пришел в НФ, чтобы наладить учет, масштабироваться и выйти из операционки. Работа шла девять месяцев. За это время финдир навела порядок:

• внедрила базовые отчеты — ДДС, ОПиУ и баланс;

• наладила синхронизацию платежей, чтобы соотносить оплаты с конкретными клиентами и понимать, кто какой курс купил; 

• научила бизнес поэтапно признавать выручку по годовым курсам, чтобы избегать кассовых разрывов;

• помогла внедрить рассрочки, систему фондов и запустить отдел маркетинга — всё это позволило выйти из пике по выручке и зарабатывать больше.

Но это всё как будто про «делать». А если говорить именно о результатах, то здесь всё очень красиво ↓

• Школа выстроила бизнес-процессы. После захода «Ауры» в планирование сотрудники стали понимать, чего от них хочет собственник. Сам же собственник теперь знает, как прийти к нужной выручке и прибыли.

• Бизнес стабильно генерирует выручку и прибыль. Новые вебинары и курсы позволили увеличить количество заказов на 33%: только за февраль школа получила 200+ новых клиентов. Прибыль тоже выросла: почти на 700 000 ₽. А еще финдир задала планку, ниже которой опускаться уже не хочется: число заказов и прибыль продолжают расти.

• И главное — собственник вышел из операционки и проводит время с семьей. Для этого финдир обучила операционного директора — после внедрения прозрачной отчетности и понятных KPI тот уверенно перенял рычаги управления от собственника. А собственник бизнеса оставил себе только стратегию — теперь в его расписании на неделю стоит не больше одной встречи.

Поможем внедрить учет и выйти из операционки

Финдиры Нескучных знают, как привести финансы бизнеса в порядок, увеличить выручку, сократить расходы и добиться роста прибыли. Ну а потом — выйти из операционки. Вот как они уже это делали:

• Нашли и обезвредили слабое место в продажах

• История: как собственнице выйти из операционки за два месяца

• Антикейс: онлайн-школа и невозвратная дебиторка

• Стали тратить на миллион меньше, а зарабатывать на миллион больше. За месяц работы

• Розничная сеть: начали вести учет и увеличили прибыль в 6 раз

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — онлайн-экскурсия по финучету. Это бесплатно и ни к чему не обязывает ↓