Операционная эффективность: как оптимизировать процессы

Каждая компания стремится тратить меньше, а зарабатывать больше. Это и есть операционная эффективность. В статье рассказываем, из чего она складывается и как изменить работу компании, чтобы стать эффективнее. 

Содержание

Ключевые принципы операционной эффективности

Инструменты операционной эффективности

Шаги по созданию системы управления операционной эффективностью

Повышение операционной эффективности: частые вопросы собственников

Повышение операционной эффективности: в двух словах

Поможем повысить эффективность работы компании

Ключевые принципы операционной эффективности

Операционная эффективность — это способность компании достигать лучших результатов меньшими усилиями. Под усилиями тут подразумевается использование ресурсов компании — материальных и человеческих. Компания с высокой операционной эффективностью находит оптимальную точку, в которой она тратит меньше ресурсов и получает лучший результат. И наоборот, при низкой операционной эффективности бизнес работает на износ: тратит все ресурсы и получает маленький выхлоп. 

Операционную эффективность можно назвать иначе — оптимизацией процессов. Другими словами, компания предпринимает действия, чтобы получить больше прибыли из тех ресурсов, что у нее есть. Для этого бизнес стремится:

• сократить издержки;

• избавиться от лишних операций, которые оттягивают на себя ресурсы, но не добавляют ценности продукту;

• наладить внутренние и внешние процессы.

В достижении операционной эффективности особенно помогает управленческий учет. Он подсвечивает просевшие показатели и узкие места, которые съедают прибыль компании. Если не знать, где кроется проблема, очень сложно что-то исправить.  

Инструменты операционной эффективности

Мы не просто так упомянули управленческий учет, потому что операционная эффективность базируется на нескольких инструментах, среди которых:

• оцифровка показателей и их анализ;

• планирование;

• автоматизация.

Чтобы понять, что улучшать в компании, нужно понять, что вообще происходит:

• сколько времени нужно, чтобы произвести товар или оказать услугу;

• насколько эффективно используются производственные мощности и время сотрудников;

• какова себестоимость единицы продукта или услуги;

• как обстоят дела с производительностью труда;

• какова оборачиваемость запасов — срок, за который запасы полностью уходят со склада.

Ответить на эти вопросы можно с помощью управленческой отчетности и основных показателей:

• финансовых — выручки, чистой прибыли, постоянных и переменных расходов, рентабельности, оборачиваемости, ликвидности;

• рыночных — объема продаж, размера клиентской базы;

• внутренних — производительности труда, производственного цикла, текучести персонала, времени выполнения заказов.

Все эти показатели можно найти в отчетах — ДДС, ОПиУ и балансе. Вот как они выглядят. 

→ О движении денежных средств, или ДДС:

→ Отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ:

→ Управленческий баланс:

Разберем на примере один из показателей — оборачиваемость. 

Высокая оборачиваемость указывает на эффективное управление запасами. А чем эффективнее компания управляет запасами, тем меньше ее расходы, выше прибыль и ниже риски, что товар залежится. 

Допустим, селлер на маркетплейсе, чтобы поднять операционную эффективность, стал работать над оборачиваемостью запасов. Чем быстрее запасы оборачиваются, тем меньше компания тратит на закупку и больше зарабатывает, а значит, эффективнее работает. Оборачиваемость можно поднять, если:

• рассчитать нужный объект закупок, чтобы не допустить затоваривания склада и заморозки денег;

• распродать неликвид со скидкой;

• поменять поставщика и уменьшить себестоимость;

• договориться на ускоренные сроки поставок.

Подобным образом можно работать по каждому показателю. Например, оптимизировать издержки. По опыту, в компании может быть сильно раздут фонд оплаты труда. Чтобы это понять, считают выручку и прибыль на человека и оценивают, эффективно ли работает команда. Бывает, что бизнес нанимает новых людей, а выручка и прибыль не растет. 

Шаги по созданию системы управления операционной эффективностью

Чтобы начать работать над операционной эффективностью, нужно выстроить систему:

Оцифровать всё, что происходит в компании, — то есть перевести в цифры работу каждого отдела. Во время оцифровки собирают данные по выручке, прибыли, каналам продаж, запасам на складах и вносят в выбранную программу. Подробнее рассказали в статье «Оцифровка бизнеса: кому нужна и с чего начать».  

Проанализировать полученные данные. Здесь в нескольких словах не рассказать, потому что существуют десятки показателей, за которыми нужно следить. Держите статьи, которые помогут. А чтобы облегчить себе жизнь, можно обратиться к финдирам НФ. 

Составить план действий. После того как нашли узкие места, самое время продумать, как быть. Здесь в дело вступают планирование и постановка целей. Например, поднять продажи, разобраться с затовариванием склада или сократить издержки. Как это сделать — рассказали в статье «Этапы финансового планирования». В планировании много нюансов, поэтому держите все статьи, которые могут помочь. 

Регулярно пересматривать показатели, цели и корректировать план. По опыту, проблемы в процессах начинаются, когда за ними перестают следить. Поэтому везде должны быть назначены ответственные, цели и планы — регулярно пересматриваться, а по итогам периодов проводиться анализ.

Повышение операционной эффективности: частые вопросы собственников

Какие управленческие отчеты помогут повысить операционную эффективность?

Сами по себе управленческие отчеты на операционную эффективность не влияют, но они помогают увидеть, что происходит в компании на самом деле, и принять нужные управленческие решения. Дальше всё пойдет по цепочке: решение потянет за собой действия, а действия приведут к результату. 

Начать можно с трех базовых отчетов:  отчета о движении денежных средств, отчета о прибылях и убытках, управленческого баланса. Также важно собрать финансовую модель — чтобы проигрывать разные решения и смотреть, как они отражаются на компании. 

Повышение операционной эффективности: в двух словах

• Операционная эффективность — это способность компании достигать лучших результатов меньшими усилиями.

• Компания с высокой операционной эффективностью тратит меньше ресурсов и получает лучший результат.

• Операционную эффективность можно назвать оптимизацией процессов. Другими словами, компания предпринимает действия, чтобы получить больше прибыли из тех ресурсов, что у нее есть.

• Чтобы повысить операционную эффективность, нужно сократить издержки, избавиться от лишних операций, которые оттягивают на себя ресурсы, наладить внутренние и внешние процессы.

• В достижении операционной эффективности особенно помогает управленческий учет. Он подсвечивает просевшие показатели и узкие места, которые съедают прибыль компании.

Поможем повысить эффективность работы компании

Финдиры Нескучных знают, как выстроить любые внутренние процессы, повысить общую производительность и эффективность бизнес-процессов. Кроме этого, они могут помочь найти деньги, когда их нет, выбраться из убытков, избавиться от кассовых разрывов, увеличить прибыль, масштабироваться.

Вот как обычно работают наши финдиры:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8  млн ₽ в копилке. За 11 месяцев

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Сделали х2 по выручке в сложное время — в апреле 2022 года

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓