Иногда у собственника нет времени искать специалиста с нужной экспертизой, или хочется сэкономить на штате сотрудников. В этом случае он обращается в аутсорсинговую компанию, чтобы передать задачи профессионалам.
Вместе с экспертом по финансам разобрали: когда ответственность за бухучет несет владелец бизнеса, а когда — аутсорсинговая компания, какие штрафы грозят за ошибки в бухгалтерской отчётности, и что надёжнее: держать штатного бухгалтера или передать задачи на аутсорс.
Содержание
Что такое бухгалтерский аутсорсинг и почему он выгоден для бизнеса
Виды бухгалтерского аутсорсинга и их особенности
Основные плюсы и минусы аутсорсинговой компании
Кто несет ответственность за бухгалтерский учет и какие санкции предусмотрены законом
В каких случаях ответственность лежит на компании по аутсорсингу бухгалтерских услуг
Может ли компания по бухгалтерскому аутсорсу отказаться нести ответственность
Кейс из практики: как действует надежная аутсорсинговая компания
Ответственность аутсорсинговой компании: частые вопросы собственников
Ответственность аутсорсинговой компании: в двух словах
Поможем разобраться с налогами, отчетностью и увеличить прибыль
Что такое бухгалтерский аутсорсинг и почему он выгоден для бизнеса
Бухгалтерский аутсорсинг — это когда владелец бизнеса решает делегировать ведение бухгалтерского и налогового учёта, подготовку отчётности и сопутствующих задач специализированной компании или бухгалтеру на аутсорсе.
В аутсорсинговой компании все процессы налажены и автоматизированы, сотрудники работают по чётким регламентам. Бухгалтер на аутсорсе работает один.
«402-ФЗ установил требования
Если владелец бизнеса передает ведение бухучёта (в том числе налогового) аутсорсинговой компании или физлицу, то у специалиста по ведению учета в такой компании должно быть высшее образование и стаж по профилю не менее трех из последних пяти лет.При отсутствии профильного высшего образования релевантный стаж должен быть не менее пяти из последних семи лет».
Руководитель несет ответственность за организацию и контроль бухгалтерского учёта, даже если операции переданы на аутсорсинг, поэтому «переложить всё и не отвечать» не получится.
Но есть ситуации, когда ответственность переходит к аутсорсинговой компании. Об этом поговорим дальше в статье.
Почему бизнесу выгоден аутсорс? 4 аргумента «за» ↓
1 аргумент: снижение расходов. Нет необходимости содержать штатных сотрудников, платить страховые взносы, приобретать компьютеры, лицензии на программное обеспечение и электронные сервисы для бухгалтерии. Это выгодно: владелец бизнеса экономит 30–50% от расходов на бухгалтеров в штате и на ведении бухучета.
2 аргумент: специализация. Аутсорсинговые компании имеют отраслевую экспертизу и отлаженные процессы системы внутреннего контроля качества, что позволяет избежать ошибок и повысить точность данных. Также такие компании держат «руку на пульсе» и всегда быстро реагируют на изменения в законах и налогах.
3 аргумент: меньше операционки. Руководитель освобождает себя от административных задач и может сконцентрироваться на стратегии бизнеса.
4 аргумент: оперативная помощь. При внезапной проблеме аутсорсинговая компания быстро подключается и решает задачи бизнеса. Штатный бухгалтер может быть перегружен, ему нужно изучить 350 законов и судебную практику, а при отсутствии отраслевой экспертизы он может просто не знать, как решить возникшую проблему.
Виды бухгалтерского аутсорсинга и их особенности
Разберем 3 вида с подробностями и нюансами ↓
1. Полный аутсорсинг. Аутсорсинговой компании передают все бухгалтерские функции:
-
выставление счетов;
-
ведение первичной документации;
-
расчеты с контрагентами;
-
подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчётности.
Проще говоря, в штате нет бухгалтеров — все операции выполняет внешняя компания.
Важно: на руководителе остаётся обязанность подписывать первичную документацию, но он может оформить доверенность на представителя аутсорсера. При этом ответственность за подписанные документы всё равно несёт руководитель.
2. Частичный (выборочный) аутсорсинг. Передают отдельные функции бухучета, вроде расчета заработной платы или ведения экспортно-импортных операций.
Например, в штате есть операционист и он выполняет только базовые учетные функции, а главбух от компании аутсорсера формирует и сдает всю отчетность.
Важно: при таком формате нужно грамотно разделить зоны ответственности и прописать в договоре порядок взаимодействия между сотрудником в штате и специалистом из компании аутсорсера.
3. Консультационный аутсорсинг. Нужен, когда предпринимателю или бухгалтеру в штате требуется разовая помощь в сложных вопросах.
Например, требуется восстановить бухгалтерскую отчётность после ошибок предыдущего бухгалтера, а текущий не справляется с объёмом работы. Или необходимо срочно перевести компанию на новую систему налогообложения.
Аутсорсер помогает решить конкретную задачу, и на этом его работа заканчивается.
Иногда достаточно одного взгляда со стороны, чтобы увидеть то, что годами не давало развиваться вашему бизнесу
Диагностика бизнеса от экспертов Нескучных покажет:
✔ Где на самом деле теряются деньги — даже если кажется, что всё учтено.
Основные плюсы и минусы аутсорсинговой компании
Для удобства рассмотрим в таблице ↓
| Минусы | Плюсы |
|
Ограниченный контроль: руководитель не видит внутренних процессов и хода выполнения задач |
Услуги аутсорсера обходятся на 30–50% дешевле, чем содержание штатного бухгалтера |
|
Специалисты на аутсорсе ведут несколько клиентов одновременно, поэтому мгновенного ответа получить не получится. У штатного сотрудника можно спросить напрямую и получить ответ быстрее |
Доступ к команде узкоспециализированных бухгалтеров, которые постоянно обновляют знания и следят за изменениями законодательства |
|
Специалист на аутсорсе может не так глубоко погружаться в специфику компании и нюансы работы с контрагентами |
Болезни и отпуска специалистов не влияют на процесс, в компании всегда есть сотрудники на замену |
|
Опытный аутсорсер не застрахован от человеческого фактора даже при идеальном учете и отлаженной системе. Ошибки внешнего специалиста не освобождают клиента от ответственности перед налоговой и другими контролирующими организациями |
Если снизилась нагрузка, то аутсорсер изменяет объем услуг и уменьшает стоимость договора. Когда операций становится больше, аутсорсинговая компания просто расширяет пакет услуг, что значительно быстрее и удобнее, чем месяцами искать в штат сотрудников с нужной экспертизой |
|
Возможна утечка данных при нарушении мер защиты, поэтому важно проверить политику безопасности и заключить с компанией соглашение о конфиденциальности и неразглашении коммерческой тайны |
Аутсорсинговая компания несет гражданско-правовую ответственность по договору. Часто такие компании страхуют свою ответственность, тогда как штатный бухгалтер отвечает только в рамках трудового договора, и взыскать с него убытки или штрафы практически невозможно |
|
Ограниченный перечень услуг: есть установленный пакет услуг, за рамки которого выйти нельзя. Если внезапно понадобилось подготовить, например, документы для кредита, компания может ответить, что это не входит в договор и оплачивается отдельно. |
Фиксированная абонентская плата в рамках пакета услуг |
|
Могут возникнуть задержки с передачей базы отчётности, если собственник решил сменить компанию аутсорсера или взять бухгалтера в штат. Должен быть доступ к данным, чтобы в любой момент можно было зайти, посмотреть информацию и иметь копию базы не только у аутсорсинговой компании |
Есть комплексная поддержка, например, помимо ведения бухгалтерии подключают юридическое и аудиторское сопровождение |
Услуги одиночного бухгалтера на аутсорсе обходятся дешевле, чем у аутсорсинговой компании, но качество учета зависит только от его профессионализма и ответственности.
В случае форс-мажора или сдачи отчётности есть риск остаться без поддержки, если специалист внезапно прекратит работу. С аутсорсинговой компанией таких проблем меньше — всегда есть замена и действует договор.
Кто несет ответственность за бухгалтерский учет и какие санкции предусмотрены законом
Возвращаемся к 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон гласит: ответственность за организацию бухучета лежит на руководителе компании. Даже если бухгалтерия передана на аутсорсинг, за достоверность отчетности и последствия ошибок отвечает именно он.
Разберем санкции ↓
Административные. За грубые нарушения требований к бухучету или непредставление отчётности — штрафы для должностных лиц от 5 до 10 тыс. рублей, для юридических — от 60 до 80 тыс. рублей.
За представление недостоверных данных — от 10 до 20 тыс. рублей для должностных и от 100 до 200 тыс. рублей для организаций.
Налоговые:
— пени начисляются за каждый день просрочки уплаты налога;
— за несдачу декларации — штраф 5 % от суммы налога за каждый месяц просрочки, минимум 1 000 ₽, максимум 30 %;
— за непредставление сведений по требованию ФНС — штраф от 1 000 до 200 000 ₽;
— за занижение налогов — штраф 20 % от недоимки, при умышленном сокрытии — 40 %;
— за недостоверные сведения — штраф до 200 000 ₽ для юрлиц и до 20 000 ₽ для должностных лиц;
— возможна блокировка расчетного счета при непредставлении документов, задолженности или риске неуплаты налога.
[FORM PRESET="N"-"Барсетка шаблонов"/]
Иногда без нужной экспертизы сложно разобраться с бухгалтерией и другими финансовыми вопросами. В Нескучных эта экспертиза есть — команда знает, как решить задачу любой сложности с помощью финансового сопровождения бизнеса и услуги финдира на аутсорсе.
В каких случаях ответственность лежит на компании по аутсорсингу бухгалтерских услуг
Ответственность в первую очередь определяется договором с клиентом. В нем прописываются штрафы или компенсации за ошибки, просрочки и неполное выполнение услуг. Если нарушения касаются подлога, уклонения от налогов или искажения данных, возможна уголовная ответственность.
Если компания состоит в саморегулируемой организации (СРО), к ней могут применяться дисциплинарные меры — штрафы, приостановка членства или исключение. Дополнительно фирмы страхуют свою деятельность, чтобы компенсировать убытки клиента. В случае серьезных нарушений последствия включают репутационные риски, судебные споры и потерю клиентов.
Может ли компания по бухгалтерскому аутсорсу отказаться нести ответственность
Компания несет ответственность за качество своих услуг в рамках условий, прямо указанных в договоре, но не может полностью отказаться от нее согласно ГК РФ статья 421.
При этом ответственность может быть ограничена или распределена, если это прописано в договоре. Например, когда клиент передает неполные или неверные данные, часть ответственности снимается с аутсорсера.
В договоре также может быть установлен лимит — максимальная сумма, в пределах которой компания несет ответственность. Допустим, не больше размера месячного вознаграждения или фиксированного процента от сделки.
От ответственности компания освобождается только при форс-мажорных обстоятельствах вроде резкой смены законодательства.
Уверены, что ваш бизнес зарабатывает по максимуму?
Теперь это можно узнать наверняка. И настроить все процессы так, чтобы получать максимальный эффект.
Заказывайте разработку финансовой модели. Финмодель поможет:
✓ оценить текущую ситуацию в бизнесе
✓ выявить ключевые показатели, влияющие на рост чистой прибыли
✓ увидеть самые выгодные варианты развития
Методика проверена на сотнях успешных кейсов
✓ 1000+ клиентов, с которыми мы работаем по технологии
✓ 262+ внедрения управленческого учета
✓ 492+ разработанной финансовой модели
Исполнитель работ и договор: какие обязанности и условия должны быть указаны в договоре с исполнителем
Предмет договора. В договоре оказания бухгалтерских услуг подробно прописывается перечень работ: ведение учета, подготовка отчетности, расчет зарплаты и кадровый учет. Это позволяет понять, за что отвечает аутсорсинговая компания или аутсорсер-одиночка.
Обязанности сторон. В разделе обязанностей исполнителя фиксируются своевременная обработка документов, консультации, подготовка отчетов и соблюдение сроков. Обязанности клиента включают предоставление первичных документов в срок и доступ к учетной системе, например, 1С.
Ответственность. Указывают штрафы за просрочки, лимиты возмещения убытков, порядок расчета и компенсации, а также страхование ответственности. Обязательно указываются сроки и порядок оплаты — фиксированная сумма, KPI и периодичность. Без этого договор может считаться недействительным согласно Гражданскому кодексу (ГК РФ).
Конфиденциальность и данные. Важно включить условия конфиденциальности и защиты данных, соглашение о неразглашении и соблюдение требований ФЗ-152 «О персональных данных». Также прописывается порядок взаимодействия с налоговыми органами, действия при форс-мажоре и передаче документов при расторжении договора.
Проверка перед подписанием. Перед подписанием договор стоит внимательно прочитать: должны быть понятны суммы, условия, сроки и риски. Если формулировки расплывчатые, ответственность исполнителя будет минимальной, а клиент останется без защиты.
Кейс из практики: как действует надежная аутсорсинговая компания
Расскажем о том, как аутсорсинговая компания спасла клиента от штрафа ФНС на 1,3 млн рублей.
Проблема. Производственная компания с оборотом 470 млн рублей в год и штатом 35 человек вела бухгалтерию самостоятельно. После ухода главного бухгалтера летом 2024 года часть документов не была загружена в 1С, а декларация по НДС за 2 квартал оказалась с ошибками.
ФНС при камеральной проверке выявила расхождения и начислила штраф на 1,3 млн ₽. Собственнику пришлось оперативно решать вопрос, и он принял решение обратиться в компанию по аутсорсингу бухгалтерских услуг.
Шаги по решению проблемы ↓
Шаг 1. Аудиторская компания провела экспресс-аудит бухгалтерской базы за 5 дней. Были выявлены 7 неучтенных счетов-фактур, дублирование документов при импорте из Excel и некорректное отражение авансов.
Шаг 2. Подготовили письменные пояснения для ФНС, собрали доказательства, исправили декларацию и приложили акт сверки.
Шаг 3. Составили правовое заключение со ссылками на законодательство и смягчающие обстоятельства, которые позволили снизить санкции.
Шаг 4. Представитель аутсорсера по доверенности участвовал в комиссии ФНС и доказал, что ошибки носили технический характер.
Результат. Штраф на 1,3 млн ₽ был полностью отменен, оставлены только пени в размере 48 000 ₽.
Компания избежала блокировки счета, сохранила репутацию и продолжила работу без остановки. После этого клиент заключил годовой договор на бухгалтерское сопровождение и квартальный аудит.
[FORM PRESET="W"-"Статьи про финансы"/]
Ответственность аутсорсинговой компании: частые вопросы собственников
Эксперт Алевтина Капова
Финдир НФ
Можно ли переложить ответственность на аутсорсинговую компанию?
Да, ответственность частично можно переложить на аутсорсинговую компанию, но только в рамках гражданско-правовых отношений и при четко прописанных условиях договора. Если в договоре указано, что исполнитель несет ответственность за ошибки и компенсирует убытки или штрафы, заказчик вправе взыскать их через суд.
Важно, чтобы договор содержал подробный перечень услуг, сроки, порядок возмещения убытков и лимиты ответственности, например, в пределах суммы договора. При этом налоговые органы все равно будут привлекать к ответственности руководителя компании, ведь именно он отвечает за организацию бухгалтерского учета по 402-ФЗ.
Переложить ответственность на аутсорсера реально, но только при доказанной вине исполнителя и грамотно оформленных документах.
В каких случаях ответственность будет только на клиенте?
Ответственность остается на клиенте, если он не обеспечивает аутсорсеру условия для корректной работы. Например, не передает документы вовремя или отправляет их с ошибками, вмешивается в расчеты, дает указания, игнорирует рекомендации исполнителя.
Также — если договор ограничивает перечень услуг, а клиент ожидает большего. Ответственность сохраняется и в случаях, когда клиент не утверждает отчетность в срок или скрывает часть данных и сделок. То есть, если аутсорсер не имел возможности корректно выполнить учет из-за действий или бездействия клиента, ответственность лежит на клиенте.
Ответственность аутсорсинговой компании: в двух словах
-
Даже если бухгалтерия передана на аутсорсинг, за достоверность отчетности отвечает владелец бизнеса.
-
Аутсорсинг обходится на 30–50 % дешевле, чем штат: не нужны зарплаты, взносы, оборудование, лицензии для программного обеспечения и доступ к электронным сервисам для бухгалтерии.
-
Аутсорсинг дает экспертизу и надежность. Специалисты следят за изменениями в законах и налогах, работают по четким регламентам и внутренним системам контроля качества.
Поможем разобраться с налогами, отчетностью и увеличить прибыль
Финдиры Нескучных знают, как навести порядок в отчетности и налогах так, чтобы прибыль компании не проседала, а собственник уверенно получал дивиденды.
Вот так наши клиенты стали счастливее:
Тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы. Начните с простого: с бесплатной онлайн-встречи ↓
- Что такое бухгалтерский аутсорсинг и почему он выгоден для бизнеса
- Виды бухгалтерского аутсорсинга и их особенности
- Основные плюсы и минусы аутсорсинговой компании
- Кто несет ответственность за бухгалтерский учет и какие санкции предусмотрены законом
- В каких случаях ответственность лежит на компании по аутсорсингу бухгалтерских услуг
- Может ли компания по бухгалтерскому аутсорсу отказаться нести ответственность
- Исполнитель работ и договор: какие обязанности и условия должны быть прописаны в договоре с исполнителем
- Кейс из практики: как действует надежная аутсорсинговая компания
- Ответственность аутсорсинговой компании: частые вопросы собственников
- Ответственность аутсорсинговой компании: в двух словах
- Поможем разобраться с налогами, отчетностью и увеличить прибыль
Комментарии