Операционная эффективность: как оптимизировать процессы

Каждая компания стремится тратить меньше, а зарабатывать больше. Это и есть операционная эффективность. В статье рассказываем, из чего она складывается и как изменить работу компании, чтобы стать эффективнее. 

Содержание

Ключевые принципы операционной эффективности

Инструменты операционной эффективности

Шаги по созданию системы управления операционной эффективностью

Повышение операционной эффективности: частые вопросы собственников

Повышение операционной эффективности: в двух словах

Поможем повысить эффективность работы компании

Ключевые принципы операционной эффективности

Операционная эффективность — это способность компании достигать лучших результатов меньшими усилиями. Под усилиями тут подразумевается использование ресурсов компании — материальных и человеческих. Компания с высокой операционной эффективностью находит оптимальную точку, в которой она тратит меньше ресурсов и получает лучший результат. И наоборот, при низкой операционной эффективности бизнес работает на износ: тратит все ресурсы и получает маленький выхлоп. 

Операционную эффективность можно назвать иначе — оптимизацией процессов. Другими словами, компания предпринимает действия, чтобы получить больше прибыли из тех ресурсов, что у нее есть. Для этого бизнес стремится:

• сократить издержки;

• избавиться от лишних операций, которые оттягивают на себя ресурсы, но не добавляют ценности продукту;

• наладить внутренние и внешние процессы.

В достижении операционной эффективности особенно помогает управленческий учет. Он подсвечивает просевшие показатели и узкие места, которые съедают прибыль компании. Если не знать, где кроется проблема, очень сложно что-то исправить.  

Инструменты операционной эффективности

Мы не просто так упомянули управленческий учет, потому что операционная эффективность базируется на нескольких инструментах, среди которых:

• оцифровка показателей и их анализ;

• планирование;

• автоматизация.

Чтобы понять, что улучшать в компании, нужно понять, что вообще происходит:

• сколько времени нужно, чтобы произвести товар или оказать услугу;

• насколько эффективно используются производственные мощности и время сотрудников;

• какова себестоимость единицы продукта или услуги;

• как обстоят дела с производительностью труда;

• какова оборачиваемость запасов — срок, за который запасы полностью уходят со склада.

Ответить на эти вопросы можно с помощью управленческой отчетности и основных показателей:

• финансовых — выручки, чистой прибыли, постоянных и переменных расходов, рентабельности, оборачиваемости, ликвидности;

• рыночных — объема продаж, размера клиентской базы;

• внутренних — производительности труда, производственного цикла, текучести персонала, времени выполнения заказов.

Все эти показатели можно найти в отчетах — ДДС, ОПиУ и балансе. Вот как они выглядят. 

→ О движении денежных средств, или ДДС:

→ Отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ:

→ Управленческий баланс:

Разберем на примере один из показателей — оборачиваемость. 

Высокая оборачиваемость указывает на эффективное управление запасами. А чем эффективнее компания управляет запасами, тем меньше ее расходы, выше прибыль и ниже риски, что товар залежится. 

Допустим, селлер на маркетплейсе, чтобы поднять операционную эффективность, стал работать над оборачиваемостью запасов. Чем быстрее запасы оборачиваются, тем меньше компания тратит на закупку и больше зарабатывает, а значит, эффективнее работает. Оборачиваемость можно поднять, если:

• рассчитать нужный объект закупок, чтобы не допустить затоваривания склада и заморозки денег;

• распродать неликвид со скидкой;

• поменять поставщика и уменьшить себестоимость;

• договориться на ускоренные сроки поставок.

Подобным образом можно работать по каждому показателю. Например, оптимизировать издержки. По опыту, в компании может быть сильно раздут фонд оплаты труда. Чтобы это понять, считают выручку и прибыль на человека и оценивают, эффективно ли работает команда. Бывает, что бизнес нанимает новых людей, а выручка и прибыль не растет. 

Шаги по созданию системы управления операционной эффективностью

Чтобы начать работать над операционной эффективностью, нужно выстроить систему:

Оцифровать всё, что происходит в компании, — то есть перевести в цифры работу каждого отдела. Во время оцифровки собирают данные по выручке, прибыли, каналам продаж, запасам на складах и вносят в выбранную программу. Подробнее рассказали в статье «Оцифровка бизнеса: кому нужна и с чего начать».  

Проанализировать полученные данные. Здесь в нескольких словах не рассказать, потому что существуют десятки показателей, за которыми нужно следить. Держите статьи, которые помогут. А чтобы облегчить себе жизнь, можно обратиться к финдирам НФ. 

Составить план действий. После того как нашли узкие места, самое время продумать, как быть. Здесь в дело вступают планирование и постановка целей. Например, поднять продажи, разобраться с затовариванием склада или сократить издержки. Как это сделать — рассказали в статье «Этапы финансового планирования». В планировании много нюансов, поэтому держите все статьи, которые могут помочь. 

Регулярно пересматривать показатели, цели и корректировать план. По опыту, проблемы в процессах начинаются, когда за ними перестают следить. Поэтому везде должны быть назначены ответственные, цели и планы — регулярно пересматриваться, а по итогам периодов проводиться анализ.

Повышение операционной эффективности: частые вопросы собственников

Эксперт Мария Горбунова

Финдир НФ

Какие управленческие отчеты помогут повысить операционную эффективность?

Сами по себе управленческие отчеты на операционную эффективность не влияют, но они помогают увидеть, что происходит в компании на самом деле, и принять нужные управленческие решения. Дальше всё пойдет по цепочке: решение потянет за собой действия, а действия приведут к результату. 

Начать можно с трех базовых отчетов:  отчета о движении денежных средств, отчета о прибылях и убытках, управленческого баланса. Также важно собрать финансовую модель — чтобы проигрывать разные решения и смотреть, как они отражаются на компании. 

Повышение операционной эффективности: в двух словах

• Операционная эффективность — это способность компании достигать лучших результатов меньшими усилиями.

• Компания с высокой операционной эффективностью тратит меньше ресурсов и получает лучший результат.

• Операционную эффективность можно назвать оптимизацией процессов. Другими словами, компания предпринимает действия, чтобы получить больше прибыли из тех ресурсов, что у нее есть.

• Чтобы повысить операционную эффективность, нужно сократить издержки, избавиться от лишних операций, которые оттягивают на себя ресурсы, наладить внутренние и внешние процессы.

• В достижении операционной эффективности особенно помогает управленческий учет. Он подсвечивает просевшие показатели и узкие места, которые съедают прибыль компании.

Поможем повысить эффективность работы компании

Финдиры Нескучных знают, как выстроить любые внутренние процессы, повысить общую производительность и эффективность бизнес-процессов. Кроме этого, они могут помочь найти деньги, когда их нет, выбраться из убытков, избавиться от кассовых разрывов, увеличить прибыль, масштабироваться.

Вот как обычно работают наши финдиры:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8  млн ₽ в копилке. За 11 месяцев

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Сделали х2 по выручке в сложное время — в апреле 2022 года

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓