Оптимизация бизнес-процессов в сфере финансов: как не убить бизнес

Предприниматель смотрит на финансовые отчёты, а там — кассовый разрыв, растущие долги и туманные перспективы развития. Или ещё хуже — банк намекает на реструктуризацию, а налоговая требует погасить штрафы. Нужна срочная оптимизация. Но как её провести и при этом не убить бизнес?

Часто собственники пытаются оптимизировать финансы по принципу «как получится», в результате чего либо теряют драгоценные ресурсы, либо вовсе уничтожают компанию ненужными реформами. Но что, если есть эффективный путь к финансовой стабильности, который не только сохранит бизнес, но и выведет компанию на новый уровень?

В статье разбираем, как грамотно оптимизировать финансовую систему, избегая типичных ошибок и не рискуя будущим бизнеса.

Содержание

Что такое оптимизация бизнес-процессов

Когда компании нужна оптимизация с точки зрения финансового управления

Что включает финансовая оптимизация

Принципы оптимизации финансового управления

Методы оптимизации финансов компании

Оптимизация финансового управления: пошаговый план

10 ошибок собственников, которые хотят оптимизировать финансы

Как оптимизировать бизнес-процессы в сфере финансов: частые вопросы собственников

Как оптимизировать бизнес-процессы в сфере финансов: в двух словах

Поможем оптимизировать расходы и повысить эффективность бизнеса

Что такое оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов — это системное улучшение последовательности действий внутри компании.

Цели оптимизации:

• сократить издержки;

• ускорить выполнение задач;

• повысить эффективность работы;

• убрать лишние шаги и дублирование;

• снизить человеческий фактор и ошибки.

В период оптимизации бизнес-процесс (например, от заявки клиента до получения им услуги) анализируют, выявляют узкие места и перестраивают так, чтобы он работал быстрее, дешевле и надежнее.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

1. Компания автоматизирует платежи, чтобы бухгалтерия не носила платежки вручную.

2. Бизнес внедряет CRM-систему, чтобы заявки не терялись.

3. Организация сокращает этапы согласований договора с 10 до 3

4. Бизнес переходит с бумажного документооборота на электронный.

Когда компании нужна оптимизация бизнес-процессов с точки зрения финансового управления

Отсутствует прозрачность цифр. Данные о финансовых потоках приходят с задержками. Нет единого источника информации, но есть множество различных гугл-таблиц. Собственник не понимает реального финансового положения компании.

Риск: компания принимает управленческие решения «вслепую» (финансовая слепота)

Высокая доля ошибок в отчетах. Слишком много информации сотрудники вводят вручную. Приходится делать частые перерасчеты, так как данные в управленческом и бухгалтерском учете расходятся.

Риск: неверные выводы и убытки

Регулярные кассовые разрывы. Компании не хватает ликвидности. Размер поступлений в отчетах не совпадает с реальными выплатами. Никто не прогнозирует движение денег.

Риск: просрочки по обязательствам, потеря доверия партнеров

Темпы роста компании резко увеличились. Старые бизнес-процессы «ломаются» под новым объемом. Сотрудники не справляются с масштабом задач. Появляется хаос в учете.

Риск: финансовые потери из-за несогласованности действий

Слабый контроль дебиторки и кредиторки. Долги висят месяцами, никто не контролирует их возврат. Нет штрафных санкций для должников.

Риск: замороженные деньги и нехватка оборотных средств.

Собственник хочет больше доверить цифры управленческой команде. Нужен четкий регламент, понятные роли и зоны ответственности. Компании необходима автоматизация процессов.

Риск: без оптимизации сотрудники «тянут одеяло» или путают задачи

Что включает финансовая оптимизация

Многие предприниматели думают, что оптимизация — это только про сокращение расходов и штата компании. Давайте разберём, как оптимизировать финансы без увольнения сотрудников.

Автоматизация

Современные программы (ERP, CRM, электронный документооборот) возьмут на себя рутинные задачи. Благодаря автоматизации сотрудники сконцентрируются на более важных вопросах. Качество работы и производительность только вырастут.

Революция в процессах

Иногда сотрудники компании выполняют дублирующие функции или застревают в бесконечных согласованиях. Оптимизация включает построение четких маршрутов работы и отчетности. В результате бизнес становится более гибким.

Правильный аутсорсинг

Грамотный аутсорсинг — не просто способ сократить расходы, а стратегическое решение для роста компании. Передавая непрофильные функции внешним специалистам, бизнес получает доступ к профессиональной экспертизе в области бухгалтерии, информационных технологий и управления персоналом.

Профессиональные аутсорсинговые компании часто выполняют услугу более качественно, чем штатные специалисты. Например, финдиры Нескучных имеют большую насмотренность и экспертизу в области финансового управления, используют современные IT-технологии.

Вместо того чтобы тратить силы на ведение бухгалтерии или поиск сотрудников, руководство компании может сосредоточиться на основной деятельности: разработке новых продуктов, расширении рынка сбыта и улучшении качества услуг. Такой подход не только повышает эффективность бизнеса, но и создаёт условия для его устойчивого роста и развития.

Оптимизация закупок и договоров

Эффективное управление закупками — один из ключевых факторов развития бизнеса. Регулярный пересмотр условий работы с поставщиками позволяет компании оптимизировать расходы. Важно не просто искать самых дешёвых поставщиков, а выстраивать долгосрочные партнёрские отношения, в которых обе стороны заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве. При грамотном подходе к переговорам компания может добиться не только снижения закупочных цен, но и получить более гибкие условия оплаты, отсрочки платежей и дополнительные преференции.

Повысить эффективность в использовании ресурсов

Часто компании владеют имуществом, которое не приносит должной пользы: простаивающее оборудование, пустующие помещения или избыточные складские запасы. Грамотный анализ имеющихся ресурсов позволяет выявить «мёртвые точки» и превратить их в источник дополнительного дохода. 

Неиспользуемое имущество можно продать или сдать в аренду. Таким образом компания высвобождает средства для более эффективных вложений. Оптимизация складских запасов снижает издержки на хранение и обслуживание.

Оптимизация налоговой нагрузки

Если компания грамотно выбирает налоговый режим, финансовая нагрузка значительно снижается.

Важно регулярно обращаться за аудитом к налоговому консультанту, который: 

• проанализирует деятельность компании;

• подберет наиболее выгодный режим налогообложения, который будет соответствовать специфике бизнеса и масштабам.

«В работе с новым клиентом НФ я обнаружила серьезную упущенную выгоду по налогам. После пандемии для малого и среднего бизнеса были введены льготные условия по отчислениям в социальные фонды. Клиент вовремя не воспользовался льготой, и перед нами встала сложная задача:

• необходимо сделать перерасчет за три предыдущих года;

• нужно подать уточнённые декларации;

• придется доплатить разницу по отчислениям.

Сложность ситуации в том, что в 2023 году произошли изменения в форме декларации. Чтобы воспользоваться льготой, требуется подавать документы на бланках, актуальных для того периода. К каждой декларации необходимо приложить пояснительную записку.

Случай ещё раз подтверждает, что сейчас бизнесу недостаточно просто иметь штатного бухгалтера — необходим комплексный подход к налоговому планированию и контролю. Особенно это актуально для компаний на общей системе налогообложения.

К сожалению, сегодня не каждый бухгалтер обладает необходимой экспертизой для работы со всеми нюансами налогового законодательства».

Подробнее читайте в статье: Оптимизация налогообложения компании: как платить меньше налогов законно | Нескучные финансы

Ценовая стратегия

Еще один способ оптимизировать финансовую систему — пересмотреть ценовую политику компании. Анализ рентабельности различных сегментов рынка помогает выявить убыточные направления и оптимизировать их.

В рамках оптимизации полезно пересмотреть и обновить ассортимент. Когда компания добавляет новые высокомаржинальные товары и услуги — она получает новые источники дохода и снижает зависимость от отдельных направлений. 

Управление долгами

Чтобы снизить финансовую нагрузку на бизнес, нужно пересмотреть условия существующих кредитов и провести реструктуризацию. Банки предлагают различные инструменты для оптимизации долговых обязательств, включая снижение процентных ставок, изменение сроков кредитования и другие выгодные условия. 

Кредиты — вовсе не зло, а способ развиваться быстрее, если:

• компания ведет платежный календарь, в котором учитываются сезонные колебания выручки;

• в случае необходимости компания умеет вести переговоры с кредиторами об изменении условий платежей.

Принципы оптимизации финансового управления

Прозрачность и доступность информации — все финансовые показатели должны быть понятными для каждого участника бизнес-процессов. Данные предоставляться своевременно и имеют единую версию для всех подразделений компании. Такой подход исключает разночтения и обеспечивает единое видение финансового состояния компании.

Системный подход к отчетности подразумевает регулярный, а не эпизодический анализ финансовых показателей. Ежемесячный или ежеквартальный мониторинг помогает вовремя выявлять отклонения и принимать корректирующие меры вместо того чтобы реагировать на проблемы только по запросу или в кризисных ситуациях.

Стратегическая направленность — финансовые решения соответствуют общей бизнес-стратегии. Например, если компания нацелена на рост, финансовая модель предусматривает необходимые ресурсы и инструменты для достижения этой цели, а не существует изолированно от стратегических планов.

Риск-менеджмент — компания учитывает различные виды рисков: валютные, процентные, кредитные и операционные. Бизнес имеет четкие процедуры управления рисками. 

Адаптивность системы — в условиях постоянно меняющейся экономической среды бизнесу важно быстро корректировать финансовые стратегии и тактики. Нужно оперативно реагировать как на внешние вызовы, так и на внутренние изменения.

Методы оптимизации финансов компании

Бюджетирование и план-факт анализ лежат в основе эффективного финансового контроля. Если компания регулярно составляет бюджет и тщательно отслеживает отклонения — формируется финансовая дисциплина, и результаты становятся более предсказуемыми. Бизнес вовремя выявляет проблемные зоны и принимает корректирующие меры.

Финансовое моделирование открывает возможности для стратегического планирования. Построение прогнозных моделей (P&L, ДДС, баланс) в сочетании со сценарным анализом позволяет компании быть готовой к различным вариантам развития событий. Это особенно важно в условиях неопределенности рынка.

Система KPI становится ключевым инструментом управления эффективностью. Когда мотивация сотрудников привязана к достижению финансовых показателей, компания быстрее достигает стратегических целей.

Автоматизация процессов позволяет сократить рабочее время и повышает качество финансового управления. Благодаря внедрению ERP и BI-систем (Business Intelligence):

• сводная отчетность готовится оперативно;

• количество ошибок минимизируется;

• ускоряется процесс принятия управленческих решений.

Управление оборотным капиталом — контроль дебиторской и кредиторской задолженности в сочетании с грамотной политикой управления запасами высвобождает дополнительные деньги для развития бизнеса.

Оптимизация долговой нагрузки позволяет снизить финансовую нагрузку на компанию через:

• рефинансирование существующих обязательств;

• пересмотр графиков платежей;

• поиск более выгодных условий кредитования.

Регламентация процессов создает четкую систему финансового управления. Утвержденные инструкции и схемы согласований минимизируют хаос и ошибки в работе. Бизнес-процессы становятся стабильными.

Инвестиционный менеджмент базируется на тщательном анализе рентабельности. 

• ROI-анализ помогает понять, насколько выгодно предприниматель вкладывает деньги в бизнес и отказаться от непродуктивных вложений.

• Приоритизация проектов позволяет направлять инвестиции только в те направления, которые обеспечивают максимальную отдачу и соответствуют стратегическим целям компании.

Оптимизация финансового управления: пошаговый план

Давайте разберем последовательность действий предпринимателя, который хочет усовершенствовать финансовую систему компании.

Шаг 1. Сделать диагностику текущего состояния

Важно провести аудит всех финансовых процессов и проанализировать следующие метрики:

• движение денежных средств (ДДС);

• отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ);

• баланс;

• оборотный капитал.

Компании необходимо проверить проверить качество управленческого учета, оценить прозрачность данных и скорость их получения, выявить ключевые финансовые риски.

Результат: чёткое понимание, где есть «слабые места» и узкие горлышки

Шаг 2. Определить цели и приоритеты

• согласовать стратегические цели бизнеса (рост, стабильность или масштабирование);

• определить приоритетные направления оптимизации (например, дебиторка, маржинальность, структура затрат);

• установить измеримые целевые показатели (KPI).

Результат: единое понимание приоритетов

Шаг 3. Построить новые финансовые процессы

• разработать обновлённые регламенты: бюджетирование, план-фактный анализ, утверждение платежей;

• определить зоны ответственности сотрудников;

• сократить дублирующие функции.

Результат: понятная и согласованная схема финансового управления

Шаг 4. Внедрить автоматизацию

• выбрать подходящие ИТ-инструменты (ERP, 1С, Power BI и т.п.);

• настроить загрузку данных без ручного ввода;

• автоматизировать отчёты по ДДС, ОПиУ, балансу;

• обучить сотрудников пользоваться системой.

 Результат: минимизация ошибок и ускорение подготовки данных

Шаг 5. Пересмотреть и оптимизировать затраты

• провести ABC-анализ расходов;

• исключить неэффективные или лишние статьи;

• разработать новые лимиты и правила согласования затрат.

Результат: рациональные и управляемые издержки

Шаг 6. Наладить управление оборотным капиталом

• разработать регламенты по контролю дебиторской задолженности;

• установить графики инкассации;

• пересмотреть условия работы с поставщиками;

• оптимизировать складские запасы.

 Результат: высвобождение ликвидности

 Шаг 7. Оптимизировать долговую нагрузку

• провести анализ всех займов;

• рассмотреть возможности рефинансирования;

• договориться об изменении графиков платежей при необходимости;

• выстроить стратегию снижения долговой нагрузки.

Результат: устойчивое покрытие долговых обязательств.

Шаг 8. Внедрить систему контроля и регулярного мониторинга

• определить ключевые показатели: DSCR (коэффициент покрытия долга) , EBITDA, чистый денежный поток;

• внедрить систему ежемесячного контроля;

• организовать оперативные совещания с анализом финансовых отклонений;

• настроить систему оповещений о превышении лимитов.

Результат: быстрые управленческие решения без задержек.

Шаг 9. Организовать обучение и вовлечение персонала

• провести тренинги по новым регламентам;

• объяснить смысл изменений;

• назначить ответственных за каждый финансовый показатель.

Результат: все участники понимают правила игры и действуют согласованно.

Шаг 10. Оценить результаты и проводить дальнейшее улучшение

• через 3–6 месяцев провести повторную диагностику;

• сопоставить достигнутые результаты с KPI;

• выявить новые точки роста;

• при необходимости скорректировать процессы.

Результат: культура постоянного улучшения и адаптации.

10 ошибок собственников, которые хотят оптимизировать финансы

1. Оптимизация сводится только к сокращению расходов

Предприниматели урезают всё подряд (в том числе маркетинг, обучение персонала). Но в итоге такие действия убивают рост и ухудшают сервис в компании.

2. Отсутствие четкой стратегии

Собственники проводят оптимизацию хаотично, без анализа целей бизнеса. Процессы становятся ещё более запутанными.

3. Игнорирование автоматизации

Предприниматели и сотрудники работают «вручную» в Excel, хотя можно внедрить CRM, ERP и ускорить финансы в 5–10 раз.

4. Собственники не вовлекают сотрудников

Решения спускаются «сверху», без объяснений. В результате люди саботируют изменения или не понимают, зачем они нужны.

5. Отсутствует контроль после внедрения

Настроили новый процесс и забыли проверить, как он реально работает. Через 2–3 месяца всё возвращается на старые рельсы.

6. Слабая подготовка данных

Собственники начинают внедрять BI или финансовые отчёты, но данные в базе грязные, несогласованные. В итоге все показатели становятся недостоверными.

7. Компания делает упор только на бухгалтерский учет

Предприниматели забывают про управленческий учет и финансовое планирование, а это как раз ключ к управлению деньгами.

8. Оптимизацию проводят без учёта налоговых последствий

Собственники меняют структуру расходов или кредитов, но не консультируются с налоговым экспертом. Появляются новые риски или штрафы.

9. Предприниматели проводят слишком быстрые и резкие изменения

Владельцы бизнеса реформируют всё сразу, без пилотных проектов и поэтапного теста. Команда не справляется, начинается хаос.

10. Неправильная расстановка приоритетов

Руководители занимаются мелочами вместо ключевых финансовых процессов. Например, внедряют экономию 2% на бумаге. В результате возникают кассовые разрывы, падают рентабельность и маржинальность.

Оптимизация бизнес-процессов в сфере финансов: частые вопросы собственников

Как понять, что цифры управленческого учета — правдивые?

Чтобы убедиться в достоверности цифр управленческого учёта, необходимо выстроить комплексную систему проверки:

• организовать регулярную сверку управленческих отчётов с бухгалтерскими данными;

• внедрить чёткие регламенты проверки первичных документов;

• использовать прозрачную автоматизированную систему (например, BI-платформу), исключающую ручное вмешательство в данные.

Чтобы быть полностью уверенными в правильности расчётов, лучше периодически приглашать стороннего эксперта — финансового консультанта или аудитора для проверки документов.

Почему при хорошей прибыли не хватает денег?

Ситуация, когда при наличии хорошей прибыли не хватает реальных денег, объясняется разницей между бухгалтерской прибылью (которая учитывается по начислению) и фактическим денежным потоком.

Прибыль отражает учётные показатели, а реальные деньги зависят от фактических поступлений — если у компании большая дебиторская задолженность или значительные инвестиции в запасы, деньги могут быть «заморожены» в этих активах, хотя в отчётах будет отражена прибыль.

Как сократить расходы, не убив при этом бизнес?

Делать приоритизацию по значимости:

• сперва убрать избыточные или неэффективные расходы;

• затем оптимизировать процессы (автоматизация, аутсорсинг);

• и только потом, в крайнем случае, сокращать штат.

Важно не трогать расходы, которые напрямую влияют на продажи и сервис.

Как автоматизировать финансовую систему без миллиардных вложений?

Небольшой компании вполне по силам выстроить эффективное решение. Начать можно с внедрения простой ERP-системы (например, 1С, «МоёДело» или Kontur), которая обеспечит базовый учёт. 

Для аналитики подойдут доступные BI-инструменты вроде Power BI или Google Looker, позволяющие создавать понятные финансовые отчёты. Полезно также интегрировать CRM-систему с привычными Excel или Google Sheets — это поможет автоматизировать рутинные задачи. 

Главное — не пытаться сразу внедрить дорогостоящие решения, а двигаться поэтапно, постепенно наращивая функционал по мере роста потребностей бизнеса.

Нужно ли нанимать отдельного финансиста или можно обойтись аутсорсом?

Выбор между штатным финансистом и аутсорсингом зависит от масштабов и специфики бизнеса. Для небольших компаний, где финансовые потоки относительно просты и нет масштабных инвестиционных программ, оптимальное решение — привлечение внешних специалистов на условиях аутсорсинга. Это позволит сэкономить на зарплатном фонде и получить профессиональную экспертизу без лишних затрат.

Если бизнес стремительно развивается, активно использует заёмные средства и имеет сложную организационную структуру, целесообразно задуматься о назначении внутреннего финансового директора. Штатный сотрудник сможет глубоко погрузиться в специфику компании и обеспечить оперативное управление финансами.

Существует также гибридный вариант: частичное привлечение финансового директора (например, на неполный рабочий день) в сочетании с услугами внешнего бухгалтера. Такой подход позволяет получить преимущества обоих решений и оптимизировать расходы на финансовое управление.

Оптимизация бизнес-процессов в сфере финансов: в двух словах

Оптимизация бизнес-процессов требует смены подхода к управлению компанией.

• Автоматизируйте процессы — внедрите современные системы учёта вместо ручного ведения документации. Компания сократит время выполнения задач и повысит эффективность.

• Оптимизируйте штат — передайте непрофильные функции на аутсорсинг, сократите издержки на содержание лишних сотрудников.

• Контролируйте потоки — настройте регулярный мониторинг денежных поступлений и расходов в режиме реального времени.

• Оптимизируйте долговую нагрузку — проведите анализ существующих кредитов, рассмотрите возможность рефинансирования на более выгодных условиях, согласуйте с кредиторами удобные графики платежей и постарайтесь минимизировать процентные расходы без ущерба для развития бизнеса.

• Планируйте заранее — создайте систему бюджетирования и прогнозирования для предотвращения кассовых разрывов.

Поможем оптимизировать расходы и повысить эффективность бизнеса

Устали смотреть, как конкуренты уходят с рынка, а ваш бизнес еле держится на плаву? В условиях кризиса каждая копейка на счету, и неправильное финансовое решение может стать фатальным. Финдиры Нескучных помогут вашей компании не просто выжить, но и укрепить позиции даже в непростые времена.

Наши эксперты проведут детальный анализ бизнеса, найдут скрытые резервы и разработают стратегию оптимизации расходов, которая сохранит компанию и увеличит прибыль.

Вот что мы уже сделали:

• Кризис: сэкономили 3,6 млн ₽ и избежали убытка

• Предприниматель чуть не продал квартиру, чтобы спасти бизнес в кризис

• Сделали +2,5 млн рублей к маржинальному доходу в кризис

• Сделали х2 по выручке в апреле 2022 года

• За месяц вышли из миллионного убытка на чистую прибыль 880 000 ₽

Вы тоже можете работать с нами. Страна и город ведения бизнеса не имеют значения. Наши финансовые директоры работают онлайн по всей территории России, СНГ, Европы. Узнать больше вы можете на онлайн-экскурсии.